Untersuchung von Fehlverhalten in Slack und Microsoft Teams: Dos, Don'ts und Überlegungen zum Datenschutz

Da Collaboration-Tools wie Slack und Microsoft Teams zum Rückgrat der Kommunikation am Arbeitsplatz geworden sind, haben sie sich auch zu wichtigen Beweismitteln bei internen Untersuchungen entwickelt. Ganz gleich, ob es um Belästigung, Datenexfiltration oder Richtlinienverstöße geht, diese Plattformen sind oft der digitale Fußabdruck, der über den weiteren Verlauf eines Falles entscheidet. Doch der Umgang mit diesen Daten erfordert Präzision - ein falscher Schritt kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen oder die Privatsphäre der Mitarbeiter gefährden.

Dieser Artikel untersucht, wie Unternehmen Untersuchungen von Fehlverhalten innerhalb von Slack und Teams verantwortungsvoll handhaben können. Es behandelt Compliance- und Datenschutzverpflichtungen, Best Practices für den Umgang mit Beweismitteln, die Werkzeuge, die Ermittlungen vertretbar machen, und wie eine proaktive Strategie sowohl Menschen als auch das Unternehmen schützt.

Was beinhaltet die Untersuchung von Fehlverhalten in Slack und Teams?

Wenn die Personalabteilung, die Compliance- oder Sicherheitsteams einen Bericht über ein Fehlverhalten erhalten, besteht ihr erster Schritt darin, die entsprechende Kommunikation aufrechtzuerhalten. In Slack oder Teams gehören dazu Nachrichten, Anhänge und Kanaldaten, die wichtige Beweise enthalten können. Diese Unterlagen sind rechtlich auffindbar und müssen mit Integrität behandelt werden.

Die Ermittlungen sollten beginnen, sobald eine glaubwürdige Meldung eingeht. Die rechtzeitige Aufbewahrung von Daten reduziert das Risiko von Änderungen, Löschungen oder abgelaufenen Aufbewahrungsfristen. Jede Phase muss dokumentiert werden, um eine vertretbare chains of custody aufrechtzuerhalten, die einer internen oder rechtlichen Prüfung standhält.

Effektive Ermittlungen hängen auch von der Koordination zwischen der Personalabteilung, der Rechtsabteilung und der IT ab. Klare Rollen und Zuständigkeiten vereinfachen die Kommunikation, verringern das Risiko und helfen dabei, die Grenzen der Privatsphäre während des gesamten Prozesses zu wahren.

Rechtliche Verpflichtungen und Datenschutz

Jede Nachricht, jede Datei und jeder Chat, der im Rahmen einer Untersuchung überprüft wird, steht in einem Geflecht aus rechtlichen und ethischen Verpflichtungen. Die Art und Weise, wie auf diese Daten zugegriffen wird, wie sie gespeichert und weitergegeben werden, kann sowohl über die Glaubwürdigkeit der Untersuchung als auch über das rechtliche Risiko des Unternehmens entscheiden.

Das regulatorische Umfeld

Untersuchungen am Arbeitsplatz überschneiden sich oft mit wichtigen Datenschutzgesetzen wie der General Data Protection Regulation (GDPR), dem California Consumer Privacy Act (CCPA) und dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Sie legen jeweils Standards für den Umgang mit Mitarbeiter- und Kundendaten während einer internen Untersuchung fest.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Ermittlungsverfahren - insbesondere diejenigen, die Kollaborationsplattformen einbeziehen - mit diesen Rahmenwerken vereinbar sind. Dazu gehört die Überprüfung, ob alle erfassten Kommunikationsdaten einem legitimen Zweck dienen, die Pflege einer ordnungsgemäßen Dokumentation und die Koordination mit Compliance-Teams, um Verstöße oder Strafen zu vermeiden.

Aufrechterhaltung der Transparenz und Achtung der Privatsphäre

Auch innerhalb der überwachten Unternehmenssysteme behalten die Mitarbeiter bestimmte Rechte auf Privatsphäre. Der Zugriff auf persönliche Konten, private Kanäle oder Kommunikation, die nichts mit dem Fall zu tun hat, stellt ein unnötiges Risiko dar und kann eine Übervorteilung bedeuten.

Um das Vertrauen aufrechtzuerhalten, sollten die Mitarbeiter frühzeitig über die Richtlinien zur Überwachung, Aufbewahrung und zum Umgang mit Daten informiert werden, idealerweise während der Einarbeitung. Eine klare Kommunikation darüber, welche Daten unter welchen Bedingungen und von wem überprüft werden können, trägt zur Transparenz bei und minimiert Streitigkeiten im weiteren Verlauf des Prozesses.

Zugriff und Autorität definieren

Dokumentierte Richtlinien für die elektronische Kommunikation dienen als Grundlage für die Einhaltung der Vorschriften. Diese Richtlinien sollten definieren:

• Welche Rollen die Berechtigung haben, auf Chat- oder Nachrichtendaten zuzugreifen.
• Die Bedingungen, unter denen der Zugang erlaubt ist.
• Das Benachrichtigungsverfahren für betroffene Mitarbeiter.

Die konsequente Anwendung dieser Regeln ist entscheidend. Die Personal-, Compliance- und Rechtsabteilungen sollten zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Richtlinien bei allen Untersuchungen einheitlich befolgt werden. Ein abteilungsübergreifender Abgleich verringert die Unsicherheit, bewahrt die Fairness und demonstriert die Integrität des Unternehmens.

Anwendung des Grundsatzes des geringsten Rechtsanspruchs

Jede Untersuchung sollte nach dem Prinzip des geringsten Privilegs durchgeführt werden. Das bedeutet, dass der Zugang nur auf die Personen beschränkt ist, die direkt in den Fall involviert sind. Die Einschränkung von Berechtigungen minimiert die Offenlegung von Daten und stärkt die Vertraulichkeit.

Die Implementierung von rollenbasierten Zugriffskontrollen (RBAC) stellt sicher, dass Benutzer nur die Informationen sehen, die sie für die Ausübung ihrer Funktion benötigen. Das Führen detaillierter Zugriffsprotokolle unterstützt die Verteidigungsfähigkeit zusätzlich, indem es eine nachprüfbare Aufzeichnung jeder Dateninteraktion liefert.

Wenn dieser Ansatz konsequent umgesetzt wird, schützt er sensible Informationen, erfüllt die Erwartungen der Behörden und stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter in den Untersuchungsprozess ihres Unternehmens.

Bewährte Praktiken für die Durchführung von Nachforschungen

Vertretbare Ermittlungen hängen von Struktur, Unparteilichkeit und gründlicher Dokumentation ab. Jede Phase - von der Erfassung bis zur Berichterstattung - muss durchdacht und konform sein, damit die Ergebnisse einer internen oder externen Überprüfung standhalten.

Sicheres Sammeln von Daten

Bevor eine Analyse beginnt, müssen alle relevanten Kommunikationsaufzeichnungen mit sicheren, genehmigten Methoden gesammelt werden. In Slack und Teams bedeutet dies die Verwendung von Archivierungs- und eDiscovery-Tools, die Daten direkt über die APIs der Plattform erfassen. Diese Systeme bewahren die Integrität von Nachrichten, Anhängen und Metadaten und stellen sicher, dass die Beweise korrekt, vollständig und fälschungssicher bleiben.

Unparteilichkeit bewahren

Die Untersuchungen müssen von Personen geleitet werden, die keine Interessenkonflikte haben. Neutralität ist für die Glaubwürdigkeit unerlässlich; sie schützt die Integrität der Ergebnisse und stärkt die Fairness für alle Beteiligten. Die Zuweisung eines funktionsübergreifenden Teams - oft aus den Bereichen Personalwesen, Compliance und IT - hilft, eine ausgewogene Aufsicht und ein einheitliches Urteil zu gewährleisten.

Dokumentieren Sie jede Aktion

Jede Aktion, die während der Untersuchung durchgeführt wird - Suchabfragen, Dateizugriffe, Exporte oder Analysen - sollte automatisch protokolliert werden. Umfassende Prüfprotokolle stärken die rechtliche Vertretbarkeit und beschleunigen interne Überprüfungen, indem sie einen klaren Einblick in den Umgang mit Beweisen bei jedem Schritt geben.

Schutz der Vertraulichkeit

Ermittlungen beinhalten oft sensible oder persönliche Informationen, die nichts mit dem Fall zu tun haben. Die Beschränkung des Zugriffs auf wichtige Mitarbeiter und die Anwendung strikter Need-to-know-Protokolle schützen die Privatsphäre und verhindern eine unberechtigte Offenlegung. Dadurch werden nicht nur Einzelpersonen geschützt, sondern auch das Vertrauen in die Organisation und die Einhaltung von Vorschriften bewahrt.

Vertrauen durch Prozess aufbauen

Ein gut strukturierter und transparenter Prozess ermutigt Mitarbeiter, Bedenken zu melden, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen oder falscher Behandlung. Wenn Ermittlungen fair, vertraulich und professionell gehandhabt werden, stärken sie eine Kultur der Integrität und signalisieren, dass das Unternehmen Verantwortlichkeit auf jeder Ebene schätzt.

Häufige Fallstricke und zu vermeidende Fehler

Viele Unternehmen kämpfen nicht, weil es ihnen an Werkzeugen fehlt, sondern weil ihre Prozesse inkonsistent oder informell sind. Selbst die fähigsten Organisationen können eine Untersuchung durch vermeidbare Fehltritte gefährden. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Fallstricke und wie Sie sie vermeiden können.

• Verwendung ungeprüfter Beweisquellen: Wenn Sie sich auf Screenshots oder nicht genehmigte Datenexporte aus Slack oder Teams verlassen, entstehen ernsthafte Glaubwürdigkeitsprobleme. Diese Aufzeichnungen können verändert werden, es fehlen Metadaten und es ist unwahrscheinlich, dass sie den Compliance- oder Beweisstandards entsprechen. Sammeln Sie Informationen immer über genehmigte Archivierungs- oder eDiscovery-Tools, die die Authentizität wahren.
   
• Über den Rahmen hinausgehen: Der Zugriff auf persönliche Daten, private Kanäle oder Kommunikation, die nichts mit dem Fall zu tun hat, kann gegen Datenschutzgesetze verstoßen und die Ergebnisse ungültig machen. Die Ermittlungen sollten sich auf relevante Beweise konzentrieren und dokumentierte Verfahren und definierte Bereiche befolgen, um ein Übergreifen zu verhindern.
• Durchführung von Ad-hoc-Untersuchungen: Informellen oder undokumentierten Ermittlungen mangelt es an Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Jede Untersuchung sollte einem wiederholbaren, richtlinienbasierten Prozess folgen, der Schritte für die Erfassung, Überprüfung und Berichterstattung definiert. Eine ordnungsgemäße Dokumentation schützt sowohl die Organisation als auch die beteiligten Personen.
• Untergrabung des Vertrauens der Mitarbeiter durch exzessive Überwachung: Übermäßige oder unerklärliche Überwachung schadet dem Vertrauen und hält die Mitarbeiter davon ab, Probleme zu melden. Die Ermittlungen sollten in einem angemessenen Verhältnis zum Anliegen stehen, die Privatsphäre respektieren und gleichzeitig die Rechenschaftspflicht wahren. Eine klare Kommunikation über die Überwachungsrichtlinien hilft, das Vertrauen zu erhalten.

Tools und Technologien zur Unterstützung von Ermittlungen

Slack und Microsoft Teams wurden nicht für Ermittlungen entwickelt - sie sind in erster Linie Plattformen für die Zusammenarbeit. Das bedeutet, dass Unternehmen zusätzliche Technologieebenen benötigen, um Daten effektiv zu sammeln, aufzubewahren und zu analysieren. Archivierung, Insider-Risikomanagement und Tools zur Verhinderung von Datenverlusten (DLP) sind von zentraler Bedeutung für diesen Prozess.

Die Lösungen Human Risk Management und Aware von Mimecast sind Beispiele für Systeme, die die Transparenz über Kommunikationskanäle hinweg erhöhen. Sie bieten die Möglichkeit, Nachrichten zu archivieren, Risiken zu erkennen und Muster von Fehlverhalten zu analysieren, ohne die täglichen Arbeitsabläufe zu unterbrechen. Durch die Integration über sichere APIs stellen diese Tools sicher, dass die erfassten Daten authentisch und vertretbar bleiben.

Automatisierte Arbeitsabläufe sind ein weiterer entscheidender Vorteil. Wenn Warnungen und Reaktionen automatisch dokumentiert werden, minimieren Unternehmen menschliche Fehler und erhalten eine vollständige Untersuchungsakte.

Für IT- und Compliance-Verantwortliche sollte der Schwerpunkt auf Interoperabilität und Anfechtbarkeit liegen. Die Tools müssen zusammenarbeiten, um volle Transparenz zu bieten und gleichzeitig die Datenintegrität zu wahren. Die Auswahl von Plattformen, die die Unveränderlichkeit und nachprüfbare Erfassungsprotokolle aufrechterhalten, hilft Unternehmen dabei, sowohl gesetzliche als auch behördliche Erwartungen zu erfüllen.

Aufbau einer proaktiven Ermittlungsstrategie

Bereitschaft definiert den Unterschied zwischen reaktiver Schadensbegrenzung und verantwortungsbewusstem Handeln. Durch die Entwicklung eines klaren Untersuchungsleitfadens wird sichergestellt, dass jede Abteilung ihre Rolle kennt, wenn es zu Fehlverhalten kommt. Die Personalabteilung kümmert sich um das Berichtswesen und die Kommunikation, die IT-Abteilung um die Datensicherung, die Rechtsabteilung um die Einhaltung der Vorschriften und die Geschäftsführung um die Verantwortlichkeit.

Regelmäßige Tabletop-Übungen oder Trainingseinheiten können die Bereitschaft stärken. Teams, die Ermittlungsszenarien üben, sind besser gerüstet, um ruhig und konsequent zu reagieren, wenn es zu echten Vorfällen kommt. Diese Übungen helfen auch dabei, Prozesslücken zu erkennen, bevor sie zu Compliance-Problemen werden.

Genauso wichtig ist es, eine Kultur der Transparenz und der Berichterstattung zu fördern. Die Mitarbeiter sollten verstehen, wie Untersuchungen ablaufen und sich sicher fühlen, wenn sie ihre Bedenken äußern. Ein anonymes oder vertrauliches Meldesystem kann dabei helfen, die Integrität und Fairness zu wahren.

Aktualisieren Sie die Richtlinien regelmäßig, um sie an die sich ändernden Tools für die Zusammenarbeit und die Datenschutzgesetze anzupassen. Slack und Microsoft Teams entwickeln sich schnell weiter, und das sollten auch die Ermittlungsmöglichkeiten des Unternehmens. Ein proaktives Vorgehen verringert sowohl die Betriebsunterbrechung als auch das Reputationsrisiko.

Schlussfolgerung

Ermittlungen in Slack und Microsoft Teams sind zu einem wichtigen Bestandteil des Risikomanagements von Unternehmen geworden. Über die Einhaltung von Vorschriften hinaus spiegeln sie das Engagement eines Unternehmens für Fairness, Verantwortlichkeit und einen verantwortungsvollen Umgang mit Daten wider.

Mit Hilfe von strukturierten Richtlinien, abteilungsübergreifender Zusammenarbeit und der richtigen Technologie können Unternehmen Untersuchungen durchführen, die effizient, vertretbar und datenschutzkonform sind. Die Lösungen von Mimecast für Collaboration Security und Insider Risk Protection helfen Unternehmen dabei, dieses Gleichgewicht zu erreichen - zum Schutz von Menschen, Daten und Reputation in einer zunehmend komplexen digitalen Arbeitswelt.

Erfahren Sie, wie die Human Risk - und Aware -Lösungen von Mimecast vertretbare, gesetzeskonforme Untersuchungen in Slack, Teams und anderen Collaboration-Tools unterstützen. Stärken Sie die Fähigkeit Ihres Unternehmens, Fehlverhalten aufzudecken, aufzubewahren und effizient zu behandeln und gleichzeitig die Privatsphäre und das Vertrauen zu schützen.