Was bedeutet Aufbewahrung von Unterlagen?
Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen ist die Aufgabe, wichtige Daten zu schützen, indem Dokumente und Aufzeichnungen identifiziert werden, die für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden sollten oder müssen, indem Aufzeichnungen in sicheren Archiven aufbewahrt werden, indem autorisierten Personen für rechtliche und Compliance-Zwecke Zugang gewährt wird und indem die Dauer der Aufbewahrung von Aufzeichnungen verwaltet wird.
Welche Arten von Aufzeichnungen müssen aufbewahrt werden?
Bestimmte Arten von Aufzeichnungen sind für den Geschäftsbetrieb, die Einhaltung von Vorschriften und für rechtliche Zwecke von entscheidender Bedeutung. Dazu können unter anderem gehören:
- Finanzdokumente, einschließlich Buchhaltungsunterlagen, Hauptbücher und steuerliche Informationen.
- Juristische Dokumente wie Verträge, Vereinbarungen und Prozessakten.
- Personaldokumente, einschließlich Mitarbeiterakten, Gehaltsabrechnungen und Leistungsbewertungen.
- Operative Dokumente, wie z.B. Richtlinien, Verfahren und operative Berichte.
- Korrespondenz, einschließlich E-Mail-Kommunikation, Memos und Briefe.
Die Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen ist unerlässlich, um eine genaue historische Aufzeichnung der Aktivitäten der Organisation zu erhalten, Transparenz zu gewährleisten und regulatorische und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Warum ist die Aufbewahrung von Unterlagen wichtig?
Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen ist unerlässlich, um wichtige Informationen zu erhalten, die für Entscheidungsträger innerhalb des Unternehmens nützlich sein können, und um die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten, Korrespondenz und anderen Daten zu erfüllen, die für die Offenlegung vor Gericht und die Einhaltung von Vorschriften benötigt werden.
Wie Sie die Verwaltung der Aufbewahrung von Unterlagen vereinfachen können
Da digitale Dokumente bei Rechtsstreitigkeiten eine immer größere Rolle spielen, suchen Anwaltskanzleien heute zunehmend nach leistungsfähigeren Lösungen, um die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen zu vereinfachen und gleichzeitig die Sicherheit und Integrität von digitalen Dateien und E-Mails zu gewährleisten.
Die Aufbewahrungelektronischer Unterlagen und die E-Mail-Aufbewahrung dienen mehreren Zwecken, von der Unterstützung der Fallarbeit bis zur Bereitstellung eines institutionellen Gedächtnisses und von der Dokumentation von Geschäftsentscheidungen bis zum Nachweis der Einhaltung von Vorschriften. Die Verwaltung der Aktenaufbewahrung birgt auch ein erhebliches Risiko: Dokumente, die sensible Informationen enthalten, sind umso gefährdeter, je länger sie aufbewahrt werden, während Akten, die schnell oder versehentlich weggeworfen werden, den Fall eines Kunden behindern oder gegen Vorschriften verstoßen können.
Da das Volumen der jährlich von einem Unternehmen produzierten E-Mails immer weiter ansteigt, wird die Verwaltung der Datenaufbewahrung immer kostspieliger und komplexer. Um die Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen und E-Mails und zu erfüllen, benötigen Anwaltskanzleien einfach zu bedienende Tools, die den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Verwaltung von Archiven minimieren können. Hier kann Mimecast helfen.
Rationalisierung der Aktenaufbewahrung mit Mimecast
Mimecast ist ein umfassender, cloudbasierter Service für Email Archive, Sicherheit und Kontinuität. Als 100% SaaS-basierte Lösung ist Mimecast einfach zu implementieren und erfordert keine Vorabinvestitionen. Und mit Lösungen, die jeden Aspekt der business email Verwaltung abdecken, beseitigt Mimecast die Notwendigkeit, mehrere Einzellösungen für die Verwaltung von business email und die Aufbewahrung von Unterlagen einzusetzen.
Mimecast bietet leistungsstarke Tools für die Archivierung von E-Mails und Microsoft Teams im Mimecast Cloud Archive, einem zentralisierten Cloud-Speicher. Mimecast vereinfacht die Archivierung, indem es Administratoren Werkzeuge zur Verfügung stellt, mit denen sie die Aufbewahrung von Unterlagen automatisieren und Richtlinien für das gesamte Unternehmen von einer single webbasierten Konsole aus festlegen und verwalten können.
Um die Aufbewahrung von Unterlagen zu vereinfachen und gleichzeitig die Datenintegrität zu gewährleisten, speichert Mimecast automatisch drei verschlüsselte und manipulationssichere Kopien von Dateien und allen eingehenden, ausgehenden und internen E-Mails. Die Aufbewahrungslösung von Mimecast speichert sowohl den Inhalt von E-Mail-Nachrichten als auch die Metadaten, die für den Nachweis der Zustellung und die Nichtabstreitbarkeit von Informationen entscheidend sind. Mimecast speichert Kopien jeder E-Mail oder Datei in geografisch verteilten Rechenzentren, wobei sowohl die Originale als auch die Kopien der richtliniengeänderten Nachrichten aufbewahrt werden.
Mimecast Tools für die Aufbewahrung von Unterlagen
Um die Aufbewahrung von Datensätzen zu vereinfachen, bietet Mimecast Administratoren folgende Funktionen:
- Verwaltungstools, die eine zentrale Kontrolle der Aufbewahrungsrichtlinien für Dokumente ermöglichen.
- Branchenführende Suchwerkzeuge für schnellere Recherche und e-Discovery.
- Optimierte Case Management-Tools für schnellere Antworten auf Compliance- und rechtliche Anfragen und Herausforderungen.
Zusätzlich zur Aufbewahrung und Archivierung von Daten bietet Mimecast Business Continuity Services , die den Zugriff auf E-Mails auch dann gewährleisten, wenn die primären Server ausfallen, sowie Backup- und Recovery-Software , die eine schnelle Wiederherstellung von Mailboxen, persönlichen Ordnern sowie Kalender- und Kontaktelementen nach einem Datenverlust oder einer Datenbeschädigung ermöglicht.
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FAQs zur Aufbewahrung von Unterlagen
Was ist ein System zur Aufbewahrung von Unterlagen?
Ein System zur Aufbewahrung von Unterlagen ist eine Lösung, die die Auswahl der aufzubewahrenden Daten, die Festlegung der Aufbewahrungsdauer, den Schutz der Daten auf sicheren Medien, die effiziente Suche und den Abruf sowie den Zugriff für autorisierte Benutzer vereinfacht und automatisiert.
Was sind Richtlinien zur Aufbewahrung von Unterlagen?
Richtlinien zur Aufbewahrung von Unterlagen sind eine Reihe von Richtlinien, die festlegen, wie lange bestimmte Arten von Unterlagen aufbewahrt werden sollten, sowie die Prozesse zur Aufbewahrung, Verwaltung und Entsorgung dieser Unterlagen. Diese Richtlinien sollen die Einhaltung rechtlicher, behördlicher und betrieblicher Anforderungen gewährleisten und bei Bedarf das effiziente Abrufen und die Nutzung von Unterlagen erleichtern. Eine umfassende Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen enthält in der Regel Bestimmungen zur Kategorisierung von Dokumenten, Aufbewahrungsprotokolle, Datensicherheitsmaßnahmen und Richtlinien für die Entsorgung von Unterlagen nach deren Aufbewahrung.
Was sind Zeitpläne für die Aufbewahrung von Unterlagen?
Zeitpläne für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen definieren die Zeiträume für die Aufbewahrung der verschiedenen Kategorien von Aufzeichnungen. Sie werden in Übereinstimmung mit gesetzlichen und behördlichen Vorschriften, Branchenrichtlinien und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens erstellt. Aufbewahrungszeitpläne dienen als Rahmen für die Verwaltung von Unterlagen während ihres gesamten Lebenszyklus, von der ersten Erstellung oder dem Erhalt bis zur endgültigen Entsorgung. Sie helfen Unternehmen dabei, die Kontrolle über ihre Aufzeichnungen zu behalten, Compliance-Risiken zu mindern und eine konsistente und systematische Verwaltung von Daten sicherzustellen.
Wie lange sollten Unterlagen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfrist für Aufzeichnungen kann je nach Art des Dokuments und den entsprechenden rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen variieren. Die Aufbewahrungsfrist wird in der Regel durch Faktoren wie gesetzliche Vorschriften, Branchenstandards und Geschäftsanforderungen bestimmt. Zum Beispiel:
- Finanzielle Aufzeichnungen müssen für Steuer- und Prüfungszwecke mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
- Beschäftigungsunterlagen könnten mehrere Jahre nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aufbewahrt werden, um mögliche rechtliche oder vertragliche Fragen zu klären.
- Rechtliche und vertragliche Dokumente müssen möglicherweise für die Dauer des Vertrags und für einen bestimmten Zeitraum danach aufbewahrt werden.
Es ist wichtig, dass Unternehmen Rechtsberatung in Anspruch nehmen und die gesetzlichen Richtlinien konsultieren, um die spezifischen Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Arten von Aufzeichnungen zu bestimmen, die für ihre Branche und ihr Geschäft relevant sind.