Lavan Legal

Achtergrond

Lavan Legal werd opgericht op 3 april 2006, toen de meerderheid van de Perthse partners van een nationaal advocatenkantoor een niche in de markt zagen voor een onafhankelijke rechtspraktijk.

Met 200 medewerkers kan het kantoor zijn cliënten in heel West-Australië, China en Zuidoost-Azië een hoog serviceniveau bieden in combinatie met een volledig scala aan juridische diensten.

Situatie

E-mail is voor Lavan Legal een bedrijfskritisch instrument, niet alleen om de cliënt snel van dienst te kunnen zijn en intern efficiënt samen te werken, maar ook omdat e-mail een steeds belangrijkere rol als bewijsmiddel vervult.

"Ik hou echt van Mimecast. Het is precies wat een modern product zou moeten zijn. Het is eenvoudig en gemakkelijk en ik heb van niemand enige tegenwerking ondervonden. Bovendien betaal ik niet meer voor e-mailbeheer dan ik voorheen deed, maar krijg ik een schat aan voordelen die voorheen buiten ons bereik lagen."

Marco Marcello - Manager Informatiesystemen, Lavan Legal

Marco Marcello, manager informatiesystemen bij Lavan Legal, legt uit: "E-mail is tegenwoordig de drijvende kracht achter juridische communicatie en heeft de traditionele schriftelijke communicatie praktisch vervangen. E-mail is dan ook van groot belang, zowel voor de dienstverlening aan de cliënt als voor het vastleggen van de communicatie met betrekking tot elke juridische zaak die we behandelen."

Halverwege 2014 kwam de on-premise e-mailinfrastructuur echter onder druk te staan door de toenemende e-mailvolumes. E-mailarchivering was een bijzonder probleem, aldus Marco: "De steeds toenemende opslagbehoeften op locatie waren één probleem, maar een gebrek aan functionaliteit was net zo zorgwekkend. De bestaande oplossing had een behoorlijk afschuwelijke interface en was niet goed geïntegreerd met Outlook, zodat gebruikers er niet graag gebruik van maakten."

Als reactie daarop hadden gebruikers de neiging om e-mails in hun inbox te bewaren in plaats van ze te verwijderen en te vertrouwen op gearchiveerde versies. "Het gevolg was dat we veel tijd kwijt waren aan support voor problemen met de limietgrootte van mailboxen en om mensen over te halen een archiefoplossing te gebruiken die ze eigenlijk niet wilden.

Daar kwam nog bij dat de tekortkomingen van het archief gevolgen hadden voor de interne zoekmogelijkheden van Lavan Legal. Marco zegt: "Hoewel e-mails die direct verband houden met specifieke juridische zaken in ons documentbeheersysteem worden bewaard, moeten we vaak snel indirect gerelateerde e-mails vinden. Omdat het archief dat we hadden onhandig en traag was, waren we veel tijd kwijt met het opsporen ervan."

Oplossing

Als een soort cloudinnovator op de juridische markt wilde Laval Legal deze problemen oplossen en extra voordelen realiseren door over te stappen op een cloudoplossing voor e-mailbeheer. Marco zei: "Wij waren het eerste advocatenkantoor in Australië dat cloud-gebaseerd documentbeheer invoerde, dus we hadden de bredere voordelen van het model van dichtbij gezien. Het zoeken naar een cloud-oplossing voor onze e-mailproblemen was een logische volgende stap.

Marco zag al snel een mogelijke oplossing in Mimecast. "Ik had over Mimecast gehoord, met name over de manier waarop het een echt sterke reeks archiverings-, beveiligings- en continuïteitsfuncties integreerde in één enkele cloudoplossing. Het klonk als de perfecte oplossing en omdat het cloudgebaseerd is, konden we het heel gemakkelijk uitproberen.

Een proof of concept proces was snel afgerond en Marco was overtuigd. Een kwestie van weken later was Lavan Legal operationeel met Mimecast. Marco gaf het volgende commentaar: "Dit was de eenvoudigste zakelijke beslissing die je kunt vinden. Het testen en uitrollen was doodsimpel. We werkten de hele tijd met een toegewijde Mimecast-ondersteuningscontactpersoon en hun vermogen om onze vragen te beantwoorden, of ze nu rechttoe rechtaan waren of uit het niets, was echt indrukwekkend."

Voordelen

Mimecast heeft de verwachtingen van Marco meer dan waargemaakt: "Ik hou echt van Mimecast. Het is precies wat een modern product moet zijn. Het is eenvoudig en gemakkelijk en ik heb van niemand enige tegenwerking ondervonden. Bovendien betaal ik niet meer voor e-mailbeheer dan voorheen, maar krijg ik een schat aan voordelen die voorheen buiten ons bereik lagen."

Voor gebruikers is het Mimecast Email Archive een openbaring. Geïntegreerd met Outlook fungeert het als een bodemloze mailbox en maakt het historische e-mail even gemakkelijk beschikbaar als e-mail die vijf minuten geleden is ontvangen. Marco legt uit: "Gebruikers hebben toegang tot elke e-mail die ze ooit hebben verzonden of ontvangen, en het vinden van gearchiveerde e-mail rechtstreeks vanuit Outlook is een kwestie van seconden."

Dat gebruiksgemak heeft een aantal bijkomende voordelen voor Marco's team: "Mimecast neemt een heleboel andere problemen voor IT weg. Gebruikers beheren hun inboxen veel beter, wat de prestaties van Exchange ten goede komt. De ondersteuningslast is lager en we hoeven geen gebruikerstraining te geven, het is gewoon zo gemakkelijk. Dat bespaart allemaal tijd en geld, en stelt ons in staat om ons weer te richten op meer strategische activiteiten."

Bovendien krijgt Marco de gemoedsrust die het gevolg is van de wetenschap dat het e-mailsysteem van Lavan Legal wordt beschermd door toonaangevende e-mailbeveiliging en betrouwbare e-mailcontinuïteit.

"Dit zijn dingen waar gebruikers niet eens van hoeven te weten, maar die natuurlijk enorme voordelen opleveren. Continuïteit betekent dat we in het weekend kernsysteemupdates kunnen uitvoeren, zonder mensen te beletten hun e-mail normaal te gebruiken. En ik weet dat ik betere, robuustere beveiliging krijg die reageert op de nieuwste bedreigingen, zodat bedrijfskritische e-mail te allen tijde veilig en beveiligd is."