E-Mail-Archivierung

Was ist Email Archive?

Die E-Mail-Archivierung beschreibt den Prozess der sicheren und gesetzeskonformen Speicherung und Aufbewahrung von E-Mails und deren Anhängen, so dass alle gesendeten und empfangenen E-Mails für Sie abrufbar sind.

Warum sollten Sie Ihre E-Mails archivieren?

Die Archivierung Ihrer E-Mails ist aus vielen Gründen wichtig:

• Datenaufbewahrung und Compliance: Die Archivierung von E-Mails verhindert, dass Sie versehentlich E-Mails löschen, und schützt Sie vor Datenverlust oder Datenbeschädigung. Selbst wenn wichtige Nachrichten aus einzelnen Postfächern gelöscht werden, werden diese in einem sicheren Archivspeicher aufbewahrt, so dass wertvolle Informationen geschützt sind. Die Email Archive ermöglicht Ihnen die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Auflagen und minimiert das Risiko möglicher rechtlicher Probleme und Strafen.
• E-Discovery: Email Archive ist ein wichtiger Bestandteil der E-Discovery. Eine gute Email Archive-Lösung bietet Ihnen die Tools, die Sie benötigen, um E-Discovery einfach und präzise durchzuführen.
• Speicherverwaltung: Angesichts der ständig wachsenden Datenmengen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, ist die Optimierung der Speicherressourcen und die Verbesserung der Leistung von E-Mail-Systemen wichtiger denn je. Wenn Sie ältere E-Mails archivieren, kann Ihr Posteingang schneller und effizienter arbeiten.
• Geschäftskontinuität: Im Falle einer unvorhersehbaren Störung oder Katastrophe ist ein Archiv, in dem wichtige Informationen gespeichert werden, von entscheidender Bedeutung. Es trägt dazu bei, Ausfallzeiten zu minimieren, stellt sicher, dass wichtige Kommunikation auch während einer Krise zugänglich bleibt, und erleichtert die Wiederherstellung nach einer Katastrophe.

Bewährte Verfahren zur Email Archive

Zwar sollte jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen an das Email Archive und bewährte Verfahren klar definieren, doch gibt es einige universelle Funktionen, die E-Mail-Archivierungslösungen bieten sollten. Diese Lösungen sollten:

• Hohe Sicherheit und Skalierbarkeit - Sicherheit ist unerlässlich, um sensible Kommunikation vor unbefugtem Zugriff oder Manipulationen zu schützen. Gleichzeitig sorgt eine skalierbare Lösung dafür, dass das Archiv mit dem Unternehmen wachsen kann, ohne dass die Leistung beeinträchtigt wird.
• Reduzieren Sie die Kosten und die Komplexität der Verwaltung von Email Archive - Moderne Archivierungslösungen sollten die Abhängigkeit von manuellen Prozessen verringern und den Bedarf an kostspieliger Hardware eliminieren. Automatisierung und intuitive Kontrollen helfen IT-Teams, Zeit zu sparen und den Verwaltungsaufwand zu verringern.
• Aggregieren Sie Daten über mehrere Plattformen hinweg - Ein zentrales Archiv sollte E-Mails und zugehörige Daten aus verschiedenen Systemen und Kommunikationstools erfassen, um die Konsistenz zu gewährleisten und den Überblick über das Unternehmen zu erleichtern.
• Verbesserter Zugriff - Benutzer und Administratoren sollten in der Lage sein, Nachrichten schnell und einfach zu finden und abzurufen. Die Suchwerkzeuge sollten intuitiv und reaktionsschnell sein und über verschiedene Geräte hinweg verfügbar sein, um den täglichen Betrieb und Notfallszenarien zu unterstützen.
• Beschleunigen Sie die Suche - Eine schnelle und präzise Suchfunktionalität ist entscheidend für die Offenlegung vor Gericht, für Audits und interne Überprüfungen. Die Möglichkeit, Filter anzuwenden und relevante Nachrichten schnell abzurufen, unterstützt sowohl die Einhaltung von Vorschriften als auch die Produktivität.
• Vereinfachen Sie die Datenwiederherstellung - Versehentliche Löschungen oder technische Ausfälle kommen vor - ein effektives Archivierungssystem sollte die Wiederherstellung verlorener Nachrichten ohne komplizierte Verfahren oder lange Verzögerungen ermöglichen.
• Verbessern Sie die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe - Die Archivierung sollte kein Engpass sein. Mit Funktionen wie automatischen Aufbewahrungsregeln, Selbstbedienungszugriff für Benutzer und nahtloser Integration in bestehende Systeme kann die Archivierung die betriebliche Effizienz in allen Teams verbessern.

Email Archive vor Ort oder in der Cloud

Unternehmen haben zwei primäre Optionen für die Verwaltung archivierter E-Mails: Lösungen vor Ort und Cloud-basierte Plattformen. Jeder Ansatz hat seine eigenen Vorteile und Nachteile, je nach Geschäftsanforderungen, Umfang und Infrastruktur.

• Bei der lokalen Email Archive werden die Daten lokal auf einem E-Mail-Server gespeichert, was eine direkte Kontrolle über den Zugriff und die Konfiguration ermöglicht. Die Wartung der Hardware, die Skalierung des Speichers und die Gewährleistung der E-Mail-Sicherheit können jedoch schnell kostspielig und komplex werden, insbesondere wenn das E-Mail-Volumen wächst.
• Email Archive in der Cloud bietet dagegen eine flexible Speicherung und einen geringeren Verwaltungsaufwand. Die archivierten Daten werden außerhalb des Unternehmens in sicheren Umgebungen gespeichert, so dass Unternehmen die Speicherung problemlos skalieren und konsistente E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien anwenden können. Diese Einrichtung verbessert auch die Zugänglichkeit, da die Benutzer ihre E-Mails von jedem Ort mit Internetzugang abrufen können.

Vor-Ort-Lösungen können für Unternehmen mit strengen internen Kontrollen interessant sein. In der Zwischenzeit wird die Cloud-Archivierung oft wegen ihrer Ausfallsicherheit, Durchsuchbarkeit und vereinfachten E-Mail-Verwaltung bevorzugt.

Einhaltung der Email Archive

Eine effektive Email Archive ist unerlässlich für die Einhaltung der gesetzlichen und behördlichen Vorschriften, die den E-Mail-Verkehr und die elektronische Kommunikation regeln.

Compliance-Anforderungen verlangen oft die Aufbewahrung archivierter E-Mails in einem manipulationssicheren Format für einen bestimmten Zeitraum. Das bedeutet, dass Unternehmen eine klare E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie einführen müssen, um festzulegen, wie lange Daten aufbewahrt werden sollen, wo sie gespeichert werden und wer darauf zugreifen darf.

Zu den wichtigsten Funktionen zur Einhaltung der Vorschriften gehören:

• Langfristige, unveränderliche Speicherung von archivierten Daten
• Die Möglichkeit, E-Mails für Audits, Untersuchungen oder juristische Ermittlungen schnell abzurufen
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen zur Gewährleistung eines sicheren Umgangs mit sensibler Kommunikation
• Such- und Exportfunktionen zur Unterstützung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Aufzeichnungen

Ohne ein zuverlässiges Archivierungssystem drohen Unternehmen Strafen, Datenverlust oder Sicherheitslücken. Die Einrichtung eines rechtskonformen Archivierungsprozesses ist ein proaktiver Schritt zu mehr E-Mail-Sicherheit.

E-Mails archivieren ist einfacher mit Mimecast

Die Archivierung von E-Mails ist ein wichtiger Bestandteil der Datenaufbewahrungspraktiken in Unternehmen. Sie wird jedoch zunehmend komplizierter und teurer, wenn das Volumen der E-Mail-Daten zunimmt. Um die Archivierung von E-Mails zu vereinfachen, benötigen Sie email archive tools und Archivspeicherlösungen, die erschwinglich und einfach zu bedienen sind, damit sich Ihre IT-Abteilung auf dringendere Aufgaben konzentrieren kann.

Mimecast ist ein führender Cloud-E-Mail-Dienst mit Lösungen zur Sicherung und Archivierung von E-Mails und zur Gewährleistung der E-Mail-Kontinuität selbst im Katastrophenfall. Mimecast Cloud Archive for Email ist eine sichere und dynamisch skalierbare Lösung für die Archivierung von E-Mails, die einen schnellen Zugriff auf E-Mails und eine zentralisierte Verwaltung der Aufbewahrungsrichtlinien ermöglicht. Es vereinfacht die Sicherung von E-Mails und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften.

Mimecast-Lösungen für die Archivierung von E-Mails

Cloud Archive for Email reduziert die Kosten und die Komplexität der Archivierung von E-Mails, der Suche nach Inhalten und der Verwaltung der Aufbewahrung. Cloud Archive for Email bietet Anwendern ein Fass ohne Boden und Administratoren hervorragende Verwaltungstools für die Archivierung von E-Mails, so dass Unternehmen den Wert der in Email Archive gespeicherten Informationen maximieren können.

Die Archivierung von E-Mails mit Cloud Archive for Email ist einfach. Mithilfe von Journal-, Gateway- und Synchronisierungstechnologien fasst Cloud Archive for Email E-Mails aus verschiedenen Sammelstellen zusammen, wobei die ursprüngliche E-Mail, detaillierte Metadaten und eine Kopie der E-Mail erhalten bleiben, wenn sie durch die Durchsetzung von Unternehmensrichtlinien geändert wurde. Administratoren verwenden eine single webbasierte Konsole, um Aufbewahrungsrichtlinien festzulegen,E-Discovery durchzuführen, Benutzer zu verwalten und auf litigation hold Anfragen zu reagieren. Benutzer durchsuchen ihre persönlichen Archive von überall und mit jedem Gerät.

Vorteile der Archivierung von E-Mails mit Mimecast

Die Lösung von Mimecast für die Archivierung von E-Mails ermöglicht es Ihnen:

• Minimieren Sie die Kosten und den Aufwand für die Archivierung von E-Mails. Mimecast macht Hardware oder Software für die Email Archive vor Ort überflüssig und trägt dazu bei, die Kosten für die Email Archive erheblich zu senken.
• Erleichtern Sie den Nutzern den Zugriff auf alle ihre E-Mails. Die Benutzer können mit Tools, die sie gut kennen, auf E-Mails zugreifen und mit vertrauten persönlichen Ordnerstrukturen arbeiten.
• Ermöglichen Sie Benutzern den Zugriff auf E-Mails von unterwegs. Mit Mimecast können Benutzer auf alle E-Mails zugreifen, die sie jemals über ihr mobiles Gerät gesendet oder empfangen haben.
• Verbessern Sie die Leistung, indem Sie die Notwendigkeit beseitigen, große Mengen von E-Mails auf E-Mail-Servern zu speichern.
• Vereinfachen Sie die Verwaltung mit benutzerfreundlichen Tools für die Archivierung von E-Mails, einschließlich hervorragender Mailbox-Verwaltungsfunktionen.