Qu'est-ce qu'un logiciel d'administration de la preuve électronique ?
Le logiciel E-Discovery aide les avocats à gérer l'E-Discovery - le processus d'identification, de collecte, d'examen et de production de documents électroniques à utiliser dans le cadre d'un procès ou d'une enquête. Le logiciel E-Discovery peut aider à traiter une grande variété d'informations stockées électroniquement (ESI), y compris les courriels, les documents, les bases de données, les feuilles de calcul, les messages instantanés, les communications sur les médias sociaux et bien plus encore.
Qu'est-ce qu'un logiciel E-Discovery pour la conservation des données ?
Le logiciel E-Discovery comprend des applications qui rationalisent, automatisent et simplifient le processus de collecte, d'organisation et d'examen des ESI dans le cadre de procédures judiciaires. Mais un logiciel d'administration de la preuve électronique de qualité supérieure devrait également inclure des solutions de gestion et de centralisation des archives de données de manière à soutenir les stratégies juridiques et de gestion des données pour le stockage et la récupération des fichiers, rendant ainsi le processus d'administration de la preuve électronique plus efficace afin d'économiser de l'argent et d'accélérer les réponses aux demandes de renseignements.
Quels sont les défis que les logiciels d'administration de la preuve électronique sont censés résoudre ?
L'administration de la preuve électronique peut être un processus difficile pour les équipes juridiques et de conformité, dont le succès dépend en grande partie de leurs efforts. Les défis à relever sont les suivants :
- Respecter les délais de communication des pièces. Certaines affaires impliquent des délais stricts et parfois agressifs pour l'administration de la preuve électronique, et le non-respect de ces délais peut entraîner des amendes ou des pénalités importantes.
- Minimiser le temps. La collecte de grandes quantités de données provenant d'une variété de sources et sous divers formats peut être extrêmement longue et coûteuse.
- Préserver l'intégrité des données. "Les données collectées et présentées dans le cadre de l'administration de la preuve électronique doivent faire l'objet d'une chains of custody documentée garantissant que les informations et les documents n'ont pas été altérés ou modifiés de quelque manière que ce soit."
- Gestion d'archives multiples. De nombreuses organisations ont des données stockées dans plusieurs archives, ce qui peut rendre le processus de recherche, de collecte et d'agrégation des données extrêmement difficile.
- Respecter la réglementation. De GDPR et HIPAA à Sarbanes-Oxley, SEC et FINRA, il existe un large éventail de cadres réglementaires auxquels les organisations doivent se conformer lorsqu'elles stockent, récupèrent et utilisent des données.
Quelles sont les caractéristiques importantes d'un logiciel d'administration de la preuve électronique ?
Un logiciel d'administration de la preuve électronique de qualité supérieure doit offrir
- Une solution en nuage 100% qui permet aux organisations d'évoluer facilement en fonction de la croissance des besoins en données.
- Un référentiel de données en ligne single qui consolide les courriels, les fichiers, les messages instantanés et d'autres ESI pour une recherche exhaustive de preuves électroniques.
- Outils pour l'identification, la préservation, la collecte et l'examen en interne.
- Capacités de recherche rapide pour accélérer la récupération des données.
- L'automatisation de l'abattage permet de réduire considérablement les coûts des tiers.
- Fonctionnalités en libre-service permettant aux équipes juridiques et de conformité de gérer l'E-Discovery sans l'aide du service informatique.
- Des fonctions de Case management qui rationalisent le traitement, l'examen et l'analyse.
- Capacités de gestion centralisée et de déploiement rapide des litigation hold.
- Outils d'évaluation précoce des cas.
- Défenses multicouches contre les cyberattaques et la perte de disponibilité des données.
- Des politiques complètes de conservation des données qui permettent un contrôle approfondi des demandes de purge des données par les clients pour se conformer au GDPR et à d'autres environnements réglementaires.
Quels sont les avantages d'un logiciel d'administration de la preuve électronique ?
Le logiciel E-Discovery permet aux organisations de :
- Accélérez l'identification et la récupération des courriels et autres ESI afin de minimiser les coûts et de respecter les délais de conformité.
- Réduisez les coûts en gérant davantage d'aspects de l'administration de la preuve électronique en interne et en minimisant la quantité de données qui doivent être exportées pour être examinées par des tiers.
- Rationaliser et simplifier la conservation des données pour mieux soutenir les stratégies juridiques et de gestion des données à long terme.
- Protégez les données contre les cyberattaques ainsi que contre la perte et la corruption et garantissez l'intégrité des données grâce à l'immutabilité des données et à l'enregistrement détaillé des activités.
- Simplifiez la conformité grâce à des chains of custody axées sur la conformité et à des politiques de conservation des données automatisées qui peuvent être facilement mises en œuvre dans l'ensemble de l'entreprise.
Simplifiez la conformité grâce à un puissant logiciel d'enquête électronique
Lorsque la mise en conformité avec les litiges et les demandes d'E-Discovery menace de submerger les équipes informatiques, les services logiciels d'E-Discovery de Mimecast peuvent vous aider.
Le volume de courrier électronique et d'autres données produites par une organisation moyenne augmente de façon exponentielle chaque année, ce qui complique la conservation des données et les services d'enquête électronique. Avec l'apparition de nouvelles réglementations et l'évolution des réglementations existantes, la gestion de la conformité et la réponse à l'E-Discovery peuvent rapidement mettre à mal les ressources des équipes informatiques, même les plus importantes, et compromettre la qualité et le respect des délais. Et lorsque l'administration de la preuve électronique n'est pas précise et n'intervient pas à temps, les risques et l'exposition qui en résultent peuvent avoir des conséquences désastreuses.
Pour gérer la conservation, la recherche et la découverte de courriels et d'autres informations stockées électroniquement (ESI), les entreprises ont besoin d'un logiciel E-Discovery puissant qui peut simplifier la gestion, réduire les coûts et garantir la sécurité et la confidentialité des données. C'est là que les solutions Mimecast E-Discovery peuvent vous aider.
Les outils d'administration de la preuve électronique sont devenus une technologie essentielle pour les organisations de presque tous les secteurs. Alors que le volume d'informations électroniques continue de croître de manière exponentielle et que les cadres réglementaires continuent d'évoluer, la gestion de la conformité et de la préparation aux litiges nécessite des outils d'enquête électronique supérieurs qui peuvent minimiser la charge des administrateurs et des équipes informatiques qui doivent déjà faire face à des priorités multiples et concurrentes. Qu'il s'agisse de démontrer la conformité à la norme SEC 17a 4, de répondre aux demandes d'audit ou de gérer la mise en suspens juridique, les bons outils d'E-Discovery peuvent réduire considérablement les coûts et la complexité tout en protégeant l'organisation contre les erreurs de conformité susceptibles d'entraîner de lourdes amendes et pénalités.
Lorsqu'elles choisissent des outils d'administration de la preuve électronique, de plus en plus d'organisations se tournent aujourd'hui vers des services basés sur l'informatique dématérialisée afin de réduire les coûts, d'améliorer l'efficacité et de minimiser la charge administrative. C'est pourquoi tant d'entreprises dans le monde se tournent vers les solutions SaaS de Mimecast.
Services logiciels de Mimecast pour l'administration de la preuve électronique (E-Discovery)
Mimecast offre un service d'abonnement tout-en-un avec des solutions pour l'archivage des informations, l'email continuity et la sécurité ESI. En tant que solution basée sur l'informatique dématérialisée, Mimecast peut être déployé rapidement et sans coût d'investissement. En tant que solution complète de gestion et de protection du courrier électronique, Microsoft élimine la nécessité de déployer un ensemble de solutions ponctuelles disparates provenant de plusieurs fournisseurs.
Les services logiciels Mimecast E-Discovery font partie intégrante de Mimecast Cloud Archive. Ce dépôt central et sécurisé des données de l'entreprise regroupe les courriers électroniques, les fichiers et d'autres informations en un single endroit, en répliquant les données pour assurer la redondance et la protection contre la perte de données.
Les outils d'E-Discovery de Mimecast fournissent :
- Support complet pour l'E-Discovery, la conformité et les litiges, y compris la mise en attente légale, la conservation, le case management et l'exportation des données.
- Des résultats de recherche rapides comme l'éclair, permettant aux administrateurs de trouver et d'extraire des courriels en quelques secondes.
- Outils d'enquête électronique en libre-service pour les équipes juridiques et de conformité qui contribuent à alléger la charge des administrateurs informatiques.
- Capacités d'examen rapide et efficace des dossiers, permettant d'éliminer automatiquement les documents afin de minimiser les frais de tiers.
- Enregistrement détaillé des activités et immuabilité des données par défaut.
Réduisez les coûts et la complexité avec le logiciel Mimecast E-Discovery
Le logiciel Mimecast E-Discovery offre des avantages significatifs aux organisations qui cherchent à améliorer leurs processus de conformité et d'administration de la preuve électronique.
En simplifiant la gestion de la conservation, le logiciel Mimecast E-Discovery contribue à réduire les coûts et les frais administratifs. Les équipes juridiques, de conformité et informatiques peuvent répondre aux demandes d'information en beaucoup moins de temps et avec beaucoup moins d'efforts.
Le logiciel Mimecast E-Discovery permet aux utilisateurs de trouver des informations en sept secondes, ce qui améliore la productivité et permet un accès plus rapide à l'information. En permettant aux utilisateurs et aux équipes juridiques et de conformité de retrouver eux-mêmes les informations archivées, Mimecast aide les services informatiques à se concentrer sur d'autres priorités stratégiques.
En savoir plus sur le logiciel E-Discovery de Mimecast, et sur les solutions Mimecast pour l'authentification LDAP.
