Backup vs. Archiv: Was ist der Unterschied?

Unternehmen verwenden die Begriffe Backup und Archivierung oft synonym, aber die Unterscheidung zwischen den beiden Begriffen ist entscheidend für effektiven Datenschutz, Compliance und Business Continuity. Jedes dieser Systeme dient einem anderen Zweck, nämlich der Sicherung von Daten, der Unterstützung der Wiederherstellung und der langfristigen Aufbewahrung.

In diesem Artikel untersuchen wir, was die Datenarchivierung von der Datensicherung unterscheidet, warum beide wesentliche Bestandteile einer robusten Datenverwaltungsstrategie sind und wie ein kombinierter Ansatz die Widerstandsfähigkeit gegen Bedrohungen wie versehentlichen Verlust oder einen Ransomware-Angriff stärkt.

Was ist Datenarchivierung?

Bei der Datenarchivierung werden inaktive Daten oder Daten, auf die seltener zugegriffen wird, wie z.B. archivierte E-Mails, Personalakten oder abgeschlossene Projekte, vom Primärspeicher in den Langzeitspeicher oder Sekundärspeicher verschoben. Dieser Prozess wird häufig durch die Einhaltung von Vorschriften, gesetzlichen Bestimmungen oder geschäftlichen Anforderungen bestimmt.

Eine Email Archive speichert beispielsweise Nachrichten und Anhänge sicher für längere Aufbewahrungszeiträume und macht sie gleichzeitig für Suchvorgänge, rechtliche Überprüfungen oder Audit-Zwecke zugänglich. Die archivierten Daten bleiben unveränderlich und überprüfbar, wodurch die Integrität der Originaldaten geschützt und gleichzeitig Speicherplatz auf aktiven Systemen frei wird.

Moderne Archivierungslösungen, wie z.B. cloud archive Plattformen, ermöglichen es Unternehmen außerdem, archivierte Daten durch indizierte Suchfunktionen schnell abzurufen und so die Sichtbarkeit und Zugänglichkeit großer Informationsmengen zu verbessern.

Warum Datenarchivierung wichtig ist

Eine effektive Datenarchivierung gewährleistet die Einhaltung von Branchenvorschriften und unterstützt die Transparenz des Unternehmens. Sie hilft Unternehmen dabei, effizient auf gerichtliche Anordnungen, Audits und eDiscovery-Anfragen zu reagieren und gleichzeitig die Leistungsbelastung der Produktionssysteme zu minimieren.

Eine ordnungsgemäße Archivierung unterstützt auch die Governance, indem sie die Authentizität und Genauigkeit der Archivdaten bewahrt. Im Gegensatz zu älteren Bandspeichern oder traditionellen Festplattenspeichern bietet Cloud Storage skalierbare Kapazität und eingebaute Redundanz für eine langfristige Speicherung.

Darüber hinaus verbessert das Email Archive die betriebliche Effizienz, indem es aktive Daten von Live-Servern auslagert, die Speicherkosten senkt und einen schnellen Zugriff auf historische Kommunikation ermöglicht.

Was ist Datensicherung?

Die Datensicherung konzentriert sich auf die Erstellung von Duplikaten aktiver Daten, um eine schnelle Wiederherstellung im Falle eines Datenverlusts, einer Beschädigung oder eines Systemausfalls zu ermöglichen. Diese Sicherungskopien dienen als kurzfristige Absicherung gegen Vorfälle wie Hardwareausfälle, menschliches Versagen oder einen Ransomware-Angriff.

Im Gegensatz zur Archivierung, bei der die Einhaltung von Vorschriften und die langfristige Speicherung im Vordergrund stehen, sind Backup-Lösungen auf Disaster Recovery und Business Continuity ausgelegt. Ein Backup-System erfasst regelmäßig Snapshots des Primärspeichers und speichert sie an einem sicheren Ort - entweder vor Ort, auf Cloud-Backup-Diensten oder auf physischen Medien wie Bandspeichern.

Warum Datensicherung wichtig ist

Eine zuverlässige Backup-Strategie ist entscheidend, um Ausfallzeiten zu minimieren und die Wiederherstellung von Daten nach Störungen zu gewährleisten. Ziel ist es, wichtige Kennzahlen wie das Recovery Time Objective (RTO) und das Recovery Point Objective (RPO) zu erfüllen - Maßstäbe, die definieren, wie schnell Systeme wiederhergestellt werden können und wie viel Datenverlust akzeptabel ist.

Ohne ein aktualisiertes Backup-System können selbst kleinere Zwischenfälle zu Datenverlusten, längeren Ausfällen und erheblichen finanziellen oder rufschädigenden Auswirkungen führen. Mit Cloud-Backup-Diensten können jetzt mehrere Kopien von Backup-Daten sicher an geografisch unterschiedlichen Orten gespeichert werden, was die Widerstandsfähigkeit gegen lokale Ausfälle erhöht.

Archivierung vs. Backup: Die Hauptunterschiede

Obwohl Datenarchivierung und Datensicherung beide zum Datenschutz beitragen, erfüllen sie unterschiedliche Anforderungen. Die Datensicherung stellt die Wiederherstellung aktiver Daten sicher, während die Archivierung sich auf die Aufbewahrung inaktiver Daten aus Gründen der Compliance, der Governance und der langfristigen Referenz konzentriert.

Die Verwechslung von Backup und Archivierung kann Unternehmen Verstößen gegen die Compliance und Wiederherstellungsfehlern aussetzen. Eine Sicherungskopie kann ein Archiv nicht ersetzen, da es an Aufbewahrungskontrollen und Durchsuchbarkeit fehlt. Umgekehrt können archivierte Daten nicht als unmittelbarer Wiederherstellungspunkt dienen.

Die Beibehaltung beider Strategien gewährleistet Datensicherheit, Betriebszuverlässigkeit und die Einhaltung der Branchenanforderungen für die Datenaufbewahrung und langfristige Speicherung.

Vier praktische Tipps für Entscheidungsträger

1. Richten Sie beide Strategien aufeinander aus - Integrieren Sie Backup- und Archivierungsprozesse so, dass sie sich gegenseitig ergänzen und sowohl die kurzfristige Wiederherstellung als auch die langfristigen Governance-Anforderungen abdecken.
2. Prüfen Sie die Speicherebenen - Trennen Sie Primärspeicher, Sekundärspeicher und Cloud-Speicher nach Zweck und Zugriffshäufigkeit, um Leistung und Kosten zu optimieren.
3. Legen Sie die Verantwortlichkeiten fest - Weisen Sie den IT-, Rechts- und Compliance-Teams eine klare Verantwortung für die Datenarchivierung und das Backup-Management zu.
4. Regelmäßige Audits - Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Backup- und Archivierungslösungen die organisatorischen und gesetzlichen Standards für den Datenschutz erfüllen. 

Vorteile der Kombination von Archivierung und Backup

Zuverlässige Datenrettung

Backup-Systeme sind darauf ausgelegt, verlorene Daten nach Vorfällen wie versehentlichem Löschen, Hardwareausfall oder Ransomware-Angriffen schnell wiederherzustellen. Durch die Aufbewahrung sicherer, mit Zeitstempel versehener Kopien aktiver Daten können Unternehmen ihre Systeme mit minimaler Unterbrechung wiederherstellen.

• Schnelle Wiederherstellung: Backups ermöglichen eine schnelle Datenwiederherstellung, wodurch Ausfallzeiten reduziert und die Geschäftskontinuität unterstützt wird.
• Bereitschaft zur Disaster Recovery: Cloud-Backup-Lösungen bieten eine geografisch verteilte Speicherung, die die Datenverfügbarkeit auch bei großflächigen Ausfällen gewährleistet.
• Schutz vor Korruption und Verlust: Mehrere Backup-Versionen schützen vor Datenintegritätsproblemen, die durch Benutzerfehler oder malware verursacht werden.

Mit einer zuverlässigen Backup-Lösung behalten Unternehmen ihre operative Dynamik und das Vertrauen in ihre Fähigkeit, sich von unerwarteten Störungen zu erholen.

Langfristige Konformität und Zugänglichkeit

Die Archivierung ergänzt die Datensicherung, indem sie inaktive oder historische Daten in einem unveränderlichen und durchsuchbaren Format aufbewahrt. Dies stellt sicher, dass Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig den Überblick über langfristige Aufzeichnungen behalten.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die archivierten Daten unterstützen eDiscovery, Audits und Aufbewahrungsvorschriften wie HIPAA und GDPR.
• Datenintegrität und Unveränderlichkeit: Cloud-basierte Archive bewahren Aufzeichnungen in einem manipulationssicheren Speicher auf und gewährleisten so Authentizität und Vertrauenswürdigkeit.
• Optimierte Speicherverwaltung: Die Verlagerung inaktiver Daten von Primärsystemen in Archive reduziert die Speicherkosten und verbessert die Systemleistung.

Die Archivierung bietet die langfristige Verlässlichkeit und Transparenz, die für die Unternehmensführung, die Rechnungsprüfung und die Rechenschaftspflicht erforderlich sind.

Eine Unified Strategie für umfassenden Datenschutz

Die Kombination von Datensicherung und Archivierung ermöglicht es Unternehmen, ein Gleichgewicht zwischen Leistung, Kosten und Compliance zu finden. Cloud-basierte Lösungen für beide ermöglichen Skalierbarkeit, Automatisierung und sichere Datenverwaltung in verschiedenen Umgebungen.

Ein zweischichtiger Ansatz verhindert Überschneidungen zwischen Backup und archivierten Daten, bewahrt die Integrität und stärkt den Schutz vor Löschung, Beschädigung und Ransomware-Angriffen. Durch die Abstimmung dieser Funktionen erhalten Unternehmen ein stabiles Datenverwaltungssystem, das sowohl aktuelle als auch historische Daten mit gleicher Präzision schützt.

Die Rolle von Mimecast beim Datenschutz

Mimecast bietet eine Cloud-basierte Email Archive, die die Transparenz, die Einhaltung von Vorschriften und die Aufbewahrung von Daten über alle Kommunikationssysteme hinweg verbessert. Die Plattform speichert archivierte E-Mails in unveränderlicher Form, wobei Nachrichteninhalte, Metadaten und Anhänge für Audits und eDiscovery erhalten bleiben.

Das System ergänzt bestehende Backup-Lösungen, indem es zentralisierte Datenarchivierungsfunktionen bietet, die über die standardmäßigen E-Mail-Backup-Funktionen hinausgehen. Außerdem verringert es die Abhängigkeit von lokalen Festplatten oder Bandspeichern und bietet skalierbaren Cloud-Speicher für die langfristige Aufbewahrung.

Durch die Zusammenarbeit mit Backup-Systemen stärkt das cloud archive von Mimecast die Bemühungen um Business Continuity und ermöglicht es Unternehmen, ihre Ziele für die Wiederherstellungszeit zu erreichen und den ununterbrochenen Zugang zu wichtiger Kommunikation aufrechtzuerhalten.

Best Practices für Datenarchivierung und Backup

Eine effektive Datenverwaltung hängt davon ab, dass Backup und Archivierung als komplementäre und nicht als austauschbare Komponenten einer unified Datensicherungsstrategie behandelt werden.

Erstellen Sie klare Richtlinien und Aufbewahrungszeitpläne

Unternehmen, die große Datenmengen verwalten, sollten Richtlinien definieren, die festlegen, wie und wann die Daten gesichert oder archiviert werden. Die Aufbewahrungszeitpläne müssen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und die betrieblichen Anforderungen des Unternehmens widerspiegeln.

• Regeln für die Aufbewahrung von Dokumenten auf der Grundlage von Compliance-Richtlinien wie HIPAA oder GDPR.
• Stimmen Sie die Zeitpläne mit den Arbeitsabläufen in den Abteilungen ab, um die Konsistenz im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.
• Überprüfen Sie die Richtlinien regelmäßig, um Änderungen des Datenvolumens oder der Vorschriften Rechnung zu tragen.

Prozesse automatisieren, um menschliche Fehler zu reduzieren

Die Automatisierung verbessert die Genauigkeit und Effizienz von Archivierungs- und Backup-Workflows. Die richtliniengesteuerte Archivierung stellt sicher, dass inaktive Daten konsistent gespeichert werden, während inkrementelle Sicherungsprozesse nur neue oder geänderte Daten erfassen.

• Implementieren Sie eine automatische, richtlinienbasierte Archivierung für inaktive oder historische Daten.
• Verwenden Sie inkrementelle oder differenzielle Sicherungsprozesse, um die Leistung zu verbessern.
• Planen Sie automatische Validierungsprüfungen, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten zu überprüfen.

Testen und Validieren von Wiederherstellungsprozeduren

Routinemäßige Tests stellen sicher, dass sowohl Backup- als auch Archivierungssysteme wie vorgesehen funktionieren. Simulierte Wiederherstellungsübungen helfen dabei, Konfigurationsprobleme zu erkennen, die Versionskontrolle zu validieren und zu bestätigen, dass die Daten bei Bedarf schnell wiederhergestellt oder abgerufen werden können.

• Führen Sie regelmäßige Wiederherstellungsübungen sowohl für archivierte als auch für Backup-Daten durch.
• Überprüfen Sie die Ziele für die Wiederherstellungszeit (RTO) und den Wiederherstellungspunkt (RPO).
• Behalten Sie die Versionskontrolle bei, um das Überschreiben oder die Beschädigung von Dateien zu verhindern.

Optimieren Sie Investitionen in Speicher und Technologie

Die Trennung von primären, sekundären und Cloud-Speicherumgebungen verbessert die Effizienz und die Datenintegrität. Die regelmäßige Bewertung von Technologieplattformen hilft Unternehmen, den sich entwickelnden Bedrohungen und betrieblichen Anforderungen einen Schritt voraus zu sein.

• Weisen Sie primären Speicher für aktive Systeme und sekundären Speicher für Langzeitarchive zu.
• Prüfen Sie neue Lösungen für verbesserte Skalierbarkeit, Automatisierung und Unterstützung der Compliance.
• Nutzen Sie hybride Cloud-Modelle, um ein Gleichgewicht zwischen Leistung, Kosten und Aufbewahrungsanforderungen herzustellen.

Aufbau eines nachhaltigen Datenschutzrahmens

Ein disziplinierter Ansatz bei der Datensicherung und -archivierung verringert das Risiko, kontrolliert die Speicherkosten und stellt sicher, dass die Daten wiederherstellbar sind und den Vorschriften entsprechen.

Die Cloud-basierten Lösungen von Mimecast für Email Archive, Backup-Integration und Datensicherung bieten die Zuverlässigkeit und Transparenz, die für die Aufrechterhaltung dieses Rahmens erforderlich sind, und unterstützen sowohl die schnelle Wiederherstellung als auch die langfristige Speicherung.

Schlussfolgerung

Backup und Archivierung erfüllen unterschiedliche, aber sich ergänzende Aufgaben bei der Datensicherung. Die eine sichert aktive Daten für eine schnelle Wiederherstellung, die andere bewahrt inaktive Daten für Compliance und Data Governance.

Eine kombinierte Datenverwaltungsstrategie stellt sicher, dass Unternehmen sich schnell von Störungen erholen können, den Verpflichtungen zur Datenaufbewahrung nachkommen und einen vollständigen Überblick über aktuelle und historische Datensätze behalten.

Wenn Sie sich nur auf Backups ohne Archivierung verlassen oder umgekehrt, entstehen kritische Lücken in Bezug auf Ausfallsicherheit und Verantwortlichkeit. Zusammen bilden diese Prozesse eine vollständige Verteidigung - sie schützen das Unternehmen vor Datenverlusten, gesetzlichen Vorschriften und betrieblichen Ausfallzeiten.

Mimecast unterstützt diese Ziele mit einer Cloud-basierten Email Archive, die Backup-Systeme ergänzt, Kommunikationsdaten sichert, die Durchsuchbarkeit verbessert und die Einhaltung von Vorschriften in allen Phasen des Datenlebenszyklus gewährleistet. Nehmen Sie Kontakt mit einem unserer Experten auf, um mehr zu erfahren.