Qu'est-ce que la Litigation Hold dans Office 365 ?

Une Litigation Hold dans Office 365 préserve tout le contenu de la boîte aux lettres, y compris les versions supprimées, originales et modifiées des éléments à des fins d'eDiscovery à des fins juridiques.

Le contenu supprimé et modifié est sauvegardé pendant une période spécifique jusqu'à ce que la Litigation Hold soit supprimée.

Défis courants liés à la mise en suspens d'Office 365 en cas de litige

Office 365 Litigation Hold ne peut prendre en charge que les organisations ayant des exigences rudimentaires en matière de rétention légale.

Si votre organisation traite régulièrement un volume important d'informations sensibles, Litigation Hold avec Office 365 peut présenter les inconvénients suivants :

Intégration limitée avec les politiques de base de gestion des documents.
Les utilisateurs non informaticiens ne peuvent pas mettre en œuvre les prises par eux-mêmes. Ils ont besoin d'une assistance informatique.
Les boîtes aux lettres avec des retenues doivent être gérées par un professionnel de l'informatique à l'aide d'une interface de ligne de commande ou du Centre d'administration Exchange.

Pourquoi Office 365 Legal Hold est-il essentiel pour les entreprises ?

Office 365 Litigation Hold est essentiel pour les entreprises afin de se protéger en cas de procès. Comme la plupart des affaires et des communications se font en ligne de nos jours, les organisations doivent veiller à rester en conformité avec les différents organismes de réglementation.

L'option Litigation Hold permet aux organisations de conserver des copies d'informations stockées électroniquement, même si l'utilisateur les a supprimées.

Il s'agit d'une mesure de conformité importante que les organisations doivent adopter pour protéger les informations sensibles.

Comment configurer Litigation Hold dans Microsoft 365 ?

Promulguer un Litigation Hold :

Allez dans le centre d'administration Microsoft 365 et sélectionnez Utilisateur
Cliquez sur Utilisateurs actifs.
Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez mettre en Litigation hold.
Dans le menu Propriétés, sélectionnez l'onglet Courrier.
Sous Plus d’actions, cliquez sur Gérer la litigation hold.
Cochez la case Activer les litiges et saisissez les détails facultatifs.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour créer le maintien.

Meilleures pratiques pour le litigation hold dans le cadre d'Office 365

Les mises en suspens pour litiges ne peuvent préserver que les informations qui ont été supprimées après leur adoption. Il est donc recommandé aux organisations de placer des mises en suspens pour litiges dans toutes les boîtes de réception des utilisateurs finaux à titre de mesure prophylactique de mise en conformité.

"Si une boîte de réception ne dispose pas d'un litigation hold lorsque l'utilisateur final supprime des informations, la documentation supprimée ne peut pas être récupérée."

Un administrateur peut mettre en place des suspensions pour litiges sur des boîtes aux lettres dès l'embauche d'un employé et les maintenir pendant une durée déterminée par l'organisation.

Office365 permet de conserver les documents litigieux jusqu'à un an (365 jours).

"La force de Mimecast en matière d'archivage et de gouvernance permet de mieux gérer les litigation hold avec moins de travail de la part des équipes informatiques."

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Rationalisation de la Litigation Hold dans Office 365

Pour les équipes juridiques et informatiques chargées de gérer les litigation hold dans Office 365, les outils intégrés à la plateforme Microsoft peuvent ne pas être suffisamment robustes pour répondre aux exigences de gestion des courriels dans toutes les entreprises.

Aujourd'hui, le courrier électronique est souvent utilisé comme preuve dans les litiges. En tant que forme dominante de communication professionnelle, les messages électroniques peuvent être utilisés pour documenter les connaissances, la motivation, l'intention et le calendrier des actions. Par conséquent, il existe un nombre croissant de réglementations régissant la conservation du courrier électronique et la possibilité de produire des messages et des métadonnées à des fins de preuve.

Le défi pour les entreprises est de rationaliser la gestion des litigation hold pour Office 365 afin de réduire les coûts et de minimiser la charge des équipes juridiques et informatiques. Pour de nombreuses organisations, la litigation hold native d'Office 365 peut ne pas offrir la flexibilité, le contrôle centralisé et les capacités de gain de temps nécessaires pour accélérer l'e-discovery et simplifier la litigation hold dans Office 365. C'est là que Mimecast peut vous aider.

Gérer la Litigation Hold pour Office 365 avec Mimecast

, la solution tout-en-un de Mimecast pour l'Email Archive , la continuité et la sécurité fournissent des outils puissants pour rationaliser la gestion des litigation hold dans Office 365. En tant que solution basée sur le cloud, Mimecast peut être mis en œuvre rapidement et facilement sans dépenses d'investissement, et les administrateurs peuvent utiliser une console centrale basée sur le web pour accéder aux solutions pour la conservation des courriels et la litigation hold pour Office 365.

Pour garantir la conformité à la sécurité d'Office 365, la conformité à la norme SEC 17a 4 et la conformité à d'autres réglementations, Mimecast conserve trois copies cryptées et infalsifiables de chaque e-mail, en les stockant dans des centres de données géographiquement diversifiés. "Étant donné que les litigation hold dans Office 365 exigent souvent l'accès non seulement aux courriels, mais aussi aux preuves de livraison et aux informations de non-répudiation, Mimecast capture toutes les métadonnées en plus du contenu des courriels." Les administrateurs peuvent utiliser la recherche rapide et les outils Office 365 eDiscovery pour accélérer la production d'informations pertinentes sur . De plus, une mise en suspens flexible et granulaire de litigation hold pour Office 365 peut être automatiquement appliquée dans toutes les unités d'affaires.

Avantages de Mimecast pour le Litigation Hold dans Office 365

Avec les outils de Mimecast pour la gestion de la litigation hold dans Office 365, vous pouvez :

Fournissez aux équipes juridiques et informatiques des outils faciles à utiliser pour simplifier l'e-discovery, la mise en suspens juridique et la conformité.
Permettre une prise de décision rapide dès le début du processus d'évaluation des cas.
Fournir une preuve de livraison et des métadonnées de non-répudiation.
Appliquez et gérez simultanément des mises en suspens de litiges multiples et granulaires.
Produire des pistes d'audit pour toutes les activités d'e-discovery.
Simplifiez la recherche grâce à un référentiel en ligne single pour les courriers électroniques en ligne et archivés.

"En plus de rationaliser les litigation hold dans Office 365, Mimecast permet la préparation aux litiges dans d'autres plateformes et sert de service de <a href=\" \">messagerie électronique conforme à la FINRA et à <a href=\" \">l'HIPAA."

En savoir plus sur les outils Mimecast pour litigation hold pour Office 365, et sur les solutions informatiques de Mimecast pour les gouvernements.

Qu'est-ce qu'un avis de Litigation Hold ?

Un Litigation Hold Notice est une lettre envoyée par le service juridique d'une organisation aux employés en cas de litige nouveau ou en cours impliquant l'entreprise.

Cet avis conseille aux employés de conserver, et de ne pas détruire ou supprimer, toute information physique ou stockée électroniquement (ESI) susceptible d'être pertinente dans le cadre d'une affaire judiciaire. Il s'agit de préserver les informations qui permettront de rationaliser le processus de découverte de l'équipe juridique.

Comment puis-je vérifier si ma boîte aux lettres est en Litigation Hold ?

"Les utilisateurs finaux ne savent pas si leur boîte de réception est en Litigation Hold, car elle fonctionne de manière transparente en arrière-plan, sans interrompre les activités quotidiennes de l'utilisateur."

"Si vous êtes un administrateur habilité à placer des boîtes de réception d'e-mails en Litigation Hold et que vous souhaitez vérifier que la Litigation Hold est en place et active :"

Allez dans le centre d'administration Exchange et allez dans Destinataires.
Sélectionnez Boîtes aux lettres et, dans la liste des boîtes aux lettres d'utilisateurs, choisissez celle dont vous voulez vérifier la mise en attente, puis cliquez sur Modifier.
Sur la page des propriétés de la boîte aux lettres, cliquez sur Caractéristiques de la boîte aux lettres.
Sous Litigation hold, confirmez que la mise en attente est activée.
Cliquez sur Afficher les détails pour vérifier quand la boîte aux lettres a été mise en Litigation Hold et par qui.

Quelle est la différence entre Litigation Hold et la retenue en place ?

Il existe deux types de mise en attente sur le serveur Exchange, l'un qui met en attente tous les éléments d'une boîte aux lettres, l'autre qui ne met en attente que des éléments spécifiques d'une boîte aux lettres.

Pour mettre en attente l'ensemble d'une boîte de réception, un administrateur doit activer une Litigation Hold en utilisant la propriété LitigationHoldEnabled d'une boîte aux lettres. Étant donné que l'ensemble du contenu d'une boîte aux lettres est préservé, il n'est possible de placer qu'une seule Litigation Hold à la fois dans une boîte de réception.

Pour ne retenir que les articles qui répondent à des critères particuliers, un administrateur peut mettre en place une retenue sur place. Une boîte aux lettres peut faire l'objet de plusieurs retenues en place à la fois.

Pourquoi le Litigation Hold n'est-il pas une alternative à la sauvegarde ?

"La Litigation Hold n'est pas une alternative à la sauvegarde car elle ne concerne que les éléments situés dans la boîte de réception d'un utilisateur final et doit être activée avant que les éléments ne soient supprimés pour que la récupération soit réussie."

"Litigation Hold est utile dans le cadre de l'administration de la preuve électronique et constitue un aspect essentiel du maintien de la conformité, mais elle n'est pas destinée à être utilisée comme une solution complète pour les pratiques d'archivage d'une organisation."