Walter & Shuffain, P.C. overwint lastige uitdagingen op het gebied van spam en archivering met Mimecast

Visie van de klant

Walter & Shuffain, P.C. (WSCPA) is een top 20 openbaar accountantskantoor in Massachusetts. Het bedrijf biedt uitgebreide advies-, belasting-, estate- en trustplanning, alsmede boekhoudkundige, audit- en fiduciaire diensten, aan particulieren en bedrijfssectoren, waaronder onroerend goed, professionele dienstverlening, gezondheidszorg, technologie, productie en bouw.

De afgelopen jaren heeft John LaTour, IT-manager van WSCPA, het voortouw genomen bij een bedrijfsinitiatief dat gericht was op het doen van strategische investeringen in technologie die het bedrijf zullen helpen klanten beter van dienst te zijn en een hybride werkomgeving te bieden voor zowel klanten als werknemers. Als onderdeel van dit initiatief ging LaTour op zoek naar een cloud-gebaseerde oplossing voor e-mailbeveiliging met spampreventie. Hij wendde zich tot Mimecast voor de opdracht en realiseerde zich al snel dat het bedrijf nog veel meer kon bieden.

Klantenstrategie

"Gezien de aard van ons bedrijf zijn we afhankelijk van e-mail om onze klanten van dienst te zijn en onze dagelijkse verantwoordelijkheden uit te voeren, en we zijn verantwoordelijk voor de beveiliging van de persoonlijke en financiële gegevens van onze klanten die in e-mailcommunicatie staan", zegt LaTour. "We hadden een tweeledig spamprobleem met onze vorige e-mailbeveiligingsprovider, waardoor al deze zaken een grote uitdaging werden."

Het eerste probleem was volgens LaTour dat de oude oplossing legitieme e-mails als spam markeerde en in quarantaine plaatste, waardoor de communicatie vertraging opliep en het bedrijf werd verstoord. "Klanten belden onze accountants en bedrijfsadviseurs met de vraag waarom ze niet reageerden op een e-mail, en dan vonden we de e-mail in kwestie in het spamfilter. Onze medewerkers moesten dan wachten op de dagelijkse spam digest van de volgende dag om toegang te krijgen tot de e-mail of mij bellen - en ik ben de enige IT'er die verantwoordelijk is voor het beheer van ongeveer 100 eindgebruikers."

Het tweede probleem waren de fout-negatieven: spam drong door tot in de inbox van eindgebruikers, waardoor het veiligheidsrisico voor werknemers, partners en klanten toenam.

"We hadden een nieuwe oplossing voor e-mailbeveiliging nodig die alle e-mails nauwkeurig zou doorzoeken, alle belanghebbenden legitieme communicatie zou leveren en spam in quarantaine zou plaatsen", zegt LaTour. "Na de evaluatie van Mimecast realiseerde ik me dat het bedrijf niet alleen een sterkere spampreventiestrategie kon bieden, maar ook een groot aantal andere voordelen, waaronder vereenvoudigde archivering, bewustmakingstraining voor werknemers en webfiltering."

Resultaat voor de klant

Met Mimecast Email Security kunnen eindgebruikers nu zelf, op elk gewenst moment, toegang krijgen tot het spamfilter en on-hold berichten vrijgeven in hun inbox. LaTour merkt op: "Deze selfservicefunctionaliteit bespaart me enorm veel tijd en - nog belangrijker - met Mimecast maak ik me veel minder zorgen over spammails die mijn medewerkers, partners en klanten bereiken."

Naast de preventie van spam maakt LaTour gebruik van Mimecast Cloud Archive om het archiveringsproces van het bedrijf te transformeren. WSCPA gebruikt een on-premise Microsoft Exchange Server, en voordat Mimecast werd gebruikt, exporteerde LaTour e-mails naar .pst-bestanden en sloeg deze intern op. Door de compliance-eisen voor een bewaartermijn van zeven jaar werd de hoeveelheid gearchiveerde e-mail zo groot dat de mailserver te groot werd en deze "doe-het-zelf"-aanpak onhandelbaar werd. Daar kwam nog bij dat het zoeken naar e-mails uiterst moeilijk was en dat bestanden vaak beschadigd raakten of verloren gingen.

Met Mimecast Cloud Archive elimineerde LaTour deze handmatige archiveringslast. Hij configureerde de mailserver met een bewaarlimiet van 600 dagen, zodat alle e-mails die dat tijdsbestek overschrijden automatisch worden gearchiveerd. LaTour merkt op: "Met Mimecast kunnen we alle verzonden en ontvangen communicatie traceren - wat niet alleen zeer waardevol is voor de klantenservice, maar ook voor compliance- en auditdoeleinden - zonder dat we ons zorgen hoeven te maken dat de mailserver te groot wordt. En, hoeveel e-mails er ook worden gearchiveerd, zoeken is zo veel eenvoudiger."

LaTour vervolgt: "Mimecast biedt ook de mogelijkheid om oude e-mails op te slaan en te archiveren, wat me enorm heeft geholpen tijdens onze overname in 2020 van Russell, Brier & Co. LLP. Ik exporteerde gewoon hun e-mail van de afgelopen 600 dagen naar onze mailbox en archiveerde al het andere. Medewerkers konden meteen verder waar ze gebleven waren en ik kon me concentreren op de duizenden andere IT- en beveiligingskwesties die gepaard gaan met een overname."

LaTour merkt op dat hij gebruik maakt van de Security Awareness Training van Mimecast en dat het effect daarvan op de werknemers een complete verrassing is geweest. "Elke maand sturen we de trainingsvideo's van Mimecast rond en het heeft de manier waarop onze werknemers over beveiliging denken veranderd. Ze zien de training niet langer als een poging van IT om hen op iets verkeerds te betrappen. Ze zien het nu als een kans om hun beveiligingsbewustzijn te vergroten. Ik had nooit verwacht dat werknemers beveiligingstraining echt leuk zouden vinden, maar dat doen ze wel. Ze zijn betrokken, bereid om te leren en ze doen hun best om de trainingsvragen goed te beantwoorden en nepspam en phishingmails te herkennen. Als gevolg daarvan is het aantal slechte kliks aanzienlijk gedaald."

LaTour gebruikt ook Mimecast Web Security om het webgebruik van werknemers te bewaken en te beveiligen, ongeacht of ze op kantoor zijn of op afstand werken.

"Ik koos Mimecast om ons te helpen met spampreventie, en we hebben zoveel meer gekregen. Archivering is eenvoudig en toch geavanceerd, surfen op het web is beschermd en medewerkers zijn daadwerkelijk bezig met een bewustwordingstraining over veiligheid. Bovenop deze veiligheidsvoordelen helpt Mimecast ons om de beste communicatie en klantenservice te leveren."

John LaTour - IT manager, Walter & Shuffain, P.C.