Was ist Office 365 eDiscovery?
Microsoft Office 365 E-Discovery bietet Funktionen für den Prozess der Identifizierung, Sammlung, Überprüfung und des Austauschs elektronischer Informationen zur Verwendung als Beweismittel in Rechtsfällen.
Wie funktioniert Microsoft 365 eDiscovery?
Mit den e-Discovery-Tools in Office 365 können Benutzer nach Inhalten in Exchange Online-Postfächern, Office 365-Gruppen, SharePoint Online, Microsoft Teams und OneDrive for Business-Websites sowie in Skype for Business-Unterhaltungen suchen. Es gibt drei Lösungen in Office 365 e-discovery:
- Inhaltssuche - Ermöglicht Benutzern die Suche nach Inhalten in allen Datenquellen von Microsoft 365 und den lokalen Export der Ergebnisse.
- Core eDiscovery - Ermöglicht es Benutzern, eDiscovery-Fälle zu erstellen und ihnen Manager zuzuweisen. Core ist eine Erweiterung der grundlegenden Such- und Exportfunktionen von eDiscovery und ermöglicht es Anwendern, für den Fall relevante Inhalte mit einer eDiscovery-Sperre zu versehen.
- Erweiterte E-Discovery – Erweitert die in Core verfügbaren Funktionen für case management, Archivierung, Suche und Export. Bietet einen End-to-End-Workflow, der wichtige Aspekte des eDiscovery-Prozesses erleichtert. Mit Advanced eDiscovery können Rechtsteams Verwahrer verwalten, Daten aus dem Live-Service sammeln und in Überprüfungssets kopieren sowie Inhalte filtern, suchen und kennzeichnen, damit die Benutzer nur die relevantesten Inhalte identifizieren und sich auf diese konzentrieren können.
Wie Sie Office 365 eDiscovery vereinfachen können
Für Rechts- und IT-Teams, die mehrere Office 365 Legal Hold und E-Discovery-Anfragen verwalten müssen, bieten die nativen Office 365 E-Discovery-Tools für E-Mails möglicherweise nicht genügend Flexibilität, Granularität oder einfache Verwaltung.
E-Mails spielen heute in Gerichtsverfahren eine entscheidende Rolle als Beweismittel. Als primäres Medium für die geschäftliche Kommunikation kann die E-Mail genutzt werden, um das Wissen und die Motivation einer Person sowie den Zeitpunkt und die Absicht von Handlungen und geschäftlichen Transaktionen zu dokumentieren. Viele rechtliche Rahmenbedingungen haben strenge Richtlinien für die E-Mail-Aufbewahrung und E-Discovery, und Rechtsteams und IT-Administratoren können leicht mit Office 365 E-Discovery-Anfragen und Office 365 Legal Hold-Anforderungen überfordert sein.
Die richtigen E-Discovery-Tools können dazu beitragen, den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Beantwortung rechtlicher und Compliance-Anfragen drastisch zu reduzieren. Und während die in der Microsoft-Plattform enthaltenen Office 365 E-Discovery-Tools für einige Unternehmen ausreichend sein mögen, wenden sich viele Unternehmen an Office 365 Security Compliance und Archivierungslösungen von Mimecast, um die Office 365 E-Discovery zu rationalisieren und zu beschleunigen.
Office 365 eDiscovery mit Mimecast
Mimecast bietet eine All-in-One-Lösung für Email Archive, Kontinuität und Sicherheit mit Tools, die die Kosten und die Komplexität von Office 365 e-Discovery reduzieren. Mimecast Cloud Archive ist ein branchenführendes, cloudbasiertes email archive, mit dem Unternehmen die litigation hold für Office 365 zentral verwalten und die e-Discovery von Office 365 durch die nahezu Echtzeitsuche von Live- und archivierten E-Mails beschleunigen können.
Um E-Mail-Daten vor Verlust und Beschädigung zu schützen, speichert Mimecast drei manipulationssichere und verschlüsselte Kopien jeder Nachricht in mehreren Rechenzentren. Mimecast erfasst nicht nur den Inhalt von E-Mails, sondern speichert auch Metadaten, die den Zustellungsnachweis und Informationen über die Nichtabstreitbarkeit enthalten, die häufig in Gerichtsverfahren benötigt werden. Mimecast speichert sowohl die ursprüngliche Nachricht als auch alle von der Richtlinie vorgeschriebenen Änderungen.
Mit schnellen und granularen Suchfunktionen und einem Archiv, das aktuelle und historische E-Mails kombiniert, trägt Mimecast dazu bei, die E-Discovery von Office 365 zu beschleunigen und die frühzeitige Beurteilung von Fällen zu vereinfachen. Administratoren können eine single, webbasierte Konsole verwenden, um mehrere litigation hold sowie die Einhaltung der SEC 17a 4 und anderer Rahmenwerke zu verwalten. Und die Richtlinien zur E-Mail-Aufbewahrung lassen sich im gesamten Unternehmen leicht durchsetzen und automatisieren, so dass die Entscheidung über die E-Mail-Aufbewahrung nicht mehr in den Händen der Endbenutzer liegt.
Vorteile von Office 365 eDiscovery mit Mimecast
Wenn Sie Mimecast für die Verwaltung von Office 365 E-Discovery wählen, können Sie:
- Reduzieren Sie die Kosten und die Komplexität der Verwaltung von E-Discovery und litigation holds.
- Implementieren Sie schnell und einfach eine SaaS-basierte Lösung für Office 365 E-Discovery.
- Stellen Sie sicher, dass die E-Discovery-Aktivitäten vollständig auditierbar sind.
- Beschleunigen Sie E-Discovery mit branchenführenden Suchwerkzeugen.
Erfahren Sie mehr über Office 365 e-Discovery und Mimecast sowie über die Mimecast Lösungen zur Einhaltung von Vorschriften im Gesundheitswesen.
Microsoft Office 365 eDiscovery FAQ
Was ist eDiscovery in Microsoft Teams?
eDiscovery oder elektronische Offenlegung ist die Identifizierung, Bewahrung, Sammlung und Präsentation elektronisch gespeicherter Informationen (ESI) für Rechtsstreitigkeiten, die Einhaltung von Vorschriften oder andere Arten von Untersuchungen.
Der Zweck von eDiscovery in Microsoft Teams besteht darin, rechtliche oder behördliche Anforderungen zu erfüllen, indem ESI aus Chat-Nachrichten, Dateifreigaben und Meeting-Aufzeichnungen aus Teams und zugehörigen Anwendungen wie Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business gesucht und gespeichert werden können. Dies geschieht in der Regel über Microsoft Purview, die umfassende eDiscovery-Lösung von Microsoft.
Ein Teil dieses Prozesses besteht darin, Datenquellen von Teams rechtlich zu sperren, um eine Löschung oder Änderung während des eDiscovery-Prozesses zu verhindern. Potenziell relevante Daten werden für die Überprüfung und Vorlage bei Gerichtsverfahren durch rechtliche Aufbewahrungsfristen geschützt.
Innerhalb von Microsoft Purview ermöglichen die Funktionen Content Search und Core eDiscovery das Durchsuchen und Sammeln von Daten aus verschiedenen Standorten von Teams, einschließlich Benutzerpostfächern, Gruppenpostfächern, SharePoint-Sites und OneDrive-Konten.
Mit Funktionen wie Konversations-Threading, tiefgreifender Indizierung und Redigierfunktionen kann Advanced eDiscovery die juristische Überprüfung noch weiter vorantreiben. Bei Bedarf können die Daten von Teams in ein überprüfbares Format exportiert und für eDiscovery-Prozesse oder Untersuchungen analysiert werden.
Wer kann eDiscovery nutzen?
Juristen, Compliance-Beauftragte und IT-Administratoren sind allesamt an eDiscovery-Prozessen interessiert und benötigen die Möglichkeit, ESI in Office 365 zu suchen und zu prüfen. Personalleiter benötigen möglicherweise auch eDiscovery-Tools bei rechtlichen oder Compliance-Untersuchungen. Auch wenn eDiscovery in erster Linie in den Zuständigkeitsbereich der Rechtsabteilung fällt, können auch andere Interessengruppen von den eDiscovery-Funktionen profitieren.
Wie nutze ich Office 365 advanced E-Discovery?
Es gibt mehrere Schritte, die Sie unternehmen müssen, um Advanced e-discovery zu nutzen. Wählen Sie die passende Lizenzierung aus und weisen Sie sie zu - Es gibt Unternehmensabonnements und Lizenzen pro Benutzer.
Berechtigungen zuweisen - Um auf Advanced eDiscovery zuzugreifen oder ein Mitglied hinzuzufügen:
- Gehen Sie zu Berechtigungen und melden Sie sich mit den Admin-Zugangsdaten für Microsoft 365 Ihres Unternehmens an.
- Wählen Sie den E-Discovery Manager auf der Seite Berechtigungen.
- Klicken Sie dann auf Hinzufügen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen für alle Benutzer, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, um die ausgewählten Benutzer hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf Fertig.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Benutzer zu der Rollengruppe hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf Schließen. Es kann ein paar Stunden dauern, bis Ihre Änderungen auf sichtbar werden.
Was sind die Vorteile von Office 365 eDiscovery?
Zu den Vorteilen von Office 365 e-discovery gehören:
- Automatisierung. Dank der verbesserten Korrekturfunktion müssen Benutzer nicht durchsuchbare Inhalte nicht mehr manuell korrigieren.
- Geschwindigkeit. Office 365 E-Discovery ermöglicht es Benutzern, Inhalte in Office 365 zurückzuhalten, ohne sie zur Aufbewahrung in ein anderes Archiv zu verschieben.
- Ersparnisse. Mit Office 365 E-Discovery können Sie schnell und einfach nach relevanten Inhalten suchen und diese identifizieren, so dass weniger manuelle Überprüfungen erforderlich sind und weniger Inhalte an externe Prüfer gesendet werden müssen.
- Verfügbarkeit. Office 365 E-Discovery ist weltweit verfügbar, um auf rechtliche und Compliance-Anforderungen oder für interne Untersuchungen zu reagieren.
Wie unterscheidet sich eDiscovery bei privaten und gemeinsamen Kanälen?
eDiscovery wird in Microsoft Teams in privaten und gemeinsamen Kanälen unterschiedlich gehandhabt.
In privaten Kanälen werden Kopien der Nachrichten an die Postfächer aller Mitglieder gesendet. In gemeinsamen und öffentlichen Kanälen werden Kopien von Nachrichten an ein Systempostfach gesendet, das mit dem Administrator oder dem übergeordneten Team verbunden ist.
Um eDiscovery auf einem privaten Kanal durchzuführen, sollten die folgenden Orte einbezogen werden:
- SharePoint-Sites (für Dateien, Konversationen über Dokumente, Listenelemente und Seiten)
- Exchange-Postfach für jede Depotbank
Legal Holds können auf der SharePoint-Website und auf Nachrichten in Benutzerpostfächern platziert werden, um den Inhalt zu bewahren. Um eDiscovery auf einem öffentlichen Kanal durchzuführen, sollten die folgenden Orte ausgewählt werden:
- SharePoint-Sites (für Dateien, Konversationen über Dokumente, Listen und Seiten)
- Exchange-Gruppenpostfach für das Teams-Postfach (enthält alle gemeinsamen Channel-Konversationen)
Das Gruppenpostfach und die SharePoint-Website des Teams können rechtlich gesperrt werden, um Inhalte zu schützen.
Was sind die Grenzen von Office 365 eDiscovery?
Obwohl Office 365 E-Discovery eine breite Palette von Tools bietet, gibt es eine Reihe von Einschränkungen, die Unternehmen, die auf Office 365 umstellen, beachten müssen.
- Das Office 365 Security and Compliance Center, das Richtlinien für E-Discovery und Aufbewahrung enthält, bietet keine einheitlichen Tools für alle Abonnements.
- Unternehmen, die eine unternehmensweite litigation hold einrichten möchten, sind möglicherweise frustriert über die Einschränkungen, die Office 365 für die Funktionen zur litigation hold für Endbenutzer-Postfächer vorsieht.
- Die Leistung von Office 365 E-Discovery kann eingeschränkt sein - einige Benutzer haben langsame Ergebnisse oder Schwankungen in der Genauigkeit der Suche festgestellt.
- Im Basisabonnement führt Office 365 E-Discovery Suchvorgänge ohne Analysefunktionen durch, was zu Suchergebnissen mit doppelten Dateien, nicht indizierten Objekten und potenziell falsch positiven Ergebnissen führen kann. Dieser Überschuss an Daten kann zu erheblichen Kosten für externe Prüfdienste führen.
- Office 365 Advanced e-discovery kann es nicht mit der robusten Funktionalität von Überprüfungstools von Drittanbietern aufnehmen, insbesondere bei der Verarbeitung und Überprüfung.
- Die Nutzung fortschrittlicher Funktionen kann kompliziert sein und erfordert unter Umständen die Einstellung eines internen Analysten oder Anwalts.
Wie kann man die Lücken in Office 365 eDiscovery schließen?
Die meisten Unternehmen werden Office 365 mit zusätzlichen Lösungen für E-Discovery ergänzen müssen, die externe Datenquellen verwalten können und zusätzliche Funktionen bieten. Um die Fähigkeiten von Office 365 E-Discovery zu ergänzen, sollten Unternehmen nach Lösungen suchen, die dies ermöglichen:
- Eine Cloud-SaaS-Lösung, die bei Bedarf einfach skaliert werden kann und gleichzeitig die Betriebs- und Kapitalkosten senkt.
- Ein Archiv, das ein single Repository für archivierte und aktuelle E-Mails bereitstellt und umfassende E-Discovery über mobile und stationäre Geräte hinweg ermöglicht.
- Litigation Holds, die schnell eingesetzt und zentral verwaltet werden können.
- Umfassende Datenaufbewahrungsrichtlinien mit detaillierter Kontrolle über Datenlöschungsanträge von Kunden, um GDPR und andere gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
- Benutzerfreundliche Tools und Selbstbedienungsoptionen, die E-Discovery-, Rechts- und Compliance-Aufgaben vereinfachen.
Was ist der Unterschied zwischen Inhaltssuche und eDiscovery?
Microsoft Office 365 umfasst viele Datentypen, darunter Kalender, Dokumente, E-Mails, Microsoft Teams, OneDrive-Dateien, SharePoint-Sites und mehr. Das Ergebnis ist ein komplexes Netz von ESI-Datenpunkten, das, wenn eDiscovery erforderlich ist, schwierig zu navigieren sein kann.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Datenquelleninformationen und nutzergenerierte Inhalte innerhalb der Office 365-Apps zu finden. Die grundlegendste ist die Inhaltssuche. Dieses Tool ist im Compliance Center von Microsoft verfügbar und kann von Konten mit E1-Lizenzen oder höher verwendet werden. Mit der Inhaltssuche können Benutzer in ihrem gesamten Office 365-Arbeitsbereich nach relevanten Inhalten suchen. Es kann Exchange-Postfächer, SharePoint-Sites und OneDrive-Speicherorte schnell durchsuchen und bis zu 1.000 Ergebnisse pro Suche abrufen.
Die Identifizierung der zu prüfenden Inhalte ist der erste Schritt einer eDiscovery-Untersuchung. Der eDiscovery-Prozess umfasst jedoch auch Aufgaben der Datenkatalogisierung und -verwaltung, die für Rechtsfälle und die Einhaltung von Vorschriften oder Untersuchungen erforderlich sind. Die Inhaltssuche ist nur begrenzt in der Lage, diese umfassenderen eDiscovery-Prozesse zu unterstützen.
Was ist der Unterschied zwischen Standard und Premium eDiscovery?
eDiscovery Standard bietet Kernfunktionen wie das Erstellen von Fällen, das Platzieren von Legal Holds und die Suche nach relevanten Informationen in allen Microsoft 365-Diensten. Es eignet sich für grundlegende rechtliche und Compliance-Anforderungen.
eDiscovery Premium bietet einen erweiterten Arbeitsablauf. Es enthält Funktionen wie Depotverwaltung, Sammlungen, Überprüfungssets und Analysen, um große oder komplexe Untersuchungen zu rationalisieren.
Obwohl beide zur Datensicherheit beitragen, ist Premium besser für Unternehmen geeignet, die große Datenmengen verarbeiten oder bei Rechtsstreitigkeiten oder Audits tiefergehende Analysen benötigen.
