Der ultimative Leitfaden für eDiscovery in Google Drive

Google Drive ist eine beliebte und weit verbreitete Cloud-Speicherlösung, die Unternehmen eine benutzerfreundliche und bequeme Möglichkeit bietet, asynchrones Arbeiten zwischen Mitarbeitern zu ermöglichen. Da Unternehmen zunehmend auf Google Drive zurückgreifen, steigt der Bedarf an effizienten eDiscovery-Prozessen für die komplexen Datensätze. Dieser Beitrag beschreibt die Herausforderungen bei der Durchführung von eDiscovery in Google Drive und vergleicht die heute für Unternehmen verfügbaren Lösungen.

Was ist Google Drive?

Drive ist der Cloud-basierte Dateispeicherdienst von Google, der als eigenständiges Produkt oder als Teil von Google Workspace (ehemals G Suite) erhältlich ist. Google Drive ermöglicht es Unternehmen, Dokumente zu speichern und gemeinsam zu nutzen und von jedem beliebigen Standort aus darauf zuzugreifen.

Was ist eDiscovery? Google Drive eDiscovery Erklärt

Wenn Unternehmen einen rechtlichen Hinweis erhalten, einen Compliance-Hinweis erhalten oder eine interne Untersuchung einleiten, müssen sie relevante elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) aus allen Daten, die sie besitzen, identifizieren. Der Prozess des Durchsuchens und Analysierens dieser Daten wird als eDiscovery bezeichnet. Ohne die richtigen Funktionen für den Zugriff auf Unternehmensdaten und deren effektive Durchsuchung kann die Durchführung von eDiscovery für das Unternehmen extrem kostspielig und zeitaufwendig sein.

Trotz dieser Schwierigkeiten ist eDiscovery in Google Drive möglich. Es gibt mehrere Lösungen, die auf Drive-Dateien zugreifen, sie durchsuchen und analysieren können und so eine frühzeitige Fallbeurteilung, interne Untersuchungen und die Offenlegung von Beweisen ermöglichen. Die eDiscovery-Optionen, die Unternehmen zur Verfügung stehen, hängen zunächst von ihrem Google-Plan ab.

Was macht Google Drive-Daten zu einer Herausforderung für eDiscovery?

Der Zweck von Google Drive ist es, die Speicherung von und den Zugriff auf Dateien schnell und einfach zu machen, mit minimalen Unterbrechungen oder Unannehmlichkeiten für den Endnutzer. Das macht Drive bei den Mitarbeitern sehr beliebt, stellt aber Unternehmen, die ihre Daten schützen müssen, vor neue Herausforderungen.

Google nimmt die Informationssicherheit ernst und setzt branchenübliche Maßnahmen wie die Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand ein. Unternehmen haben außerdem die Möglichkeit, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) oder die Einzelanmeldung (SSO) zu ergreifen, um die Offenlegung von Daten in Google Drive zu begrenzen.

Google Drive stellt auch eine Herausforderung dar, wenn es um die Durchführung von eDiscovery innerhalb seines Datensatzes geht. Einige davon sind:

• Datenvolumen: Die weit verbreitete Nutzung von Google Drive innerhalb des Unternehmens ist für die zentrale Aufbewahrung von Unterlagen von Vorteil, führt aber schnell zu einem riesigen Datenbestand, der die Suche und eDiscovery extrem langsam und komplex macht.
• Datenfragmentierung: Eine der Funktionen, die Google Drive-Nutzer am meisten anspricht, ist die Möglichkeit, in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Dies hat zur Folge, dass die Daten über Dateien, Ordner und gemeinsam genutzte Laufwerke verstreut sind, wodurch es schwieriger wird, das Gesamtbild zu verstehen und einen linearen Überblick darüber zu erhalten, was wann passiert ist.
• Dokumentversionen: Google Drive ermöglicht es Nutzern, mehrere Versionen eines Dokuments zu speichern, was die Datenabfrage noch komplexer macht.

Ist eDiscovery in Google Drive möglich?

Trotz dieser Schwierigkeiten ist eDiscovery in Google Drive möglich. Es gibt mehrere Lösungen, die auf Drive-Dateien zugreifen, sie durchsuchen und analysieren können und so eine frühzeitige Fallbeurteilung, interne Untersuchungen und die Offenlegung von Beweisen ermöglichen. Die eDiscovery-Optionen, die Unternehmen zur Verfügung stehen, hängen zunächst von ihrem Google-Plan ab.

Welche Google Workspace-Pläne unterstützen eDiscovery?

Google Vault, die native eDiscovery-Lösung von Goggle, ist als Add-on für verschiedene Google-Tarife erhältlich, darunter Business Plus, Frontline Standard, Enterprise und Education. Um eDiscovery mit Vault durchführen zu können, müssen Administratoren sowohl über eine entsprechende Workspace-Lizenz als auch über eine zusätzliche Vault-Lizenz verfügen, die für jedes abgedeckte Benutzerkonto erworben werden muss. Einige Google-Tarife beinhalten standardmäßig die Vault-Lizenzierung.

Was ist Google Vault? Verstehen der eDiscovery-Funktionen

Google Vault ist ein robustes Information-Governance-Tool, das eDiscovery, benutzerdefinierte Regeln für die Datenaufbewahrung und Datenexporte im gesamten Google Workspace ermöglicht, einschließlich in Google Mail, Google Chat-Nachrichten, Google Meet und Google Groups sowie Google Drive.

Mit Vault können Administratoren benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien festlegen, um Daten an Ort und Stelle zu löschen oder aufzubewahren, Daten gemäß dem im Electronic Discovery Reference Model (EDRM) beschriebenen Prozess zu suchen und zu sammeln und den unbefugten Zugriff auf Vault-Funktionen mit umfassenden Zugriffskontrollen und Prüfberichten einzudämmen.

Was ist der Unterschied zwischen Google Vault, Drive API und Google Takeout?

Google Vault ist nicht die einzige verfügbare Option für die Verwaltung von eDiscovery in Google Drive. Unternehmen haben die Wahl zwischen einer Reihe von Anwendungen von Drittanbietern, die gezieltere, effizientere oder kostengünstigere Lösungen für die spezifischen Anforderungen des Unternehmens bieten können. Die Art und Weise, wie diese Anwendungen mit Google Drive verbunden sind, wirkt sich auf die Dienste aus, die sie den Endnutzern anbieten können. Daher ist es wichtig, die verschiedenen Funktionsweisen der eDiscovery-Tools in Google Workspace zu verstehen.

• Google Vault: Vault ist die Google-eigene Governance- und eDiscovery-Anwendung und lässt sich, sofern lizenziert, nahtlos mit Workspace verbinden.
• Drive API: Googles Drive API ermöglicht es Anwendungen von Drittanbietern, sich mit den Daten von Google Drive zu verbinden. Ein Anwendungsfall für Drive API ist eDiscovery.
• Google Takeout: Ein kostenloses Tool zum Exportieren von Daten, mit dem Nutzer alle ihre Google Workspace-Daten zur Migration oder Analyse herunterladen können. Google Takeout bietet kleinen Unternehmen die Möglichkeit, eDiscovery im Do-it-yourself-Verfahren durchzuführen.

Jede Option hat Vor- und Nachteile für Workspace-Benutzer, je nach Budget, Fachwissen und spezifischem Bedarf. Google Vault beispielsweise lässt sich nur begrenzt in Anwendungen von Drittanbietern integrieren, was bedeutet, dass Unternehmen, die mehr als einen webbasierten Speicherdienst nutzen, in mehrere eDiscovery-Lösungen investieren müssten. Die Verbindung über die Drive API schränkt die Benutzer jedoch auf unternehmensweite Ratenlimits ein, was bedeutet, dass große Downloads andere Benutzer im Arbeitsbereich beeinträchtigen können.

Google Takeout ist eine nützliche Lösung für einfache eDiscovery-Anforderungen, da es Unternehmen ermöglicht, alle ihre Daten kostenlos herunterzuladen. Dies ist jedoch nur ein einmaliger Schnappschuss des Arbeitsbereichs, d.h. Benutzer können Informationen vor dem Export bearbeiten oder löschen, ohne dass dies bemerkt wird.

Zusätzliche Überlegungen für eDiscovery-Lösungen in Google Drive

Google Vault ist zwar eine leistungsstarke eDiscovery-Lösung, aber manche Unternehmen finden eDiscovery-Tools von Drittanbietern für ihre speziellen Anforderungen besser geeignet. Bevor Sie die richtige eDiscovery-Lösung auswählen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Plattformübergreifende Unterstützung. Unternehmen mit mehreren Speicherlösungen sind möglicherweise besser mit einem Drittanbieter bedient, der eine Verbindung zu allen diesen Lösungen herstellen kann, als mehrere eDiscovery-Tools zu kaufen.
• Zusätzlicher eDiscovery-Bedarf. Es ist selten, dass ein Unternehmen eDiscovery nur auf einer single Plattform oder einem single Datentyp durchführen muss. E-Discovery-Drittanbieter können Such- und Discovery-Funktionen in Speichern, E-Mails, Collaboration-Tools und mehr anbieten.
• Spezifität und Personalisierung. Google Vault bietet umfassende Governance- und eDiscovery-Funktionen für Google Workspace. Manche Unternehmen profitieren jedoch von Lösungen von Drittanbietern, die sehr genau auf ihre spezifischen Anwendungsfälle zugeschnitten werden können. Dies ist besonders nützlich, um falsch positive Ergebnisse in großen Datensätzen zu reduzieren.
• Technische Zersiedelung. Während einige Organisationen sehr enge Anforderungen an Governance-, Compliance- und Rechtstools haben, benötigen andere Unternehmen Anwendungen, die ein breites Spektrum an Diensten bieten, wie z. B. Datenaufbewahrung, Analysen, Erkennung von Bedrohungen und Überwachung der Compliance. Die Konsolidierung all dieser Anforderungen in einer single Verwaltungskonsole vereinfacht den technischen Stack und reduziert den Wildwuchs.
• Budgetbeschränkungen. Einheimische Lösungen sind selten die billigsten. E-Discovery-Drittanbieter bieten möglicherweise mehr Flexibilität bei der Preisgestaltung und den Dienstleistungen, um knappen Budgets besser gerecht zu werden.

Die Quintessenz

Die Durchführung von eDiscovery in Google Drive ist ein wichtiger Aspekt der Compliance und der rechtlichen Verfahren für Unternehmen, die die Plattform für die Zusammenarbeit und die Datenspeicherung nutzen. Google Vault ist zwar eine robuste eDiscovery-Lösung, aber manche Unternehmen entscheiden sich für Tools von Drittanbietern, um bestimmte Probleme zu lösen oder erweiterte Funktionen zu nutzen. Durch das Verständnis der damit verbundenen Komplexität und die Wahl des richtigen eDiscovery-Ansatzes können Unternehmen wichtige Daten effizient abrufen und verwalten und so eine sichere und gesetzeskonforme digitale Umgebung gewährleisten.