Ist Google Drive HIPAA-konform? 5 Tipps zum Schutz von PHI in Google Drive

In einer Welt, in der wir ständig online sind, sind Datensicherheit und Compliance für Unternehmen und Organisationen, insbesondere im Gesundheitswesen, von entscheidender Bedeutung. Der HIPAA setzt den Standard für den Schutz sensibler Patientendaten. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Auswirkungen die Speicherung von PHI im Google Drive Cloud-Speicher hat und wie Sie dies auf HIPAA-konforme Weise tun können.

HIPAA-Definition

In den Vereinigten Staaten fallen medizinische Informationen unter den HIPAA, den Health Insurance Portability and Accountability Act. Dieses Gesetz stellt die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit geschützter Gesundheitsinformationen (PHI) sicher, indem es Gesundheitsdienstleistern, Gesundheitsplänen und deren Geschäftspartnern Regeln auferlegt.

Die Einhaltung des HIPAA besteht aus verschiedenen technischen und administrativen Anforderungen, darunter Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen, Audit-Kontrollen, Risikobewertungen und unterzeichnete Business Associate Agreements (BAAs) mit Dienstleistern. Google Drive bietet zwar robuste Sicherheitsfunktionen, aber es ist wichtig, dass Sie sich über den Status der Compliance informieren, bevor Sie es zum Speichern oder Übertragen von PHI verwenden.

Ist Google Drive HIPAA-konform?

Der Cloud-Dienst Google Drive bietet zwar eine Vielzahl von Funktionen zum Schutz der Nutzerdaten vor böswilligem Zugriff oder Exfiltration, ist aber aufgrund seiner Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung von Daten nicht automatisch oder von Natur aus HIPAA-konform. Google bietet jedoch einen separaten Service namens Google Workspace for Healthcare an, der speziell auf die Bedürfnisse von Organisationen im Gesundheitswesen zugeschnitten ist. Dieser Service bietet zusätzliche Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen für Google Drive, um die Einhaltung des HIPAA zu gewährleisten, z. B. die Unterzeichnung von BAAs und die Implementierung einer erweiterten Verschlüsselung.

Was ist Google Workspace für das Gesundheitswesen?

Google Workspace for Healthcare ist ein spezielles Angebot von Google, das auf die besonderen Bedürfnisse und Compliance-Anforderungen von Organisationen im Gesundheitswesen zugeschnitten ist. Es bietet eine sichere und kollaborative Plattform für medizinisches Fachpersonal, um zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und ihre Arbeitsabläufe zu verwalten, während der Datenschutz und die Sicherheit sensibler Patientendaten gewahrt bleiben.

Google Workspace for Healthcare umfasst eine Reihe von Produktivitätstools wie Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Meet und Google Chat mit zusätzlichen Sicherheits- und Datenschutzfunktionen, die auf das Gesundheitswesen zugeschnitten sind. Diese Funktionen wurden entwickelt, um Organisationen im Gesundheitswesen bei der Einhaltung der HIPAA-Standards zu unterstützen und die Gesundheitsdaten der Patienten zu schützen.

Zu den wichtigsten Funktionen und Vorteilen von Google Workspace for Healthcare gehören:

• Vereinbarung mit Geschäftspartnern (BAA): Google unterzeichnet eine BAA mit Organisationen des Gesundheitswesens, die Google Workspace for Healthcare nutzen, und demonstriert damit sein Engagement für den Schutz von PHI und die Einhaltung der HIPAA-Bestimmungen.
• Erweiterte Sicherheitskontrollen: Die Plattform bietet Zero Trust-Verifizierung, Datenverschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung, clientseitige Verschlüsselung, phishing und malware-Erkennung sowie granulare Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können.
• Sichere E-Mail: Google Mail in Google Workspace for Healthcare bietet zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlusten (DLP) und E-Mail-Verschlüsselung, um sensible Informationen vor dem Abfluss zu schützen.
• Prüfprotokolle und Berichte: Audit-Protokolle und Berichterstattungsfunktionen ermöglichen es Unternehmen, den Zugriff auf PHI zu verfolgen und zu überwachen und so mögliche Sicherheitsverletzungen zu erkennen und zu beheben.

Durch den Einsatz von Google Workspace for Healthcare können Organisationen im Gesundheitswesen die Leistungsfähigkeit der Produktivitätstools von Google nutzen und gleichzeitig die Einhaltung der HIPAA-Bestimmungen und die Wahrung des Datenschutzes und der Sicherheit der Gesundheitsdaten von Patienten gewährleisten. Die Plattform bietet eine umfassende Lösung für die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen, mit denen Fachkräfte im Gesundheitswesen bei ihrer täglichen Arbeit konfrontiert sind.

Was ist ein BAA und warum ist es für die Einhaltung des HIPAA notwendig?

Ein Business Associate Agreement (BAA) ist ein Vertrag zwischen einer betroffenen Einrichtung wie einem Gesundheitsdienstleister und einem Geschäftspartner oder Dienstleister, der mit PHI arbeitet. Ein BAA legt die Verantwortlichkeiten jeder Partei fest und stellt sicher, dass der Geschäftspartner sich zur Einhaltung der HIPAA-Bestimmungen und zum Schutz der von ihm verwalteten PHI verpflichtet. Eine unterzeichnete BAA mit Google ist unerlässlich, wenn Gesundheitsorganisationen Google Drive oder andere Google-Dienste nutzen und gleichzeitig die HIPAA-Vorschriften einhalten möchten.

Wie Sie Google Drive HIPAA-konform machen

Ohne ein Google Workspace-Konto zu abonnieren, kann eine Organisation bei der Verwendung von Google Drive nicht vollständig HIPAA-konform sein. Der HIPAA verlangt jedoch, dass die betroffenen Unternehmen die besten Praktiken zur Informationssicherheit anwenden, um PHI zu schützen. Daher sind sie dafür verantwortlich, ihre Mitarbeiter im richtigen Umgang mit diesen Daten zu schulen, wenn sie Google Drive verwenden, selbst wenn die richtigen Sicherheitsvorkehrungen und Verschlüsselungen vorhanden sind.

Einige Beispiele dafür, wie Benutzer HIPAA unterstützen können, sind:

• Zugriff auf Patientendaten nur bei Bedarf
• Wählen Sie sichere Passwörter, bewahren Sie sie sicher auf und ändern Sie sie regelmäßig
• Melden Sie sich immer ab und/oder sperren Sie die Bildschirme Ihrer Geräte, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen.
• Sofortige Meldung aller Sicherheitsvorfälle oder verdächtigen Aktivitäten
• Regelmäßige Schulungen über bewährte Praktiken zur PHI-Sicherheit

Sind Google Shared Drives HIPAA-konform?

Google Shared Drives ähneln dem normalen Google Drive, mit dem Unterschied, dass sie im Besitz einer Organisation und nicht einer Einzelperson sind. Rollen und Zugriffsberechtigungen für alle Benutzer können von den Drive-Administratoren von einer zentralen Verwaltungskonsole aus festgelegt werden.

Ähnlich wie Google Drive ist auch ein Google Shared Drive nicht von Haus aus HIPAA-konform. Mit den entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen und Konfigurationen ist es jedoch möglich, Google Shared Drive auf HIPAA-konforme Weise zu nutzen. Dazu gehört die Unterzeichnung eines BAA mit Google, die Implementierung von Zugangskontrollen, Verschlüsselung und anderen notwendigen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz von PHI.

Sind Google Docs und Sheets HIPAA-konform?

Die Google Docs und Sheets Apps sind nicht speziell auf die Einhaltung des HIPAA ausgelegt. Die Verwendung von Google Workspace for Healthcare und die Einhaltung der empfohlenen Sicherheitspraktiken können jedoch dazu beitragen, dass Organisationen des Gesundheitswesens diese Tools in einer Weise nutzen, die mit den HIPAA-Anforderungen in Einklang steht. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie alle Risiken, die mit der Speicherung oder Übertragung von PHI durch diese Tools verbunden sind, bewerten und abmildern. Einige Schritte in diese Richtung sind die Beschränkung des Zugriffs, die Einschränkung der Weitergabe von Informationen und die Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf die besten Praktiken zum Schutz von PHI.

Ist Google Chat HIPAA-konform?

Wie andere Google-Produkte ist auch Google Chat nicht von Haus aus HIPAA-konform, kann aber auf eine Weise verwendet werden, die den HIPAA-Anforderungen entspricht. Zu den bewährten Verfahren gehört die Verwendung eines Google Workspace-Abonnements, die Unterzeichnung einer BAA mit Google und die Sicherstellung, dass die Mitarbeiter die Risiken der Weitergabe von PHI innerhalb von Google Chat verstehen.

Ist Google Workspace Business Starter HIPAA-konform?

Google Workspace Business Starter, früher bekannt als G Suite Basic, ermöglicht geschäftlichen Nutzern den Zugriff auf Funktionen wie BAAs und erweiterte Sicherheits- und Verwaltungskontrollen. Für den größten Funktionsumfang von Google sollten Sie jedoch einen Enterprise-Tarif oder Google Workspace for Healthcare wählen. Diese Pläne enthalten zusätzliche Sicherheits- und Compliance-Tools, die die HIPAA-Anforderungen unterstützen.

5 Tipps zum proaktiven Schutz von PHI in der Google Drive Cloud-Plattform

1. Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Google-Konten, die mit PHI verbunden sind.
2. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den HIPAA-Richtlinien und bewährten Verfahren für den Umgang mit PHI in Google Drive.
3. Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Zugangskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal auf PHI zugreifen kann.
4. Verschlüsseln Sie sensible Dateien und Ordner, die in Google Drive gespeichert sind, um eine zusätzliche Sicherheitsebene zu schaffen.
5. Prüfen und überwachen Sie regelmäßig die Zugriffsprotokolle und gehen Sie unverzüglich gegen unbefugten Zugriff oder Verstöße vor.

Wie Mimecast Aware die Einhaltung des HIPAA in Google Drive unterstützt

Aware unterstützt führende Organisationen im Gesundheitswesen bei der Einhaltung des HIPAA in Google Drive durch eine App-Integration eines Drittanbieters, die fortschrittliche KI-gestützte Analysen verwendet, um potenzielle Verstöße zu erkennen. Mit Aware können Unternehmen die Daten, die sie in Google Drive speichern, automatisch schützen, indem sie automatisierte Workflows verwenden, die auf der Erkennung von Schlüsselwörtern und regulären Ausdrücken (Regex) basieren.

Die kontinuierliche Echtzeit-Analyse von Aware erkennt potenzielle HIPAA-Verstöße, sobald sie auftreten, und sorgt so für schnellere Abhilfe und besseren Datenschutz. Die branchenführende Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) sorgt für präzisere Ergebnisse mit weniger Fehlalarmen.

Die Quintessenz

Google Drive selbst ist zwar nicht von Haus aus HIPAA-konform, aber Google bietet spezielle Lösungen wie Google Workspace for Healthcare an, die den besonderen Anforderungen von Organisationen im Gesundheitswesen gerecht werden. Wenn Sie diese Kontrollen mit den Echtzeit-Funktionen von Aware zur Vermeidung von Datenverlusten und zur Einhaltung von Vorschriften ergänzen, können Gesundheitsorganisationen PHI in Google Drive schützen und sicherstellen, dass ihr digitaler Arbeitsbereich HIPAA-konform bleibt.