Warum brauchen Sie eine Office 365-Sicherung?
Mimecast Cloud Archive und Backup-Technologie ist entscheidend für den Schutz vor versehentlichem oder böswilligem Datenverlust und für die Einhaltung einer Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften. In traditionellen lokalen Umgebungen verlassen sich Unternehmen oft auf erstklassige Hardware-Lösungen und E-Mail-Archivierungssoftware, um ihre Backup-Ziele zu erreichen. Bei der Umstellung auf Office 365 benötigen Unternehmen möglicherweise ähnliche Cloud-basierte Lösungen von Drittanbietern, um Daten vollständig zu schützen und die Wiederherstellungsfunktionen von Office 365 zu verbessern.
Warum ist es wichtig, Microsoft Teams zu sichern?
Eine robuste Backup-Strategie für Microsoft Teams kann für ein Unternehmen in vielerlei Hinsicht von Vorteil sein. Backups bieten außerdem wertvolle Einblicke in die zu sichernden Daten und verringern gleichzeitig das Risiko und verbessern die Arbeitsabläufe.
Schutz vor versehentlicher Löschung
Das versehentliche Löschen von Daten, einschließlich wichtiger Nachrichten, Dateien oder sogar Channels in Teams, kann zu erheblichen Störungen führen. Ein Team-Backup sorgt dafür, dass Daten wiederhergestellt werden können und minimiert das Risiko von Ausfallzeiten für Mitarbeiter und Betrieb.
Erfüllen Sie rechtliche und Compliance-Anforderungen
Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind, müssen sich an bestimmte Rahmenbedingungen halten und sind häufig mit Prüfungen und Untersuchungen konfrontiert, um sicherzustellen, dass sie die Vorschriften einhalten. In vielen ihrer Mitteilungen sind Richtlinien zur Aufbewahrung von Daten für bestimmte Zeiträume vorgeschrieben. Die Sicherung der Kommunikation von Teams erleichtert die Erfüllung dieser Compliance-Anforderungen und demonstriert Transparenz.
Hilfe bei eDiscovery
Bei Gerichtsverfahren oder Ermittlungen kann von Unternehmen verlangt werden, relevante Daten aus Teams abzurufen, zu exportieren und als Beweismittel für ein Gericht vorzulegen. Backup-Daten von Teams können einen eDiscovery-Prozess für eine effiziente Untersuchung und Präsentation von Beweisen beschleunigen.
Analysieren Sie historische Teamdaten
Muster der Zusammenarbeit, Produktivitätsmetriken und Einblicke in Arbeitsabläufe sind allesamt wertvolle Daten, die aus einer Teams-Sicherung gewonnen werden können. Diese Informationen können genutzt werden, um Prozesse zu verbessern und Unternehmen mit Erkenntnissen über ihre Mitarbeiter zu unterstützen.
Bereiten Sie sich auf die Wiederherstellung nach einer Katastrophe vor
Im Falle eines unvorhergesehenen Ereignisses wie einem Systemausfall, einer Stromunterbrechung, einem Cyberangriff oder einem anderen Ausfall der Infrastruktur stellt ein Backup von Teams sicher, dass ein Unternehmen wichtige Daten wiederherstellen und den Betrieb aufrechterhalten kann.
Routinemäßige Datenauswertung durchführen
Die Durchführung eines Backups bietet Unternehmen oft die Möglichkeit, zu prüfen und zu ermitteln, welche Daten wichtig sind und geschützt und aufbewahrt werden müssen. Unternehmen können saubere Datensätze führen und ihre Informationen auf eine sinnvolle, intuitive Weise organisieren, die eine bessere Datenverwaltung ermöglicht.
Vereinfachen Sie das Onboarding von Mitarbeitern
Backups historischer Teams-Unterhaltungen, Dateien, Kanäle und Videokonferenzen können für das Onboarding neuer Mitarbeiter von unschätzbarem Wert sein. Neue Mitarbeiter können mit der Ausbildung beginnen und wertvolle Erfahrungen sammeln, ohne dass die Arbeitsstunden erfahrener Mitarbeiter für ihre Ausbildung abgezogen werden.
Schützen Sie sich vor Insider-Bedrohungen
Mitarbeiter, die einen Groll hegen oder die Absicht haben, Schaden anzurichten, können die Geschäftsfähigkeit eines Unternehmens ebenso gefährden wie versehentliches Löschen oder Datenbeschädigung. Backups können als Schutz vor solchen vorsätzlichen Handlungen dienen und Unternehmen Zeit und Kosten ersparen, wenn bösartige Akteure versuchen, ihnen zu schaden.
Bessere Sicherung von Office 365-Postfächern
Bei der Umstellung auf Microsoft Office 365 erwarten die meisten Kunden, dass die nativen Office 365 E-Mail-Backup- und Wiederherstellungstools ausreichen, um Office 365-Postfachdaten zu sichern. Leider kann es bei den integrierten Office 365-Backup-Lösungen erhebliche Lücken bei der Datenwiederherstellung geben, und Unternehmen sind möglicherweise nicht für alle Arten von Datenverlusten oder -beschädigungen abgesichert.
Um Office 365-Postfachdaten adäquat zu sichern, benötigen Benutzer und IT-Teams schnelle, flexible Lösungen, die vor Datenverlust, Beschädigung und böswilligen Absichten schützen können. Office 365 bietet keinerlei Flexibilität bei der Wiederherstellung von Benutzerdaten, und die Wiederherstellung durch Endbenutzer ist begrenzt und erfordert die Hilfe der IT-Abteilung. Und trotz aller Vorteile ist Office 365 den gleichen Gefahren ausgesetzt wie jede andere Cloud-Plattform, einschließlich technischem Versagen und menschlichen Fehlern, die zu Ausfällen, Ausfallzeiten und Datenverlusten führen können.
Um wichtige E-Mail-Bestände wirklich zu schützen, müssen Unternehmen Office 365-Postfächer mit Lösungen von Drittanbietern sichern, die leistungsfähigere Funktionen und mehr Schutz bieten. Das ist genau das, was Tausende von Unternehmen weltweit mit den Office 365-Archivierungsfunktionen von Mimecast erreichen.
Wie können Sie die Daten von Teams wiederherstellen?
Um Daten mit den nativen Tools von Teams wiederherstellen zu können, müssen sie sich im Postfach des Benutzers unter Wiederherstellbare Objekte oder in den SharePoint-Speicherorten für den Papierkorb oder den Versionsverlauf befinden und innerhalb des standardmäßigen Wiederherstellungszeitraums liegen, um erfolgreich wiederhergestellt zu werden.
Wenn eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung oder ein gesetzlicher Vorbehalt besteht, werden die Daten an ihrem Standardspeicherort in Microsoft 365 gemäß der obigen Tabelle aufbewahrt.
Um Teams Daten nativ wiederherzustellen, navigieren Sie zum Speicherort, suchen Sie die gelöschten Objekte und wählen Sie "Wiederherstellen". Wenn die Daten endgültig gelöscht wurden oder die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können sie nicht mit Standardmethoden wiederhergestellt werden. In diesem Fall müssen Sie sich möglicherweise an den Microsoft-Support wenden, um weitere Unterstützung zu erhalten.
Wenn Sie die Daten von Teams mit einem Backup- und Aufbewahrungstool eines Drittanbieters wiederherstellen möchten, befolgen Sie die Anweisungen dieser Anwendung für die Wiederherstellung erhaltener Daten.
Unverzichtbare Office 365-Sicherungslösungen für die Verwaltung von Teams
Durch die Einhaltung dieser Best Practices können Unternehmen robuste und zuverlässige Backup-Strategien für Microsoft Teams entwickeln, um das Risiko eines Datenverlusts zu verringern und einen Weg zur Geschäftskontinuität im Falle einer Serviceunterbrechung oder eines Desasters zu schaffen.
Identifizieren Sie, welche Daten gesichert werden sollen
Bevor Sie ein Backup erstellen, sollten Sie unbedingt die Arten von Teamdaten ermitteln, die geschützt werden sollen. Benötigen Sie:
- Chat-Nachrichten und Gesprächsverlauf
- In Chats und Kanälen geteilte Dateien und Anhänge
- Wiki-Inhalte und OneNote-Notizbücher
- Aufzeichnungen und Abschriften von Meetings
- Teameinstellungen, Struktur und Mitgliederinformationen
Wenn Sie die Datentypen kennen, können Sie deren Speicherorte (Exchange, SharePoint, OneDrive) genau bestimmen, um einen umfassenden Backup-Ansatz zu gewährleisten.
Erstellen Sie einen Wiederherstellungsplan
Disaster Recovery kann bedeuten, dass der Betrieb bei einem vorübergehenden Stromausfall oder bei einer Naturkatastrophe, die eine wochenlange Schadensbehebung erfordert, fortgesetzt wird.
Ein gut definierter Notfallwiederherstellungsplan ist für den effektiven Schutz Ihrer Daten unerlässlich. Der Plan sollte die Schritte für den Fall eines Datenverlusts oder einer Katastrophe beschreiben, einschließlich:
- Rollen und Verantwortlichkeiten des Wiederherstellungsteams
- Verfahren zur Kommunikation mit Interessengruppen
- Wiederherstellungszeitziele (RTOs) und Wiederherstellungspunktziele (RPOs)
- Detaillierte Verfahren zur Wiederherstellung von Daten aus Backups
- Ein klarer Plan minimiert die Ausfallzeiten und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer reibungslosen Wiederherstellung.
Betonen Sie die Bedeutung regelmäßiger Backups
Ihre Daten sind nur so gut wie ihre letzte Sicherung. Es handelt sich um einen fortlaufenden Prozess, nicht um ein einmaliges Ereignis. Die aktuellsten Daten sollten geschützt und so gut wie möglich wiederherstellbar sein.
Legen Sie einen Backup-Zeitplan fest, der sich an den Datenschutzanforderungen Ihres Unternehmens und der Änderungsrate der Daten in Teams orientiert.
Implementieren Sie Richtlinien zur Datenaufbewahrung, die inkrementelle Backups für den Fall vorsehen, dass eine Version beschädigt wird. So können Sie die Daten bei Bedarf von einem anderen Zeitpunkt aus wiederherstellen.
Testen Sie fortlaufend den Sicherungs- und Wiederherstellungsprozess
Das Testen Ihrer Backup- und Wiederherstellungsprozeduren beweist deren Zuverlässigkeit und Effektivität beim Schutz Ihrer Teams und anderer Collaboration-Daten.
Die Tests sollten Folgendes umfassen:
- Überprüfen der Integrität der Sicherungsdaten
- Simulation von Datenrettungsszenarien
- Überprüfung der erfolgreichen Wiederherstellung der Daten an ihrem ursprünglichen oder neuen Speicherort
Der Prozess sollte alle Ausfälle oder Probleme mit Backups oder Wiederherstellungsprozessen identifizieren. Wenn es keine Probleme gibt, können Sie sicher sein, dass Ihre Daten aus dem Backup wiederherstellbar und korrekt sind.
Halten Sie Ihre Backup-Lösung mit allen Updates, neuesten Funktionen und Möglichkeiten auf dem neuesten Stand. Microsoft verbessert und entwickelt die Teams- und Microsoft Office 365-Plattformen und die zugrunde liegenden Dienste regelmäßig weiter. Daher muss Ihre Backup-Lösung diese Änderungen berücksichtigen und sich entsprechend anpassen.
Verbessern Sie die Sicherung von Office 365 mit Mimecast
Microsoft Office 365 ist ein leistungsstarkes Business-Tool für Zusammenarbeit und Produktivität, aber die Backup-Funktionen von Office 365 sind möglicherweise nicht für jedes Unternehmen ausreichend.
Für Unternehmen, die ihre Office 365-Umgebung mit einer einfachen und erschwinglichen Backup-Lösung unterstützen möchten, bietet Mimecast eine Cloud-basierte Suite von Diensten für E-Mail-Sicherheit, Kontinuität und Archivierung, die umfassende Tools für Office 365-Backups bereitstellen.
Office 365 Sicherungslösungen von Mimecast
Der All-in-One-Abonnementdienst von Mimecast ermöglicht es Unternehmen, business email einfacher zu verwalten und zu schützen und gleichzeitig das Risiko, die Kosten und die Komplexität zu reduzieren, die normalerweise mit E-Mail-Managementlösungen verbunden sind.
Mimecast Enterprise Information Archiving bietet eine Mailbox-konforme Archivierung für ein unabhängiges, verifizierbares Office 365-Backup. Die Lösung von Mimecast bietet ein hochgradig skalierbares und stabiles cloud archive for email, Dateien und IM conversations sowie automatisierte Tools, mit denen Administratoren Aufbewahrungsrichtlinien, Postfächer, E-Discovery und Anfragen zu Rechtsstreitigkeiten einfacher verwalten können.
Mit Mimecast können Benutzer ohne Hilfe der IT-Abteilung auf Archivdaten zugreifen und diese durchsuchen oder gelöschte E-Mails wiederherstellen. Die Benutzer erhalten schnellen Zugriff auf jede gesendete oder empfangene E-Mail - ein SLA von 7 Sekunden bedeutet, dass die in der E-Mail enthaltenen Informationen immer zur Hand sind. IT-Administratoren erhalten die ultimative Kontrolle über ihr Office 365-Backup, indem sie von einer zentralen Konsole aus Richtlinien verwalten und eine globale administrative Suche durchführen.
Mimecast gewährleistet die Integrität und Sicherheit der Daten durch verschlüsselte, sichere Speicherung in mehreren geografisch verteilten Rechenzentren, wobei jede Kopie in dreifacher Ausführung gespeichert wird, um Redundanz zu gewährleisten. Mit einer Preisgestaltung, die sich nach der Anzahl der Mitarbeiter und nicht nach dem E-Mail-Volumen richtet, kann Mimecast dazu beitragen, die Gesamtbetriebskosten erheblich zu senken.
Vorteile der Office 365-Sicherung von Mimecast
Mimecast unterstützt und verbessert die Sicherung von Office 365 durch die Bereitstellung:
- Flexible, richtliniengesteuerte Aufbewahrung von E-Mails, Dateien und IM conversations.
- Schnelle Outlook-E-Mail-Suche, damit Ihre Mitarbeiter produktiver arbeiten können.
- Umfassende Unterstützung für Compliance-, E-Discovery- und Rechtsstreit-Anfragen, einschließlich Legal Hold, case management und Datenexport.
- Vollständige Protokollierung des Archivzugriffs einschließlich Suche und Nachrichtenansicht.
- Zugriff auf die Archive auf jedem Gerät und von jedem Ort aus.
Mimecast ergänzt das Office 365-Backup mit Mimecast Mailbox Continuity, einem Service, der ununterbrochenen Zugriff auf E-Mail- und Kalenderinformationen bietet, selbst wenn Office 365 ausfällt.
Erfahren Sie mehr über die Sicherung von Office 365 mit Mimecast.
FAQs zu Office 365 Sicherung und Wiederherstellung
Was bedeutet Notfallwiederherstellung in Office 365?
Disaster Recovery ist der Prozess, mit dem Office 365-Anwendungen (wie Microsoft Word, Excel, Outlook usw.) nach einem größeren Netzwerkausfall wieder normal funktionieren. Wenn die Telekommunikationsleitungen während eines großen Sturms beschädigt werden, wie finden Unternehmen dann Wege, um weiter zu kommunizieren? Disaster Recovery ist das Cyber-Äquivalent, und Office 365 hat nur begrenzte Möglichkeiten, um den meisten Unternehmen eine angemessene Disaster Recovery zu bieten.
Was ist der Unterschied zwischen Backup und Recovery und Disaster Recovery?
Backup ist einfach eine Kopie Ihrer Daten, Recovery ist der Zugriff auf Ihre Daten, und Disaster Recovery ist die Versicherung, dass Sie auf Ihre Daten zugreifen können.
Es ist wichtig, alle drei zu haben, damit Sie nie den Zugriff auf wichtige Daten verlieren, sei es bei einem Netzwerkausfall, der sich der Kontrolle Ihres Unternehmens entzieht, sei es, dass ein verärgerter Mitarbeiter versucht, wichtige Dateien zu löschen, oder dass jemand einfach vergisst, ein Dokument zu speichern und die Anwendung schließt.
Was sind die Herausforderungen bei der Verwendung von Teams Backup?
Richtlinien zur Datenaufbewahrung und gesetzliche Aufbewahrungsfristen können zwar dazu beitragen, die Daten von Microsoft Teams zu bewahren, aber sie dienen nicht dazu, die Daten zu sichern und gleichzeitig den Zugriff auf sie aufrechtzuerhalten und einen Wert daraus zu ziehen. Dies sind einige der Einschränkungen, auf die Unternehmen bei der Sicherung von Teamdaten stoßen können:
Microsoft Teams speichert Informationen nicht in einem speziellen Ordner
Die fragmentierte Architektur der Datenspeicherung von Teams stellt Benutzer, die nach Backup-Lösungen suchen, vor Herausforderungen. Mehrere Microsoft 365-Dienste, die verschiedene Speicherorte für Teams verwalten, verkomplizieren den Prozess und machen die Verwendung herkömmlicher Sicherungsmethoden für einzelne Dienste wie Exchange oder SharePoint zu einer Herausforderung.
Begrenzte Speichereinstellungen
Die im Vergleich zu anderen Microsoft 365-Diensten begrenzten nativen Speichereinstellungen in Teams stellen ebenfalls ein Problem dar. Zum Beispiel:
- Chat-Nachrichten werden nur 30 Tage lang soft gelöscht, danach werden sie dauerhaft gelöscht.
- Es gibt keine integrierten Aufbewahrungsrichtlinien speziell für Teams-Daten im MSFT 365 Compliance Center.
Sie können zwar Aufbewahrungsrichtlinien erstellen, um Teams-Datenquellen wie Exchange-Postfächer und SharePoint-Sites einzubeziehen, aber diese sind kompliziert einzurichten und erfassen möglicherweise nicht alle Teams-Datentypen oder Metadaten.
Keine Aufbewahrungsrichtlinien im Microsoft 365-Abonnementplan
Benutzer müssen ein Abonnement für Microsoft 365 Enterprise E3 oder höher abschließen, um Aufbewahrungsrichtlinien festlegen zu können. Bei den niedrigeren Tarifen ist die Erstellung und Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien nicht möglich, was die langfristige Datenspeicherung als Option für die Datensicherung in Teams einschränkt. Unternehmen mit diesen niedrigeren Abonnements müssen Backups manuell erstellen, Lösungen von Drittanbietern verwenden oder ein Upgrade durchführen.
Aufgrund dieser Einschränkungen entscheiden sich viele Unternehmen für Datensicherungslösungen von Drittanbietern, die diese und weitere Herausforderungen meistern und robuste Wiederherstellungsoptionen für Teams und andere Collaboration-Tools bereitstellen können.
Wie kann ich gelöschte E-Mails in Office 365 wiederherstellen?
Suchen Sie in Ihrem "Gelöscht"-Ordner nach der gelöschten E-Mail. Wenn Sie diejenige finden, die Sie wiederherstellen möchten, können Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail klicken und sie in Ihren Posteingang verschieben. Beachten Sie, dass dieser Ordner in regelmäßigen Abständen automatisch geleert werden kann, wodurch einige E-Mails unzugänglich werden können.
Die beste Möglichkeit, gelöschte E-Mails wiederherzustellen, ist ein Cloud-basiertes Backup-System, das im Wesentlichen als Tresor dient, auf den Sie bei Bedarf zugreifen können, der aber Ihren Posteingang nicht überlastet. Mit Cloud-basierten Backups, wie sie Mimecast anbietet, können Sie jederzeit auf jede E-Mail zugreifen.
