Was ist Litigation Hold in Office 365?

Ein Litigation Hold in Office 365 bewahrt alle Postfachinhalte, einschließlich gelöschter, ursprünglicher und geänderter Versionen von Elementen, zum Zwecke der eDiscovery für rechtliche Zwecke auf.

Gelöschte und geänderte Inhalte werden für einen bestimmten Zeitraum geschützt, bis der Litigation Hold aufgehoben wird.

Häufige Herausforderungen bei Office 365 Litigation Hold

Office 365 Litigation Hold unterstützt möglicherweise nur Organisationen mit rudimentären Anforderungen an die Rechtssicherheit.

Wenn Ihr Unternehmen routinemäßig mit einer großen Menge an sensiblen Daten umgeht, kann Litigation Hold mit Office 365 die folgenden Mängel aufweisen:

Begrenzte Integration mit grundlegenden Richtlinien zur Aktenverwaltung.
Nicht-IT-Benutzer können Holds nicht selbst implementieren. Sie benötigen IT-Unterstützung.
Postfächer mit Sperrvermerken müssen von einem IT-Experten über eine Befehlszeilenschnittstelle oder das Exchange Administration Center verwaltet werden.

Warum ist Office 365 Legal Hold so wichtig für Unternehmen?

Office 365 Litigation Hold ist für Unternehmen unerlässlich, um sich im Falle eines Rechtsstreits zu schützen. Da die meisten Geschäfte und die Kommunikation heutzutage online abgewickelt werden, müssen Unternehmen darauf achten, dass sie mit den verschiedenen Aufsichtsbehörden konform gehen.

Litigation Hold ermöglicht es Unternehmen, Kopien von elektronisch gespeicherten Informationen aufzubewahren, selbst wenn der Benutzer die Informationen gelöscht hat.

Es ist eine wichtige Compliance-Maßnahme, die Unternehmen zum Schutz sensibler Informationen ergreifen müssen.

Wie richtet man Litigation Hold in Microsoft 365 ein?

Um einen Litigation Hold zu erlassen:

Gehen Sie zum Microsoft 365 Admin Center und wählen Sie Benutzer
Klicken Sie auf Aktive Benutzer.
Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie in die Warteschleife für Rechtsstreitigkeiten setzen möchten.
Wählen Sie im Menü Eigenschaften die Registerkarte Mail.
Klicken Sie unter Weitere Aktionen auf litigation hold.
Klicken Sie auf das Kontrollkästchen Rechtsstreitigkeiten einschalten und geben Sie optionale Details ein.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, um den Hold zu erstellen.

Bewährte Praktiken für Office 365 litigation hold

Litigation Holds können nur Informationen aufbewahren, die nach dem Erlass gelöscht wurden. Daher wird empfohlen, dass Unternehmen prophylaktisch alle Posteingänge von Endbenutzern mit Litigation Holds versehen.

Wenn ein Posteingang beim Löschen von Informationen durch den Endbenutzer nicht mit einem litigation hold versehen ist, können die gelöschten Dokumente nicht wiederhergestellt werden.

Ein Administrator kann Postfächer für Rechtsstreitigkeiten sperren, sobald ein Mitarbeiter eingestellt wird, und sie für einen bestimmten, vom Unternehmen gewünschten Zeitraum gesperrt halten.

Office365 ermöglicht Litigation Holds von bis zu einem Jahr (365 Tage).

Die Stärken von Mimecast in den Bereichen Archivierung und Governance unterstützen eine bessere litigation hold mit weniger Arbeit für die IT-Teams.

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Rationalisierung von Litigation Hold in Office 365

Für Rechts- und IT-Teams, die mit der Verwaltung von litigation hold in Office 365 betraut sind, sind die in die Microsoft-Plattform integrierten Tools möglicherweise nicht robust genug, um die Anforderungen der E-Mail-Verwaltung in jedem Unternehmen zu erfüllen.

E-Mails werden heute häufig als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten verwendet. Als vorherrschende Form der geschäftlichen Kommunikation können E-Mail-Nachrichten dazu verwendet werden, Wissen, Motivation, Absicht und Zeitpunkt von Handlungen zu dokumentieren. Infolgedessen gibt es eine wachsende Zahl von Vorschriften, die die Aufbewahrung von E-Mails und die Möglichkeit der Vorlage von Nachrichten und Metadaten zu Beweiszwecken regeln.

Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, die Verwaltung von Litigation Hold für Office 365 zu optimieren, um die Kosten zu senken und die Belastung der Rechts- und IT-Teams zu minimieren. Für viele Unternehmen bietet das native Office 365 Legal Hold möglicherweise nicht die Flexibilität, die zentrale Kontrolle und die zeitsparenden Funktionen, die erforderlich sind, um E-Discovery zu beschleunigen und litigation hold in Office 365 zu vereinfachen. Hier kann Mimecast helfen.

Verwalten Sie Litigation Hold für Office 365 mit Mimecast

Mimecasts All-in-One-Lösung für die E-Mail-Archivierung , Kontinuität und Sicherheit bietet leistungsstarke Tools zur Rationalisierung von litigation hold in Office 365. Als Cloud-basierte Lösung kann Mimecast schnell und einfach implementiert werden, ohne dass die Kosten anfallen. Administratoren können über eine zentrale, webbasierte Konsole auf Lösungen für die E-Mail-Aufbewahrung und litigation hold für Office 365 zugreifen.

Um die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften von Office 365, SEC 17a 4 und anderer Vorschriften zu gewährleisten, bewahrt Mimecast drei verschlüsselte und manipulationssichere Kopien jeder E-Mail auf, die in geografisch verteilten Rechenzentren gespeichert werden. Da bei litigation hold in Office 365 oft nicht nur der Zugriff auf E-Mails, sondern auch auf den Zustellungsnachweis und Informationen zur Nichtabstreitbarkeit erforderlich sind, erfasst Mimecast alle Metadaten zusätzlich zum E-Mail-Inhalt. Administratoren können die schnelle Suche und die Office 365 eDiscovery-Tools nutzen, um die Aufgabe zu beschleunigen, relevante Informationen zu finden. Und die flexible und granulare litigation hold für Office 365 kann automatisch in allen Geschäftsbereichen durchgesetzt werden.

Mimecast Vorteile für Litigation Hold in Office 365

Mit den Mimecast-Tools zur Verwaltung von litigation hold in Office 365 können Sie:

Stellen Sie Rechts- und IT-Teams benutzerfreundliche Tools zur Verfügung, um E-Discovery, Legal Hold und Compliance zu vereinfachen.
Ermöglichen Sie eine schnelle Entscheidungsfindung in einem frühen Stadium des Fallbewertungsprozesses.
Liefern Sie Metadaten zum Nachweis der Zustellung und der Unverfälschbarkeit.
Wenden Sie gleichzeitig mehrere, granulare Litigation Holds an und verwalten Sie sie.
Erstellen Sie Prüfpfade für alle E-Discovery-Aktivitäten.
Vereinfachen Sie die Suche mit einem single Online-Repository für aktuelle und archivierte E-Mails.

Mimecast vereinfacht nicht nur die Bearbeitung von litigation hold in Office 365, sondern ermöglicht auch die Vorbereitung auf litigation hold in anderen Plattformen und dient als FINRA- und HIPAA-konformer E-Mail-Dienst.

Erfahren Sie mehr über die Mimecast-Tools für litigation hold für Office 365 und über die IT-Lösungen von Mimecast für Behörden.

Was ist eine Litigation Hold Notice?

Eine Litigation Hold Notice ist ein Brief, der von der Rechtsabteilung eines Unternehmens an die Mitarbeiter verschickt wird, wenn ein neuer oder anhängiger Rechtsstreit mit dem Unternehmen ansteht.

Dieser Hinweis rät den Mitarbeitern, alle physischen oder elektronisch gespeicherten Informationen (ESI), die für den Rechtsfall relevant sein könnten, aufzubewahren und nicht zu zerstören oder zu löschen. Dies geschieht, um Informationen aufzubewahren, die den Ermittlungsprozess des Anwaltsteams vereinfachen.

Wie überprüfe ich, ob mein Postfach auf "Litigation Hold" steht?

Der Endbenutzer merkt nicht, ob sein Posteingang in Litigation Hold ist, da das Programm nahtlos im Hintergrund läuft, ohne die täglichen Aktivitäten des Benutzers zu unterbrechen.

Wenn Sie ein Administrator sind, der die Berechtigung hat, E-Mail-Postfächer auf "Litigation Hold" zu setzen, und Sie überprüfen möchten, ob die "Hold"-Funktion vorhanden und aktiv ist:

Rufen Sie das Exchange-Administrationszentrum auf und gehen Sie zu den Empfängern.
Wählen Sie Postfächer, und wählen Sie in der Liste der Benutzerpostfächer dasjenige aus, für das Sie überprüfen möchten, ob es eine Sperrung gibt, und klicken Sie dann auf Bearbeiten.
Klicken Sie auf der Seite Eigenschaften des Postfachs auf Postfachfunktionen.
Bestätigen Sie unter Litigation hold, dass Halten aktiviert ist.
Klicken Sie auf Details anzeigen, um zu überprüfen, wann und von wem das Postfach auf "Litigation Hold" gesetzt wurde.

Was ist der Unterschied zwischen Litigation Hold und InPlace Hold?

Es gibt zwei verschiedene Arten von Warteschleifen, die auf dem Exchange Server verfügbar sind: eine, die alle Objekte in einem Postfach in Wartestellung versetzt, und eine, die nur bestimmte Objekte in einem Postfach in Wartestellung versetzt.

Um einen gesamten Posteingang in die Warteschleife zu legen, würde ein Administrator über die Eigenschaft LitigationHoldEnabled eines Postfachs eine Litigation Hold einrichten. Da der gesamte Inhalt eines Postfachs erhalten bleibt, kann jeweils nur ein Litigation Hold auf einen Posteingang gelegt werden.

Um nur Artikel zu sperren, die bestimmte Kriterien erfüllen, kann ein Administrator eine InPlace-Sperre einrichten. Es können mehrere InPlace Holds gleichzeitig auf ein Postfach gelegt werden.

Warum ist Litigation Hold keine Alternative zum Backup?

Litigation Hold ist keine Alternative zu einem Backup, da es sich nur auf Objekte bezieht, die sich im Posteingang des Endbenutzers befinden. Außerdem muss es aktiviert werden, bevor Objekte gelöscht werden, damit die Wiederherstellung erfolgreich ist.

Litigation Hold ist für eDiscovery-Zwecke hilfreich und ein wichtiger Aspekt der Einhaltung von Vorschriften, aber es ist nicht als umfassende Lösung für die Aufbewahrungspraxis eines Unternehmens gedacht.

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