Was ist die Office 365 E-Mail-Verschlüsselung?
Die E-Mail-Verschlüsselung in Office 365 ist eine Sicherheitsfunktion, mit der Sie verschlüsselte E-Mails an Personen innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens senden können.
Wenn Sie eine E-Mail verschlüsseln, können nur die Personen, die über den verschlüsselten E-Mail-Schlüssel verfügen, diese lesen. Verschlüsselte E-Mails unterscheiden sich von normalen E-Mails, weil -
- Die Betreffzeile und der Text der verschlüsselten E-Mail werden verschlüsselt, so dass nur der vorgesehene Empfänger sie lesen kann, selbst wenn jemand anderes die Nachricht während der Übertragung abfängt.
- Die verschlüsselte E-Mail enthält keinen Link zum Herunterladen des Schlüssels, so dass nur der beabsichtigte Empfänger den Schlüssel erhalten und die Nachricht lesen kann.
Die Bedeutung von verschlüsselten Office 365-E-Mails
Die Bedeutung von verschlüsselten E-Mails kann nicht unterschätzt werden. In der heutigen Welt ist die E-Mail eines der meistgenutzten Kommunikationsmittel. Sie ist jedoch auch eine der anfälligsten, da E-Mail-Nachrichten oft auf Servern gespeichert werden und von Unbefugten eingesehen werden können.
Die Office 365 E-Mail-Verschlüsselung schützt Ihre E-Mails davor, dass sie von anderen Personen als dem vorgesehenen Empfänger gelesen werden. Verschlüsselte E-Mails werden in einen Code umgewandelt, der nur von der Person entschlüsselt werden kann, die den richtigen Schlüssel hat. Dies gewährleistet, dass Ihre E-Mails privat und vertraulich bleiben.
Darüber hinaus können verschlüsselte E-Mails dazu beitragen, Betrug und Identitätsdiebstahl zu verhindern. Indem Sie Ihre E-Mails verschlüsseln, können Sie sich und Ihr Unternehmen vor möglichen Risiken schützen.
Wie Sie die Office 365 E-Mail-Verschlüsselung einrichten
Microsoft 365 unterstützt die Verschlüsselung von Nachrichten (Information Rights Management). Um die Verschlüsselung zu aktivieren, muss der Absender über die Microsoft 365 Message Encryption verfügen, die in der Office 365 Enterprise E3 Lizenz enthalten ist.
Um eine single Nachricht zu verschlüsseln:
- Klicken Sie auf Datei und dann auf Eigenschaften.
- Klicken Sie auf Sicherheitseinstellungen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nachrichteninhalte und Anhänge verschlüsseln.
- Verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf Senden.
Es ist möglich, alle ausgehenden Nachrichten standardmäßig zu verschlüsseln. Allerdings müssen alle potenziellen Empfänger Ihre digitale ID besitzen, um Ihre Nachrichten entschlüsseln und einsehen zu können. Um die Verschlüsselung standardmäßig zu aktivieren:
- Gehen Sie zu Datei > Optionen > Trust Center > Trust Center Einstellungen.
- Aktivieren Sie auf der Registerkarte E-Mail-Sicherheit das Kontrollkästchen Inhalt und Anhänge für ausgehende Nachrichten verschlüsseln.
Die Grenzen der Office 365 E-Mail-Verschlüsselung
Microsoft hat vor kurzem seine beliebte Produktivitätsplattform Office 365 um eine sichere E-Mail-Verschlüsselung erweitert. Damit haben Benutzer die Möglichkeit, verschlüsselte Dateien und Nachrichten zu versenden, um sensible Daten zu schützen. Die E-Mail-Verschlüsselung von Office 365 ist zwar ein notwendiger Bestandteil dieser Cloud-basierten Plattform, aber sie ist möglicherweise nicht für jeden Benutzer und jedes Unternehmen die richtige Lösung.
Die Office 365 E-Mail-Verschlüsselung vereinfacht das secure messaging für Absender, aber die Entschlüsselung dieser Nachrichten kann für Empfänger schwieriger sein. Um sicherzustellen, dass eine verschlüsselte Nachricht nach dem Empfang geöffnet werden kann, müssen Unternehmen möglicherweise für obligatorische TLS-Verbindungen für ihre Geschäftspartner bezahlen oder das Risiko eingehen, die Office 365-E-Mail-Verschlüsselung nicht nutzen zu können, wenn keine TLS-Verbindung verfügbar ist.
Verbessern Sie die Office 365 E-Mail-Verschlüsselung mit Mimecast
Mimecast bietet E-Mail-Verschlüsselungsdienste an, die die Office 365-E-Mail-Verschlüsselung ergänzen und Benutzern einfach zu verwendende Tools zum Schutz von E-Mail-Nachrichten und -Anhängen zur Verfügung stellen. Mit Mimecast Secure Messaging können Benutzer auf einfache Weise vertrauliche Informationen weitergeben, indem sie geschützte Nachrichten direkt aus ihrer normalen Mailbox-Anwendung versenden, ohne dass Absender oder Empfänger Software herunterladen oder zusätzliche Hardware installieren müssen.
Mimecast ergänzt die E-Mail-Verschlüsselung von Office 365, indem es Unternehmen ermöglicht,:
- Vereinfachen Sie die Verschlüsselung für Benutzer und Administratoren gleichermaßen.
- Unterstützen Sie die Einhaltung von Richtlinien, indem Sie ermöglichen, dass sichere Nachrichten Malware-, Data Leak Prevention- und Compliance-Richtlinien unterworfen werden.
- Bieten Sie einen verschlüsselten E-Mail-Dienst an, auch wenn TLS-Verschlüsselung nicht möglich ist.
- Verbessern Sie den Schutz, indem Sie Administratoren die Möglichkeit nehmen, Informationen innerhalb einer Nachricht einzusehen.
Wie Mimecast-Lösungen für die E-Mail-Verschlüsselung von Office 365 funktionieren
Um eine Secure Messaging oder eine verschlüsselte Dateiübertragung in Office 365 zu initiieren, müssen Benutzer lediglich eine neue E-Mail in Outlook erstellen und die Option Sicher senden auf der Registerkarte Mimecast auswählen. Die Benutzer haben die Möglichkeit, die Nachricht mit Einstellungen zu versenden, die Lesebestätigungen erfordern, Ablaufdaten für die Nachricht erzwingen und das Drucken, Beantworten und Weiterleiten der Nachricht einschränken oder verhindern.
Wenn der Benutzer auf Senden klickt, werden die E-Mail und alle Anhänge sicher in die Mimecast-Cloud hochgeladen. Dort werden sie auf Malware gescannt, anhand von Richtlinien zur Verhinderung von Inhalts- und Datenlecks überprüft und in einem sicheren, AES-verschlüsselten Archiv gespeichert.
Der Empfänger der Nachricht erhält eine Benachrichtigung, dass eine sichere Nachricht gesendet wurde, sowie Anweisungen, wie er die Nachricht und die Anhänge über das Secure Messaging-Portal von Mimecast abrufen kann.
Office 365 E-Mail-Verschlüsselung FAQs
Wie kann ich feststellen, ob eine E-Mail in Office 365 verschlüsselt ist?
Wenn Sie eine verschlüsselte E-Mail in Office 365 öffnen, sehen Sie am oberen Rand des Bildschirms die Meldung "Diese Nachricht ist verschlüsselt." So können Sie sicher sein, dass der Inhalt der E-Mail sicher und geschützt ist. Sie können auch erkennen, ob eine E-Mail verschlüsselt ist, indem Sie auf das Schloss-Symbol neben dem Namen des Absenders achten. Wenn Sie dieses Symbol sehen, bedeutet dies, dass die E-Mail verschlüsselt ist und Sie sich darauf verlassen können, dass Ihre Daten sicher sind.
Warum brauchen Sie die E-Mail-Verschlüsselung von Office 365?
Die Verschlüsselung von Office 365-E-Mails hat sowohl für einzelne Benutzer als auch für Unternehmen Vorteile.
Die Nachrichtenverschlüsselung über Office 365 kann Sicherheitsverletzungen und Datendiebstahl vorbeugen und ist einfach einzurichten und zudem kostengünstig, da Sie keinen speziellen Verschlüsselungsserver benötigen.
Die Office 365-Verschlüsselung schützt auch Ihre Privatsphäre, indem sie die Identität von Absendern oder Empfängern von E-Mails verbirgt. Es verhindert, dass sensible Unternehmens- oder persönliche Daten ungewollt gelesen oder weitergegeben werden können.
Wie sicher ist die verschlüsselte E-Mail von Office 365?
Mit der E-Mail-Verschlüsselung von Office 365 werden Ihre Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsselt, wobei mehrere robuste Verschlüsselungsprotokolle und -technologien zum Einsatz kommen.
Der Grad der Sicherheit hängt jedoch von verschiedenen Faktoren ab und davon, wie Ihr Unternehmen die Verschlüsselungsfunktionen von Office 365 konfiguriert und nutzt. Darüber hinaus spielen die Sensibilisierung und Schulung der Benutzer eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie die Verschlüsselungsfunktionen effektiv nutzen können.
