Was ist Microsoft Purview?

Microsoft Purview, das zunächst als Azure Data Catalog auf den Markt kam, ist eine Data Governance-Softwarelösung, mit der Unternehmen ihre Daten über mehrere lokale und Cloud-basierte Plattformen hinweg verwalten können. In diesem Beitrag erläutern wir, wie Purview Unternehmen die Kontrolle über ihre Datenbestände ermöglicht, die Einhaltung von Vorschriften erleichtert, Datenrisiken reduziert und Entscheidungen durch Data Governance-Lösungen vorantreibt.

Welche Funktionen erhalten Sie mit Microsoft Purview?

Durch die Kombination von Aspekten der Azure- und Microsoft 365-Compliance-Lösungen bietet Purview SaaS-Funktionalitäten mit mehreren Schlüsselfunktionen, darunter:

• Datenkatalogisierung - Purviewscannt, klassifiziert und katalogisiert automatisch Datenbestände im gesamten Datenbestand des Unternehmens.
• Data Lineage - Verfolgt dieDatenquellen, -bewegungen und -umwandlungen in verschiedenen Systemen.
• Datenklassifizierung und -verwaltung - KlassifiziertDaten nach Sensibilitätskennzeichnungen und Compliance-Anforderungen, die für die Datenverwaltung erforderlich sind.
• Azure Service Integration - Integriert sichin andere Azure-Dienste.
• Integration von Drittanbietersystemen - ObwohlPurview in erster Linie ein Microsoft-Produkt ist, kann es in ausgewählte Drittanbietersysteme integriert werden.
• Dateneinblicke und Analysen - Benutzerkönnen Informationen über Datennutzung, Muster und Compliance-Metriken generieren, um Entscheidungsfindungen und Strategien zur Datenverwaltung zu unterstützen.

Was können Sie mit Microsoft Purview tun?

Purview bietet Unternehmen die Möglichkeit, Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu bewahren und zu verwalten, und zwar mit Richtlinien und Kontrollen, die die Integrität und Sicherheit der Daten in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften gewährleisten.

Im Microsoft Purview Portal wird dies durch drei Gruppen von Funktionen erreicht: Datensicherheit, Data Governance sowie Risiko und Compliance.

Datensicherheit

Die Datensicherheitsfunktionen im Purview Portal sind der Schlüssel zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur Minderung der Risiken für sensible Daten.

• Data Loss Prevention (DLP)- Verhindert die unbefugte Offenlegung sensibler Informationen durch die Überwachung des Datenzugriffs und der Datennutzung sowie die Implementierung von Sicherheitsrichtlinien, um Datenlecks zu verhindern.
• Informationsbarrieren - Schränkt dieKommunikation und Zusammenarbeit zwischen Gruppen oder Einzelpersonen ein, um Interessenkonflikte, unbefugten Datenaustausch oder die Nichteinhaltung von Vorschriften zu verhindern.
• Informationsschutz - Schütztsensible Daten durch Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Rechteverwaltung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer die Daten nutzen können.
• Insider-Risikomanagement - BeugtInsider-Bedrohungen vor, indem es riskantes oder verdächtiges Verhalten von Mitarbeitern, Auftragnehmern oder Partnern identifiziert, die absichtlich oder unabsichtlich Daten missbrauchen oder weitergeben könnten.
• Privileged Access Management (PAM)- Verwaltet sensible Ressourcen und privilegierte Konten innerhalb der IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens, indem es den Zugriff einschränkt, Privilegierungsprinzipien durchsetzt und privilegierte Aktivitäten überprüft, um Missbrauch zu verhindern.

Datenverwaltung

Die Data-Governance-Funktionen von Purview geben Unternehmen die Werkzeuge an die Hand, mit denen sie Datenqualität, -integrität, -sicherheit und -konformität in ihrem gesamten Datenökosystem verwalten können.

• Datenkatalog - SammeltDaten aus verschiedenen Quellen in einem zentralen Repository, um die Sichtbarkeit und Zugänglichkeit von Daten für die Datenverwaltung zu verbessern.
• Data Estate Insights - BietetEinblicke und Analysen in das Datenökosystem eines Unternehmens und zeigt die Datennutzung, Zugriffsmuster, Qualitätsmetriken und den Compliance-Status in der gesamten Landschaft, um Governance-Strategien, die Zuweisung von Ressourcen und die Optimierung der Datenverwaltung zu unterstützen.
• Data Map - Visualisiertdie Beziehungen zwischen verschiedenen Datenbeständen, Systemen und Prozessen in einer grafischen Darstellung des Datenverlaufs und zeigt, wie Daten durch das Unternehmen fließen und wie Abhängigkeiten entstehen.
• Datenrichtlinien - SetztRichtlinien und Standards zur Datenverwaltung in Bezug auf Datenklassifizierung, Datenermittlung, Zugriffskontrolle, Datenschutz, Aufbewahrung und Compliance durch.
• Gemeinsame Datennutzung - Erleichtern Sie diesichere und gesetzeskonforme gemeinsame Datennutzung mit Zugriffsberechtigungen, Vereinbarungen zur gemeinsamen Nutzung und Zustimmungsmechanismen, damit Daten nur zwischen autorisierten Benutzern ausgetauscht werden.

Risiko und Compliance

Diese Funktionen von Microsoft Purview bieten Audit-Funktionen, Kommunikations-Compliance, Data Lifecycle Management und eDiscovery, um die Governance zu verbessern, das Compliance-Risiko zu verringern und das Vertrauen der Stakeholder zu stärken.

• Audits - Verfolgen SieBenutzeraktivitäten, Systemereignisse und Datenänderungen, um die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien zu gewährleisten und Sicherheitsvorfälle und -verletzungen anhand von Audit-Protokollen zu erkennen.
• Einhaltung von Kommunikationsrichtlinien - Überwachen Sie die Einhaltung von Richtlinien über mehrere Kanäle, erkennen und verhindern Sie unangemessenes Verhalten und fördern Sie eine sichere Arbeitsumgebung.
• Compliance Manager - Bewerten Sie denStand der Einhaltung von Vorschriften, identifizieren Sie Lücken und setzen Sie Prioritäten bei der Behebung von Problemen in Bezug auf gesetzliche Vorschriften wie GDPR, HIPAA und ISO.
• Data Lifecycle Management - Erstellen SieRichtlinien und Prozesse für die Verwaltung von Daten während ihres gesamten Lebenszyklus und regeln Sie die Aufbewahrung, Archivierung und Löschung von Daten, während Sie gleichzeitig die Speicherkosten senken und die Datensicherheit gewährleisten.
• eDiscovery - Identifizieren, bewahren und sammeln Sie elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) für rechtliche, investigative und behördliche Zwecke und exportieren Sie relevante Daten als Reaktion auf Rechtsstreitigkeiten.

Was sind die Vorteile von Microsoft Purview?

Microsoft Purview hilft Unternehmen bei der Erfüllung vieler Anforderungen an einen sicheren und gesetzeskonformen Arbeitsbereich. Der systematische Ansatz der Software zur Einhaltung von Datenschutzbestimmungen erleichtert Unternehmen die Klassifizierung von Daten, die Durchsetzung von Richtlinien und die Prüfung der Datennutzung.

Purview vereinfacht auch die Einhaltung von Vorschriften und ermöglicht es Unternehmen, Vorschriften wie GDPR, HIPAA, ISO und andere einzuhalten.

Mit Purview sind Daten in der gesamten Microsoft 365 Suite von Anwendungen, einschließlich Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, OneDrive und mehr, durchsuchbar und auffindbar. Dies unterstützt eine fundierte Entscheidungsfindung und schafft Vertrauen bei den Beteiligten.

Darüber hinaus können Unternehmen mit den umfangreichen Analysefunktionen von Purview einen wertvollen Überblick über ihre Datenlandschaft gewinnen, um besser zu verstehen, wie ihre Daten fließen, welche Abhängigkeiten bestehen und wie die Datenverwaltung optimiert werden kann.

Purview lässt sich in die Azure-Umgebung integrieren, einschließlich Azure Data Lake Storage, Azure Synapse Analytics und anderer Dienste. Dadurch bleibt die Plattform für die Datenverwaltung unified und nutzt die vorhandenen Investitionen in die Azure-Infrastruktur.

Was sind die Herausforderungen bei der Verwendung von Microsoft Purview?

Purview ist zwar ein leistungsstarkes Tool, aber es gibt auch einige Einschränkungen, die für Frustration sorgen können. So fehlen den eDiscovery- und Suchlösungen von Purview beispielsweise Funktionen wie erweiterte Suchmöglichkeiten oder Legal Holds. Außerdem können Sie nur nach einem single Parameter suchen und müssen die Ergebnisse mehrerer Suchen mischen, wenn Sie die Ergebnisse nach mehreren Attributen verfeinern.

Bei der Suche in großen Datenbeständen kann es Stunden oder Tage dauern, bis die Ergebnisse angezeigt werden. Dies kann für Unternehmen kostspielig sein, insbesondere wenn die eDiscovery-Untersuchung eine kurze Frist hat.

Auch die Durchführung von eDiscovery-Suchen ist mit zusätzlichen Kosten verbunden, die über die typischen Purview-Lizenzanforderungen hinausgehen. Erstens muss jeder Verwahrer, der an der Suche beteiligt ist, über eine E5-Lizenz oder einen gleichwertigen Zusatz verfügen. Zweitens fallen zusätzliche Azure-Verarbeitungs- und Speichergebühren an. Zur Durchführung der nativen Analyse des Suchindexes benötigen Unternehmen dann entweder einen Microsoft Consultant oder eine Analyselösung eines Drittanbieters.

Und schließlich ist Purview nur in der Lage, in Microsoft-Produkten zu suchen. Die meisten Unternehmen verfügen über ein Daten-Ökosystem, das über eine single Suite von Programmen hinausgeht. Das bedeutet, dass Zoom, Google Drive, Slack oder Workplace von Meta blinde Flecken in einer Purview-Suche sein werden.

Die Komplexität von Purview, die zusätzlichen Gebühren und der fehlende Support für Nicht-Microsoft-Produkte können die Gesamtbetriebskosten in die Höhe treiben und für Unternehmen, die eine umfassende und kostengünstige Lösung für Data Governance und eDiscovery suchen, ein Problem darstellen. Diese Komplexität wird durch Microsofts jüngsten Schritt,Teams und Office nach einer EU-Kartelluntersuchung weltweit zu trennen, nur noch verstärkt.

Mimecast - ein KI-gestützter Partner für Microsoft Purview

Microsoft Purview bietet leistungsstarke Funktionen für die Verwaltung und Steuerung von Datenbeständen, hat aber auch seine Schwächen. Mit Mimecast Aware können Sie diese Lücken schließen, um die Risikoposition Ihres Unternehmens zu stärken und Ihre Datensicherheit und Governance zu verbessern.

Mit Aware können Sie:

• Erfassen Sie schnell und effizient kontextspezifische Informationen mit weniger Fehlalarmen dank der branchenweit präzisesten Funktionen für natürliche Sprachverarbeitung und maschinelles Lernen.
• Zeigen Sie Suchergebnisse in leicht verständlichen Formaten an, die sich nahtlos in bestehende eDiscovery-Workflows wie Relativity integrieren lassen.
• Automatisieren und legen Sie benutzerdefinierte Regeln und Richtlinien fest, während Sie die Daten kontinuierlich in Echtzeit von der Quelle einlesen, so dass die Suche nur Minuten und nicht Stunden oder Tage dauert.

Mit Aware können Unternehmen das Risiko von Datenverlusten reduzieren, die Datensicherheit und -verwaltung verwalten, gesetzliche Anforderungen erfüllen und rechtliche Untersuchungen an allen Orten, an denen Mitarbeiter zusammenarbeiten, beschleunigen. Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung und erfahren Sie, wie Aware die Lücken in Purview füllen kann, um Ihre Anforderungen an Data Governance und eDiscovery zu erfüllen.