De regering van Pasco County in Florida vertrouwt op Mimecast om te voldoen aan de staatswetgeving inzake het zoeken naar openbare documenten

De ingewikkelde procedures voor het archiveren van e-mail maakten het onpraktisch voor het provinciebestuur om snel te voldoen aan verzoeken om openbare documenten, waardoor het IT-team op zoek ging naar een nieuwe oplossing.

Context

Pasco, gelegen aan de Golf van Mexico in het Tampa Bay gebied, maakt deel uit van een negen-county regio die bekend staat als de "Natuur Kust". Pasco County heeft een totaal van 742 vierkante mijl met meer dan 100 vierkante mijl aan beheerde recreatiefaciliteiten. De 2000 werknemers van de regering van Pasco County bedienen inwoners, bedrijven, bezoekers en werknemers.

"Eerst dachten we dat de kosten buiten ons bereik lagen, maar Mimecast maakte het verrassend betaalbaar. Mimecast kon aan alle eisen van het district voldoen tegen minder dan de helft van de kosten van het op één na hoogste bod.

Kristine Johnson - manager bedrijfstechnologie, Pasco County

Uitdaging

De regering van Pasco County is onderworpen aan een wet van Florida, de zogenaamde Sunshine Law, die overheidsinstanties verplicht tijdig te voldoen aan verzoeken om inzage in openbare documenten. Door problemen met het archiveren en terugvinden van e-mail was dat echter een grote uitdaging.

Het IT-team van het district maakte gebruik van PST-bestanden voor archivering en creëerde elke dag één bestand met alle e-mail van die dag voor meer dan 1500 e-mailgebruikers. Een lid van het IT-team brandde het bestand op twee identieke dvd's en bracht die vervolgens naar kluizen aan weerszijden van het district.

Elke kluis bevatte honderden cd's en dvd's. Wanneer een verzoek om openbare documenten binnenkwam, moest een IT-medewerker de juiste cd's en dvd's uit een kluis halen, kopieën maken en vervolgens elk PST-bestand extraheren en handmatig naar relevante e-mails zoeken.

Aangezien vele verzoeken zich over meerdere maanden uitstrekten, konden de opzoekingen vele weken in beslag nemen.

Volgens het beleid van het district waren de eerste 24 arbeidsuren die nodig waren om een verzoek in te willigen, gratis; daarna kon het district de indiener van het verzoek de tijd in rekening brengen. Van tevoren moest een schatting worden gegeven, en helaas waren de schattingen vaak zo hoog dat burgers ervoor kozen niet verder te gaan.

"Onze County Administrator neemt de Sunshine Law zeer serieus, en hij vond dat ons onvermogen om deze verzoeken snel af te handelen niet in overeenstemming was met de geest van de wet," zegt Kristine Johnson, Enterprise Technology Manager bij Pasco County Government. "Hij gaf het IT-team de opdracht een manier te vinden om het proces te versnellen, zodat we tegen lage of geen kosten konden voldoen aan verzoeken om openbare documenten waarbij gearchiveerde e-mail betrokken was."

Oplossing

Johnson en haar team wisten dat een geautomatiseerde oplossing voor het archiveren van e-mail het probleem zou oplossen en een aantal daaraan verbonden voordelen zou opleveren, namelijk het elimineren van de schijfruimte die nodig is voor het opslaan van PST-bestanden, het versnellen van het proces van het herstellen van e-mail voor gebruikers en het verkleinen van de omvang van de inboxen van gebruikers.

"Er waren drie wegen die we konden bewandelen," herinnert Johnson zich. "Een in-house tool, een appliance of een cloud-gebaseerde oplossing. De hoeveelheid e-mail die we moesten archiveren maakte een in-house oplossing erg complex en duur vanwege de opslagkosten. Hetzelfde probleem hadden we met appliances."

"We kwamen al snel tot de conclusie dat een cloud-gebaseerde dienst de beste manier was om aan al onze robuuste behoeften te voldoen zonder zelf al het werk te doen en de kosten op ons te nemen", zegt ze. "Eerst dachten we dat de kosten buiten ons bereik lagen, maar Mimecast maakte het verrassend betaalbaar." Johnson zegt zelfs: "Mimecast kon aan alle eisen van het district voldoen tegen minder dan de helft van de kosten van het op één na hoogste bod".

Voordelen

De tijd die nodig is om verzoeken om openbare documenten in te willigen, is teruggebracht van weken tot uren.

Volgens Johnson duurde het vroeger weken (of dagen, op zijn minst) om aan een verzoek om dossiers te voldoen. Nu kan dat meestal in minder dan acht uur, zelfs met zeer ingewikkelde zoekcriteria. Alle e-mail van het district is veilig opgeslagen in de Mimecast-cloud, en zoekopdrachten kunnen vrijwel onmiddellijk worden uitgevoerd.

"Vóór Mimecast lagen onze kostenramingen voor veel zoekopdrachten in de orde van $4000-5000," zegt Johnson. "Nu worden alle verzoeken gratis ingewilligd. Sinds de implementatie van Mimecast heeft IT geen cent in rekening gebracht voor het uitvoeren van zoekopdrachten naar openbare documenten."

De efficiëntie van het IT-team is met een derde verbeterd.

De IT-helpdesk van het graafschap - die 2000 medewerkers moet ondersteunen - is ook verantwoordelijk voor het helpen afhandelen van verzoeken om openbare documenten.

Ze herinnert zich een zoekopdracht op last van de rechtbank die een werknemer twee maanden fulltime werk kostte. Datzelfde type zoekopdracht kon in Mimecast in slechts een paar uur worden voltooid. "Doordat die vierde persoon weer aan de helpdesk kan werken, neemt onze productiviteit met een derde toe," zegt Johnson.