Mediclinic haalt het beste uit mailbeheer met Mimecast

In een oogopslag

• Mediclinic Midden-Oosten
• Industrie: Medische diensten
• Aantal e-mail gebruikers: 1863

Context

Mediclinic Southern Africa is een particuliere ziekenhuisgroep die zich toelegt op het verlenen van acute zorg, specialist-georiënteerde, multidisciplinaire ziekenhuisdiensten en aanverwante diensten. Het is een volledige dochteronderneming van de in Zuid-Afrika gevestigde internationale particuliere zorggroep Mediclinic International, die in 1983 is opgericht en sinds 1986 aan de JSE genoteerd staat.

Mediclinic International heeft drie operationele platforms - Mediclinic Southern Africa met 52 ziekenhuizen in Zuid-Afrika en Namibië; Hirslanden met 14 ziekenhuizen in Zwitserland; en Mediclinic Middle East met twee ziekenhuizen en acht klinieken in de Verenigde Arabische Emiraten.

Uitdaging

De medische sector is misschien wel een van de meest gereguleerde industrieën ter wereld - met goede reden. Voor een organisatie als Mediclinic, die niet alleen diensten in de gezondheidszorg aanbiedt maar ook aanzienlijke administratieve ondersteuning biedt, is naleving van wet- en regelgeving van cruciaal belang voor het bedrijf.

"Onze groep beheert momenteel 49 privéziekenhuizen in Zuid-Afrika en nog eens drie in Namibië. We hebben in totaal 7000 bedden, waarvan er vele dagelijks omkeren", legt Deon Myburgh, Manager: ICT-operaties voor Mediclinic Southern Africa. "In dit digitale tijdperk zijn we voor 100% afhankelijk geworden van e-mail voor belangrijke administratieve processen zoals opnames en pre-autorisaties. We verwerken tienduizenden e-mails per dag die van cruciaal belang zijn voor ons bedrijf en een groot deel daarvan wordt bijgehouden om te garanderen dat de juiste processen worden gevolgd en dat de kosten kunnen worden terugverdiend. Zonder goede elektronische papiertrails loopt ons bedrijf grote risico's."

De interne archiveringsoplossing van Mediclinic werd steeds omslachtiger en met het tempo waarin het bedrijf groeide, onhoudbaar. "Fysieke infrastructuur is kostbaar, en met meer dan vijf miljoen e-mails per maand en een groeiend aantal, moesten we andere opties overwegen," zegt Myburgh.

Oplossing

In The Cloud Services (ITCS) stelde een cloud-gebaseerde oplossing voor die veel van de druk op de bestaande infrastructuur van het bedrijf zou verlichten. ITCS heeft een benijdenswaardige staat van dienst in het helpen met de implementatie van Mimecast in het bijzonder, het naadloos integreren van Mimecast-technologie in de werking van bedrijfskritische e-mail omgevingen.

Door een selectie van Mimecast-aanbiedingen te implementeren, heeft Mediclinic toegang tot een veilig cloud-gebaseerd e-mailarchief waarnaar gemakkelijk kan worden verwezen en dat tegelijkertijd zorgt voor voortdurende compliance. De oplossing voldoet aan alle wetgeving met betrekking tot de opslag van en toegang tot informatie in zowel SA als het buitenland, waardoor het ideaal is voor de wereldwijd actieve groep.

"Mimecast heeft met ons samengewerkt om een oplossing te vinden die ons het prestatieniveau biedt dat we nodig hebben, en tegelijkertijd vriendelijk is voor onze portemonnee. Wat begon als een wrokgevoelige aankoop voor ons bedrijf, werd al snel een van de beste technologie-investeringen die we tot nu toe hebben gedaan," aldus Myburgh.

Sinds de ingebruikname in 2011 is Mimecast de geaccepteerde standaard geworden binnen de Mediclinic groep, die momenteel bezig is met de uitrol van de oplossing in de Verenigde Arabische Emiraten en plannen heeft voor uitbreiding naar Zwitserland.

Voordelen

Mediclinic beschikte al over een operationele mail- en traceringsoplossing, dus het rendement dat Mimecast bood, moest substantieel genoeg zijn om de inzet ervan te rechtvaardigen. "Onze ROI gaat veel dieper dan alleen het financiële rendement," legt Myburgh uit. "Hoewel er aanzienlijke kosten verbonden waren aan de migratie en een 18 maanden durend ingestion-proces, is de waarde die wordt geboden in termen van het versterken van ons governance-proces voor onze activiteiten in het Midden-Oosten en Europa en het beperken van potentiële reputatierisico's, onmetelijk."

Kennis is macht In een omgeving waar bureaucratie en geschillen aan de orde van de dag zijn, hebben de krachtige eDiscovery mogelijkheden van Mimecast Mediclinic een voorsprong gegeven in veel van haar geschillen - variërend van afgewezen claims tot CCMA hoorzittingen en speciale onderzoeken. "Wij kunnen er gerust op zijn dat we altijd toegang hebben tot onze correspondentie, gevalideerd en beschikbaar voor wanneer we die nodig hebben. Dit is vaker in ons voordeel geweest dan ik kan tellen. De tijd die het ons kost om dit soort informatie op te zoeken en samen te stellen is een fractie van wat het vroeger was," zegt Myburgh. "Bovendien geeft de rapportage die we kunnen maken in termen van trends en gebruik ons een beter begrip - en betere controle - van onze postomgeving."

Opschonen van beveiliging Het bedrijf verwerkt ongeveer 5,5 miljoen e-mailberichten per maand en naast het waarborgen van de vertrouwelijkheid en bescherming van patiëntgegevens en IP, is het opschonen van e-mail een groot voordeel voor het bedrijf. Spam is met maar liefst 85% gedaald, waardoor de druk op mailservers is afgenomen en de algehele prestaties van netwerken en personeel zijn verbeterd.

Sinds de herlancering van het merk in 2011 is Mediclinic momenteel een van de meest herkende merken wereldwijd. Mimecast helpt de merkwaarde te beheren via de stationery-elementen, die ervoor zorgen dat de 5500 gebruikers van de organisatie een gecoördineerd en op het merk afgestemd gezicht naar de wereld tonen. "Mensen maken een succesvol bedrijf, en het is duidelijk dat het succes van Mimecast te danken is aan de medewerkers, hun gedrevenheid en hun passie," besluit Myburgh.