Warum Ihr Unternehmen eine Sicherheitsrichtlinie zur Vermeidung von Datenverlusten benötigt

Was ist eine Richtlinie zur Verhinderung von Datenverlusten?

Eine DLP-Richtlinie ist eine Reihe von Regeln und Richtlinien, die dazu dienen, unternehmenseigene Daten bei der regelmäßigen Nutzung zu schützen. Solche Richtlinien sind der erste wichtige Schritt zur Einhaltung von Vorschriften und Branchenstandards wie HIPAA, GDPR, PCI DSS, CCPA/CPRA, PIPEDA und anderen. Diese Regeln werden ständig aktualisiert, was sich in den DLP-Richtlinien eines Unternehmens widerspiegeln muss.

Was sind die Vorteile einer DLP-Richtlinie?

Verbessern Sie die Sichtbarkeit von Daten

Eine umfassende DLP-Richtlinie gibt Aufschluss über die Art der sensiblen Daten, den Speicherort der Daten und den Datenfluss innerhalb des Unternehmens. Dies bietet Unternehmen die beste Möglichkeit, den Zugriff auf sensible Informationen zu klassifizieren, zu überwachen und zu kontrollieren.

Schutz von geistigem Eigentum und sensiblen Daten

Der wichtigste Zweck einer DLP-Richtlinie ist der Schutz kritischer Datenbestände. Dazu gehören geistiges Eigentum, Kundendaten, Finanzunterlagen, Forschungsergebnisse und andere geschützte Informationen. Nur wenige Menschen kennen das Rezept für Coca-Cola. Auch weniger bekannte Dinge wie Krankenhauspläne oder Kundenverteilerlisten können für ein Unternehmen unverzichtbar sein. All dies sind Beispiele für die Art von wertvollen und vertraulichen Daten, die eine DLP-Richtlinie schützen soll.

Einhaltung der Vorschriften

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist für IT-Verantwortliche in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen (HIPAA) und dem Finanzwesen (SEC/FINRA) häufig ein wichtiges Thema. Die meisten Unternehmen müssen jedoch einige Vorschriften zur Datenspeicherung und zum Datenschutz einhalten, z. B. GDPR, PCI DSS oder SOX.

Diese Vorschriften werden häufig aktualisiert, so dass es Teil einer effektiven DLP-Richtlinie sein sollte, die Mitarbeiter durch kontinuierliche Weiterbildung über die Änderungen auf dem Laufenden zu halten.

Senken Sie das Risiko von Bußgeldern bei Nichteinhaltung von Vorschriften und Datenschutzverletzungen

Unternehmen, die wirksame DLP-Richtlinien einführen, haben den Vorteil, dass sie das Risiko von Datenschutzverletzungen oder des falschen Umgangs mit Informationen verringern und damit Geldbußen und Strafen für die Nichteinhaltung von Vorschriften sowie potenzielle Gerichtsverfahren vermeiden. DLP-Richtlinien verhindern auch die Rufschädigung, die mit Datenlecks verbunden ist und die dem Unternehmen schaden kann.

Kontrollieren Sie den Informationsfluss und den Zugang zu sensiblen Daten

Eine umfassende DLP-Richtlinie gibt Unternehmen eine detaillierte Kontrolle über den Fluss sensibler Daten in ihrem gesamten System. Das moderne Unternehmen nutzt ein vielfältiges Ökosystem von Endgeräten, Cloud-Umgebungen, Netzwerken und Tools für die Zusammenarbeit. Richtige DLP-Richtlinien definieren rollenbasierten Zugriff und Berechtigungen für den Umgang mit sensiblen Informationen in diesen Tools und Systemen und ermöglichen es den Mitarbeitern, effektiv zu arbeiten.

Verdächtige Aktivitäten erkennen und überwachen

Die richtigen DLP-Tools, die sich an einer soliden DLP-Richtlinie orientieren, können verdächtige Aktivitäten erkennen und überwachen, z. B. unbefugte Versuche, sensible Daten zu kopieren, weiterzugeben oder zu exfiltrieren. Diese proaktive Überwachung hilft Unternehmen, potenzielle Datenschutzverletzungen oder Insider-Bedrohungen sofort zu erkennen und darauf zu reagieren, um den Schaden zu minimieren und Abhilfemaßnahmen zu ergreifen.

Was sind die Schritte zur Erstellung einer umfassenden DLP-Richtlinie?

Die Vorteile einer guten DLP-Richtlinie scheinen klar zu sein, aber was macht eine DLP-Richtlinie stark? Wenn Sie die folgenden Punkte bei der Erstellung einer DLP-Richtlinie berücksichtigen, können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen die meisten der üblichen Aspekte des Datenschutzes berücksichtigt hat. Möglicherweise gibt es noch weitere Schritte, die Sie berücksichtigen müssen, um Ihre Richtlinie auf Ihr Unternehmen zuzuschneiden, aber diese sind ein guter Anfang.

Führen Sie ein Daten-Audit durch

Es ist wichtig zu wissen, wo und wie Ihre Daten gespeichert sind. Ihr erster Schritt sollte die Durchführung einer umfassenden Datenprüfung sein:

• Identifizieren Sie die Arten von sensiblen Daten, die Ihr Unternehmen verarbeitet
• Verstehen Sie, wo sich Ihre Daten befinden (Cloud-Speicher, Datenbanken, Endpunkte usw.)
• Wissen, wer auf die Daten zugreifen kann

Sie können diesen Schritt mit automatisierten Tools zur Datenklassifizierung durchführen oder sich mit Abteilungsleitern und Interessenvertretern beraten und ihnen einige wichtige Fragen zu ihrer Datennutzung stellen.

Identifizieren Sie die zu schützenden Daten

Sobald Ihre Daten geprüft sind, können Sie die Daten klassifizieren. Fällt etwas davon in Kategorien, die durch Regulierungsbehörden oder Gesetze geschützt sind? Beispiele sind PHI, PCI und PII. Diese Arten von Daten sollten vorrangig geschützt werden, und die Regeln für die DLP-Überwachung und -Aufbewahrung sollten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Sie sollten auch überlegen, welches geistige Eigentum für den Geschäftsbetrieb entscheidend ist und wie Ihre DLP-Richtlinien dieses schützen können.

Identifizieren Sie, welche Informationen archiviert werden müssen

Legen Sie Hand in Hand mit dem vorherigen Schritt Richtlinien für die Archivierung und Aufbewahrung von Daten fest, die auf gesetzlichen Anforderungen, Branchenstandards, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien basieren. Einige regulierte Aufzeichnungen müssen möglicherweise mehrere Jahre lang aufbewahrt werden, bevor sie gelöscht werden können. Durch die Implementierung von Regeln zur Datenaufbewahrung wird das Risiko eines unbefugten Zugriffs oder Missbrauchs verringert und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet.

Erstellen Sie einen Aktionsplan für die Entdeckung verdächtiger Aktivitäten

Wenn ungewöhnliche oder anomale Aktivitäten einen Alarm auslösen, sollte dies eine Reihe von Abhilfemaßnahmen auslösen. Die Festlegung dieser Verfahren und Maßnahmen im Voraus führt zu einer reibungslosen Abwicklung, wenn der Fall eintritt. Dies kann bedeuten, dass das zuständige Personal informiert wird, die Aktivität blockiert wird, die Daten unter Quarantäne gestellt werden oder Verfahren zur Reaktion auf einen Vorfall eingeleitet werden.

Analysieren Sie die Datenbewegung

Es gibt verschiedene Wege, auf denen sich Daten in einem Unternehmen bewegen. Das Verständnis dieser Bewegung kann dabei helfen, wie die Daten verwaltet und damit auch geschützt werden.

• Daten im Ruhezustand - gespeichert in Datenbanken, auf Dateiservern oder im Cloud-Speicher
• Verwendete Daten - Daten, die von Benutzern oder Anwendungen aktiv verarbeitet oder abgerufen werden
• Daten im Transit - Daten, die über Netzwerke oder zwischen Systemen und Anwendungen übertragen werden

Wenn Sie wissen, wo sich die Daten zu jeder Zeit befinden, können Sie Kontrollen und Überwachungsmechanismen einrichten, um sie unabhängig von ihrem Standort zu schützen.

Durch die Umsetzung dieser Schritte können Unternehmen eine umfassende DLP-Richtlinie aufbauen, die die Daten während ihres gesamten Lebenszyklus schützt. Identifizieren, Klassifizieren, Überwachen, Sicherstellen der Compliance, Archivieren und Reagieren auf Vorfälle sind einige der häufigsten Schritte, die eine DLP-Richtlinie enthalten sollte.

Bewährte Praktiken, die Sie bei der Erstellung der DLP-Richtlinie Ihres Unternehmens berücksichtigen sollten

Die oben genannten Schritte sind zwar ein guter Anfang, aber es gibt möglicherweise noch weitere Überlegungen, um Ihre DLP-Richtlinie an Ihr Unternehmen anzupassen. Wenn Sie diese bewährten Verfahren beachten, können Sie mit Ihrer DLP-Richtlinie einen umfassenden Datenschutz gewährleisten.

Bestimmen Sie die wichtigsten Ziele

Fragen Sie sich bei der Ausarbeitung Ihrer DLP-Richtlinie, welches Hauptziel Sie erreichen wollen. Ist es Ihnen ein besonderes Anliegen, Datenschutzverletzungen zu verhindern? Ist die Einhaltung von Vorschriften eine größere Priorität? Oder ist die Sicherheit Ihres geistigen Eigentums der Schlüssel? Diese Antwort wird den Umfang Ihrer Politik und die Zuweisung von Ressourcen bestimmen.

Sicherstellung der Beteiligung von Interessengruppen in allen relevanten Abteilungen

Die Beteiligten aus der IT, der Rechtsabteilung, der Personalabteilung und anderen Geschäftsbereichen, die mit sensiblen Daten umgehen, müssen einbezogen werden. Sie werden einen wertvollen Beitrag leisten, und ihre Zustimmung ist entscheidend für die Erstellung einer umfassenden und praktischen DLP-Richtlinie, die den unterschiedlichen Schutzbedürfnissen der Daten gerecht wird. Für das Unternehmen ist es besser, wenn die DLP-Richtlinie von diesen Teammitgliedern genehmigt wird.

Erstellen Sie Bewertungskriterien für DLP-Lösungen

Was sind Ihre Bedürfnisse und was ist der Luxus, über den Ihre DLP-Softwarelösungen verfügen müssen? Faktoren wie die Kompatibilität mit Betriebssystemen, Bereitstellungsoptionen (vor Ort oder in der Cloud), Skalierbarkeit und die Integration mit bestehenden Plattformen und Sicherheitstools sind zu berücksichtigen.

Definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten der Stakeholder

Die Rollen der Beteiligten, die an der Implementierung, Pflege und Durchsetzung der DLP-Richtlinie beteiligt sind, sollten klar umrissen werden. Dateneigentümer, Sicherheitsteams, IT-Administratoren und Endbenutzer sollten alle die Parameter ihrer Pflichten im Hinblick auf die Rechenschaftspflicht und die konforme Ausführung der DLP-Richtlinie kennen.

Schulung der Mitarbeiter über die DLP-Richtlinie

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig schulen und Sensibilisierungsprogramme anbieten, um sie über die DLP-Richtlinie, ihre Bedeutung und ihre Verantwortung beim Schutz sensibler Daten aufzuklären, fühlen sie sich als Teil der Lösung. Weisen Sie auf bewährte Praktiken und potenzielle Risiken hin und stellen Sie sicher, dass sie die Konsequenzen einer Nichteinhaltung verstehen.

Erstellen Sie KPIs zur Messung der DLP-Effizienz

Die Bereitstellung von wichtigen Leistungsindikatoren zur Messung der Effektivität Ihrer DLP-Strategie (z.B. Anzahl der erkannten Vorfälle, Reaktionszeit auf Vorfälle, Prozentsatz der False Positives) kann dazu beitragen, Ihre Datensicherheit zu verbessern. Die Überprüfung dieser Metriken wird die Bereiche identifizieren, in denen die Politik angepasst und die Lücken geschlossen werden müssen.

Die Befolgung dieser Best Practices hilft Unternehmen dabei, ihre DLP-Richtlinien an ihre Prioritäten anzupassen, robuste DLP-Lösungen zu entwickeln, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und sich an spezifischen Geschäftsanforderungen und Risikoprofilen zu orientieren.

Wie Mimecast Aware Ihnen bei der Implementierung und Stärkung Ihrer DLP-Richtlinie hilft

Mit einer speziell entwickelten Plattform wie Aware, die Ihre DLP-Richtlinie untermauert, ist der Schutz Ihrer Datenbestände vor unbefugtem Zugriff und Datenmissbrauch einfacher denn je. Aware reduziert die Komplexität von DLP zur Erkennung und Behebung von Datensicherheitsvorfällen, ohne die Zusammenarbeit und den Geschäftsfluss zu behindern.

Mit den DLP-Lösungen von Mimecast können Sie:

• Erstellen Sie starke DLP-Richtlinien mit flexiblen Regeln, die auf mehrere Collaboration-Tools, Daten- und Dateitypen, Benutzer und Speicherorte anwendbar sind, um die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
• Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, die Datenbestände Ihres Unternehmens mit automatisierten Aktionen zu schützen, die IT-Teams alarmieren, Daten unter Quarantäne stellen, verdächtige Aktivitäten blockieren und Autoren von Inhalten in kürzester Zeit über Vorfälle informieren.
• Reduzieren Sie Fehlalarme mit den branchenweit präzisesten NLP- und maschinellen Lernmodellen, die Code, Passwörter, vertrauliche Daten, Screenshots, Bilder und vieles mehr mit der Genauigkeit von Menschen erkennen.
• Sammeln Sie Erkenntnisse über Verhaltensweisen mit Berichten, die kontextbezogene Warnungen vor Insider-Bedrohungen, versehentlichem Datenmissbrauch und potenzieller Datenexfiltration liefern.
• Verschaffen Sie sich vollständige Transparenz und Kontrolle über die Unternehmensdaten mit Sicherheitsfunktionen, die rollenbasierte Zugriffskontrollen umfassen.