Comment Mimecast améliore-t-il la vitesse de l'eDiscovery dans Office 365 ?

Lors de tests comparatifs, Mimecast a réalisé les tâches d'eDiscovery 6,7 fois plus rapidement que Microsoft Purview, en effectuant la création de la recherche, la récupération des résultats et l'exportation complète en environ 1 heure et 12 minutes, contre 8 heures pour Microsoft.

Quelles sont les limites de la fonctionnalité eDiscovery native d'Office 365 ?

La fonctionnalité eDiscovery native d'Office 365 présente des outils hétérogènes selon les abonnements, des restrictions concernant les litigation hold à l'échelle de l'entreprise, des résultats de recherche lents ou imprécis, ainsi que des politiques Purview susceptibles de retarder la conservation des e-mails jusqu'à 24 heures.

Qu'est-ce que l'eDiscovery dans Microsoft Office 365 ?

Q: Qu'est-ce que l'eDiscovery d'Office 365 ?

Office 365 eDiscovery offre des fonctionnalités permettant d'identifier, de collecter, d'examiner et d'échanger des informations électroniques destinées à servir de preuves dans le cadre de procédures judiciaires, grâce à trois solutions : Content Search, Core eDiscovery et Advanced eDiscovery.

Points clés

Ce que vous apprendrez dans cet article

La sauvegarde Office 365 permet de protéger vos e-mails, vos données Teams et vos données de collaboration contre les suppressions accidentelles, les pannes, les cyberattaques et les menaces internes.
Il se peut que les outils de récupération natifs de Microsoft 365 n'offrent pas suffisamment de souplesse pour la conservation à long terme, la conservation à des fins juridiques et les processus réglementés.
Une stratégie de sauvegarde efficace doit définir les données à protéger, fixer des objectifs de reprise, tester les processus de restauration et veiller à ce que les politiques de sauvegarde restent à jour.
Les outils de sauvegarde et d'archivage tiers peuvent améliorer la recherche, la restauration, la mise en conformité et l'accès à l'historique des communications dans Microsoft 365.
Mimecast renforce la sauvegarde d'Office 365 grâce à l'archivage dans le cloud, la continuité des activités, l'eDiscovery, le stockage sécurisé, la recherche rapide et la conservation des données régie par des règles.

Qu'est-ce que la fonctionnalité eDiscovery d'Office 365 ?

La fonctionnalité « e-discovery » de Microsoft Office 365 offre des outils permettant d'identifier, de collecter, d'examiner et d'échanger des informations électroniques destinées à servir de preuves dans le cadre de procédures judiciaires.

Comment fonctionne la fonctionnalité eDiscovery de Microsoft 365 ?

Les outils d'e-Discovery d'Office 365 permettent aux utilisateurs d'effectuer des recherches de contenu dans les boîtes aux lettres Exchange Online, les groupes Office 365, SharePoint Online, Microsoft Teams et les sites OneDrive Entreprise, ainsi que dans les conversations Skype Entreprise. Office 365 e-discovery propose trois solutions :

Recherche de contenu – Permet aux utilisateurs d'effectuer des recherches de contenu dans l'ensemble des sources de données de Microsoft 365 et d'exporter les résultats localement.
Fonctionnalités de base de l'e-discovery – Permet aux utilisateurs de créer des dossiers d'e-discovery et de leur attribuer des responsables. Véritable extension des fonctionnalités de base de recherche et d'exportation d'eDiscovery, Core permet aux utilisateurs de mettre en place une conservation eDiscovery sur les emplacements de contenu pertinents pour l'affaire.
E-discovery avancée – Améliore les fonctionnalités existantes de case management, de conservation, de recherche et d'exportation disponibles dans Core. Il propose un flux de travail de bout en bout destiné à faciliter les étapes essentielles du processus d'eDiscovery. La solution eDiscovery avancée permet aux équipes juridiques de gérer les détenteurs de données, de collecter et de copier des données à partir de services en ligne vers des ensembles de données à examiner, ainsi que de filtrer, rechercher et marquer le contenu afin d'aider les utilisateurs à identifier et à se concentrer uniquement sur les éléments les plus pertinents.

Comment simplifier l'eDiscovery dans Office 365

Pour les équipes juridiques et informatiques qui doivent gérer de multiples demandes de conservation à des fins juridiques (legal hold) dans Office 365, de et d’e-discovery, les outils d’e-discovery natifs d’Office 365 pour les e-mails peuvent ne pas offrir suffisamment de flexibilité, de granularité ou de facilité de gestion.

De nos jours, les e-mails jouent un rôle crucial en tant qu'éléments de preuve dans les procédures judiciaires. En tant que principal moyen de communication professionnelle, le courrier électronique peut servir à attester des connaissances et de la motivation d'une personne, ainsi que du moment et de l'intention des actions et des transactions commerciales. De nombreux cadres réglementaires prévoient des directives strictes en matière de conservation des e-mails et de recherche électronique de preuves ; les équipes juridiques et les administrateurs informatiques peuvent donc facilement se retrouver submergés par les demandes de recherche électronique de preuves liées à Office 365 et par les exigences de conservation à des fins juridiques associées à cette plateforme.

Les outils d'e-discovery adaptés et peuvent vous aider à réduire considérablement le temps et les ressources nécessaires pour répondre aux demandes d'ordre juridique et de conformité. Et bien que les outils d’e-discovery d’Office 365 intégrés à la plateforme Microsoft puissent convenir à certaines entreprises, de nombreuses organisations se tournent vers les solutions de Mimecast en matière de conformité de sécurité d’Office 365 () et d’archivage () afin de rationaliser et d’accélérer l’e-discovery d’Office 365.

eDiscovery Office 365 avec Mimecast

La plateforme de gouvernance et de conformité de Mimecast contribue à réduire le coût et la complexité de l'eDiscovery dans Office 365. Mimecast Cloud Archive offre un système d'archivage centralisé dans le cloud pour les e-mails actuels et historiques, permettant ainsi aux entreprises de gérer les litigation hold et d'effectuer des recherches en temps quasi réel à partir d'un seul référentiel.

Afin de protéger les données de messagerie, Mimecast stocke trois copies cryptées et inviolables de chaque message dans plusieurs centres de données. Il enregistre également le contenu des e-mails, les métadonnées, les accusés de réception, les informations relatives à la non-répudiation, les messages originaux ainsi que les modifications imposées par la politique d'entreprise. Cela permet de conserver l'intégralité des fils de discussion, les messages supprimés, l'historique des modifications et le contexte judiciaire sur l'ensemble des plateformes concernées.

Contrairement à Microsoft Purview, qui peut nécessiter l'ouverture d'un dossier eDiscovery distinct avec des droits étendus pour consulter les messages supprimés ou modifiés au sein d'un fil de discussion de contrôle de conformité, Mimecast conserve ce contexte dès le moment de la capture. Les équipes juridiques et de conformité disposent ainsi d'un historique plus précis de ce qui a été dit, modifié, supprimé et conservé.

Grâce à une recherche rapide et détaillée et à une console web single, Mimecast contribue à accélérer l'évaluation précoce des dossiers et à simplifier la gestion de l'eDiscovery. Les administrateurs peuvent gérer plusieurs litigation hold, assurer la conformité à la norme SEC 17a-4 et à d'autres exigences réglementaires, et automatiser les politiques de conservation des e-mails à l'échelle de l'entreprise.

Les modèles d'IA spécialement conçus par Mimecast, entraînés sur les schémas de communication des entreprises, analysent le sentiment, le langage et le contenu afin de mettre en évidence plus rapidement les messages pertinents lors de l'examen dans le cadre de l'eDiscovery. Cela permet de réduire le nombre de faux positifs et aide les équipes juridiques à passer moins de temps à trier les résultats non pertinents.

L'eDiscovery moderne ne se limite pas non plus aux e-mails. Mimecast capture et conserve en temps réel les communications provenant de Microsoft Teams, Slack, Zoom et d'autres plateformes de collaboration grâce à des intégrations via des API natives, tout en préservant le contexte des messages, l'historique des modifications, la structure des fils de discussion, les métadonnées et les formats d'origine.

Mimecast est également reconnu comme « Leader » dans le Magic Quadrant 2025 de Gartner intitulé «® » (™ ) dans la catégorie des solutions de gouvernance et d’archivage des communications numériques, une distinction qui s’explique par sa visibilité unified des risques basée sur l’IA, sa détection proactive des anomalies comportementales et l’architecture de sa plateforme.

Avantages de la solution eDiscovery d'Office 365 avec Mimecast

En choisissant Mimecast pour gérer la recherche de preuves électroniques (e-discovery) dans Office 365, vous pouvez :

Réduire le coût et la complexité de la gestion de la recherche électronique de preuves et litigation hold.
Mettez en place rapidement et facilement une solution SaaS pour la recherche électronique de documents dans Office 365.
Veillez à ce que les opérations d'e-discovery soient entièrement vérifiables.
Accélérez la recherche de preuves électroniques grâce à des outils de recherche de pointe.
Accélérez la recherche, l'affichage des résultats et l'exportation : des tests ont montré que Mimecast effectuait les tâches d'eDiscovery 6,7 fois plus rapidement que Microsoft Purview.
Utilisez la recherche et l'analyse assistées par l'IA pour réduire les faux positifs et identifier plus rapidement les communications pertinentes.
Conservez les messages supprimés, l'historique des modifications, les métadonnées et le contexte complet des conversations sur l'ensemble des plateformes concernées.
Collectez les données de collaboration grâce à des intégrations d'API natives, sans perdre le contexte des conversations ni les métadonnées.
Exportez directement vers Relativity et d'autres plateformes de révision juridique grâce à la prise en charge des formats natifs.

Découvrez-en davantage sur l'e-discovery d'Office 365 et Mimecast, ainsi que sur les solutions de conformité aux normes du secteur de la santé proposées par Mimecast.

Présentation

Qu'est-ce que l'eDiscovery dans Microsoft Teams ?

L'eDiscovery, ou découverte électronique, est l'identification, la préservation, la collecte et la présentation d'informations stockées électroniquement (ESI) dans le cadre d'un litige, d'une conformité réglementaire ou d'autres types d'enquêtes.

L'objectif de l'eDiscovery dans Microsoft Teams est de répondre aux exigences de conformité légale ou réglementaire en ayant la capacité de rechercher et de stocker des ESI à partir de messages de chat, de partage de fichiers et d'enregistrements de réunions à travers Teams et les applications associées comme Exchange Online, SharePoint Online et OneDrive for Business. Cela se fait généralement par l'intermédiaire de Microsoft Purview, la solution complète d'eDiscovery de Microsoft.

Une partie de ce processus consiste à bloquer légalement les sources de données des équipes afin d'empêcher leur suppression ou leur modification tout au long du processus d'eDiscovery. Les données potentiellement pertinentes sont sauvegardées par des cales juridiques en vue de leur examen et de leur présentation dans le cadre de procédures judiciaires.

Dans Microsoft Purview, les fonctions Content Search et Core eDiscovery permettent de rechercher et de collecter des données à partir de différents emplacements Teams, y compris les boîtes aux lettres des utilisateurs, les boîtes aux lettres de groupes, les sites SharePoint et les comptes OneDrive.

Ensuite, grâce à des fonctionnalités telles que le fil de conversation, l'indexation approfondie et les capacités de rédaction, Advanced eDiscovery permet d'aller encore plus loin dans l'examen juridique. Si nécessaire, les données Teams peuvent être exportées dans un format consultable et analysées dans le cadre d'un litige ou d'une enquête eDiscovery.

Qui peut utiliser l'administration de la preuve électronique ?

Les professionnels du droit, les responsables de la conformité et les administrateurs informatiques sont tous des parties qui peuvent être intéressées par les processus d'eDiscovery et qui ont besoin de la capacité de rechercher et d'examiner les ESI à partir d'Office 365. Les responsables des ressources humaines peuvent également avoir besoin d'outils d'eDiscovery lors d'enquêtes juridiques ou de conformité. Par conséquent, bien que l'eDiscovery relève principalement de la compétence des équipes juridiques, d'autres parties prenantes peuvent également bénéficier des capacités d'eDiscovery.

Comment utiliser Office 365 advanced E-Discovery ?

Il y a plusieurs étapes à suivre pour utiliser l'administration électronique avancée. Sélectionnez et attribuez les licences appropriées - Il existe des abonnements d'organisation et des licences par utilisateur.

Attribuer des autorisations - Pour accéder à Advanced eDiscovery ou ajouter un membre :

Allez sur to Permissions et connectez-vous à l'aide des identifiants d'administrateur de votre organisation Microsoft 365.
Sélectionnez the e-discovery Manager sur la page Permissions.
Cliquez sur Add puis cochez la case de tous les utilisateurs que vous souhaitez ajouter au groupe de rôles .
Cliquez sur Add pour ajouter les utilisateurs sélectionnés, puis cliquez sur Done.
Cliquez sur Save pour ajouter les utilisateurs au groupe de rôles.
Cliquez sur Fermer. Vos modifications peuvent prendre quelques heures pour être prises en compte.

Quels sont les avantages d'Office 365 eDiscovery ?

Les avantages de l'e-discovery d'Office 365 sont les suivants :

Automatisation. La remédiation améliorée minimise la nécessité pour les utilisateurs de remédier manuellement au contenu non consultable.
La vitesse. Office 365 e-discovery permet aux utilisateurs de mettre du contenu en attente dans Office 365 sans le déplacer vers une autre archive pour le conserver.
Économies. Office 365 e-discovery peut aider à rechercher et à identifier le contenu pertinent rapidement et facilement, avec moins de besoin de révision manuelle et moins de contenu à envoyer à des réviseurs tiers.
Disponibilité. Office 365 e-discovery est disponible dans le monde entier pour répondre aux besoins juridiques et de conformité ou pour les enquêtes internes.

En quoi l'administration de la preuve électronique diffère-t-elle selon qu'il s'agit de canaux privés ou partagés ?

L'eDiscovery est traité différemment entre les canaux privés et les canaux partagés dans Microsoft Teams.

Dans les canaux privés, des copies de conformité des messages sont envoyées dans les boîtes aux lettres de tous les membres. Dans les canaux partagés et publics, les copies de conformité des messages sont envoyées à une boîte aux lettres électronique associée aux administrateurs ou à l'équipe des parents.

Pour effectuer un eDiscovery sur un canal privé, les emplacements suivants doivent être inclus :

Sites SharePoint (pour les fichiers, les conversations sur les documents, les éléments de liste et les pages)
Boîte aux lettres Exchange pour chaque dépositaire

Des mises en suspens légales peuvent être placées sur le site SharePoint et sur les messages dans les boîtes aux lettres des utilisateurs afin de préserver le contenu.Pour effectuer l'eDiscovery sur un canal public, les emplacements suivants doivent être sélectionnés :

Sites SharePoint (pour les fichiers, les conversations sur les documents, les listes et les pages)
Boîte aux lettres Exchange Group pour la boîte aux lettres Teams (inclut toutes les conversations des canaux partagés)

La boîte aux lettres du groupe et le site SharePoint de l'équipe peuvent faire l'objet d'une mise en suspens juridique afin de préserver le contenu.

Quelles sont les limites d'Office 365 eDiscovery ?

Bien qu'Office 365 e-discovery offre une large gamme d'outils, les organisations qui migrent vers Office 365 devront tenir compte d'un certain nombre de limitations.

Le Centre de sécurité et de conformité d' Office 365, qui comprend des politiques d'e-discovery et de conservation, ne fournit pas d'outils uniformes pour tous les abonnements.
Les organisations qui souhaitent déployer des litigation hold à l'échelle de l'entreprise peuvent être frustrées par les restrictions qu'Office 365 impose aux fonctions de litigation hold dans les boîtes aux lettres des utilisateurs finaux.
Les performances peuvent être limitées dans Office 365 e-discovery - certains utilisateurs ont constaté des résultats lents ou des variations dans la précision des recherches.
Dans l'abonnement de base, Office 365 e-discovery effectue des recherches sans capacités d'analyse, ce qui peut entraîner des résultats de recherche avec des fichiers en double, des éléments non indexés et des faux positifs potentiels. Cet excès de données peut entraîner des coûts importants pour les services d'examen par des tiers.
Office 365 Advanced e-discovery ne peut pas rivaliser avec les fonctionnalités robustes des outils de révision tiers, en particulier pour le traitement et la révision.
L'exploitation de fonctionnalités avancées peut s'avérer complexe et obliger les entreprises à recruter un analyste ou un conseiller en interne
Microsoft eDiscovery exige que les équipes rassemblent les données provenant des boîtes aux lettres Exchange, de SharePoint et de OneDrive, puis copient les messages pertinents dans des ensembles de révision.
Les nouvelles règles Microsoft Purview sont traitées par lots, ce qui peut entraîner un retard pouvant aller jusqu'à 24 heures dans la mise en attente des e-mails.
L'analyse générique des sentiments n'est appliquée qu'une fois le dossier créé, ce qui peut entraîner une augmentation du volume de documents à examiner non pertinents.
Les grands ensembles de messages à examiner peuvent s'avérer fastidieux à traiter lorsque les outils limitent le nombre de messages pouvant être traités ou examinés simultanément.

Comment combler les lacunes d'Office 365 eDiscovery ?

La plupart des organisations devront compléter Office 365 par des solutions supplémentaires de recherche électronique (e-discovery) capables de gérer des sources de données externes et d'offrir des fonctionnalités supplémentaires.

Cela revêt une importance particulière lorsque les équipes juridiques, de conformité, des ressources humaines ou de sécurité doivent apporter leur soutien dans le cadre d'enquêtes liées à des litiges, à des demandes réglementaires, à des violations de la politique d'entreprise ou à la gestion des risques liés aux initiés.

Une solution SaaS en nuage qui peut évoluer facilement en fonction des besoins tout en réduisant les coûts d'exploitation et d'investissement.
Une archive qui fournit un référentiel single pour les courriels archivés et les courriels en direct, ce qui permet une enquête électronique complète sur les appareils mobiles et stationnaires.
Des litigation holds qui peuvent être déployées rapidement et gérées de manière centralisée.
Des politiques complètes de conservation des données avec un contrôle approfondi des demandes de purge des données par les clients pour satisfaire au GDPR et à d'autres exigences réglementaires.
Des outils faciles à utiliser et des options en libre-service qui simplifient les efforts en matière d'enquête électronique, de droit et de conformité.

Quelle est la différence entre la recherche de contenu et l'eDiscovery ?

Microsoft Office 365 englobe de nombreux types de données, notamment les calendriers, les documents, les courriels, Microsoft Teams, les fichiers OneDrive, les sites SharePoint, etc. Il en résulte un réseau complexe de points de données ESI qui, lorsque l'eDiscovery est nécessaire, peut être difficile à naviguer.

Il existe plusieurs façons de trouver des informations sur les sources de données et du contenu généré par l'utilisateur dans les applications Office 365. La plus simple est la recherche de contenu. Cet outil est disponible dans le centre de conformité de Microsoft et peut être utilisé par les comptes disposant d'une licence E1 ou supérieure. Grâce à la recherche de contenu, les utilisateurs peuvent rechercher du contenu pertinent dans leur espace de travail Office 365. Il peut effectuer des recherches rapides dans les boîtes aux lettres Exchange, les sites SharePoint et les emplacements OneDrive et récupérer jusqu'à 1 000 résultats par recherche.

L'identification du contenu à examiner est la première étape d'une enquête d'eDiscovery. Cependant, le processus d'eDiscovery englobe également les tâches de catalogage et de gouvernance des données requises pour les affaires juridiques et la conformité réglementaire ou les enquêtes. La recherche de contenu est limitée dans sa capacité à prendre en charge ces processus plus larges d'eDiscovery.

Quelle est la différence entre l'eDiscovery standard et l'eDiscovery premium ?

eDiscovery Standard offre des fonctionnalités de base telles que la création de cas, la mise en attente légale et la recherche d'informations pertinentes dans les services Microsoft 365. Il est adapté aux besoins de base en matière de droit et de conformité.

eDiscovery Premium offre un flux de travail plus avancé. Il comprend des fonctions telles que la gestion des dépositaires, les collections, les ensembles d'examen et l'analyse pour rationaliser les enquêtes complexes ou de grande envergure.

Bien que les deux aident à maintenir la sécurité des données, Premium est plus adapté aux organisations qui traitent de gros volumes de données ou qui ont besoin d'une analyse plus approfondie en cas de litige ou d'audit.