Compliance-Risiko

Was ist ein Compliance-Risiko?

Das Compliance-Risiko bezieht sich auf das Potenzial für rechtliche Strafen, finanzielle Verluste oder Reputationsschäden, denen eine Organisation ausgesetzt sein kann, wenn sie Gesetze, Vorschriften, regulatorische Verpflichtungen oder interne Richtlinien nicht einhält.

Im Zusammenhang mit der Email Archive und -Sicherheit ergibt sich das Compliance-Risiko häufig aus:

• Unsachgemäße Aufbewahrungspraktiken
• Unvollständige Datensätze
• Unzureichende Sicherheitskontrollen

Jedes dieser Probleme kann dazu führen, dass Unternehmen Rechtsstreitigkeiten, Geldbußen oder Datenschutzverletzungen ausgesetzt sind. Ein gut verwaltetes Compliance-Programm ist für das Risikomanagement in diesen Bereichen unerlässlich.

Was ist Compliance-Risikomanagement?

Compliance-Risikomanagement ist der systematische Prozess der Identifizierung, Bewertung und Abschwächung von Compliance-bezogenen Bedrohungen in einer Organisation als Teil eines umfassenderen Risikomanagementprozesses. Es erfordert mehr als nur die Reaktion auf Prüfungen; es beinhaltet:

• Identifizierung von Risiken - Erkennen von Schwachstellen in der Kommunikation, Archivierung oder im Umgang mit Daten.
• Entwicklung von Richtlinien - Erstellung klarer interner Richtlinien (Compliance-Richtlinien), die mit externen Vorschriften übereinstimmen.
• Technologie-Integration - Nutzung von SaaS-Lösungen wie Mimecast zur Automatisierung von Compliance-Kontrollen.
• Überwachung und Berichterstattung - kontinuierliche Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften und Erstellung von Berichten für ein Compliance-Audit.

Wenn es effektiv gehandhabt wird, schützt das Compliance-Risikomanagement Unternehmen vor behördlichen Strafen, Betriebsstörungen und Reputationsschäden.

Minimierung des Compliance-Risikos bei der Email Archive

Da die Komplexität der Vorschriften zur E-Mail-Aufbewahrung immer weiter zunimmt, suchen immer mehr IT-Teams nach Lösungen, die das Risiko der Einhaltung von Vorschriften verringern und gleichzeitig die Aufgaben des Email Archive vereinfachen können.

Das rechtliche Umfeld für das Email Archive ist in den letzten Jahren aus mehreren Gründen recht kompliziert geworden. E-Mails werden zunehmend als Beweismittel in Gerichtsverfahren verwendet - als primäre Aufzeichnung der geschäftlichen Kommunikation können sie als Beleg für den Zeitpunkt, die Motivation, die Absicht und das Wissen über geschäftliche Entscheidungen und Transaktionen herangezogen werden. Und da E-Mails so allgegenwärtig sind und von so vielen Nutzern verwendet werden, sind sie die Nummer 1 unter den Angriffsvektoren für böswillige Personen, die versuchen, die Verteidigungsmaßnahmen zu durchbrechen, um Daten und Geld zu stehlen. Infolgedessen wird die Sicherheit und Aufbewahrung von E-Mails zunehmend durch Vorschriften im Regierungs-, Finanz- und Gesundheitssektor geregelt, was die Verwaltung des Compliance-Risikos bei der Archivierung von E-Mail-Daten erschwert.

Um die Einhaltung von Archivierungsvorschriften zu erreichen und das Compliance-Risiko zu minimieren, benötigen Unternehmen einfach zu bedienende Tools, die den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Verwaltung der Aufbewahrungs- und Archivierungsvorschriften erheblich reduzieren und gleichzeitig die Sicherung und Wiederherstellung von Systemen automatisieren können. Für Zehntausende von Unternehmen auf der ganzen Welt ist Mimecast die Lösung der Wahl für die Email Archive und Wiederherstellung von E-Mails.

Mehrere Kopien von E-Mails minimieren das Risiko der Einhaltung von E-Mail-Richtlinien

Um das Compliance-Risiko zu verringern, bewahrt Mimecast drei manipulationssichere Kopien aller archivierten E-Mails auf. Jede Nachricht wird verschlüsselt und in Rechenzentren an geografisch unterschiedlichen Standorten gespeichert. Mimecast speichert den ursprünglichen E-Mail-Inhalt, Nachrichten, die durch Inhaltsrichtlinien geändert wurden, sowie Metadaten, die einen Zustellungsnachweis und Informationen zur Nichtabstreitbarkeit liefern.

Mimecast bietet außerdem eine optionale Sync & Recover-Lösung für die schnelle und einfache Wiederherstellung von Mails sowie Kontakt- und Kalenderdaten nach Verlust oder Beschädigung. Und da Mimecast Cloud Archive neben E-Mails auch Dokumente aufbewahren kann, kann Mimecast zusätzlich zu einer Lösung für die Sicherung und Wiederherstellung von E-Mails auch als Softwarelösung für die Wiederherstellung von Dateien dienen.

Erfahren Sie mehr über E-Mail-Compliance-Risiken und Mimecast.

Arten von Compliance-Risiken

Compliance-Risiken manifestieren sich in verschiedenen Formen, je nach Branche, Geografie und Geschäftsbetrieb. Gängige Kategorien sind

• Risiko der Einhaltung von Vorschriften - die Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften wie GDPR, HIPAA oder PCI DSS (einschließlich jeder einzelnen gesetzlichen Verpflichtung) kann zu hohen Geldstrafen und Sanktionen führen.
• Operatives Compliance-Risiko - Risiken im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung interner Prozesse oder bewährter Branchenpraktiken (d.h. operatives Risiko), die zu Ineffizienz oder Risiken führen.
• Finanzielles Compliance-Risiko - Nichteinhaltung von Finanzberichts- oder Aufzeichnungsstandards, die sich auf Prüfungen und das Vertrauen der Anleger auswirken können.
• Risiko der Datensicherheit und des Datenschutzes - ein falscher Umgang mit sensiblen Kunden- oder Mitarbeiterdaten kann zu Datenschutzverletzungen, Identitätsdiebstahl und dem Verlust des Kundenvertrauens führen.
• Reputationsrisiko - selbst wenn Bußgelder vermieden werden, kann die Nichteinhaltung von Vorschriften dem Ruf der Marke schaden, das Vertrauen untergraben und die Marktposition beeinträchtigen.

Das Verständnis dieser Kategorien hilft Unternehmen, ihre Ressourcen dort zu konzentrieren, wo die Gefährdung am größten ist, und die wichtigsten Risiken zu priorisieren.

Beispiele für Compliance-Risiken

Praktische Beispiele veranschaulichen, wie Compliance-Risiken im Arbeitsalltag entstehen. Jedes der folgenden Beispiele für Compliance-Risiken zeigt, wie Lücken entstehen können:

• Unternehmen des Gesundheitswesens, die den E-Mail-Verkehr mit Patienten nicht sicher aufbewahren, müssen mit Verstößen gegen den HIPAA rechnen.
• Finanzinstitute, die bei Prüfungen nicht rechtzeitig E-Mail-Aufzeichnungen vorlegen können, riskieren Strafen von FINRA oder der SEC.
• Behörden, die mit FOIA-Anfragen konfrontiert sind, können Lücken bei der Einhaltung der Vorschriften haben, wenn ihnen zuverlässige E-Discovery-Tools fehlen.
• Unternehmen, die sich in einem Rechtsstreit befinden und kein vertretbares Email Archive haben, können den Fall aufgrund einer unzureichenden Dokumentation von Absichten oder Zeitplänen verlieren.

Diese Szenarien verdeutlichen, warum Unternehmen in jedem Sektor proaktive Schritte zum Management des Compliance-Risikos unternehmen müssen.

Cloud und Daten-Compliance

In dem Maße, in dem Unternehmen Cloud-basierte Kollaborationsplattformen einführen, gehen die Compliance-Anforderungen über die traditionellen E-Mail-Systeme hinaus. Organisationen müssen jetzt Rechenschaft ablegen:

• Datenresidenz und Souveränität - Sicherstellen, dass die in der Cloud gespeicherten Daten mit den lokalen und internationalen Vorschriften übereinstimmen.
• Verwaltung des Datenlebenszyklus - Kontrolle darüber, wie lange E-Mails, Chats und Dokumente aufbewahrt werden.
• Grenzüberschreitende Übertragungen - Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften, wenn Daten zwischen verschiedenen Gerichtsbarkeiten übertragen werden.
• Risiko von Drittanbietern - Sicherstellung, dass Cloud-Anbieter wie Mimecast strenge Compliance-Zertifizierungen und Sicherheitskontrollen erfüllen.

Bei der Entwicklung von Mimecast Cloud Archive wurden diese Faktoren berücksichtigt. Die geografisch verteilte, verschlüsselte Speicherarchitektur bietet die Gewissheit, dass die Einführung der Cloud das Compliance-Risiko nicht erhöht, sondern vielmehr stärkt. Diese Kontrollen sollten in ein zentralisiertes Compliance-Management-System zur Überwachung einfließen.

Die Bedeutung von Compliance-Schulungen und -Kultur

Technologie allein kann das Compliance-Risiko nicht beseitigen. Eine Kultur der Compliance muss in der Organisation verankert sein:

• Schulung - Die Mitarbeiter müssen die gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien verstehen, insbesondere in Bezug auf die Nutzung von E-Mails, die Aufbewahrung und die Sicherheit; formelle Compliance-Schulungen stärken diese Verhaltensweisen.
• Rechenschaftspflicht - klare Verantwortlichkeiten für die Einhaltung von Richtlinien in der gesamten Führung und IT.
• Sensibilisierung - kontinuierliche Programme, die Mitarbeiter an Phishing-Risiken, Aufbewahrungsrichtlinien und Konsequenzen für die Einhaltung von Vorschriften erinnern.

Ein Unternehmen, das die Einhaltung von Vorschriften als Teil seiner Unternehmenskultur betrachtet - und nicht als nachträgliche Überlegung - reduziert menschliche Fehler und stärkt seine Abwehr sowohl gegen gesetzliche als auch gegen Reputationsrisiken.

Die Rolle der Technologie beim Management von Compliance-Risiken

Manuelle Prozesse allein können dem heutigen regulatorischen Umfeld nicht mehr gerecht werden. Technologie spielt eine zentrale Rolle bei der Reduzierung des Compliance-Risikos:

• Automatisieren Sie die Aufbewahrung - stellen Sie sicher, dass E-Mails und Daten nach den erforderlichen Zeitplänen archiviert werden.
• Beschleunigung von E-Discovery - schnelle und präzise Antworten auf rechtliche und behördliche Anfragen.
• Bessere Sichtbarkeit - zentrale Dashboards, die Compliance-Beauftragten als Teil eines Compliance-Management-Systems Einblicke in Echtzeit geben.
• Kostenreduzierung - Vermeidung von manueller Arbeit und Kapitalinvestitionen mit SaaS-basierten Compliance-Lösungen.

Mimecast veranschaulicht diesen Ansatz, indem es Cloud-Archivierung, Sicherheit und Kontinuität in einer single Lösung vereint, die die Einhaltung von Vorschriften vereinfacht und gleichzeitig geschäftskritische Kommunikation schützt - und so Ihr Risikomanagement unterstützt.

Entwicklung einer Strategie zur Minderung von Compliance-Risiken

Unternehmen sollten einen strukturierten Ansatz zur Minderung des Compliance-Risikos wählen:

• Bewerten Sie die gesetzlichen Anforderungen - ermitteln Sie, welche Vorschriften (GDPR, HIPAA, PCI DSS usw.) für Ihre Branche gelten, und erstellen Sie eine Übersicht über alle gesetzlichen Verpflichtungen.
• Erfassen Sie die aktuellen Risiken - bewerten Sie bestehende Lücken bei der Aufbewahrung, Archivierung und Sicherheit von E-Mails und konzentrieren Sie sich dabei auf die wichtigsten Risiken.
• Führen Sie SaaS-Compliance-Tools ein - implementieren Sie Lösungen, die Prozesse automatisieren und menschliche Fehler als Teil eines Compliance-Management-Systems reduzieren.
• Legen Sie Governance-Richtlinien fest - definieren Sie Aufbewahrungszeitpläne, Sicherheitsprotokolle und Eskalationspfade, die durch formale Compliance-Richtlinien unterstützt werden.
• Führen Sie regelmäßig Audits durch - verwenden Sie Audit-Protokolle und Berichte, um die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen und führen Sie regelmäßig ein Compliance-Audit durch, um neue Risiken zu identifizieren.
• Fördern Sie die Compliance-Kultur - stärken Sie das Bewusstsein und die Verantwortlichkeit Ihrer Mitarbeiter auf allen Ebenen durch kontinuierliche Compliance-Schulungen.

Durch die Kombination von Strategie, Kultur und Technologie schaffen Unternehmen einen nachhaltigen Rahmen für das Risikomanagement, der das Risiko der Einhaltung von Vorschriften minimiert und sich gleichzeitig an die sich weiterentwickelnden Vorschriften anpasst.

Management des Compliance-Risikos mit Mimecast

Die 100% SaaS-Lösungen von Mimecast für Email Archive, Kontinuität und Sicherheit ermöglichen es IT-Teams, den Verwaltungsaufwand deutlich zu minimieren und gleichzeitig das Compliance-Risiko zu verringern. Als Cloud-basierte Lösung kann Mimecast schnell implementiert werden und vom ersten Tag an Wirkung zeigen. Da keine Hardware oder Software gekauft und installiert werden muss, können Unternehmen mit Mimecast Investitionskosten vermeiden, während sie daran arbeiten, das Compliance-Risiko zu verringern.

Mimecast bietet leistungsstarke und dennoch benutzerfreundliche Archivierungsfunktionen in Mimecast Cloud Archive, einem zentralen Speicherort für E-Mail-Daten, Dateien und IM conversations. Um das Compliance-Risiko zu minimieren, bietet Mimecast Administratoren flexible und granulare Tools zur Verwaltung der Aufbewahrungsfristen, um sicherzustellen, dass die richtigen E-Mail-Daten für den richtigen Zeitraum aufbewahrt werden. Tools für die schnelle Suche beschleunigen die E-Discovery, während Tools für Legal Hold und Case Management die Zeit für die Beantwortung rechtlicher und Compliance-Anfragen minimieren.

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