Wie verbessert Mimecast die Geschwindigkeit von Office 365 eDiscovery?

In einem direkten Vergleichstest führte Mimecast eDiscovery-Aufgaben 6,7-mal schneller durch als Microsoft Purview und schloss die Erstellung der Suche, den Abruf der Ergebnisse sowie den vollständigen Export in etwa 1 Stunde und 12 Minuten ab, während Microsoft dafür 8 Stunden benötigte.

Welche Einschränkungen gibt es bei der nativen Office 365-eDiscovery?

Die native eDiscovery-Funktion von Office 365 weist je nach Abonnement uneinheitliche Tools auf, unterliegt Einschränkungen bei unternehmensweiten litigation hold, liefert langsame oder ungenaue Suchergebnisse und verfügt über Purview-Richtlinien, die die Aufbewahrung von E-Mails um bis zu 24 Stunden verzögern können.

Was ist eDiscovery in Microsoft Office 365?

Q: Was ist Office 365 eDiscovery?

Office 365 eDiscovery bietet Funktionen zur Identifizierung, Erfassung, Überprüfung und zum Austausch elektronischer Informationen, die als Beweismittel in Rechtsverfahren verwendet werden können. Dazu stehen drei Lösungen zur Verfügung: Content Search, Core eDiscovery und Advanced eDiscovery.

Wichtige Punkte

Inhalt des Artikels

Die Office 365-Sicherung trägt dazu bei, E-Mail-, Teams- und Kollaborationsdaten vor versehentlichem Löschen, Ausfällen, Cyberangriffen und Bedrohungen durch Insider zu schützen.
Die nativen Wiederherstellungstools von Microsoft 365 bieten möglicherweise nicht genügend Flexibilität für die langfristige Aufbewahrung, die Aufbewahrungspflicht und regulierte Arbeitsabläufe.
Eine solide Backup-Strategie sollte festlegen, welche Daten geschützt werden müssen, Wiederherstellungsziele definieren, Wiederherstellungsprozesse testen und die Backup-Richtlinien auf dem neuesten Stand halten.
Backup- und Archivierungstools von Drittanbietern können die Suche, die Wiederherstellung, die Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften sowie den Zugriff auf historische Kommunikationsdaten in Microsoft 365 verbessern.
Mimecast erweitert die Office 365-Sicherung um Cloud-Archivierung, Geschäftskontinuität, eDiscovery, sichere Speicherung, schnelle Suche und richtliniengesteuerte Aufbewahrung.

Was ist Office 365 eDiscovery?

Microsoft Office 365 E-Discovery bietet Funktionen für die Identifizierung, Erfassung, Prüfung und den Austausch elektronischer Informationen, die als Beweismittel in Rechtsverfahren dienen sollen.

Wie funktioniert Microsoft 365 eDiscovery?

Mit den e-Discovery-Tools in Office 365 können Benutzer Inhalte in Exchange Online-Postfächern, Office 365-Gruppen, SharePoint Online, Microsoft Teams und OneDrive for Business-Websites sowie in Skype for Business-Konversationen suchen. Office 365 E-Discovery bietet drei Lösungen:

Inhaltssuche – Ermöglicht es Benutzern, Inhalte über verschiedene Datenquellen in Microsoft 365 hinweg zu suchen und die Ergebnisse lokal zu exportieren.
E-Discovery-Kernfunktionen – Ermöglicht es Benutzern, E-Discovery-Fälle anzulegen und diesen Verantwortliche zuzuweisen. Als Erweiterung der grundlegenden Such- und Exportfunktionen von eDiscovery ermöglicht Core den Benutzern, eine eDiscovery-Sperre für die für den Fall relevanten Speicherorte von Inhalten zu verhängen.
Erweiterte E-Discovery – Erweitert die in Core bereits vorhandenen Funktionen für case management, Datensicherung, Suche und Export. Bietet einen durchgängigen Arbeitsablauf, der dazu beiträgt, wichtige Aspekte des eDiscovery-Prozesses zu vereinfachen. Mit „Advanced eDiscovery“ können Rechtsabteilungen Datenverantwortliche verwalten, Daten aus aktiven Diensten erfassen und in Prüfungssätze kopieren sowie Inhalte filtern, durchsuchen und kennzeichnen, um den Anwendern dabei zu helfen, ausschließlich die relevantesten Inhalte zu identifizieren und sich auf diese zu konzentrieren.

So vereinfachen Sie die eDiscovery in Office 365

Für Rechts- und IT-Teams, die zahlreiche Anfragen im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht in Office 365 () sowie E-Discovery-Anfragen () bearbeiten müssen, bieten die nativen E-Discovery-Tools von Office 365 für E-Mails möglicherweise nicht genügend Flexibilität, Detailgenauigkeit oder Verwaltungsfreundlichkeit.

E-Mails spielen heutzutage in Gerichtsverfahren eine entscheidende Rolle als Beweismittel. Als wichtigstes Medium der Geschäftskommunikation kann die E-Mail dazu dienen, das Wissen und die Motivation einer Person sowie den Zeitpunkt und die Absicht von Handlungen und Geschäftsvorgängen zu dokumentieren. Viele regulatorische Rahmenbedingungen enthalten strenge Vorgaben zur Aufbewahrung von E-Mails und zur E-Discovery, und Rechtsabteilungen sowie IT-Administratoren können durch E-Discovery-Anfragen im Zusammenhang mit Office 365 und die Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht in Office 365 leicht überfordert sein.

Die richtigen E-Discovery-Tools unter sowie können dazu beitragen, den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Beantwortung rechtlicher und Compliance-Anfragen erheblich zu reduzieren. Zwar mögen die in der Microsoft-Plattform enthaltenen E-Discovery-Tools für Office 365 für manche Unternehmen ausreichend sein, doch greifen viele Organisationen auf die Lösungen von Mimecast für die Sicherheit und Compliance von Office 365 () sowie auf die Archivierungslösungen () zurück, um die E-Discovery in Office 365 zu optimieren und zu beschleunigen.

Office 365 eDiscovery mit Mimecast

Die Governance- und Compliance-Plattform von Mimecast trägt dazu bei, die Kosten und die Komplexität von Office 365 eDiscovery zu reduzieren. Mimecast Cloud Archive bietet ein zentralisiertes, cloudbasiertes Archiv für aktuelle und historische E-Mails, das es Unternehmen ermöglicht, litigation hold zu verwalten und Suchvorgänge nahezu in Echtzeit aus einem einzigen Speicherort heraus durchzuführen.

Zum Schutz der E-Mail-Daten speichert Mimecast drei manipulationssichere und verschlüsselte Kopien jeder Nachricht in mehreren Rechenzentren. Zudem erfasst das System E-Mail-Inhalte, Metadaten, Zustellnachweise, Angaben zur Nichtabstreitbarkeit, Originalnachrichten sowie durch Richtlinien vorgeschriebene Änderungen. Dadurch werden vollständige Konversationsverläufe, gelöschte Nachrichten, Bearbeitungsverläufe und forensische Zusammenhänge plattformübergreifend erfasst.

Im Gegensatz zu Microsoft Purview, bei dem unter Umständen ein separater eDiscovery-Fall mit erweiterten Berechtigungen erforderlich ist, um gelöschte oder bearbeitete Nachrichten innerhalb eines Compliance-Prüfungsprozesses einzusehen, bewahrt Mimecast diesen Kontext bereits ab dem Zeitpunkt der Erfassung auf. Rechts- und Compliance-Teams erhalten einen klareren Überblick darüber, was gesagt, geändert, gelöscht und aufbewahrt wurde.

Dank einer schnellen, detaillierten Suche und einer single webbasierten Konsole trägt Mimecast dazu bei, die frühzeitige Fallbewertung zu beschleunigen und das eDiscovery-Management zu vereinfachen. Administratoren können mehrere Aufbewahrungspflichten im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten verwalten, die Einhaltung der SEC-Vorschrift 17a-4 sowie anderer regulatorischer Anforderungen sicherstellen und Richtlinien zur E-Mail-Aufbewahrung unternehmensweit automatisieren.

Die speziell von Mimecast entwickelten KI-Modelle, die anhand von Kommunikationsmustern in Unternehmen trainiert wurden, analysieren Stimmung, Sprache und Inhalt, um relevante Nachrichten während der eDiscovery-Prüfung schneller zu identifizieren. Dadurch werden Fehlalarme reduziert, und die Rechtsabteilungen können weniger Zeit damit verbringen, irrelevante Ergebnisse zu sichten.

Moderne eDiscovery geht zudem über E-Mails hinaus. Mimecast erfasst und speichert die Kommunikation aus Microsoft Teams, Slack, Zoom und anderen Kollaborationsplattformen in Echtzeit über native API-Integrationen und bewahrt dabei den Nachrichtenkontext, den Bearbeitungsverlauf, die Konversationsstruktur, Metadaten sowie die nativen Formate.

Mimecast wurde zudem im „Gartner Magic Quadrant für die Verwaltung digitaler Kommunikation und Archivierungslösungen“ (® ) für das Jahr 2025™ als „Leader“ ausgezeichnet. Diese Anerkennung beruht auf der unified, KI-gestützten Risikotransparenz des Unternehmens, der proaktiven Erkennung von Verhaltensanomalien sowie der Plattformarchitektur.

Vorteile von Office 365 eDiscovery mit Mimecast

Wenn Sie sich für Mimecast zur Verwaltung der E-Discovery für Office 365 entscheiden, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Reduzieren Sie die Kosten und den Aufwand für die Verwaltung von E-Discovery- und litigation hold.
Implementieren Sie schnell und einfach eine SaaS-basierte Lösung für die E-Discovery in Office 365.
Stellen Sie sicher, dass die E-Discovery-Maßnahmen vollständig nachverfolgbar sind.
Beschleunigen Sie die E-Discovery mit branchenführenden Suchwerkzeugen.
Beschleunigen Sie die Suche, die Ergebnisausgabe und den Export – Tests haben gezeigt, dass Mimecast eDiscovery-Aufgaben 6,7-mal schneller erledigt hat als Microsoft Purview.
Nutzen Sie die KI-gestützte Suche und Überprüfung, um Fehlalarme zu reduzieren und relevante Mitteilungen schneller zu identifizieren.
Speichern Sie gelöschte Nachrichten, Bearbeitungsverläufe, Metadaten und den vollständigen Konversationskontext plattformübergreifend.
Erfassen Sie Daten zur Zusammenarbeit über native API-Integrationen, ohne dabei den Konversationskontext oder Metadaten zu verlieren.
Exportieren Sie Daten direkt in Relativity und andere Plattformen für die juristische Prüfung, wobei native Formate unterstützt werden.

Erfahren Sie mehr über Office 365 E-Discovery und Mimecast sowie über die Mimecast-Lösungen zur Einhaltung von Vorschriften im Gesundheitswesen unter.

Übersicht

Was ist eDiscovery in Microsoft Teams?

eDiscovery oder elektronische Offenlegung ist die Identifizierung, Bewahrung, Sammlung und Präsentation elektronisch gespeicherter Informationen (ESI) für Rechtsstreitigkeiten, die Einhaltung von Vorschriften oder andere Arten von Untersuchungen.

Der Zweck von eDiscovery in Microsoft Teams besteht darin, rechtliche oder behördliche Anforderungen zu erfüllen, indem ESI aus Chat-Nachrichten, Dateifreigaben und Meeting-Aufzeichnungen aus Teams und zugehörigen Anwendungen wie Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business gesucht und gespeichert werden können. Dies geschieht in der Regel über Microsoft Purview, die umfassende eDiscovery-Lösung von Microsoft.

Ein Teil dieses Prozesses besteht darin, Datenquellen von Teams rechtlich zu sperren, um eine Löschung oder Änderung während des eDiscovery-Prozesses zu verhindern. Potenziell relevante Daten werden für die Überprüfung und Vorlage bei Gerichtsverfahren durch rechtliche Aufbewahrungsfristen geschützt.

Innerhalb von Microsoft Purview ermöglichen die Funktionen Content Search und Core eDiscovery das Durchsuchen und Sammeln von Daten aus verschiedenen Standorten von Teams, einschließlich Benutzerpostfächern, Gruppenpostfächern, SharePoint-Sites und OneDrive-Konten.

Mit Funktionen wie Konversations-Threading, tiefgreifender Indizierung und Redigierfunktionen kann Advanced eDiscovery die juristische Überprüfung noch weiter vorantreiben. Bei Bedarf können die Daten von Teams in ein überprüfbares Format exportiert und für eDiscovery-Prozesse oder Untersuchungen analysiert werden.

Wer kann eDiscovery nutzen?

Juristen, Compliance-Beauftragte und IT-Administratoren sind allesamt an eDiscovery-Prozessen interessiert und benötigen die Möglichkeit, ESI in Office 365 zu suchen und zu prüfen. Personalleiter benötigen möglicherweise auch eDiscovery-Tools bei rechtlichen oder Compliance-Untersuchungen. Auch wenn eDiscovery in erster Linie in den Zuständigkeitsbereich der Rechtsabteilung fällt, können auch andere Interessengruppen von den eDiscovery-Funktionen profitieren.

Wie nutze ich Office 365 advanced E-Discovery?

Es gibt mehrere Schritte, die Sie unternehmen müssen, um Advanced e-discovery zu nutzen. Wählen Sie die passende Lizenzierung aus und weisen Sie sie zu - Es gibt Unternehmensabonnements und Lizenzen pro Benutzer.

Berechtigungen zuweisen - Um auf Advanced eDiscovery zuzugreifen oder ein Mitglied hinzuzufügen:

Gehen Sie zu Berechtigungen und melden Sie sich mit den Admin-Zugangsdaten für Microsoft 365 Ihres Unternehmens an.
Wählen Sie den E-Discovery Manager auf der Seite Berechtigungen.
Klicken Sie dann auf Hinzufügen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen für alle Benutzer, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Hinzufügen, um die ausgewählten Benutzer hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf Fertig.
Klicken Sie auf Speichern, um die Benutzer zu der Rollengruppe hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Schließen. Es kann ein paar Stunden dauern, bis Ihre Änderungen auf sichtbar werden.

Was sind die Vorteile von Office 365 eDiscovery?

Zu den Vorteilen von Office 365 e-discovery gehören:

Automatisierung. Dank der verbesserten Korrekturfunktion müssen Benutzer nicht durchsuchbare Inhalte nicht mehr manuell korrigieren.
Geschwindigkeit. Office 365 E-Discovery ermöglicht es Benutzern, Inhalte in Office 365 zurückzuhalten, ohne sie zur Aufbewahrung in ein anderes Archiv zu verschieben.
Ersparnisse. Mit Office 365 E-Discovery können Sie schnell und einfach nach relevanten Inhalten suchen und diese identifizieren, so dass weniger manuelle Überprüfungen erforderlich sind und weniger Inhalte an externe Prüfer gesendet werden müssen.
Verfügbarkeit. Office 365 E-Discovery ist weltweit verfügbar, um auf rechtliche und Compliance-Anforderungen oder für interne Untersuchungen zu reagieren.

Wie unterscheidet sich eDiscovery bei privaten und gemeinsamen Kanälen?

eDiscovery wird in Microsoft Teams in privaten und gemeinsamen Kanälen unterschiedlich gehandhabt.

In privaten Kanälen werden Kopien der Nachrichten an die Postfächer aller Mitglieder gesendet. In gemeinsamen und öffentlichen Kanälen werden Kopien von Nachrichten an ein Systempostfach gesendet, das mit dem Administrator oder dem übergeordneten Team verbunden ist.

Um eDiscovery auf einem privaten Kanal durchzuführen, sollten die folgenden Orte einbezogen werden:

SharePoint-Sites (für Dateien, Konversationen über Dokumente, Listenelemente und Seiten)
Exchange-Postfach für jede Depotbank

Legal Holds können auf der SharePoint-Website und auf Nachrichten in Benutzerpostfächern platziert werden, um den Inhalt zu bewahren. Um eDiscovery auf einem öffentlichen Kanal durchzuführen, sollten die folgenden Orte ausgewählt werden:

SharePoint-Sites (für Dateien, Konversationen über Dokumente, Listen und Seiten)
Exchange-Gruppenpostfach für das Teams-Postfach (enthält alle gemeinsamen Channel-Konversationen)

Das Gruppenpostfach und die SharePoint-Website des Teams können rechtlich gesperrt werden, um Inhalte zu schützen.

Was sind die Grenzen von Office 365 eDiscovery?

Obwohl Office 365 E-Discovery eine breite Palette von Tools bietet, gibt es eine Reihe von Einschränkungen, die Unternehmen, die auf Office 365 umstellen, beachten müssen.

Das Office 365 Security and Compliance Center, das Richtlinien für E-Discovery und Aufbewahrung enthält, bietet keine einheitlichen Tools für alle Abonnements.
Unternehmen, die eine unternehmensweite litigation hold einrichten möchten, sind möglicherweise frustriert über die Einschränkungen, die Office 365 für die Funktionen zur litigation hold für Endbenutzer-Postfächer vorsieht.
Die Leistung von Office 365 E-Discovery kann eingeschränkt sein - einige Benutzer haben langsame Ergebnisse oder Schwankungen in der Genauigkeit der Suche festgestellt.
Im Basisabonnement führt Office 365 E-Discovery Suchvorgänge ohne Analysefunktionen durch, was zu Suchergebnissen mit doppelten Dateien, nicht indizierten Objekten und potenziell falsch positiven Ergebnissen führen kann. Dieser Überschuss an Daten kann zu erheblichen Kosten für externe Prüfdienste führen.
Office 365 Advanced e-discovery kann es nicht mit der robusten Funktionalität von Überprüfungstools von Drittanbietern aufnehmen, insbesondere bei der Verarbeitung und Überprüfung.
Die Nutzung fortgeschrittener Funktionen kann kompliziert sein und es erforderlich machen, dass Unternehmen einen internen Analysten oder Rechtsberater einstellen
Im Rahmen von Microsoft eDiscovery müssen Teams Daten aus Exchange-Postfächern, SharePoint und OneDrive zusammenstellen und anschließend relevante Nachrichten in Überprüfungssätze kopieren.
Neue Microsoft Purview-Richtlinien werden stapelweise verarbeitet, was zu Verzögerungen bei der E-Mail-Sperrung von bis zu 24 Stunden führen kann.
Die allgemeine Stimmungsanalyse wird erst nach der Erstellung eines Falls angewendet, was zu einer Zunahme irrelevanter Überprüfungsmaterialien führen kann.
Umfangreiche Überprüfungssätze können sich als umständlich erweisen, wenn Tools die Anzahl der Nachrichten begrenzen, die gleichzeitig verarbeitet oder überprüft werden können.

Wie kann man die Lücken in Office 365 eDiscovery schließen?

Die meisten Unternehmen werden Office 365 durch zusätzliche E-Discovery-Lösungen ergänzen müssen, die externe Datenquellen verwalten und weitere Funktionen bieten können.

Dies ist besonders wichtig, wenn Rechts-, Compliance-, Personal- oder Sicherheitsabteilungen bei Untersuchungen im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten, behördlichen Anfragen, Verstößen gegen Richtlinien oder dem Insider-Risikomanagement Unterstützung leisten müssen.

Eine Cloud-SaaS-Lösung, die bei Bedarf einfach skaliert werden kann und gleichzeitig die Betriebs- und Kapitalkosten senkt.
Ein Archiv, das ein single Repository für archivierte und aktuelle E-Mails bereitstellt und umfassende E-Discovery über mobile und stationäre Geräte hinweg ermöglicht.
Litigation Holds, die schnell eingesetzt und zentral verwaltet werden können.
Umfassende Datenaufbewahrungsrichtlinien mit detaillierter Kontrolle über Datenlöschungsanträge von Kunden, um GDPR und andere gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Benutzerfreundliche Tools und Selbstbedienungsoptionen, die E-Discovery-, Rechts- und Compliance-Aufgaben vereinfachen.

Was ist der Unterschied zwischen Inhaltssuche und eDiscovery?

Microsoft Office 365 umfasst viele Datentypen, darunter Kalender, Dokumente, E-Mails, Microsoft Teams, OneDrive-Dateien, SharePoint-Sites und mehr. Das Ergebnis ist ein komplexes Netz von ESI-Datenpunkten, das, wenn eDiscovery erforderlich ist, schwierig zu navigieren sein kann.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Datenquelleninformationen und nutzergenerierte Inhalte innerhalb der Office 365-Apps zu finden. Die grundlegendste ist die Inhaltssuche. Dieses Tool ist im Compliance Center von Microsoft verfügbar und kann von Konten mit E1-Lizenzen oder höher verwendet werden. Mit der Inhaltssuche können Benutzer in ihrem gesamten Office 365-Arbeitsbereich nach relevanten Inhalten suchen. Es kann Exchange-Postfächer, SharePoint-Sites und OneDrive-Speicherorte schnell durchsuchen und bis zu 1.000 Ergebnisse pro Suche abrufen.

Die Identifizierung der zu prüfenden Inhalte ist der erste Schritt einer eDiscovery-Untersuchung. Der eDiscovery-Prozess umfasst jedoch auch Aufgaben der Datenkatalogisierung und -verwaltung, die für Rechtsfälle und die Einhaltung von Vorschriften oder Untersuchungen erforderlich sind. Die Inhaltssuche ist nur begrenzt in der Lage, diese umfassenderen eDiscovery-Prozesse zu unterstützen.

Was ist der Unterschied zwischen Standard und Premium eDiscovery?

eDiscovery Standard bietet Kernfunktionen wie das Erstellen von Fällen, das Platzieren von Legal Holds und die Suche nach relevanten Informationen in allen Microsoft 365-Diensten. Es eignet sich für grundlegende rechtliche und Compliance-Anforderungen.

eDiscovery Premium bietet einen erweiterten Arbeitsablauf. Es enthält Funktionen wie Depotverwaltung, Sammlungen, Überprüfungssets und Analysen, um große oder komplexe Untersuchungen zu rationalisieren.

Obwohl beide zur Datensicherheit beitragen, ist Premium besser für Unternehmen geeignet, die große Datenmengen verarbeiten oder bei Rechtsstreitigkeiten oder Audits tiefergehende Analysen benötigen.