Warum müssen wir Dateien vor der Weitergabe verschlüsseln?
Die Verschlüsselung von Dateien vor der Weitergabe ist unerlässlich, um sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Ob es sich um persönliche Daten, Finanzunterlagen oder geistiges Eigentum handelt, die Verschlüsselung stellt sicher, dass nur autorisierte Empfänger auf die Inhalte zugreifen können. Dies hilft bei der Vermeidung von Datenschutzverletzungen, dem Schutz der Privatsphäre und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Durch die Verschlüsselung von Dateien können Unternehmen das Risiko des Abfangens während der Übertragung mindern und sicherstellen, dass die Daten sicher bleiben, selbst wenn sie in die falschen Hände geraten.
5 empfohlene Methoden zum sicheren Austausch verschlüsselter Dateien
Nutzen Sie sichere File-Sharing-Dienste
Nutzen Sie seriöse Dienste wie Mimecast, die eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbieten. Diese Plattformen sorgen dafür, dass die Dateien während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt bleiben und bieten so ein hohes Maß an Sicherheit.
Implementieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Aktivieren Sie MFA für Konten, die zur gemeinsamen Nutzung von Dateien verwendet werden. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, da vor dem Zugriff auf die Dateien mehrere Formen der Überprüfung erforderlich sind, was einen Schutz vor unbefugtem Zugriff bietet.
Zugriffskontrollen und Berechtigungen anwenden
Schränken Sie den Zugriff auf freigegebene Dateien ein, indem Sie entsprechende Berechtigungen festlegen. Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Benutzer die Dateien einsehen oder bearbeiten können, und überprüfen und aktualisieren Sie diese Kontrollen regelmäßig, um die Sicherheit zu gewährleisten.
Verschlüsseln Sie Dateien auf beiden Seiten
Stellen Sie sicher, dass die Dateien vor dem Versand verschlüsselt werden und verschlüsselt bleiben, bis sie den vorgesehenen Empfänger erreichen. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt die Dateien während des gesamten Freigabeprozesses und verhindert so unbefugten Zugriff.
Verwenden Sie sichere Links für den Dateiaustausch
Anstatt Dateien direkt zu versenden, verwenden Sie sichere Links, über die die Empfänger verschlüsselte Dateien herunterladen können. Dienste wie OneDrive und SharePoint bieten sichere Optionen für die gemeinsame Nutzung von Links mit anpassbaren Zugriffsberechtigungen, was eine zusätzliche Sicherheitsebene darstellt.
Wenn Sie diese empfohlenen Praktiken befolgen, können Unternehmen die Sicherheit ihrer Dateifreigabe verbessern und sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und Datenverletzungen schützen.
Senden Sie verschlüsselte Dateien einfach mit Mimecast
Da Ihre Benutzer sensible Informationen mit Kontakten außerhalb des Unternehmens austauschen, müssen sie in der Lage sein, verschlüsselte Dateien zu senden, um Informationen wie Kundendaten, Finanzunterlagen und geistiges Eigentum zu schützen. Herkömmliche Ansätze zur sicheren E-Mail-Verschlüsselung sind jedoch oft schwierig und umständlich in der Anwendung. So müssen Benutzer Zertifikate und Verschlüsselungsschlüssel verwalten oder die Empfänger müssen Software herunterladen, um verschlüsselte Dateien zu erhalten.
Mimecast Secure Messaging macht es einfach, verschlüsselte Dateien zu versenden, ohne dass ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand entsteht oder die Installation eines Endbenutzer-Clients erforderlich ist. Mit Mimecast verlassen sensible Nachrichten und Dateien niemals das Mimecast Secure Messaging-Portal und bieten somit höchste Sicherheit, während gleichzeitig die E-Mail-Verschlüsselungsdienste für die Benutzer vereinfacht werden.
Wie Sie verschlüsselte Dateien mit Mimecast Secure Messaging versenden
Mimecast Secure Messaging ist Teil des vollständig integrierten Service von Mimecast für E-Mail-Sicherheit, Archivierung und Kontinuität.
Um verschlüsselte Dateien mit Mimecast Secure Messaging zu versenden, müssen Benutzer lediglich eine neue Nachricht in Outlook oder Mimecast für Mac erstellen, die gewünschten Dateien anhängen und auf der Registerkarte Mimecast auf Sicher senden klicken, bevor sie die Nachricht versenden.
Sobald der Benutzer die verschlüsselte Dateiübertragung durch Drücken von Senden startet, werden die Nachricht und die Dateien sicher in die Mimecast-Cloud hochgeladen, wo sie auf malware gescannt und anhand von DLP-Richtlinien (Data Leak Prevention) überprüft werden können, bevor sie im AES-verschlüsselten Archiv von Mimecast gespeichert werden.
Die Empfänger erhalten dann eine Benachrichtigung, die sie anweist, sich beim sicheren Webportal von Mimecast anzumelden, um Nachrichten und Dateien abzurufen. Die Empfänger haben auch die Möglichkeit, Mimecast Secure Messaging zu verwenden, um verschlüsselte Dateien an Benutzer innerhalb des Unternehmens zu senden.
Vorteile der Verwendung von Mimecast zum Versenden verschlüsselter Dateien
Mit dem verschlüsselten E-Mail-Dienst Mimecast Secure Messaging können Sie:
- Ermöglichen Sie es Benutzern, verschlüsselte Dateien einfach zu versenden, ohne Kenntnisse über die Verwaltung von Zertifikaten oder Schlüsseln zu benötigen.
- Senden Sie automatisch verschlüsselte Dateien, wenn die E-Mail bestimmte Kriterien der E-Mail-Verschlüsselungs-Gateway-Richtlinie erfüllt. Dazu können Nachrichten gehören, die an einen bestimmten Empfänger oder eine bestimmte Domain gesendet wurden, oder Nachrichten, die bestimmte Schlüsselwörter in der Betreffzeile enthalten.
- Unterstützen Sie Compliance-Ziele, indem Sie sichere Nachrichten und Dateien Malware-, DLP- und Compliance-Richtlinien unterwerfen.
- Versehen Sie das Mimecast Secure Messaging-Webportal mit dem Namen, den Farben und dem Logo Ihres Unternehmens, um das Vertrauen der Nachrichtenempfänger zu gewinnen.
FAQs: Wie man verschlüsselte Dateien versendet
Was ist verschlüsselter Dateiaustausch?
Beim verschlüsselten Dateiaustausch werden die Dateien vor dem Versand an einen Empfänger in ein verschlüsseltes Format umgewandelt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Informationen vertraulich bleiben und nur von Personen eingesehen werden können, die den Entschlüsselungsschlüssel oder das Passwort besitzen. Sie ist eine wichtige Sicherheitsmaßnahme, um den unbefugten Zugriff auf sensible Daten während der Übertragung zu verhindern.
Wie verhindert der Versand verschlüsselter Dateien Datenschutzverletzungen?
Das Versenden verschlüsselter Dateien trägt dazu bei, Datenschutzverletzungen zu verhindern, indem sichergestellt wird, dass der Inhalt der Dateien nur autorisierten Empfängern zugänglich ist. Bei der Verschlüsselung werden die Daten verschlüsselt, so dass sie für jeden, der sie ohne den richtigen Entschlüsselungscode abfängt, unlesbar sind. Dies schützt die Daten vor der Ausnutzung durch Cyberkriminelle und verringert das Risiko eines unbefugten Zugriffs und von Datenschutzverletzungen.
Wie können Unternehmen von Software zur Dateiverschlüsselung profitieren?
Unternehmen können in mehrfacher Hinsicht von Software zur Dateiverschlüsselung profitieren:
- Verbesserte Sicherheit: Schützen Sie sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und Datenmissbrauch.
- Einhaltung von Vorschriften: Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen für Datenschutz und Privatsphäre.
- Reputation: Erhalten Sie das Vertrauen Ihrer Kunden, indem Sie die Vertraulichkeit und Integrität der gemeinsam genutzten Informationen sicherstellen.
- Operative Effizienz: Optimieren Sie die Prozesse für den sicheren Dateiaustausch, ohne dass eine komplexe Schlüsselverwaltung erforderlich ist.
- Risikominderung: Reduzieren Sie das Risiko von Datenverlusten und die finanziellen Auswirkungen von Datenschutzverletzungen.
