Wat is een e-mailblokkadelijst? Hoe te controleren en verwijderd te worden

Bedrijven en particulieren zijn meer dan ooit afhankelijk van e-mail, nu zo veel mensen thuis werken, thuis leren en thuis blijven. Spam is een groter probleem geworden. Maar wanneer legitieme e-mails als spam worden geweigerd omdat de afzender op een "zwarte lijst" staat, ontstaan er andere problemen. Onbedoelde gevolgen in de praktijk zijn onder meer onbestelde schoolopdrachten, belastingdocumenten die in spammappen verdwijnen, een bedrijf dat van zijn dochteronderneming wordt afgesneden, en legitieme nieuwsbrieven en marketingmails die met bakken tegelijk in de prullenbak belanden.

Het probleem met e-mailblokkadelijsten

Email blocklists worden gebruikt door ISP's, email service providers en andere organisaties als een van hun meest elementaire hulpmiddelen om spam en malware te filteren voordat het de inboxen bereikt. Tientallen van deze lijsten worden samengesteld en openbaar gemaakt door kleine organisaties die gespecialiseerd zijn in het opsporen en "outen" van spammers, en zij bieden een dienst van onschatbare waarde. Een van de belangrijkste blokkadelijsten, van de non-profit organisatie Spamhaus, beschermt naar verluidt meer dan drie miljard mailboxen.[1]

Het probleem voor bedrijven, met name hun marketingafdelingen, is dat hun e-mailmarketingcampagnes en nieuwsbrieven soms niet voldoen aan de industrienormen of beschadigd raken door malware, waardoor hun IP-adres of domeinnaam op een of meer blokkadelijsten terechtkomt. ISP's raadplegen verschillende van deze lijsten, net als grote bedrijven, om ongewenste e-mail te filteren. "Als u op een gerenommeerde, veelgebruikte [blocklist] staat, wordt uw e-mail waarschijnlijk niet alleen door Comcast geblokkeerd, maar ook door andere ISP's," aldus de "postmaster"-website van Comcast Ffinity.[2]

Spamhaus beschrijft het belangrijkste verschil tussen legitieme e-mail en spam als volgt: "Alle e-mail die ongevraagd en in bulk wordt verzonden is spam." Maar zo eenvoudig is het niet, aangezien ISP's aanvullende beperkingen hebben. De lijst met do's en don'ts van Comcast omvat bijvoorbeeld het naleven van technische normen en beleidslijnen voor aanvaardbaar gebruik, het onmiddellijk uitvoeren van verzoeken om uit te schrijven, het naleven van verzendlimieten, en het onderhouden van iets wat de postmaster uw "IP-reputatie" noemt. Dat wil zeggen: "Als Comcast, of een andere gerenommeerde organisatie, herhaaldelijk spam, spyware of andere kwaadaardige aanvallen, phishing-pogingen of andere misleidende e-mails van een bepaald IP-adres ontvangt, is de kans groter dat Comcast toekomstige berichten van dat IP-adres blokkeert."

Zelfs als uw e-mail wordt afgeleverd, kan deze in de spammappen van individuele personen terechtkomen als deze bepaalde woorden bevat. Constant Contact, dat vaak door kleine bedrijven wordt gebruikt voor e-mailmarketing, vermeldt woorden en symbolen als "gratis", "sex", "!!!" en "bel nu". Lage open rates, spamklachten van gebruikers en dubbele e-mails zijn maar een paar van de vele andere "fatale fouten" die worden genoemd.[3]

Staat u op een Email Blocklist?

Heb medelijden met de arme marketing manager die niet weet dat ze op een e-mail blocklist staat. Het uitvoeren van een e-mail marketing campagne kost tijd en geld. Volgens een schatting varieert e-mailmarketingsoftware van $0 tot $20 per maand voor een klein bedrijf, en tot $900 per maand voor een groot bedrijf.[4] Grotere maar minder kwantificeerbare begrotingsposten zijn creatieve ontwikkeling, lijstbeheer en analyse. Bureaus worden vaak ingeschakeld om campagnes uit te voeren.

Het rendement op investering van e-mailmarketing behoort tot de hoogste van alle digitale marketingkanalen. Maar niet als u wordt geblokkeerd uit de inbox van uw klanten. En bedrijven die op een blokkadelijst terechtkomen, weten dat vaak niet snel genoeg om een afnemend rendement te voorkomen.

Het is goed om routinematig uw e-mailmarketing dashboard te controleren op gebouncede mail. Foutcodes kunnen de reden van blokkering aangeven en zelfs aangeven op welke blokkadelijst u staat. Beheerders van blokkadelijsten geven de status van uw e-mails en de reden waarom ze zijn geblokkeerd. Er zijn ook zoekprogramma's beschikbaar om meerdere blokkadelijsten voor u te scannen. Uw e-mailserviceprovider kan u waarschuwen voordat u zelfs maar weet dat u op een blokkadelijst staat.

Van e-mailblokkadelijsten afkomen en blijven

Beheerders van blokkadelijsten, ISP's, e-mailmarketingbedrijven en anderen geven online uitgebreid advies over hoe legitieme marketingorganisaties kunnen voorkomen dat zij op e-mailblokkadelijsten terechtkomen - en hoe zij van deze lijsten af kunnen komen.

Enkele van de beste tips om van e-mailblokkadelijsten af te blijven zijn:

• Zorg dat u op de hoogte bent van de "rules of engagement" van de belangrijkste beheerders van blokkadelijsten en ISP's.
• Raadpleeg nationale regelgeving, zoals de CAN-SPAM Act in de VS,[5] om misleidende reclame en andere malafide e-mailpraktijken te voorkomen.
• Koop of huur geen e-mailadressen, want de norm voor e-mailmarketing is dat de ontvangers zich aanmelden.[6]
• Blijf weg van de hierboven beschreven "spammy" taal.
• Controleer bij uw cyberbeveiligingsteam of er spambot-infecties of andere problemen zijn waardoor u op de blokkadelijst zou kunnen komen te staan.
• Gebruik de "spamchecks" die beschikbaar zijn in e-mailmarketingsoftware voordat u een campagne lanceert.
• Analyseer de e-mail deliverability prestaties van uw e-mail marketing platform of dienst.[7]

Als u, ondanks deze en andere voorzorgsmaatregelen, op een blokkadelijst terechtkomt, zijn hier belangrijke stappen om ervan af te komen:

• Neem rechtstreeks contact op met de beheerder van de blokkadelijst. Er zijn vaak procedures om van de lijst te worden verwijderd.[8]
• Werk samen met uw e-mail service provider, die u misschien snellere resultaten zal geven.
• Huur een gespecialiseerde consultant in.
• Los het probleem op waardoor je daar in de eerste plaats beland bent. U kunt bijvoorbeeld door de beheerder van de blokkadelijst worden gevraagd om opnieuw toestemmingsverzoeken naar uw marketingdoelen te sturen.

De kern van de zaak

E-mailblokkadelijsten zijn een waardevolle dienst bij het voorkomen van spam en malware. Maar legitieme e-mailmarketeers komen soms op een lijst te staan, zodat spamfilters hun campagnes doen ontsporen. Informeer uzelf, volg best practices en bewaak uw e-mailprestaties om van blokkadelijsten af te blijven - en als al het andere faalt, is er hulp beschikbaar om u van de lijst te krijgen.

[1] "Over Spamhaus," Spamhaus

[2] "Wat moet ik weten om blokkades te voorkomen bij het verzenden naar Comcast?," Comcast Xfinity

[3] "Veelvoorkomende dingen die Spam Filters triggeren," Constant Contact

[4] "Adobe Campaign Pricing," ITQlick

[5] "CAN-SPAM Act: Een nalevingsgids voor bedrijven," Federal Trade Commission

[6] "Marketing FAQs," Spamhaus

[7] "Deliverability van e-mail: Een gedetailleerde blik op de best presterende tools," Email Tool Tester

[8] "Blocklist Removal Center," Spamhaus