Bidvest Bank implementeert e-mailarchivering met Mimecast

Mimecast biedt Bidvest Bank betrouwbare e-mailarchivering en zorgt voor superieur e-mailbeheer.

Context

Bidvest Bank Limited is een volledige dochteronderneming van The Bidvest Group Limited, een internationale handels- en dienstenonderneming die aan de JSE is genoteerd en op drie continenten actief is.

Bidvest Bank is al meer dan 150 jaar actief in vreemde valuta in Zuidelijk Afrika en richt zich op alle belangrijke valuta's via een wereldwijd correspondentennetwerk. In juli 2007 kondigde de Bidvest Group de naamswijziging aan van haar gespecialiseerde bankbedrijf, Rennies Bank Limited, in Bidvest Bank Limited.

Naast haar hoofdkantoor en regionale kantoren heeft Bidvest Bank een netwerk van meer dan 100 retailkantoren door het hele land. In een dergelijke verspreide bedrijfsomgeving zijn een consistente uptime en minder complexiteit binnen IT-substructuren zoals e-maildiensten van vitaal belang.

De Uitdaging

Betrouwbare e-mailsystemen die zorgen voor adequate archivering en naadloze bedrijfscontinuïteit zijn van het grootste belang voor alle financiële dienstverleners. Voor Bidvest Bank waren een robuust e-mailarchiveringssysteem en gegarandeerde toegang tot e-mail belangrijke drijfveren bij de beslissing om Mimecast te implementeren.

"Er zijn een aantal redenen waarom we met Mimecast in zee zijn gegaan; de belangrijkste daarvan is het feit dat hun platform een beter beheer en meer flexibiliteit mogelijk maakte bij het beheren en nauwgezet volgen van onze e-mails", zegt Russell Fogg, Chief Information Officer bij Bidvest Bank.

Zuid-Afrika heeft net de derde editie van het King-rapport gehad, dat de plichten van alle bedrijven definieert om risico's te beperken en best practice-controles in de hele onderneming te implementeren. Deze wereldwijde en lokale verschuiving naar strengere regelgeving en compliance betekent dat het voor Bidvest Bank van vitaal belang is om een e-mailomgeving te bieden waarin risico's op het gebied van corporate governance op betrouwbare wijze worden beperkt.

Naast deze strategische e-mailbeheerbehoeften op hoog niveau had BidvestBank tal van beleidsregels voor het dagelijkse e-mailgebruik, variërend van wie afbeeldingen mag verzenden en ontvangen tot inhoudfiltering en beperkingen op bestandsextensies.

De organisatie wist vanaf het begin dat naleving een waterdicht beleid vereiste, aangezien bestanden en bijlagen bandbreedte verbruiken en bepaalde onderwerpen en taal ongepast zijn voor zakelijke e-mail.

De Oplossing

Bij de keuze voor de Mimecast-oplossing was de bodemloze archivering van e-mail gedurende tien jaar een belangrijke overweging. Bidvest Bank had behoefte aan een compliant en onveranderbare oplossing voor e-mailarchivering die onmiddellijke toegang tot gegevens mogelijk zou maken, mocht dat nodig zijn.

Dankzij het cloudgebaseerde leveringsmodel van Mimecast beschikt Bidvest Bank bovendien over altijd beschikbare e-maildiensten zonder dat er een complexe infrastructuur hoeft te worden opgezet.

"E-mail is het primaire middel voor alle communicatie binnen en buiten de organisatie, dus e-mail uptime was echt belangrijk voor ons. We wilden ook onze e-mail effectiever kunnen beheren en er meer controle over hebben," voegt Fogg eraan toe.

Consistente uptime is een van de kenmerken van Mimecast. Door toegang tot e-mail mogelijk te maken, ongeacht of de communicatie-infrastructuur ter plaatse functioneert, heeft Mimecast ervoor gezorgd dat Bidvest Bank geen onnodige downtime of verminderde productiviteit ondervindt.

Tijdens een continuïteitsgebeurtenis biedt Mimecast een overvloed aan hulpmiddelen om toegang te krijgen tot nieuwe e-mail, variërend van een outlook-interface tot een webportaal en zelfs mobiele diensten zoals de iPad.

De Voordelen

Op de vraag hoe de keuze op Mimecast is gevallen, legt Fogg uit: "We bekeken onze opties en zagen dat Mimecast een verfijnder en veel volwassener aanbod heeft dan alle andere aanbiedingen op de markt. We zijn ook zeer onder de indruk van de ondersteuning die we van hen kregen voor en na de implementatie."

Het besluit van Bidvest Bank om Mimecast op haar e-mailinfrastructuur toe te passen, bood haar de mogelijkheid om oudere communicatie op elk gewenst moment nauwkeurig te doorzoeken en op te roepen, waardoor de organisatie beter in staat was zakelijke transacties te bewaken.

"We zijn zeer onder de indruk van zowel de technologie als de manier waarop Mimecast de oplossing in fasen heeft geïmplementeerd. Alles werd stap voor stap gedocumenteerd. Onze mensen hadden niet eens door dat we bezig waren," concludeert Fogg.