Qu'est-ce que l'eDiscovery dans Microsoft Office 365 ?

Présentation

Qu'est-ce que Office 365 eDiscovery ?

Microsoft Office 365 e-discovery fournit des capacités pour le processus d'identification, de collecte, d'examen et d'échange d'informations électroniques à utiliser comme preuves dans les affaires juridiques.

Comment fonctionne Microsoft 365 eDiscovery ?

Les outils d'e-Discovery d'Office 365 permettent aux utilisateurs de rechercher du contenu dans les boîtes aux lettres Exchange Online, les groupes Office 365, SharePoint Online, Microsoft Teams et les sites OneDrive for Business, ainsi que dans les conversations Skype for Business. Il existe trois solutions dans Office 365 e-discovery :

Recherche de contenu - Permet aux utilisateurs de rechercher du contenu dans les sources de données de Microsoft 365 et d'exporter les résultats localement.
Core e-discovery - Permet aux utilisateurs de créer des dossiers eDiscovery et d'y affecter des gestionnaires. Extension des capacités de recherche et d'exportation de base d'eDiscovery, Core permet aux utilisateurs de placer une mise en attente d'eDiscovery sur des emplacements de contenu pertinents pour l'affaire.
Advanced e-discovery – Améliore les capacités de case management, de conservation, de recherche et d'exportation des dossiers disponibles dans Core. Fournit un flux de travail de bout en bout pour faciliter les aspects critiques du processus d'eDiscovery. Advanced eDiscovery permet aux équipes juridiques de gérer les dépositaires, de collecter et de copier des données à partir d'un service en direct dans des ensembles d'examen, et de filtrer, rechercher et étiqueter le contenu pour aider les utilisateurs à identifier et à se concentrer uniquement sur le contenu le plus pertinent.

Comment simplifier l'eDiscovery d'Office 365 ?

Pour les équipes juridiques et informatiques qui doivent gérer plusieurs Office 365 legal hold et des demandes d'e-discovery, les outils natifs d'e-discovery d'Office 365 pour le courrier électronique peuvent ne pas offrir suffisamment de flexibilité, de granularité ou de facilité de gestion.

Le courrier électronique joue aujourd'hui un rôle essentiel en matière de preuve dans les procédures judiciaires. En tant que principal moyen de communication professionnelle, le courrier électronique peut être utilisé pour documenter les connaissances et la motivation d'une personne, ainsi que le moment et l'intention des actions et des transactions commerciales. Les équipes juridiques et les administrateurs informatiques peuvent facilement être submergés par les demandes d'e-discovery d'Office 365 et les exigences de mise en attente légale d'Office 365.

Les bons outils d' e-discovery peuvent contribuer à réduire considérablement le temps et les ressources nécessaires pour répondre aux demandes légales et de conformité. Et si les outils d'e-discovery d'Office 365 inclus dans la plateforme Microsoft peuvent être suffisants pour certaines entreprises, de nombreuses organisations se tournent vers Office 365 security compliance et les solutions d'archivage de Mimecast pour rationaliser et accélérer l'e-discovery d'Office 365.

Office 365 eDiscovery avec Mimecast

Mimecast offre une solution tout-en-un pour l'archivage, la continuité et la sécurité des courriels avec des outils qui réduisent le coût et la complexité de l'e-discovery d'Office 365. "Mimecast Cloud Archive est une solution d'email archive basée sur le cloud, leader sur le marché, qui permet aux entreprises de gérer de manière centralisée la litigation hold pour Office 365 et d'accélérer l'e-discovery d'Office 365 grâce à des recherches en temps quasi réel dans les courriels en cours et archivés."

Pour protéger les données de messagerie contre la perte et la corruption, Mimecast stocke trois copies chiffrées et infalsifiables de chaque message dans plusieurs centres de données. En plus de capturer le contenu des courriels, Mimecast conserve les métadonnées qui comprennent la preuve de livraison et les informations de non-répudiation qui sont souvent requises dans les procédures judiciaires. Mimecast stocke à la fois le message original et toutes les modifications imposées par la politique.

Grâce à une fonctionnalité de recherche rapide et granulaire et à une archive qui combine les courriels en direct et les courriels historiques, Mimecast contribue à accélérer l'e-discovery d'Office 365 et à simplifier les tâches d'évaluation précoce des cas. Les administrateurs peuvent utiliser une console single basée sur le web pour gérer plusieurs litigation hold ainsi que la conformité à la SEC 17a 4 et la conformité à d'autres cadres. La politique de conservation des courriels peut être facilement appliquée et automatisée dans l'ensemble de l'organisation afin que les utilisateurs finaux n'aient plus à prendre de décisions concernant la conservation des courriels.

Avantages d'Office 365 eDiscovery avec Mimecast

Lorsque vous choisissez Mimecast pour gérer l'e-discovery d'Office 365, vous pouvez :

Réduisez le coût et la complexité de la gestion de l'administration de la preuve électronique et des litigation hold.
Mettez en œuvre rapidement et facilement une solution SaaS pour l'e-discovery d'Office 365.
Veillez à ce que l'activité d'e-discovery soit entièrement vérifiable.
Accélérez l'administration de la preuve électronique grâce à des outils de recherche de pointe.

Pour en savoir plus sur Office 365 e-discovery et Mimecast, et sur lessolutions de conformité de Mimecast pour le secteur de la santé.

Qu'est-ce que l'eDiscovery dans Microsoft Teams ?

L'eDiscovery, ou découverte électronique, est l'identification, la préservation, la collecte et la présentation d'informations stockées électroniquement (ESI) dans le cadre d'un litige, d'une conformité réglementaire ou d'autres types d'enquêtes.

L'objectif de l'eDiscovery dans Microsoft Teams est de répondre aux exigences de conformité légale ou réglementaire en ayant la capacité de rechercher et de stocker des ESI à partir de messages de chat, de partage de fichiers et d'enregistrements de réunions à travers Teams et les applications associées comme Exchange Online, SharePoint Online et OneDrive for Business. Cela se fait généralement par l'intermédiaire de Microsoft Purview, la solution complète d'eDiscovery de Microsoft.

Une partie de ce processus consiste à bloquer légalement les sources de données des équipes afin d'empêcher leur suppression ou leur modification tout au long du processus d'eDiscovery. Les données potentiellement pertinentes sont sauvegardées par des cales juridiques en vue de leur examen et de leur présentation dans le cadre de procédures judiciaires.

Dans Microsoft Purview, les fonctions Content Search et Core eDiscovery permettent de rechercher et de collecter des données à partir de différents emplacements Teams, y compris les boîtes aux lettres des utilisateurs, les boîtes aux lettres de groupes, les sites SharePoint et les comptes OneDrive.

Ensuite, grâce à des fonctionnalités telles que le fil de conversation, l'indexation approfondie et les capacités de rédaction, Advanced eDiscovery permet d'aller encore plus loin dans l'examen juridique. Si nécessaire, les données Teams peuvent être exportées dans un format consultable et analysées dans le cadre d'un litige ou d'une enquête eDiscovery.

Qui peut utiliser l'administration de la preuve électronique ?

Les professionnels du droit, les responsables de la conformité et les administrateurs informatiques sont tous des parties qui peuvent être intéressées par les processus d'eDiscovery et qui ont besoin de la capacité de rechercher et d'examiner les ESI à partir d'Office 365. Les responsables des ressources humaines peuvent également avoir besoin d'outils d'eDiscovery lors d'enquêtes juridiques ou de conformité. Par conséquent, bien que l'eDiscovery relève principalement de la compétence des équipes juridiques, d'autres parties prenantes peuvent également bénéficier des capacités d'eDiscovery.

Comment utiliser Office 365 advanced E-Discovery ?

Il y a plusieurs étapes à suivre pour utiliser l'administration électronique avancée. Sélectionnez et attribuez les licences appropriées - Il existe des abonnements d'organisation et des licences par utilisateur.

Attribuer des autorisations - Pour accéder à Advanced eDiscovery ou ajouter un membre :

Allez sur to Permissions et connectez-vous à l'aide des identifiants d'administrateur de votre organisation Microsoft 365.
Sélectionnez the e-discovery Manager sur la page Permissions.
Cliquez sur Add puis cochez la case de tous les utilisateurs que vous souhaitez ajouter au groupe de rôles .
Cliquez sur Add pour ajouter les utilisateurs sélectionnés, puis cliquez sur Done.
Cliquez sur Save pour ajouter les utilisateurs au groupe de rôles.
Cliquez sur Fermer. Vos modifications peuvent prendre quelques heures pour être prises en compte.

Quels sont les avantages d'Office 365 eDiscovery ?

Les avantages de l'e-discovery d'Office 365 sont les suivants :

Automatisation. La remédiation améliorée minimise la nécessité pour les utilisateurs de remédier manuellement au contenu non consultable.
La vitesse. Office 365 e-discovery permet aux utilisateurs de mettre du contenu en attente dans Office 365 sans le déplacer vers une autre archive pour le conserver.
Économies. Office 365 e-discovery peut aider à rechercher et à identifier le contenu pertinent rapidement et facilement, avec moins de besoin de révision manuelle et moins de contenu à envoyer à des réviseurs tiers.
Disponibilité. Office 365 e-discovery est disponible dans le monde entier pour répondre aux besoins juridiques et de conformité ou pour les enquêtes internes.

En quoi l'administration de la preuve électronique diffère-t-elle selon qu'il s'agit de canaux privés ou partagés ?

L'eDiscovery est traité différemment entre les canaux privés et les canaux partagés dans Microsoft Teams.

Dans les canaux privés, des copies de conformité des messages sont envoyées dans les boîtes aux lettres de tous les membres. Dans les canaux partagés et publics, les copies de conformité des messages sont envoyées à une boîte aux lettres électronique associée aux administrateurs ou à l'équipe des parents.

Pour effectuer un eDiscovery sur un canal privé, les emplacements suivants doivent être inclus :

Sites SharePoint (pour les fichiers, les conversations sur les documents, les éléments de liste et les pages)
Boîte aux lettres Exchange pour chaque dépositaire

Des mises en suspens légales peuvent être placées sur le site SharePoint et sur les messages dans les boîtes aux lettres des utilisateurs afin de préserver le contenu.Pour effectuer l'eDiscovery sur un canal public, les emplacements suivants doivent être sélectionnés :

Sites SharePoint (pour les fichiers, les conversations sur les documents, les listes et les pages)
Boîte aux lettres Exchange Group pour la boîte aux lettres Teams (inclut toutes les conversations des canaux partagés)

La boîte aux lettres du groupe et le site SharePoint de l'équipe peuvent faire l'objet d'une mise en suspens juridique afin de préserver le contenu.

Quelles sont les limites d'Office 365 eDiscovery ?

Bien qu'Office 365 e-discovery offre une large gamme d'outils, les organisations qui migrent vers Office 365 devront tenir compte d'un certain nombre de limitations.

Le Centre de sécurité et de conformité d' Office 365, qui comprend des politiques d'e-discovery et de conservation, ne fournit pas d'outils uniformes pour tous les abonnements.
Les organisations qui souhaitent déployer des litigation hold à l'échelle de l'entreprise peuvent être frustrées par les restrictions qu'Office 365 impose aux fonctions de litigation hold dans les boîtes aux lettres des utilisateurs finaux.
Les performances peuvent être limitées dans Office 365 e-discovery - certains utilisateurs ont constaté des résultats lents ou des variations dans la précision des recherches.
Dans l'abonnement de base, Office 365 e-discovery effectue des recherches sans capacités d'analyse, ce qui peut entraîner des résultats de recherche avec des fichiers en double, des éléments non indexés et des faux positifs potentiels. Cet excès de données peut entraîner des coûts importants pour les services d'examen par des tiers.
Office 365 Advanced e-discovery ne peut pas rivaliser avec les fonctionnalités robustes des outils de révision tiers, en particulier pour le traitement et la révision.
L'exploitation des fonctionnalités avancées peut s'avérer compliquée et nécessiter l'embauche d'un analyste ou d'un conseiller en interne.

Comment combler les lacunes d'Office 365 eDiscovery ?

La plupart des organisations devront compléter Office 365 avec des solutions supplémentaires pour l'e-discovery qui peuvent gérer des sources de données externes et fournir des fonctionnalités supplémentaires. Pour compléter les capacités d'Office 365 e-discovery, les organisations devraient rechercher des solutions qui offrent :

Une solution SaaS en nuage qui peut évoluer facilement en fonction des besoins tout en réduisant les coûts d'exploitation et d'investissement.
Une archive qui fournit un référentiel single pour les courriels archivés et les courriels en direct, ce qui permet une enquête électronique complète sur les appareils mobiles et stationnaires.
Des litigation holds qui peuvent être déployées rapidement et gérées de manière centralisée.
Des politiques complètes de conservation des données avec un contrôle approfondi des demandes de purge des données par les clients pour satisfaire au GDPR et à d'autres exigences réglementaires.
Des outils faciles à utiliser et des options en libre-service qui simplifient les efforts en matière d'enquête électronique, de droit et de conformité.

Quelle est la différence entre la recherche de contenu et l'eDiscovery ?

Microsoft Office 365 englobe de nombreux types de données, notamment les calendriers, les documents, les courriels, Microsoft Teams, les fichiers OneDrive, les sites SharePoint, etc. Il en résulte un réseau complexe de points de données ESI qui, lorsque l'eDiscovery est nécessaire, peut être difficile à naviguer.

Il existe plusieurs façons de trouver des informations sur les sources de données et du contenu généré par l'utilisateur dans les applications Office 365. La plus simple est la recherche de contenu. Cet outil est disponible dans le centre de conformité de Microsoft et peut être utilisé par les comptes disposant d'une licence E1 ou supérieure. Grâce à la recherche de contenu, les utilisateurs peuvent rechercher du contenu pertinent dans leur espace de travail Office 365. Il peut effectuer des recherches rapides dans les boîtes aux lettres Exchange, les sites SharePoint et les emplacements OneDrive et récupérer jusqu'à 1 000 résultats par recherche.

L'identification du contenu à examiner est la première étape d'une enquête d'eDiscovery. Cependant, le processus d'eDiscovery englobe également les tâches de catalogage et de gouvernance des données requises pour les affaires juridiques et la conformité réglementaire ou les enquêtes. La recherche de contenu est limitée dans sa capacité à prendre en charge ces processus plus larges d'eDiscovery.

Quelle est la différence entre l'eDiscovery standard et l'eDiscovery premium ?

eDiscovery Standard offre des fonctionnalités de base telles que la création de cas, la mise en attente légale et la recherche d'informations pertinentes dans les services Microsoft 365. Il est adapté aux besoins de base en matière de droit et de conformité.

eDiscovery Premium offre un flux de travail plus avancé. Il comprend des fonctions telles que la gestion des dépositaires, les collections, les ensembles d'examen et l'analyse pour rationaliser les enquêtes complexes ou de grande envergure.

Bien que les deux aident à maintenir la sécurité des données, Premium est plus adapté aux organisations qui traitent de gros volumes de données ou qui ont besoin d'une analyse plus approfondie en cas de litige ou d'audit.