Hill Dickinson

Tijdens de overname van Halliwells en de migratie van e-mail van Novell GroupWise naar Outlook met Exchange was de continuïteit van de onderneming, en met name de beschikbaarheid van e-mail, te allen tijde van essentieel belang.

Context

Hill Dickinson LLP is een toonaangevend en bekroond commercieel advocatenkantoor met vestigingen in het Verenigd Koninkrijk, Griekenland en Singapore. Hill Dickinson is de afgelopen jaren sterk gegroeid. IT-directeur Keith Feeny en zijn 26-koppige IT-team hebben het bedrijf door een reeks fusies en overnames heen geholpen en tegelijkertijd de IT-systemen van het kantoor met succes onderhouden en gemoderniseerd.

"Mimecast bood een eenvoudige manier om een belangrijk onderdeel van een complexe overname af te handelen, terwijl de e-mailcontinuïteit gedurende het hele proces gewaarborgd bleef."

Keith Feeny - IT Directeur, Hill Dickinson

Uitdaging

In 2010 nam Hill Dickinson de kantoren van Halliwells in Liverpool en Sheffield over, wat de uitdaging inhield om 175 extra medewerkers in het kantoor te integreren. Aanvullende IT-projecten om de groei van het kantoor te ondersteunen, waren onder meer de migratie van het e-mailsysteem van Novell GroupWise naar Outlook met Exchange en de overstap van documentbeheer naar iManage. Het was van essentieel belang om de bedrijfscontinuïteit, en met name de beschikbaarheid van e-mail, tijdens deze belangrijke veranderingen te handhaven.

Oplossing

In de onmiddellijke nasleep van de overname moest het IT-team snel werken en in één weekend 175 e-mailaccounts overzetten. Hoewel Halliwells ook Mimecast gebruikte, verschilde hun beleid voor het bewaren van e-mailgegevens van dat van Hill Dickinson.

Keith Feeny legt uit: "Aangezien Halliwells slechts zes maanden aan mail in Mimecast bewaarde, in plaats van het tienjarige archief dat wij gebruiken, moesten wij vervolgens historische e-mail in Mimecast importeren om de voordelen van opslag en continuïteit te kunnen benutten. Dankzij Mimecast betekende de snelle omschakeling in één weekend dat onze nieuwe medewerkers na de overname meteen aan de slag konden, zonder onderbreking voor advocaten of hun cliënten. En zelfs tijdens de overgang hadden de gebruikers van beide kantoren via Mimecast rechtstreeks toegang tot hun e-mail.

Een belangrijke complicatie was dat Hill Dickinson slechts bepaalde delen van Halliwells overnam, zodat het belangrijk was de e-mailaccounts van de gebruikers die verhuisden te identificeren en van de rest te scheiden.

"Een belangrijke uitdaging was het overdragen van alle gegevens die betrekking hadden op het deel van het bedrijf dat we overnamen, terwijl de vertrouwelijkheid van de klant voor andere partijen werd beschermd", vervolgt Feeny.

"Nadat we met de betrokken partijen hadden afgesproken welke gegevens we precies konden overdragen, stuurde Mimecast alleen de specifieke accounts door die we wilden overnemen. Mimecast zorgde voor een eenvoudige manier om een belangrijk onderdeel van een complexe overname af te handelen, terwijl de e-mailcontinuïteit tijdens het hele proces gewaarborgd bleef," voegt hij eraan toe.

Mimecast ondersteunt ook de overstap van Hill Dickinson van GroupWise naar Outlook met Exchange. Het bedrijf ondervond onlangs enkele onderbrekingen met GroupWise, waaronder crashes, vertragingen bij de verzending en storingen van de BlackBerry-interface.

"Door deze incidenten had het bedrijf het risico kunnen lopen dat het de communicatie met klanten niet meer had kunnen afhandelen," zegt Feeny. "We wisten echter dat we niet helemaal zonder e-mail zouden komen te zitten, aangezien mensen gebruik konden maken van de webtoegang van Mimecast. Uit een evaluatie na het incident bleek dat het risico verder zou zijn verkleind als we de permanente verbinding van Mimecast voor Outlook hadden gebruikt, zoals we nu doen.

Aangezien Halliwells al gebruik maakte van Exchange, hielp Mimecast bij de versnelde implementatie van een Microsoft Exchange-infrastructuur in het Liverpool-kantoor van Hill Dickinson na de overname.

"Nogmaals, zonder Mimecast was dit onmogelijk geweest om in één weekend te realiseren," aldus Feeny.

De cloud-gebaseerde e-mailoplossing van Mimecast maakt de IT-afdeling van Hill Dickinson vrij, zodat Feeny en zijn team zich kunnen concentreren op grote projecten die de strategische doelstellingen van het bedrijf ondersteunen.

"We hoeven de capaciteit van onze diskopslag of SAN's niet te bewaken of ons zorgen te maken over extra werk voor onze helpdesk", legt hij uit, en hij voegt eraan toe dat Mimecast de flexibiliteit van het bedrijf bevordert, met name de integratie van nieuwe kantoren op verschillende locaties.