PIB Group rekent af met pijn van bedrijfsovername en creëert een platform voor snelle groei

Met een gestroomlijnde, veilige en conforme e-mailomgeving die klaar is om de ambitieuze strategie van de verzekeringsgroep te ondersteunen, namelijk groei door overnames en organische groei.

PIB Group is een groeiende groep van verzekeringsadviesbureaus. Gelanceerd in 2015, brengt het bedrijven en personen samen die erkend zijn als leiders in een reeks gespecialiseerde markten om het hoogste niveau van verzekerings- en risicobeheerdiensten te leveren vanuit een groeiend netwerk van kantoren, bemand door meer dan 1400 mensen op meer dan 40 locaties.

In de afgelopen jaren heeft de groep een snelle expansie gekend, zowel door organische groei als door een ambitieuze overnamestrategie - waarbij het bedrijf in de afgelopen vier jaar ongeveer 30 algemene verzekeringsmakelaars, gespecialiseerde adviseurs en MGA-diensten heeft overgenomen.

Als gereguleerde onderneming van de Financial Conduct Authority (FCA) die routinematig financiële gegevens en andere vertrouwelijke informatie van klanten verwerkt, neemt de PIB Group informatiebeveiliging en compliance zeer serieus - en de Microsoft 365 e-mailomgeving staat centraal bij deze inspanningen.

Eddie Rogers, Group IT Manager legt uit: "Beveiliging van e-mail is enorm belangrijk, dus het moet beschikbaar en veilig zijn als we de klantenservice willen bieden die van ons wordt verwacht en onze reputatie willen beschermen door ervoor te zorgen dat gevoelige gegevens niet in verkeerde handen vallen."

"Evenzo werken we onder een strikt nalevingsregime, wat betekent dat historische e-mail beschikbaar en gemakkelijk te vinden moet zijn als onderdeel van alles, van het afhandelen van klantkwesties tot FCA-nalevingsbezoeken."

E-mail risico

Toen Eddie en Infrastructure Manager, Luke Copeman, in 2016 bij het bedrijf kwamen werken, troffen ze echter een e-mailomgeving aan die het bedrijf was ontgroeid en moeilijk te beheren was.

De situatie dreigde het bedrijf bloot te stellen aan beveiligings- en nalevingsrisico's en vormde een belemmering voor de snelle, naadloze integratie van overgenomen bedrijven, die zo belangrijk is om de waarde van die deals te beschermen.

Eddie zei: "Toen we aankwamen, zagen we tot onze vreugde dat het bedrijf al over Mimecast e-mailarchivering beschikte, omdat we dat in eerdere functies al een uitstekende oplossing vonden. Maar de oplossing werd beheerd door een derde partij, dus alles was een beetje onsamenhangend en we hadden geen toegang tot de volledige functionaliteit. Tot overmaat van ramp werd het gekoppeld aan e-mailbeveiliging van een andere leverancier, wat voor allerlei problemen zorgde.

"Het inloggen op meerdere systemen om de e-mailomgeving te beheren was een operationele hoofdpijn en verspilde veel tijd. Tegelijkertijd vormde het gebrek aan integratie tussen onze e-mailbeveiliging en archivering een risico voor de informatiebeveiliging. We zagen bijvoorbeeld een groeiende dreiging van geavanceerde aanvallen zoals impersonatie op C-level en kwaadaardige URL's of bijlagen in e-mails."

Een strategische verplichting

Ondertussen creëerden dezelfde problemen uitdagingen voor Luke in zijn rol bij de migratie van overgenomen bedrijven naar de Microsoft 365 e-mailomgeving van de PIB Group.

"Een groot deel van mijn rol bestaat uit het migreren van overgenomen bedrijven, dus het eerste wat ik doe is kijken naar hun bestaande systemen en uitwerken hoe we die snel en veilig kunnen overzetten naar onze kernomgeving. De mogelijkheid om dat te doen is cruciaal voor het succes van elke deal."

"Mensen in verworven bedrijven moeten zich snel deel van de groep voelen, en dat geldt ook voor klanten die anders de kans krijgen om met hun voeten te stemmen wanneer de verzekeringsvernieuwingen eraan komen."

"Maar om zo'n naadloze overgang mogelijk te maken, heb je een kernomgeving voor e-mail nodig die veilig en eenvoudig te beheren is, die de opname van e-mailgegevens ontmoedigt en het tegelijkertijd relatief eenvoudig maakt om nieuwe diensten te leveren en de hele e-mailomgeving te beheren."

"Toen we aankwamen, was de kern van de e-mailomgeving van de groep niet het platform dat we nodig hadden om dat te doen."

Volgens Eddie kan het onvermogen om overgenomen bedrijven te migreren leiden tot nalevingsproblemen en hogere kosten: "Zodra we een bedrijf kopen, zijn we aansprakelijk voor de systemen. Dus als we ze niet snel kunnen migreren, erven we eventuele beveiligingsproblemen en zouden we zelfs kunnen opdraaien voor licenties en het ondersteunen van legacysystemen totdat de migratie is voltooid - en dat kan enige tijd duren."

Een gezamenlijke oplossing

Gezien de vele problemen die de onsamenhangende e-mailomgeving met zich meebracht, maakten Eddie en Luke de implementatie van een geïntegreerde, enkelvoudige oplossing al snel tot een prioriteit voor de PIB Group.

Het doel was te consolideren naar één oplossing, zodat we veiliger zouden zijn en een echt bruikbaar archief zouden hebben, terwijl we schaalvoordelen zouden realiseren en de kosten, de samenwerkingsbarrières en de veiligheidsrisico's zouden elimineren die het gevolg zijn van het beheer van meerdere systemen.

Eddie Rogers, Group IT Manager

"Maar we wilden ook een vooruitstrevende technologiepartner die deskundige ondersteuning kon bieden, want telkens als we een bedrijf overnemen, is de uitdaging anders, afhankelijk van de manier waarop het IT, e-mail en beveiliging benadert."

"Omdat we al eerder met Mimecast hadden samengewerkt, wisten we dat het bedrijf de gebundelde oplossingen kon bieden die we nodig hadden om onze kernomgeving te beveiligen en te stroomlijnen, en de ondersteuning die we nodig hadden om overgenomen bedrijven efficiënter te integreren. Het was duidelijk de ideale oplossing."

De ondersteuning van Mimecast heeft een enorm verschil gemaakt door ons te helpen alles op te zetten. We werden in contact gebracht met specialisten, die briljant waren in termen van hun kennis. Het was echt een encyclopedie van alles wat met Mimecast te maken had, dus we konden alles tijdens een paar sessies uitzoeken. We vertelden de jongens hoe we het geïnstalleerd wilden hebben en namen dat samen met hen door. Er waren geen vragen die ze niet konden beantwoorden."

Eddie Rogers, Group IT Manager

Een naadloze overgang

Met dat in gedachten koos de PIB Group voor de inzet van geïntegreerde Mimecast e-mailbeveiliging en cloudarchivering in zijn Microsoft 365-omgeving en koppelde die oplossing aan Mimecast Gold Support. Die ondersteuning, samen met de eerdere ervaring van Eddie en Luke met Mimecast, bleek van vitaal belang bij het configureren van de oplossing voor de behoeften van de PIB Group.

Volgens Luke hield dat ook in dat we configuraties op maat moesten maken: "We hadden een encryptiebeleid dat ons Information Security-team graag wilde overnemen, zodat we niet opnieuw hoefden te documenteren hoe we dat doen voor onze medewerkers. Het overzetten van dat soort details van de ene leverancier naar de andere is niet altijd even eenvoudig, maar we hadden geen enkel probleem en waren erg blij met het resultaat.

Eddie twijfelt er ondertussen niet aan dat de ondersteuning van Mimecast heeft geholpen om het rendement op de investering te versnellen en het risico van de migratie te verkleinen: "Het zou een enorm risico zijn geweest om de oplossing zonder die ondersteuning te implementeren. We routeren al onze e-maildomeinen via Mimecast en als er iets mis was gegaan, zou dat een enorme impact hebben gehad op onze 1400 gebruikers en het bedrijf in het algemeen.

Conform, veilig en gemakkelijk

Zowel Eddie als Luke zijn blij met de overstap naar Mimecast.

Een enkel, veilig cloudarchief heeft het volgens Eddie gemakkelijker gemaakt om historische e-mails te identificeren en te bewaren voor bewijsdoeleinden en om nalevingscontroles uit te voeren: "Het is enorm om het archief te kunnen gebruiken wanneer we te maken hebben met aansprakelijkheidsclaims tegen het bedrijf. Het is een kwestie van seconden om alle relevante e-mails te vinden en een juridische bewaarplicht in te stellen, maar het maakt ook nalevingscontroles veel eenvoudiger en het feit dat onze mensen zelf gearchiveerde e-mails kunnen vinden, bespaart het IT-team veel tijd."

De Microsoft 365-omgeving voor PIB Group is nu ook beter beveiligd.

"Voorheen zagen we veel phishing- en whalingaanvallen die zich richtten op onze C-suite en op zoek waren naar betalingen naar bankrekeningen. Dat is een enorm voordeel van Mimecast Targeted Threat Protection (TTP), die ons beschermt tegen dat soort bedreigingen."

"Het maakt een enorm verschil en voegt een belangrijke extra beveiligingslaag toe. Het grootste verschil is hoe effectief het is bij het blokkeren van de meer geavanceerde aanvallen. Zonder Mimecast zouden we veel vatbaarder zijn voor succesvolle aanvallen, en alleen al het afhandelen daarvan zou voor iemand een fulltime baan zijn."

Eddie Rogers, Group IT Manager

Ondertussen is het met de Mimecast Administration Console veel eenvoudiger geworden om de e-mailomgeving voor de PIB Group te beheren en te onderhouden. "Het is gewoon zo samengevoegd," legde Eddie uit. "De Mimecast-console maakt het beheer 100% eenvoudiger omdat we alles op één plek kunnen zien, waardoor het zo eenvoudig te beheren is."

"Het heeft ons zoveel tijd bespaard", vervolgt hij. "Wij zijn een klein IT-team in een groot bedrijf, dus de wetenschap dat we op Mimecast kunnen vertrouwen om op de achtergrond zijn werk te doen en deskundige ondersteuning in te roepen wanneer we die nodig hebben, is enorm. Het geeft ons de ruimte die we nodig hebben om ons te concentreren op waardevoller, strategischer werk."

Ondersteuning van snelle groei

Cruciaal is dat de verbeterde e-mailomgeving van de groep het team ook in staat stelt om overgenomen bedrijven sneller te migreren naar de kernomgeving van Microsoft 365, zonder in te boeten op veiligheid en gebruiksvriendelijkheid.

Luke gaf commentaar: "Eén ding dat we echt gemerkt hebben sinds we met Mimecast-ondersteuning werken, is dat de integratie van nieuwe bedrijven echt sneller is gegaan. Het gaat nu vrij naadloos en we hebben het tot een kunst verheven. We hebben onlangs een paar bedrijven in Croydon gekocht die we binnen twee of drie maanden na aankoop hebben geïntegreerd - de hele omgeving.

Een groot deel daarvan is data ingestion, wat veel moeilijker zou zijn zonder Mimecast. Nu benaderen we Mimecast gewoon en zeggen hen 'we hebben dit archief, in dit formaat' en het wordt toegevoegd aan ons ingestion-programma. Mimecast doet dat voor ons, veilig en beveiligd, wat betekent dat de mensen in die overgenomen bedrijven heel snel het voordeel inzien van een geïntegreerd, toegankelijk en veilig archief."

Zoals Eddie opmerkte, heeft de snelheid van de integratie en het verschil dat het maakt voor de werknemers ter plaatse verreikende voordelen: "In de eerste plaats helpt het echt om overnames te laten werken. Mensen zien meteen dat we positieve stappen zetten om dingen voor hen te verbeteren, hun werk gemakkelijker te maken en hen te helpen slimmer te werken. Dat moet wel gunstig zijn om werknemers van overgenomen bedrijven betrokken te houden en aan boord te houden."

"Net zo belangrijk is dat Mimecast ervoor zorgt dat IT geen belemmering vormt voor groei. Het feit dat we elk overgenomen bedrijf in ongeveer zes weken kunnen integreren in plaats van in zes maanden, betekent dat we de efficiëntie van het groepsmodel realiseren en legacy-kosten sneller uit de vergelijking halen."