Was ist eine Richtlinie zur Aufbewahrung von E-Mails?
Eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie (ERP) ist ein definiertes Verfahren, das festlegt, wie lange ein Unternehmen sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mail-Kommunikation in einem Archiv aufbewahren sollte, bevor sie vollständig aus dem System entfernt wird. Aufbewahrungs- und Löschvorgänge werden automatisiert, um das Risiko menschlicher Fehler zu verringern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
ERPs unterscheiden sich je nach Unternehmen und Branche.
Warum brauchen Unternehmen eine Richtlinie zur E-Mail-Aufbewahrung?
E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien helfen Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und können als zusätzliche Ebene des Datenschutzes dienen. ERPs können einige oder alle der folgenden Faktoren beinhalten:
1. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Hilft Unternehmen bei der Einhaltung von bundes- und landesweiten Vorschriften zur Datenpolitik.
2. e-Discovery: Ermöglicht Rechtsteams den Zugriff auf Unternehmensunterlagen, die für Gerichtsverfahren relevant sein könnten.
3. Legal Holds: Bewahrt Dokumente und Daten automatisch für einen bestimmten Zeitraum auf, um sicherzustellen, dass sie im Falle eines Rechtsstreits für rechtliche Ermittlungen zugänglich sind.
4. Wissensmanagement: Ermöglicht die Aufbewahrung von Mitarbeiterdokumenten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Gehaltsabrechnungen, Leistungsbewertungen, Audits und persönliche Informationen.
5. Aufbewahrungsdauer: Optimiert die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten und Daten, um Sicherheitsschwachstellen zu verringern und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Die Aufbewahrungsfristen variieren von Organisation zu Organisation und können zwischen einem und sieben Jahren liegen.
Mit Mimecast ist die Verwaltung von E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien ganz einfach
Die Konfiguration von E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien ist heutzutage keine einfache Angelegenheit mehr. Die Anforderungen an die E-Mail-Aufbewahrung entwickeln sich schnell weiter, da häufig neue und aktualisierte Vorschriften erlassen werden, und die GDPR hat eine ganz neue Ebene der Aufbewahrungs- und Archivierungsvorschriften hinzugefügt.
Die Einhaltung von Vorschriften ist zwar von entscheidender Bedeutung, aber die Richtlinien zur E-Mail-Aufbewahrung müssen auch den Anforderungen der Rechtsteams in Bezug auf eine schnelle E-Discovery und eine granuläre litigation hold sowie der Notwendigkeit für IT-Administratoren Rechnung tragen, die Größe der Postfächer zu überwachen, um den Speicherbedarf zu optimieren.
Wenn der Umgang mit den Richtlinien zur E-Mail-Aufbewahrung IT-Teams zu überfordern droht, die bereits mehrere Prioritäten verwalten, kann Mimecast helfen, die Verwaltung der E-Mail-Aufbewahrung zu vereinfachen.
Mimecast-Lösungen für E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien
Mimecast bietet eine leistungsstarke Lösung für die Verwaltung von E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien in Mimecast Cloud Archive. Als sicherer und skalierbarer Cloud-basierter Service für die E-Mail- und Datenarchivierung schafft Mimecast Cloud Archive ein zentrales Repository für E-Mails und andere Unternehmensdaten, in dem Informationen von verschiedenen Plattformen zusammengefasst werden, um das digitale Unternehmensgedächtnis zu bewahren und die Entwicklung langfristiger Geschäftseinblicke zu beschleunigen. Mimecast archiviert alle eingehenden, ausgehenden und internen E-Mails für die Suche durch Benutzer und Administratoren.
Mimecast Cloud Archive zentralisiert die Kontrolle der E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien, die schnell und einfach über eine single webbasierte Konsole konfiguriert werden können. Die granulare Verwaltung von E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien ermöglicht es Administratoren, Richtlinien global, gruppenweise oder individuell festzulegen, zu pflegen und durchzusetzen, wobei alle Änderungen nachvollziehbar und vollständig auditierbar sind, um volle Transparenz zu gewährleisten. Administratoren und Benutzer können mit branchenführenden Suchwerkzeugen innerhalb von Sekunden auf jede archivierte E-Mail zugreifen.
Mimecast vereinfacht auch die E-Discovery und die Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten, indem es Tools für die granulare litigation hold, die Berichterstattung und die E-Discovery bereitstellt. Mimecast speichert drei verschlüsselte Kopien jeder E-Mail in geografisch verteilten Rechenzentren, zusammen mit Kopien von E-Mails, die durch die Durchsetzung von Inhaltsrichtlinien geändert wurden.
Richtlinie zur E-Mail-Aufbewahrung 4 Best Practices
1. Bestimmen Sie die gesetzlichen Mindestaufbewahrungsfristen für Ihr Unternehmen.
2. Organisieren und segmentieren Sie die Dokumentation auf der Grundlage der gesetzlichen Fristen. Sie können z.B. nach Inhalt (z.B. Rechnungen, Verkaufsberichte) oder nach Art der Verwendung (z.B. Finanzkommunikation, administrative Kommunikation, Spam) trennen.
3. Entwerfen Sie auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse eine Richtlinie und beraten Sie sich mit der Rechtsabteilung und der Geschäftsleitung, um die Übereinstimmung und Genauigkeit sicherzustellen. Senden Sie die Richtlinie nach ihrer Fertigstellung an jeden Mitarbeiter und machen Sie sie in einem zentralen Netzwerk zugänglich, damit Sie sie leicht nachschlagen können.
4. Finden Sie einen ERP-Dienstleister, der zu Ihrer Politik und Ihrem Preisniveau passt.
Vorteile der zentralisierten Verwaltung der E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien von Mimecast
Mit der Lösung von Mimecast für die E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie können Sie:
- Vereinfachen Sie die Verwaltung und Durchsetzung von E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien.
- Unterstützen Sie Datensicherheit und Governance mit verschlüsselten Kopien von E-Mails, die an verschiedenen Orten gespeichert werden.
- Optimieren Sie E-Discovery und Case Management mit Tools, die Anfragen und Herausforderungen schneller und effizienter beantworten.
- Automatisieren Sie die Verwaltung der Postfachgröße, um den Speicher-Overhead zu reduzieren und die Kosten für die Verwaltung der Infrastruktur zu minimieren.
- Geben Sie Administratoren und Anwendern schnellen Zugriff auf Email Archive, um die Produktivität zu steigern und Anrufe bei der IT-Abteilung und dem Helpdesk zu vermeiden.
- Schützen Sie Ihre E-Mail-Daten mit den optionalen Sync & Recovered-Tools für Cloud-Backup und Wiederherstellung.
Erfahren Sie mehr über E-Mail-Aufbewahrung und die Verwaltung von E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien mit Mimecast.
FAQs: Richtlinie zur E-Mail-Aufbewahrung
Was sollte man über Gesetze zur Aufbewahrung von E-Mails wissen?
Die Gesetze zur Aufbewahrung von E-Mails variieren je nach Branche, verlangen aber im Allgemeinen, dass Unternehmen die Dokumentation im Falle eines Rechtsstreits für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.
Die Nichtbeachtung und Nichteinhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien kann zu Prüfungen, Strafen und einem beschädigten Ruf führen.
Wie wichtig ist eine Richtlinie zur Aufbewahrung von E-Mails?
Einfach ausgedrückt, bietet eine Richtlinie zur E-Mail-Aufbewahrung einem Unternehmen rechtlichen Schutz, wenn ein Nachweis der Dokumentation - sei es eine E-Mail oder ein interner Bericht - erforderlich ist, um rechtliche oder behördliche Anforderungen zu erfüllen.