Inhalt des Artikels
- Die nativen Wiederherstellungstools von Office 365 können Lücken hinterlassen, wenn Unternehmen langfristigen Schutz, flexible Wiederherstellungsmöglichkeiten oder eine leistungsfähigere Notfallwiederherstellung benötigen.
- Die Sicherung von Microsoft Teams unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, eDiscovery, die Geschäftskontinuität sowie die Wiederherstellung nach versehentlichem Löschen oder böswilligen Handlungen.
- Eine umfassendere Backup-Strategie für Office 365 sollte über E-Mails hinausgehen und auch Daten aus der Zusammenarbeit, Aufbewahrungsanforderungen sowie die Wiederherstellungsgeschwindigkeit berücksichtigen.
- Mimecast bietet ausfallsichere Cloud-Archivierung, schnellere eDiscovery, umfassende forensische Kontextinformationen sowie einen besser planbaren langfristigen Zugriff auf wichtige Kommunikationsdaten.
Warum benötigen Sie ein Office 365-Backup?
Die Mimecast Cloud Archive und Backup-Technologie ist von entscheidender Bedeutung für den Schutz vor versehentlichem oder böswilligem Verlust von Office 365-Daten sowie für die Einhaltung einer Vielzahl von regulatorischen Rahmenbedingungen. In herkömmlichen lokalen Umgebungen setzen Unternehmen häufig auf erstklassige Hardwarelösungen und E-Mail-Archivierungssoftware, um ihre Sicherungsziele zu erreichen. Bei der Umstellung auf Office 365 benötigen Unternehmen möglicherweise ähnliche Cloud-Backup-Lösungen sowie Backup-Lösungen von Drittanbietern für Microsoft 365, um ihre Daten umfassend zu schützen und die Notfallwiederherstellungsfunktionen von Office 365 zu verbessern.
Warum ist es unerlässlich, ein Backup von Microsoft Teams zu erstellen?
Eine solide Backup-Strategie für Microsoft Teams kann einem Unternehmen in vielerlei Hinsicht zugutekommen. Backups liefern zudem wertvolle Einblicke in die gesicherten Daten, senken gleichzeitig das Risiko und verbessern die Arbeitsabläufe.
Schutz vor versehentlichem Löschen
Das versehentliche Löschen von Daten, darunter wichtige Nachrichten, Dateien oder sogar Kanäle in Teams, könnte zu erheblichen Störungen führen. Eine Teams-Sicherung gewährleistet die Wiederherstellbarkeit der Daten und minimiert das Risiko von Ausfallzeiten für Mitarbeiter oder den Betriebsablauf.
Erfüllung gesetzlicher und Compliance-Anforderungen
Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind, müssen sich an bestimmte Rahmenbedingungen halten und sehen sich häufig Prüfungen und Untersuchungen gegenüber, um sicherzustellen, dass sie die geltenden Vorschriften einhalten. In vielen ihrer Mitteilungen wurden Richtlinien zur Vorratsdatenspeicherung für bestimmte Zeiträume vorgeschrieben. Die Dokumentation der Teams-Kommunikation erleichtert die Erfüllung dieser Compliance-Anforderungen und zeugt von Transparenz.
Unterstützung bei der eDiscovery
Im Rahmen von Gerichtsverfahren oder Ermittlungen können Unternehmen dazu verpflichtet sein, relevante Daten aus Teams abzurufen, zu exportieren und vor Gericht als Beweismittel vorzulegen. Das Vorliegen von Sicherungsdaten aus Teams kann einen eDiscovery-Prozess beschleunigen und so eine effiziente Untersuchung sowie die Vorlage von Beweismitteln ermöglichen.
Historische Teams-Daten analysieren
Muster der Zusammenarbeit, Produktivitätskennzahlen und Einblicke in Arbeitsabläufe sind allesamt wertvolle Datenarten, die aus einem Teams-Backup gewonnen werden können. Diese Informationen können zur Verbesserung von Prozessen genutzt werden und Unternehmen dabei helfen, Einblicke in das Verhalten ihrer Mitarbeiter zu gewinnen.
Vorbereitung auf die Notfallwiederherstellung
Im Falle unvorhergesehener Ereignisse wie eines Systemausfalls, einer Stromunterbrechung, eines Cyberangriffs oder eines sonstigen Ausfalls der Infrastruktur gewährleistet eine Teams-Sicherung, dass ein Unternehmen wichtige Daten wiederherstellen und den Betrieb aufrechterhalten kann.
Führen Sie eine routinemäßige Datenauswertung durch
Häufig bietet der Vorgang der Datensicherung Unternehmen die Gelegenheit, zu überprüfen und festzustellen, welche Daten unverzichtbar sind und geschützt sowie aufbewahrt werden müssen. Unternehmen können saubere Datensätze führen und ihre Informationen auf sinnvolle, intuitive Weise organisieren, was zu besseren Verfahren im Datenmanagement führt.
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter vereinfachen
Sicherungskopien früherer Teams-Unterhaltungen, Dateien, Kanäle und Videokonferenzen können für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter von unschätzbarem Wert sein. Neue Mitarbeiter können mit der Einarbeitung beginnen und wertvolle Einblicke gewinnen, ohne dass erfahrene Mitarbeiter Arbeitszeit für deren Einarbeitung aufwenden müssen.
Schutz vor Bedrohungen durch Insider
Mitarbeiter, die einen Groll hegen oder böswillige Absichten verfolgen, können die Geschäftsfähigkeit eines Unternehmens ebenso gefährden wie versehentliches Löschen oder die Beschädigung von Daten. Sicherungskopien können als Schutz vor solchen vorsätzlichen Handlungen dienen und Unternehmen Zeit und Kosten ersparen, wenn böswillige Akteure versuchen, ihnen Schaden zuzufügen.
Bessere Datensicherung für Elemente in Office 365-Postfächern
Bei der Umstellung auf Microsoft Office 365 gehen die meisten Kunden davon aus, dass die nativen E-Mail-Sicherungs- und Wiederherstellungstools von Office 365 ausreichen. Die integrierten Office 365-Sicherungslösungen können jedoch Lücken bei der Datenwiederherstellung hinterlassen, insbesondere wenn Unternehmen sich vor Datenverlust, Datenbeschädigung, böswilligen Handlungen oder langfristigen Wiederherstellungsanforderungen schützen müssen.
Für Teams, die die Sicherungsoptionen von Microsoft 365, Sicherungssoftware von Drittanbietern oder ein eigenständiges Sicherungstool vergleichen, gelten folgende wesentliche Einschränkungen:
- Systeme, die auf nativen Komponenten basieren, bieten möglicherweise keinen vollständigen Schutz für E-Mails und Zusammenarbeitsdaten in 365.
- Die Wiederherstellungsmöglichkeiten für Endbenutzer sind eingeschränkt und erfordern häufig IT-Unterstützung.
- Office 365 ist nach wie vor anfällig für technische Ausfälle, menschliches Versagen, Betriebsunterbrechungen, Ausfallzeiten und Datenverluste.
- Anleitungen aus der Microsoft-Community können bei der grundlegenden Wiederherstellung hilfreich sein, doch die native Wiederherstellung allein reicht möglicherweise nicht aus, um E-Mail-Daten über regulierte Arbeitsabläufe hinweg langfristig zu schützen.
- Unternehmen, die Office-Nachrichten über die standardmäßigen Wiederherstellungsfristen hinaus aufbewahren müssen, benötigen möglicherweise ein robusteres Archiv.
Um wichtige E-Mail-Daten wirklich zu schützen, müssen Unternehmen die Elemente ihrer Office 365-Postfächer mit Lösungen von Drittanbietern sichern, die leistungsfähigere Funktionen und einen besseren Schutz bieten. Genau das erreichen Tausende von Unternehmen weltweit mit den Funktionen für Office 365-Archivpostfächer von Mimecast.
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Wie stellt man Teams-Daten wieder her?
Um Daten mit den nativen Tools von Teams wiederherzustellen, müssen diese sich im Postfach des Benutzers unter „Wiederherstellbare Elemente“ oder an den SharePoint-Speicherorten für den Papierkorb bzw. den Versionsverlauf befinden und innerhalb des standardmäßigen Wiederherstellungszeitraums liegen, damit sie erfolgreich wiederhergestellt werden können. In einigen Organisationen kann es zudem erforderlich sein, zugehörige Microsoft Exchange-Datensätze, Outlook-Datendateiexporte oder andere Sicherungsdateien aufzubewahren, wenn die nativen Wiederherstellungsoptionen nicht ausreichen.
Sofern eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung oder eine rechtliche Aufbewahrungsverpflichtung besteht, werden die Daten gemäß der obigen Tabelle an ihrem Standard-Speicherort in Microsoft 365 aufbewahrt.
Um Teams-Daten nativ wiederherzustellen, navigieren Sie zum Speicherort, suchen Sie die gelöschten Elemente und wählen Sie „ "Restore“ aus." Wurden die Daten endgültig gelöscht oder ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, können sie mit herkömmlichen Methoden nicht wiederhergestellt werden. In diesem Fall müssen Sie sich möglicherweise an den Microsoft-Support wenden, um weitere Unterstützung zu erhalten.
Um Teams-Daten mithilfe eines Backup- und Aufbewahrungstools eines Drittanbieters wiederherzustellen, befolgen Sie bitte die Anweisungen in dieser Anwendung zur Wiederherstellung der gesicherten Daten.
Unverzichtbare Office 365-Backup-Lösungen für die Verwaltung von Teams
Durch die Befolgung dieser bewährten Verfahren können Unternehmen robuste und zuverlässige Sicherungsstrategien für Microsoft Teams entwickeln, um das Risiko eines Datenverlusts zu verringern und im Falle einer Dienstunterbrechung oder einer Katastrophe die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Die richtige E-Mail-Backup-Software kann Teams zudem dabei helfen, zugehörige Daten aus Postfächern, Teams und Microsoft Exchange in einem leichter zugänglichen Format zu sichern.
Ermitteln Sie, welche Daten gesichert werden sollen
Bevor Sie eine Datensicherung durchführen, ist es von entscheidender Bedeutung, festzustellen, welche Arten von Teams-Daten geschützt werden sollen. Benötigen Sie:
- Chat-Nachrichten und Chat-Verlauf
- Dateien und Anhänge, die in Chats und Kanälen geteilt werden
- Wiki-Inhalte und OneNote-Notizbücher
- Aufzeichnungen und Protokolle von Sitzungen
- Informationen zu den Einstellungen, der Struktur und der Zusammensetzung der Teams
Wenn Sie die Datentypen kennen, können Sie deren Speicherorte (Exchange, SharePoint, OneDrive) genau bestimmen und so einen umfassenden Backup-Ansatz gewährleisten.
Erstellen Sie einen Notfallwiederherstellungsplan
Unter „Disaster Recovery“ versteht man die Aufrechterhaltung des Betriebs im Falle eines vorübergehenden Stromausfalls oder eines schwerwiegenderen Ereignisses wie einer Naturkatastrophe, bei der die Beseitigung der Schäden mehrere Wochen in Anspruch nimmt.
Ein klar definierter Notfallwiederherstellungsplan ist für einen wirksamen Datenschutz von entscheidender Bedeutung. Der Plan sollte die Maßnahmen für den Fall eines Datenverlusts oder einer Katastrophe darlegen, darunter:
- Aufgaben und Zuständigkeiten des Sanierungsteams
- Kommunikationsabläufe gegenüber den Interessengruppen
- Wiederherstellungszeitziele (RTOs) und Wiederherstellungspunktziele (RPOs)
- Detaillierte Anleitungen zur Datenwiederherstellung aus Sicherungskopien
Ein klarer Plan minimiert Ausfallzeiten und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer reibungslosen Wiederherstellung.
Heben Sie die Bedeutung regelmäßiger Datensicherungen hervor
Ihre Daten sind nur so gut wie Ihre letzte Datensicherung. Es handelt sich um einen fortlaufenden Prozess, nicht um ein einmaliges Ereignis. Die aktuellsten Daten sollten geschützt und so gut wie möglich wiederherstellbar sein.
Legen Sie einen Sicherungsplan fest, der den Datenschutzanforderungen Ihres Unternehmens sowie der Änderungshäufigkeit der Daten in Teams entspricht.
Führen Sie Richtlinien zur Datenaufbewahrung ein, die inkrementelle Sicherungen aufbewahren, für den Fall, dass eine Version beschädigt wird. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf Daten von einem anderen Zeitpunkt wiederherstellen.
Testen Sie den Sicherungs- und Wiederherstellungsprozess regelmäßig
Durch das Testen Ihrer Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren können Sie deren Zuverlässigkeit und Wirksamkeit bei der Sicherung Ihrer Teams-Daten und anderer Daten aus der Zusammenarbeit überprüfen.
Die Prüfung sollte Folgendes umfassen:
- Überprüfung der Integrität der Sicherungsdaten
- Simulation von Datenwiederherstellungsszenarien
- Überprüfung, ob die Datenwiederherstellung am ursprünglichen oder am neuen Speicherort erfolgreich war
Im Rahmen dieses Prozesses sollten etwaige Fehler oder Probleme bei den Sicherungs- oder Wiederherstellungsvorgängen ermittelt werden. Sofern keine Probleme auftreten, können Sie sicher sein, dass Ihre Daten aus dem Sicherungszustand wiederherstellbar und korrekt sind.
Halten Sie Ihre Backup-Lösung stets auf dem neuesten Stand – mit allen Updates, den neuesten Funktionen und Möglichkeiten. Microsoft verbessert und entwickelt die Plattformen „Teams“ und „Microsoft Office 365“ sowie die zugrunde liegenden Dienste regelmäßig weiter; daher muss Ihre Backup-Lösung diesen Änderungen Rechnung tragen und sich entsprechend anpassen.
Erfahren Sie mehr über die Geschäftskontinuität mit Office 365
Optimieren Sie die Office 365-Sicherung mit Mimecast
Microsoft Office 365 ist ein leistungsstarkes Business-Tool für Zusammenarbeit und Produktivität, doch die Sicherungsfunktionen von Office 365 reichen möglicherweise nicht für jedes Unternehmen aus.
Für Unternehmen, die ihre Office 365-Umgebung mit einer einfachen und kostengünstigen Backup-Lösung absichern möchten, bietet Mimecast eine cloudbasierte Suite von Diensten für E-Mail-Sicherheit, Geschäftskontinuität und Archivierung an, die umfassende Tools für das Office 365-Backup bereitstellt.
Mimecast erweitert die Funktionen für Datensicherung und Archivierung über E-Mail und Teams hinaus und erfasst nun auch die Kommunikation über Slack, Zoom und andere Kollaborationsplattformen in Echtzeit durch native API-Integrationen, wobei der vollständige Nachrichtenkontext, die Konversationsstruktur und die Metadaten in ihren ursprünglichen Formaten erhalten bleiben. Der Ansatz von Microsoft leitet die Kommunikation von Drittanbietern über komplexe Konnektoren durch Exchange-Postfächer, was zu Verarbeitungsverzögerungen führt und wertvolle Kontextdaten verloren gehen lässt.
Office 365 Sicherungslösungen von Mimecast
Der All-in-One-Abonnementdienst von Mimecast ermöglicht es Unternehmen, ihre Business Email einfacher zu verwalten und zu schützen und gleichzeitig die Risiken, Kosten und die Komplexität zu reduzieren, die üblicherweise mit E-Mail-Verwaltungslösungen verbunden sind. Anstatt sich auf einen manuellen Prozess zum Exportieren von Office-Postfachinhalten oder zur Auswahl von Office-Elementen für eine einmalige Wiederherstellung zu verlassen, bietet Mimecast ein skalierbares Cloud Archive, das für den langfristigen Zugriff, die Suche und die Wiederherstellung ausgelegt ist.
Mimecast Enterprise Information Archiving bietet eine vorschriftsmäßige Archivierung auf Postfach-Ebene für eine unabhängige, überprüfbare Office 365-Sicherung. Die Lösung von Mimecast bietet ein hochgradig skalierbares und ausfallsicheres Cloud Archive for Email, Dateien und Lync IM conversations sowie automatisierte Tools, mit denen Administratoren Aufbewahrungsrichtlinien, Postfächer, E-Discovery- und Rechtsstreitigkeiten-Anfragen einfacher verwalten können.
Schnelleres eDiscovery und intelligentere Suche
In praktischen Side-by-Side-Tests in Unternehmensumgebungen führte Mimecast eDiscovery-Aufgaben 6,7-mal schneller durch als Microsoft Purview, wobei die Suche und der Export in etwa 1 Stunde und 12 Minuten abgeschlossen waren, verglichen mit 8 Stunden bei Microsoft. Dadurch lässt sich der Zeitaufwand der Rechts- und Compliance-Teams für Untersuchungen erheblich reduzieren.
Über die Geschwindigkeit hinaus liefern die speziell von Mimecast entwickelten KI-Modelle, die gezielt auf die Kommunikationsmuster von Unternehmen trainiert wurden, äußerst präzise und relevante Suchergebnisse, indem sie Stimmungslage, Sprache und Inhalt analysieren. Dies hilft Compliance-Teams dabei, wirklich relevante Daten schneller zu identifizieren, anstatt die von den generischen KI-Klassifizierungsmodellen von Microsoft erzeugten Fehlalarme durchzugehen.
Von Analysten anerkannte Governance und Archivierung
Mimecast wird im „Magic Quadrant 2025 für Digital Communications Governance und Archivierung“ von Gartner als führendes Unternehmen anerkannt, wobei Gartner insbesondere die unified, KI-gestützte Risikotransparenz sowie die ereignisgesteuerte, KI-native Architektur von Mimecast hervorhebt.
Mit Mimecast können Nutzer ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung auf Archivdaten zugreifen, diese durchsuchen oder gelöschte E-Mails wiederherstellen. Nutzer erhalten schnellen Zugriff auf jede gesendete oder empfangene E-Mail – dank einer Such-SLA von 7 Sekunden stehen ihnen die in E-Mails enthaltenen Informationen stets sofort zur Verfügung. IT-Administratoren erhalten die vollständige Kontrolle über ihre Office 365-Sicherung, können Richtlinien verwalten und über eine zentrale Konsole eine globale Verwaltungssuche durchführen.
Vollständiger forensischer Kontext
Mimecast bewahrt den vollständigen forensischen Kontext auf, einschließlich gelöschter Nachrichten, Bearbeitungsverläufe und vollständiger Konversationsverläufe, und stellt so sicher, dass Ermittler und Compliance-Teams einen umfassenden Überblick erhalten. Microsoft Purview hingegen kann gelöschte oder bearbeitete Nachrichten innerhalb eines Compliance-Prüfungsprozesses nicht anzeigen, ohne dass ein separater eDiscovery-Fall eröffnet wird, und dauerhaft gelöschte Nachrichten, deren Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist, lassen sich möglicherweise nicht mehr wiederherstellen.
Sichere Speicherung und planbare Kosten
Mimecast gewährleistet Datenintegrität und -sicherheit durch verschlüsselte, sichere Speicherung in mehreren geografisch verteilten Rechenzentren, wobei von jedem Datensatz jeweils drei Kopien gespeichert werden, um eine integrierte Redundanz zu gewährleisten. Da die Preisgestaltung auf der Anzahl der Mitarbeiter und nicht auf dem E-Mail-Aufkommen basiert, kann Mimecast dazu beitragen, die Gesamtbetriebskosten erheblich zu senken.
Vorteile der Office 365-Sicherung von Mimecast
Mimecast unterstützt und verbessert die Office 365-Sicherung durch folgende Funktionen:
- Flexible, richtliniengesteuerte Aufbewahrung von E-Mails, Dateien und Lync IM conversations.
- Schnelle E-Mail-Suche in Outlook, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, produktiver zu arbeiten.
- Umfassende Unterstützung bei Compliance-, E-Discovery- und Rechtsstreitigkeiten, einschließlich Legal Hold, case management und Datenexport.
- Umfassende Protokollierung des Archivzugriffs, einschließlich Suchvorgänge und Nachrichtenaufrufe.
- Zugriff auf Archive von jedem Gerät und von jedem Ort aus.
- Schnelle Bereitstellung durch vorgefertigte native API-Integrationen, wobei Richtlinienänderungen in Echtzeit übernommen werden.
- Zentralisierte Sicherheit für E-Mails, Email Archive und den Zugriff auf E-Mail-Clients in Office 365, die es Benutzern ermöglicht, wichtige Nachrichten zu finden und wiederherzustellen, ohne auf lokale Sicherungsdateien angewiesen zu sein.
Mimecast ergänzt die Office 365-Sicherung zudem durch „Mimecast Mailbox Continuity“, einen Dienst, der auch bei Ausfällen von Office 365 einen unterbrechungsfreien Zugriff auf E-Mail- und Kalenderdaten gewährleistet.
