Was ist E-Discovery-Software?
E-Discovery-Software hilft Anwälten bei der Verwaltung von E-Discovery - dem Prozess der Identifizierung, Sammlung, Überprüfung und Erstellung elektronischer Dokumente zur Verwendung in einem Rechtsstreit oder einer Untersuchung. E-Discovery-Software kann bei der Verarbeitung einer Vielzahl von elektronisch gespeicherten Informationen (ESI) helfen, darunter E-Mails, Dokumente, Datenbanken, Tabellenkalkulationen, Sofortnachrichten, Kommunikation über soziale Medien und vieles mehr.
Was ist E-Discovery-Software für die Datenaufbewahrung?
E-Discovery-Software umfasst Anwendungen, die das Sammeln, Organisieren und Prüfen von ESI für Gerichtsverfahren rationalisieren, automatisieren und vereinfachen. Überlegene E-Discovery-Software sollte jedoch auch Lösungen für die Verwaltung und Zentralisierung von Datenarchiven enthalten, die rechtliche und Datenmanagement-Strategien für die Speicherung und den Abruf von Dateien unterstützen und so den E-Discovery-Prozess effizienter gestalten, um Geld zu sparen und die Beantwortung von Anfragen zu beschleunigen.
Welche Herausforderungen soll die E-Discovery-Software lösen?
E-Discovery kann für Rechts- und Compliance-Teams eine große Herausforderung sein, bei der viel vom Erfolg ihrer Bemühungen abhängt. Zu den Herausforderungen gehören:
- Einhaltung der Fristen für die Offenlegung. In bestimmten Fällen gelten strenge und manchmal aggressive Fristen für die Beendigung von E-Discovery, und die Nichteinhaltung dieser Fristen kann zu erheblichen Geldstrafen oder Bußgeldern führen.
- Minimieren Sie die Zeit. Das Sammeln großer Datenmengen aus einer Vielzahl von Quellen und in unterschiedlichen Formaten kann extrem zeit- und kostenaufwändig sein.
- Wahrung der Datenintegrität. Für die im Rahmen von E-Discovery gesammelten und präsentierten Daten müssen dokumentierte chains of custody vorliegen, die sicherstellen, dass die Informationen und Dokumente in keiner Weise verändert oder modifiziert wurden.
- Mehrere Archive verwalten. Viele Unternehmen verfügen über Daten, die in verschiedenen Archiven gespeichert sind, was das Suchen, Sammeln und Zusammenführen von Daten extrem schwierig machen kann.
- Einhaltung der Vorschriften. Von GDPR und HIPAA bis hin zu Sarbanes-Oxley, SEC und FINRA gibt es ein breites Spektrum an rechtlichen Rahmenbedingungen, die Unternehmen bei der Speicherung, dem Abruf und der Nutzung von Daten einhalten müssen.
Welche Funktionen sind bei E-Discovery-Software wichtig?
Überlegene E-Discovery-Software sollte Folgendes bieten:
- Eine 100% Cloud-Lösung, mit der Unternehmen bei wachsendem Datenbedarf problemlos skalieren können.
- Ein single Online-Datenspeicher, der E-Mails, Dateien, IM-Nachrichten und andere ESI für eine umfassende E-Discovery konsolidiert.
- Tools für die interne Identifizierung, Aufbewahrung, Sammlung und Überprüfung.
- Schnelle Suchfunktionen zum schnellen Auffinden von Daten.
- Automatisiertes Culling zur deutlichen Reduzierung der Kosten für Dritte.
- Selbstbedienungsfunktionen, die es den Rechts- und Compliance-Teams ermöglichen, E-Discovery ohne Hilfe der IT-Abteilung zu verwalten.
- Case management Funktionen, die die Bearbeitung, Überprüfung und Analyse rationalisieren.
- Funktionen für zentral verwaltete und schnell einsatzbereite litigation holds.
- Tools für frühzeitige Fallbeurteilungen.
- Mehrschichtige Verteidigungsmaßnahmen gegen Cyberangriffe und den Verlust der Datenverfügbarkeit.
- Umfassende Datenaufbewahrungsrichtlinien, die eine detaillierte Kontrolle über Datenlöschungsanfragen von Kunden zur Einhaltung der GDPR und anderer gesetzlicher Bestimmungen ermöglichen.
Was sind die Vorteile von E-Discovery-Software?
E-Discovery-Software ermöglicht es Unternehmen:
- Beschleunigen Sie die Identifizierung und den Abruf von E-Mails und anderen ESI, um Kosten zu minimieren und Compliance-Fristen einzuhalten.
- Senken Sie die Kosten, indem Sie mehr Aspekte der E-Discovery intern abwickeln und die Menge der Daten, die zur Überprüfung durch Dritte exportiert werden müssen, minimieren.
- Rationalisieren und vereinfachen Sie die Datenaufbewahrung, um langfristige rechtliche und Datenverwaltungsstrategien besser zu unterstützen.
- Schützen Sie Ihre Daten vor Cyberangriffen sowie vor Verlust und Beschädigung und gewährleisten Sie die Integrität der Daten durch die Unveränderbarkeit der Daten und die detaillierte Protokollierung der Aktivitäten.
- Vereinfachen Sie die Einhaltung von Vorschriften mit Compliance-gesteuerten chains of custody und automatisierten Richtlinien zur Datenaufbewahrung, die sich im gesamten Unternehmen leicht durchsetzen lassen.
Vereinfachen Sie die Einhaltung von Vorschriften mit leistungsstarker E-Discovery-Software
Wenn die Befolgung von Rechtsstreitigkeiten und E-Discovery-Anfragen die IT-Teams zu überfordern droht, können die E-Discovery-Softwaredienste von Mimecast helfen.
Die Menge an E-Mails und anderen Daten, die ein durchschnittliches Unternehmen produziert, nimmt jedes Jahr exponentiell zu, was die Datenaufbewahrung und E-Discovery-Dienste erschwert. Mit dem Aufkommen neuer Vorschriften und der Weiterentwicklung bestehender Vorschriften können die Einhaltung von Vorschriften und die Beantwortung von E-Discovery-Angelegenheiten selbst die Ressourcen der größten IT-Teams schnell überfordern und die Qualität und Pünktlichkeit beeinträchtigen. Und wenn E-Discovery nicht genau und pünktlich erfolgt, können die daraus resultierenden Risiken und Belastungen verheerende Folgen haben.
Um die Aufbewahrung, Suche und Offenlegung von E-Mails und anderen elektronisch gespeicherten Informationen (ESI) zu verwalten, benötigen Unternehmen eine leistungsstarke E-Discovery-Software, die die Verwaltung vereinfacht, die Kosten senkt und die Datensicherheit und den Datenschutz gewährleistet. Genau hier können die E-Discovery-Lösungen von Mimecast helfen.
E-Discovery-Tools sind zu einer unverzichtbaren Technologie für Unternehmen in fast jeder Branche geworden. Da das Volumen elektronischer Informationen exponentiell ansteigt und sich die rechtlichen Rahmenbedingungen ständig weiterentwickeln, sind für die Einhaltung von Vorschriften und die Vorbereitung auf Rechtsstreitigkeiten überlegene E-Discovery-Tools erforderlich, die die Belastung für Administratoren und IT-Teams, die ohnehin schon mit zahlreichen und konkurrierenden Prioritäten zu kämpfen haben, minimieren. Vom Nachweis der Konformität mit SEC 17a 4 über die Beantwortung von Audit-Anfragen bis hin zur Verwaltung von Legal Hold können die richtigen E-Discovery-Tools Kosten und Komplexität erheblich reduzieren und gleichzeitig das Unternehmen vor Compliance-Fehlern schützen, die zu hohen Geldstrafen und Bußgeldern führen können.
Bei der Auswahl von E-Discovery-Tools setzen immer mehr Unternehmen auf Cloud-basierte Dienste, um Kosten zu senken, die Effektivität zu verbessern und den Verwaltungsaufwand zu minimieren. Deshalb entscheiden sich so viele Unternehmen weltweit für die SaaS-basierten Lösungen von Mimecast.
E-Discovery Software Dienstleistungen von Mimecast
Mimecast bietet einen All-in-One-Abonnementdienst mit Lösungen für Informationsarchivierung, email continuity und ESI-Sicherheit. Als Cloud-basierte Lösung kann Mimecast schnell und ohne Kapitalkosten eingesetzt werden. Und als umfassende Lösung für die Verwaltung und den Schutz von E-Mails macht Microsoft den Einsatz einer Reihe unzusammenhängender Einzellösungen von verschiedenen Anbietern überflüssig.
Die Mimecast E-Discovery Software Services sind ein integraler Bestandteil des Mimecast Cloud Archive. Dieses sichere, zentrale Repository für Unternehmensdaten fasst E-Mails, Dateien und andere Informationen an einem single Ort zusammen und repliziert die Daten, um Redundanz zu gewährleisten und vor Datenverlust zu schützen.
Die E-Discovery-Tools von Mimecast bieten:
- Umfassende Unterstützung für E-Discovery, Compliance und Rechtsstreitigkeiten, einschließlich Legal Hold, Aufbewahrung, case management und Datenexport.
- Blitzschnelle Suchergebnisse, die es Administratoren ermöglichen, E-Mails innerhalb von Sekunden zu finden und abzurufen.
- Self-Service E-Discovery-Tools für Rechts- und Compliance-Teams, die die IT-Administratoren entlasten.
- Funktionen für die schnelle und effektive Überprüfung von Fällen, die Dokumente automatisch aussondern können, um die Kosten für Dritte zu minimieren.
- Detaillierte Protokollierung der Aktivitäten und standardmäßige Unveränderbarkeit der Daten.
Reduzieren Sie Kosten und Komplexität mit der Mimecast E-Discovery Software
Die Mimecast E-Discovery-Software bietet Unternehmen, die die Einhaltung von Vorschriften und E-Discovery-Prozesse verbessern möchten, erhebliche Vorteile.
Durch die Vereinfachung der Aufbewahrungsverwaltung trägt die Mimecast E-Discovery-Software zur Senkung der Kosten und des Verwaltungsaufwands bei. Die Teams der Rechtsabteilung, der Compliance-Abteilung und der IT-Abteilung können in viel kürzerer Zeit und mit viel weniger Aufwand auf Informationsanfragen reagieren.
Die Mimecast E-Discovery Software ermöglicht es Benutzern, Informationen innerhalb von sieben Sekunden zu finden, was die Produktivität erhöht und einen schnelleren Zugang zu Erkenntnissen ermöglicht. Und indem Mimecast es Benutzern, Compliance- und Rechtsteams ermöglicht, archivierte Informationen selbständig zu finden, trägt es dazu bei, dass sich IT-Abteilungen auf andere strategische Prioritäten konzentrieren können.
Erfahren Sie mehr über E-Discovery-Software von Mimecast und über Mimecast-Lösungen für die LDAP-Authentifizierung.
