Youi

Achtergrond

Youi is een snel groeiend schadeverzekeringsbedrijf dat de Australische en Nieuw-Zeelandse markten bedient. Het bedrijf is gevestigd aan de Sunshine Coast en heeft ongeveer 1700 mensen in dienst. Sinds de lancering in Australië in 2008 heeft het bedrijf snel een marktaandeel van 5% verworven in de sector van de motorrijtuigen- en inboedelverzekeringen, dankzij zijn streven naar product- en service-innovatie, wat op zijn beurt leidt tot een klanttevredenheidspercentage van 85%.

Situatie

Begin 2014 had Youi ambitieuze plannen om zijn groei te versnellen door consumenten in Australië en Nieuw-Zeeland een klantervaring te bieden waarmee het zich van de concurrentie zou onderscheiden. Het wilde een flexibelere, efficiëntere communicatie met klanten bieden; communicatie waarbij e-mail een cruciale rol zou spelen.

Het verankeren van e-mail in Youi's kernbedrijfsprocessen en klantencommunicatie was echter niet zonder risico. Ricky Balea, infrastructuurbeheerder van Youi, zei: "Vóór de implementatie van Mimecast bestond onze e-mailinfrastructuur uit MS Exchange en een point solution."

Als gevolg daarvan informeert Youi naar functionaliteit die zijn bedrijfskritische e-mail zou ondersteunen en zou voldoen aan de bepalingen van de Electronic Communications Act.

Met name het archiveren van e-mail was tijdrovend en inefficiënt, op basis van beperkingen aan de grootte van de inbox en door de gebruiker beheerde archivering naar PST's. Ricky legde uit dat dit inefficiënt was vanuit het oogpunt van zowel de gebruiker als de IT-afdeling: "Het was voor ons lastig om verwijderde e-mail terug te halen van offsite tape back-ups."

Deze gefragmenteerde archivering vormde ook een compliance-risico. E-mail retentie was moeilijk te beheren, terwijl eDiscovery en audit vereisten tijdrovend waren om te ondersteunen. Met dit alles in het achterhoofd was Ricky al tot de conclusie gekomen dat een upgrade van Exchange Server een absolute noodzaak was, maar hij realiseerde zich al snel dat Youi zou moeten voortbouwen op de kernmogelijkheden van Exchange.

Oplossing

In eerste instantie richtten Ricky en zijn team zich op het upgraden naar Exchange Server 2013 om extra functionaliteit uit de bestaande infrastructuur te halen - een telefoontje van collega's in Youi's Zuid-Afrikaanse bedrijf voegde Mimecast toe aan de vergelijking.

Ricky zei: "In eerste instantie waren we erop gericht om meer functionaliteit uit onze bestaande infrastructuur te halen. Maar toen begonnen onze collega's in Zuid-Afrika over de voordelen van Mimecast te praten en leek het al snel een voor de hand liggende keuze."

Na zijn eigen onderzoek te hebben gedaan, was Ricky klaar om Mimecast van naderbij te bekijken: "Mimecast is zeer kosteneffectief. Het maakte onze e-mail veilig - in de zin dat we ons geen zorgen hoeven te maken over archivering, we hoeven ons geen zorgen te maken over DR. Bovendien werden we aangetrokken door de bescherming tegen malware en spam, in tegenstelling tot het gebruik van onze eigen oplossing. Dat maakte de overstap naar Mimecast een no-brainer."

Een paar weken later, met een proof of concept voltooid, maakte Youi de overstap naar Mimecast. Ricky zei dat de overgang pijnloos verliep: "De overgang om uitgaande mail rechtstreeks via Mimecast te routeren, in plaats van rechtstreeks via het internet, verliep vrij snel - binnen een paar weken. Daarna was het nog een paar weken. Daarna was het nog een paar weken om hetzelfde proces voor inkomende e-mail uit te voeren."

Voordelen

Mimecast, gekoppeld aan Exchange Server 2013, heeft Youi de robuuste, veilige en compliant e-mailsystemen gegeven die het nodig had om de communicatie met klanten om te zetten in een concurrentievoordeel.

Ricky zei: "Mimecast lijkt over de hele linie een betere oplossing. Betere spam- en contentfiltering, beter beheer, het gebruiksgemak, het intuïtieve gebruiksgemak dat het mogelijk maakte om het beheer van e-mail terug te leggen bij de gebruiker. Dat is iets wat je met Exchange niet echt kunt doen - het heeft niet dat soort flexibiliteit."

Eindgebruikers hoeven hun e-mail niet meer te archiveren naar PST's. In plaats daarvan wordt e-mail automatisch bewaard in het Mimecast Cloud Archive. Dit vermindert ook de supportlast voor Ricky's team, bijvoorbeeld de tijd die wordt besteed aan het helpen van gebruikers bij het terugvinden van oude e-mails: "Tegenwoordig kunnen we gebruikers gewoon vertellen dat ze 'op deze link moeten klikken en ze zelf kunnen ophalen van het Mimecast-portaal'. Dat soort dingen maken het beheer voor ons een stuk minder omslachtig. We concentreren ons op meer strategische, minder alledaagse soorten activiteiten.

Het Mimecast Cloud Archive heeft ook zijn waarde bewezen vanuit het oogpunt van compliance: "eDiscovery auditing is een echt voordeel. We hebben vaak mensen die e-mailcommunicatie onderzoeken en het is een veiligheidsprobleem als we toegang moeten verlenen via MS Exchange. Door Mimecast te gebruiken kunnen we de auditlogs zien, er is een duidelijk auditspoor waarnaar we kunnen verwijzen."

Maar de voordelen van Youi's overstap naar Mimecast zijn niet beperkt gebleven tot archivering. Youi beschikt nu over de allerbeste e-mailbeveiliging, met onder meer Targeted Threat Protection om zich te wapenen tegen aanvallen als spear-phishing, en beleidsgestuurde tools voor inhoudelijk onderzoek om schadelijke gegevenslekken via e-mail te voorkomen: "Mimecast zorgt nu voor spamfiltering en e-mailbeveiliging, niet wij, en DLP is nu volledig geautomatiseerd. We hebben betere controle over vertrouwelijke informatie - deze is afgeschermd voor belangrijke mensen en wordt verzorgd door belangrijke mensen, en niet langer door IT."

In het algemeen heeft Mimecast Ricky en zijn team één enkele, geïntegreerde oplossing geboden voor een reeks uitdagingen op het gebied van e-mailinfrastructuur. Hij concludeerde: "In het algemeen was het een alles-in-één-oplossing die Mimecast ons kon bieden. Het gaat een stap verder in vergelijking met andere cloud e-maildiensten. Het doet de beveiliging, de archivering, het compliance-werk en nog veel meer - maar alles in één oplossing."