Ist Microsoft Teams HIPAA-konform - Einführung

HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) ist ein von der US-Regierung erlassenes Regelwerk zum Schutz sensibler Gesundheitsinformationen und zur Gewährleistung der Privatsphäre und Sicherheit medizinischer Patientendaten. Der HIPAA gilt für Einrichtungen wie Gesundheitsdienstleister, Gesundheitspläne und alle Satellitenunternehmen, die mit Gesundheitsdaten von Patienten umgehen.

Der HIPAA soll die Verwendung und Weitergabe geschützter Gesundheitsinformationen (PHI) regeln und umfasst Elemente wie:

• Schutz der Gesundheitsdaten von Einzelpersonen, einschließlich demografischer Daten, medizinischer Vorgeschichte und anderer Informationen, die sich auf die Gesundheit einer Person oder in Anspruch genommene Gesundheitsleistungen beziehen.
• Beschränkungen für die Verwendung und Weitergabe von PHI durch Gesundheitsdienstleister, Gesundheitspläne, Clearingstellen für das Gesundheitswesen und deren Geschäftspartner.
• Anforderungen für den Schutz und die Sicherheit von PHI, einschließlich technischer, administrativer und physischer Sicherheitsvorkehrungen, um unbefugten Zugriff, Verwendung oder Offenlegung zu verhindern.
• Rechte von Einzelpersonen auf Zugang und Kontrolle ihrer PHI, einschließlich des Rechts, Kopien ihrer medizinischen Aufzeichnungen zu erhalten, Korrekturen zu verlangen und Beschwerden einzureichen, wenn sie glauben, dass ihre Rechte verletzt wurden.
• Durchsetzung der HIPAA-Bestimmungen durch das Department of Health and Human Services (HHS), einschließlich Strafen für die Nichteinhaltung, wie z.B. Bußgelder und Strafanzeigen.

Für Unternehmen und Organisationen im Gesundheitswesen müssen daher alle Tools und Software, die für den Austausch von Patientendaten verwendet werden, die HIPAA-Vorschriften erfüllen, und Microsoft Teams ist da keine Ausnahme. In der Tat ist die Frage, ob Microsoft Teams dem HIPAA entspricht, eine häufige Sorge vieler Organisationen im Gesundheitswesen und ihrer Mitarbeiter, die die Plattform zur Kommunikation mit Mitarbeitern oder zum Austausch von Patientendaten nutzen.

Die gute Nachricht ist, dass Microsoft Teams HIPAA-konform sein kann, wenn es richtig konfiguriert und mit einem Business Associate Agreement (BAA) mit dem Unternehmen verbunden ist. Es ist jedoch wichtig, daran zu denken, dass die Einhaltung des HIPAA auch Schulungen zum Sicherheitsbewusstsein und die Überwachung des Nutzerverhaltens erfordert, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Plattform sicher nutzen können. Außerdem sind Sie dafür verantwortlich, dass die richtigen Kontrollen und Berichtsmechanismen vorhanden sind, um die HIPAA-Anforderungen zu erfüllen.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung des HIPAA mit Microsoft Teams

Die Nichteinhaltung der HIPAA-Sicherheitsrichtlinien kann schwerwiegende Folgen haben und je nach Schwere des Vorfalls zu Geldstrafen von bis zu $250.000 führen. Aus diesem Grund ist die Einrichtung von Microsoft Teams für die Einhaltung des HIPAA von entscheidender Bedeutung für den täglichen Betrieb jeder Organisation, die unter das Gesetz fällt, sowie für die Partner, die im Namen Ihrer Organisation mit Patientendaten umgehen.

Um Ihrem Unternehmen zu helfen, die hohen Standards der Datensicherheit und des Patientengeheimnisses zu erfüllen, die das Gesetz vorschreibt, untersuchen wir die Faktoren, die für die HIPAA-Konformität von Microsoft Teams ausschlaggebend sind, und zeigen Ihnen, wie Sie die Plattform so konfigurieren, dass sie die HIPAA-Anforderungen korrekt erfüllt. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Die 5 größten HIPAA-Risiken in Microsoft Teams

Die HIPAA-konforme Nutzung von Microsoft Teams erfordert eine Schulung der Benutzer über die richtigen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vertraulicher Informationen. Hier sind die wichtigsten Datensicherheitsrisiken, die durch menschliches Verhalten entstehen:

• Unbefugter Zugriff: Das Risiko, dass unbefugte Personen Zugang zu sensiblen Informationen innerhalb von Microsoft Teams erhalten, entweder durch kompromittierte Benutzerkonten oder laxe Sicherheitskonfigurationen.
• Unsichere Dateifreigabe: Die Möglichkeit, dass sensible Dateien unsachgemäß weitergegeben werden, was zu unbefugtem Zugriff oder versehentlicher Offenlegung geschützter Gesundheitsinformationen (PHI) führt.
• Datenverlust oder -leckage: Das Risiko von Datenverlusten oder -lecks aufgrund von unzureichenden Sicherungsverfahren, versehentlichem Löschen oder unsicheren externen Freigabeeinstellungen in Teams.
• Integrationen von Drittanbietern: Die Integration von Drittanbieter-Apps in Microsoft Teams kann zu potenziellen Schwachstellen oder zur Nichteinhaltung der HIPAA-Vorschriften führen, wenn diese Apps nicht die erforderlichen Sicherheitsstandards erfüllen.
• Unzulässige Benutzerberechtigungen: Unzureichende Verwaltung von Benutzerberechtigungen und Zugriffskontrollen innerhalb von Teams, was dazu führt, dass unbefugte Benutzer Zugang zu PHI oder anderen vertraulichen Informationen haben. Die Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf die Einhaltung der HIPAA-Richtlinien, die Betonung des sicheren Dateiaustauschs und die Aufklärung über die Risiken im Zusammenhang mit der Integration von Drittanbietern sind ebenfalls wichtige Schritte. Schließlich sollten Unternehmen robuste Backup- und Disaster Recovery-Verfahren einrichten, um Datenverluste und -lecks zu verhindern.

Wie Sie die HIPAA-Konformität von Microsoft Teams sicherstellen

Um die Einhaltung des HIPAA für Microsoft Teams zu gewährleisten, sind mehrere Schritte erforderlich. Sie müssen sowohl die Sicherheitseinstellungen der Plattform konfigurieren als auch ein Business Associate Agreement (BAA) mit Microsoft abschließen. Im Folgenden gehen wir näher auf die einzelnen Punkte ein, damit Ihr Unternehmen auf die Einhaltung des HIPAA hinarbeiten und die Sicherheit der Patientendaten gewährleisten kann.

Konfigurieren Sie die Sicherheitseinstellungen von Microsoft Teams

Der erste Schritt, um Microsoft Teams HIPAA-konform zu machen, besteht darin, sicherzustellen, dass die Software richtig konfiguriert ist. Dies erfordert mehrere Änderungen in den Einstellungen der App, um Datenverschlüsselung, Zugriffskontrolle, Auditing und Überwachung zu ermöglichen, sowie die Konfiguration von Aufbewahrungsrichtlinien, um eine umfassende Archivierung der auf der Plattform freigegebenen Daten zu ermöglichen.

Dazu müssen Sie die folgenden Einstellungen aktivieren und sicherstellen, dass sie immer verwendet werden:

• Aktivieren Sie die Datenverschlüsselung: Microsoft Teams verwendet Verschlüsselung, um Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand zu schützen. Sie müssen sicherstellen, dass die Verschlüsselung für die gesamte Kommunikation und Datenspeicherung aktiviert ist.
• Kontrollieren Sie den Zugriff auf Daten: Der Zugang zu sensiblen Daten sollte nur für autorisierte Benutzer möglich sein. Sie können Teams so konfigurieren, dass nur authentifizierte Benutzer Zugriff erhalten und der Zugriff auf bestimmte Kanäle oder Dateien beschränkt wird.
• Erzwingen Sie Passwortrichtlinien: Sie können Kennwortrichtlinien einrichten, die sichere Kennwörter, regelmäßige Kennwortänderungen und die Sperrung von Konten nach einer bestimmten Anzahl von fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen vorschreiben.
• Implementieren Sie Auditing und Überwachung: Sie müssen Auditing- und Überwachungsfunktionen konfigurieren, um Benutzeraktivitäten zu verfolgen und Sicherheitsverstöße zu erkennen.
• Konfigurieren Sie Aufbewahrungsrichtlinien: Aufbewahrungsrichtlinien werden verwendet, um Daten in Teams auf der Grundlage bestimmter Kriterien, wie dem Alter der Daten oder der Art der Daten, aufzubewahren oder zu löschen. Diese Änderung ist entscheidend für die Datensicherheit und Archivierung in Microsoft Teams.

Es ist wichtig, daran zu denken, dass diese Änderungen zwar relativ einfach sind, dass Sie aber einen Prüfer benötigen, um Elemente wie das Benutzerverhalten zu überwachen und Daten bei Bedarf zu exportieren, um vollständig HIPAA-konform zu sein. In der Regel handelt es sich dabei um einen Cybersicherheitsexperten oder einen Mitarbeiter, der in den HIPAA-Anforderungen für E-Mail und Kommunikation geschult ist.

Schließen Sie ein BAA mit Microsoft ab

Um die HIPAA-Bestimmungen einzuhalten, müssen Microsoft Teams-Benutzer ein Business Associate Agreement (BAA) mit Microsoft unterzeichnen. Ein BAA ist ein Vertrag, der die Verantwortlichkeiten von Microsoft als Geschäftspartner und der Gesundheitsorganisation als betroffene Einrichtung festlegt. Außerdem wird sichergestellt, dass Microsoft angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergreift, um alle Patientendaten zu schützen, die es im Auftrag der Gesundheitsorganisation verarbeitet.

Um ein BAA mit Microsoft für Teams abzuschließen, müssen Sie sich an das Vertriebsteam oder den Kundensupport wenden und ein BAA anfordern. Nach Unterzeichnung des BAA verpflichtet sich Microsoft, die HIPAA-Vorschriften einzuhalten und angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der von Teams verarbeiteten Patientendaten zu ergreifen.

Andere Microsoft Teams-Anwendungen für das Gesundheitswesen

Neben der Kernplattform von Microsoft Teams werden im Gesundheitswesen verschiedene andere Anwendungen von Microsoft Teams eingesetzt, z. B. die Teams Mobile App, Teams Rooms und Teams Live Events. Um die Einhaltung des HIPAA mit diesen Anwendungen zu gewährleisten, müssen Gesundheitsorganisationen ähnliche Schritte unternehmen, um ihre Sicherheitseinstellungen zu konfigurieren und eine BAA mit Microsoft abzuschließen.

Die Schritte können je nach Anwendung und Anwendungsfall variieren, aber im Allgemeinen gelten für alle Microsoft Teams-Anwendungen die gleichen bewährten Verfahren. Unabhängig von der verwendeten App sollten Benutzer immer vorsichtig sein, wenn sie vertrauliche Gesundheitsinformationen weitergeben.

Und schließlich ist es wichtig zu wissen, dass selbst bei angemessenen Sicherheitsvorkehrungen keine Technologie völlig sicher ist, wenn es um Verstöße gegen die Cybersicherheit geht. Organisationen des Gesundheitswesens müssen außerdem ihre Mitarbeiter kontinuierlich schulen und ausbilden, um sicherzustellen, dass sie ihre Verantwortung für den Schutz von Patientendaten und die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften verstehen.

Abschließende Überlegungen: Ist Microsoft Teams HIPAA-konform?

Microsoft Teams kann die HIPAA-Konformität erreichen, wenn es richtig konfiguriert ist, mit einer unterzeichneten BAA gepaart ist und durch eine solide Schulung zum Thema Cybersicherheit unterstützt wird. Diese Elemente sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Plattform sicher und im Einklang mit den HIPAA-Standards genutzt wird.

Proaktive Maßnahmen wie regelmäßige Überwachung, Datenarchivierung und Kontrolle des Nutzerverhaltens sind entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften. Ohne diese Maßnahmen bleibt die Plattform genauso konform wie jedes andere Kommunikationstool, das die Infrastruktur für die Einhaltung des HIPAA bereitstellt, aber die Sorgfalt der Benutzer erfordert, um die Standards zu erfüllen.

Wenn Sie weitere Informationen zur Einhaltung des HIPAA und zur Cybersicherheit in Ihrem Unternehmen wünschen, wenden Sie sich noch heute an ein Mitglied des Mimecast-Teams. Außerdem finden Sie in unserem Ressourcenteil Einblicke und Ratschläge zu Themen der Cybersicherheit und cyber resilience.

Weitere FAQs zur HIPAA-Konformität von Microsoft Teams

Ist Teams von Anfang an HIPAA-konform?

Nein, Teams ist nicht standardmäßig HIPAA-konform. Unternehmen müssen Teams so konfigurieren und verwenden, dass die HIPAA-Anforderungen eingehalten werden. Dazu gehören die Implementierung von Sicherheitskontrollen, die Schulung der Benutzer in Bezug auf den Datenschutz und bewährte Sicherheitsverfahren sowie die regelmäßige Überwachung und Aktualisierung der Sicherheitseinstellungen.

Ist Microsoft Teams sicher für vertrauliche Informationen?

Geschützte Gesundheitsinformationen (PHI), persönlich identifizierbare Informationen (PII) und Daten der Zahlungskartenindustrie (PCI) gelten als vertrauliche Informationen. Der Umgang mit diesen Informationstypen erfordert oft die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Auflagen.

In Teams ist es wichtig sicherzustellen, dass der Zugriff auf solche Daten auf autorisierte Personen beschränkt ist und dass angemessene Sicherheitskontrollen, Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen vorhanden sind, um sie vor unbefugter Offenlegung oder Verletzung zu schützen. Zu den Maßnahmen, die Unternehmen zum Schutz vertraulicher Informationen in Microsoft Teams ergreifen können, gehören regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zu den besten Praktiken in Sachen Datenschutz und Sicherheit sowie die Implementierung von Schutzmaßnahmen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) oder Single Sign-On (SSO).