Vereinfachen Sie die Suche nach E-Mails mit der Mimecast-Archivierung
Die Erkennung von E-Mails ist heute eine wichtige Geschäftsfunktion. Als zentraler Speicher für die Kommunikation Ihres Unternehmens spielt die E-Mail eine zentrale Rolle beim Nachweis der Einhaltung von Vorschriften, bei der Erfüllung von Offenlegungspflichten und bei der Reaktion auf Rechtsstreitigkeiten. Ihre E-Mail-Erkennungstechnologie muss Richtlinien zur Datenaufbewahrung problemlos verwalten und durchsetzen, Datensicherheit bieten und bei Bedarf spezifische E-Mail-Inhalte produzieren.
Herkömmliche Lösungen für das Auffinden von E-Mails beinhalten arbeitsintensive Tools für die Festlegung von Richtlinien, die Aufbewahrung von E-Mails und die Suche in Archiven. Mit Mimecast Cloud Archive reduzieren Sie dieKosten1 und die Komplexität der Verwaltung von E-Mail-Discovery für die Einhaltung von Vorschriften, für litigation hold und für case management erheblich und vermeiden das Risiko, dass Sie Informationen nicht wie gesetzlich vorgeschrieben vorlegen können.
E-Mail-Erkennung mit Mimecast Cloud Archive
Mit Mimecast Cloud Archive werden wichtige Unternehmensinformationen in einem single, zentralen cloudbasierten E-Mail-Datenspeicher zusammengefasst, der von Administratoren leicht durchsucht werden kann und die Suchzeiten von Tagen auf Sekunden reduziert.
Zur Unterstützung der E-Mail-Erkennung bietet Mimecast Cloud Archive:
- Zentrale Verwaltung von E-Mail-Discovery-Fällen. Mimecast ermöglicht es Administratoren, E-Discovery zu rationalisieren, indem sie Fälle erstellen und die Suche in email archive protokollieren und speichern.
- Schneller Einsatz von litigation hold Verfahren. Mimecast stellt sicher, dass Nachrichten im Zusammenhang mit laufenden oder zu erwartenden rechtlichen Schritten nicht absichtlich oder unabsichtlich zerstört werden können.
- Sichere E-Mail-Löschanfragen. Sobald ein E-Mail-Ermittlungsfall geklärt ist, können E-Mails dauerhaft gelöscht werden, wobei Sicherheitsvorkehrungen wie die Autorisierung mehrerer Administratoren und die dauerhafte Aufbewahrung von Aktivitätsprotokollen zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen zum Einsatz kommen.
- email archive Daten in Beweisqualität. Die in den email archive von Mimecast gespeicherten Nachrichten sind fälschungssicher und werden über den gesamten Lebenszyklus einer E-Mail hinweg mit starken chains of custody aufbewahrt.
Überlegene Archivierungslösungen unterstützen die Erkennung von E-Mails
Mit Mimecast wird die E-Mail-Erkennung von einer branchenführenden Lösung für das Email Archive unterstützt. Mimecast Cloud Archive bietet eine hochskalierbare und robuste E-Mail-Infrastruktur, die automatisierte Tools für Administratoren mit einem schnellen Zugriff auf E-Mail-Daten für Mitarbeiter kombiniert.
Die email archive Lösung von Mimecast bietet:
- Schnelle Suche und schneller Zugriff für Mitarbeiter mit einem 7-Sekunden-SLA.
- Zugriff auf persönliche Archive auf jedem Gerät von jedem Ort aus.
- Zentralisierte Kontrolle der E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien.
- Flexible, richtliniengesteuerte Aufbewahrung auf der Ebene von Organisationen, Gruppen, Postfächern oder veröffentlichten Aufbewahrungsordnern.
- Sichere Speicherung mit E-Mail-Verschlüsselungslösungen.
Erfahren Sie mehr über E-Mail-Erkennung mit Mimecast und über Mimecast-Lösungen für die E-Mail-Archivierung für Office 365.
FAQs: E-Mail-Erkennung
Was ist eine E-Mail-Erkennung?
E-Mail-Discovery ist der Prozess, bei dem E-Mails ausfindig gemacht, gesammelt, überprüft und als Beweismittel in Gerichtsverfahren vorgelegt werden. E-Mail-Discovery als Teil des eDiscovery-Prozesses, der auch elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) in vielen anderen Formen betrifft, einschließlich Text- und SMS-Nachrichten, soziale Medien, Dokumente, Tabellenkalkulationen, Sofortnachrichten und mehr.
Wie funktioniert die E-Mail-Erkennung?
Zu Beginn eines Rechtsstreits legen die Anwälte, die die Prozessparteien vertreten, einen Umfang für die E-Mail-Discovery fest, um die relevanten E-Mail-Nachrichten zu identifizieren und sie unter juristischen Vorbehalt zu stellen, während dessen sie nicht verändert, gelöscht oder vernichtet werden können. Sobald ein Antrag auf Offenlegung von E-Mails gestellt wurde, muss ein Unternehmen dem Gericht alle relevanten E-Mails zusammen mit anderen ESI zur Erfassung und Analyse vorlegen.
Was sind die Herausforderungen der E-Mail-Erkennung?
Die Bewältigung der Anforderungen der E-Mail-Suche kann kostspielig und zeitaufwendig sein. Zu den Herausforderungen gehören:
- Zeitaufwand für das Suchen und Abrufen von E-Mails für die Recherche. Das Durchsuchen von Datenspeichern und Archiven nach Hunderten oder Tausenden von einzelnen E-Mails kann die Rechts- und Compliance-Teams überfordern.
- Sicherstellung der Integrität von E-Mails. Unternehmen müssen in der Lage sein, nachzuweisen, dass die für die E-Mail-Ermittlung vorgelegten Nachrichten in keiner Weise manipuliert oder verändert worden sind.
- Sammeln von E-Mails aus verschiedenen Quellen. Für Unternehmen, die nicht über einen zentralen Speicher für E-Mail-Informationen verfügen, kann das Aufspüren von E-Mail-Nachrichten auf unterschiedlichen Systemen, mobilen Geräten und Cloud-Anwendungen erhebliche zusätzliche Ressourcen erfordern.
- Einhaltung der Fristen für die Offenlegung von E-Mails. Einige eDiscovery-Prozesse sind mit strengen Fristen verbunden, die bei Nichteinhaltung zu hohen Geldstrafen oder Konsequenzen führen können.
- Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen. Gesetzliche Rahmenwerke wie Sarbanes-Oxley, PCI DSS, HIPAA und GDPR stellen eine Vielzahl von Anforderungen an die E-Mail-Aufbewahrung.
Was sind die besten Methoden für die E-Mail-Erkennung?
Zu den bewährten Verfahren für die E-Mail-Erkennung gehören:
- Erstellen Sie eine proaktive Strategie für die Aufbewahrung und Archivierung von E-Mails. Arbeiten Sie mit Interessengruppen aus den Bereichen Recht, IT, Sicherheit und Compliance zusammen, um rechtliche Anforderungen mit Archivierungs- und Datenverwaltungsstrategien zu vereinheitlichen und abzustimmen.
- Legen Sie Prozesse für die Dokumentation der chains of custody und den Nachweis der Einhaltung fest. Wählen Sie ein Datenarchivierungssystem, das automatisch die Integrität der aufbewahrten E-Mails gewährleistet.
- Vermeiden Sie die Speicherung von doppelten Informationen in Datenarchiven. Da 70% der Gesamtkosten für die Offenlegung von E-Mails auf die Überprüfung von Dokumenten durch Anwälte entfallen, kann die Sicherstellung, dass doppelte E-Mails aus den Archiven entfernt werden, zu einer erheblichen Kostenreduzierung beitragen.
- Stellen Sie ein Cloud-basiertes Archiv bereit. Der einfachste Weg, die Kosten, die Komplexität und den Aufwand für die E-Mail-Ermittlung zu reduzieren, ist die Bereitstellung eines Cloud-basierten Email Archive, der die Suche und den Abruf vereinfacht und beschleunigt, eine automatische Aussonderung ermöglicht und eine richtlinienbasierte Datenaufbewahrung zur Unterstützung der E-Mail-Ermittlung bietet.
Welche Funktionen sind für E-Mail-Erkennungslösungen erforderlich?
- Wenn Sie sich für ein email archive zur Unterstützung der E-Mail-Suche entscheiden, wählen Sie Lösungen, die Folgendes bieten:
- Schnelles Suchen und Abrufen, damit Rechts- und Compliance-Teams E-Mails schneller finden können.
- Manipulationssichere Archive mit strengen chains of custody, um die Beweiskraft von E-Mails zu gewährleisten.
- Tools für das Case management, die das Anlegen von Fällen und das Protokollieren und Speichern von email archive-Recherchen zu diesen Fällen vereinfachen.
- Tools zum Erstellen von Datenkarten aller Orte, an denen elektronisch gespeicherte Informationen gespeichert sind.
- Self-Service-Kontrolle, die es den Teams der Rechtsabteilung und der Compliance-Abteilung ermöglicht, ihre eigenen Recherchen und Legal Holds zu verwalten und damit die IT-Teams zu entlasten.
- Compliance-Tools, die eine effiziente und produktive Überwachung der Einhaltung von SEC-, FINRA- und anderen Vorschriften ermöglichen.
- Tools für den schnellen Einsatz von litigation hold Verfahren.
- Flexible, richtliniengesteuerte Aufbewahrungsfunktionen, die unternehmensweite eDiscovery- und Compliance-Strategien unterstützen.
- Schnelle, effektive Tools zur Überprüfung von Fällen mit automatischer Auslese zur Reduzierung der Kosten für Dritte.
