Archivage des courriels

Qu'est-ce que l'Email Archive ?

"L'Email Archive décrit le processus de stockage et de conservation des courriels et de leurs pièces jointes d'une manière sécurisée et conforme, rendant tous les messages électroniques envoyés et reçus disponibles pour que vous puissiez les récupérer."

Pourquoi devriez-vous archiver vos courriels ?

L'archivage de vos courriels est important pour de nombreuses raisons :

• Conservation des données et conformité : L'archivage des courriels vous évite de supprimer accidentellement des courriels et vous protège contre la perte ou l'altération de données. Même si des messages importants sont supprimés des boîtes aux lettres individuelles, ils seront conservés dans un espace d'archivage sûr, ce qui garantit la sécurité des informations précieuses. "Email Archive vous permet de vous conformer aux exigences réglementaires et légales, en minimisant le risque de problèmes juridiques et de pénalités."
• E-Discovery : L'Email Archive est une partie importante de l'e-discovery, et une bonne solution d'Email Archive vous fournira les outils dont vous avez besoin pour effectuer l'e-discovery facilement et avec précision.
• Gestion du stockage : Avec l'augmentation constante de la quantité de données auxquelles les organisations sont confrontées, l'optimisation des ressources de stockage et l'amélioration des performances des systèmes de messagerie électronique sont plus importantes que jamais. En archivant les anciens courriels, votre boîte de réception peut fonctionner plus rapidement et plus efficacement.
• Continuité des activités : en cas d'interruption imprévisible ou de catastrophe, il est essentiel de disposer d'archives contenant des informations essentielles. Il permet de minimiser les temps d'arrêt, de garantir que les communications importantes restent accessibles même en cas de crise et de faciliter la reprise après sinistre.

Meilleures pratiques en matière d'Email Archive

Bien que chaque organisation doive s'efforcer de définir clairement ses propres besoins et meilleures pratiques en matière d'Email Archive, les solutions d'Email Archive doivent offrir certaines caractéristiques universelles. Ces solutions devraient

• Être hautement sécurisé et évolutif - La sécurité est essentielle pour protéger les communications sensibles d'un accès non autorisé ou d'une altération. En même temps, une solution évolutive garantit que l'archive peut grandir avec l'organisation sans affecter les performances.
• Réduisez le coût et la complexité de la gestion des Email Archive - Les solutions d'archivage modernes devraient réduire la dépendance à l'égard des processus manuels et éliminer le besoin de matériel coûteux. L'automatisation et les contrôles intuitifs permettent aux équipes informatiques de gagner du temps et de réduire la charge administrative.
• Regrouper les données sur plusieurs plateformes - Une archive centralisée doit capturer les courriels et les données connexes provenant de divers systèmes et outils de communication, afin de garantir la cohérence et de simplifier le contrôle dans l'ensemble de l'organisation.
• Améliorer l'accès - Les utilisateurs et les administrateurs doivent pouvoir localiser et récupérer les messages rapidement et facilement. Les outils de recherche doivent être intuitifs, réactifs et disponibles sur tous les appareils afin de soutenir les opérations quotidiennes et les scénarios d'urgence.
• Accélérer les recherches - Une fonctionnalité de recherche rapide et précise est essentielle pour les enquêtes judiciaires, les audits et les examens internes. La possibilité d'appliquer des filtres et d'extraire rapidement les messages pertinents favorise à la fois la conformité et la productivité.
• Simplifier la récupération des données - Les suppressions accidentelles ou les pannes techniques sont fréquentes. Un système d'archivage efficace doit permettre de restaurer facilement les messages perdus, sans procédures complexes ni longs délais.
• Améliorer l'efficacité du flux de travail - L 'archivage ne doit pas être un goulot d'étranglement. Grâce à des fonctionnalités telles que des règles de conservation automatisées, un accès en libre-service pour les utilisateurs et une intégration transparente avec les systèmes existants, l'archivage peut améliorer l'efficacité opérationnelle au sein des équipes.

Archivage des Email sur site ou dans le nuage

Les entreprises disposent de deux options principales pour gérer les courriers électroniques archivés : les solutions sur site et les plateformes basées sur le cloud. Chaque approche présente des avantages et des inconvénients distincts en fonction des besoins de l'entreprise, de l'échelle et de l'infrastructure.

• L'archivage des e-mails sur site stocke les données localement sur un serveur de messagerie, ce qui permet un contrôle direct de l'accès et de la configuration. Cependant, la maintenance du matériel, l'extension du stockage et la garantie de la sécurité du courrier électronique peuvent rapidement devenir coûteuses et complexes, en particulier lorsque les volumes de courrier électronique augmentent.
• "L'Email Archive dans le nuage, quant à lui, offre un stockage flexible et une réduction des frais administratifs. " Les données archivées sont stockées hors site dans des environnements sécurisés, ce qui permet aux entreprises d'étendre facilement le stockage et d'appliquer des politiques cohérentes de conservation des messages électroniques. Cette configuration améliore également l'accessibilité, permettant aux utilisateurs de récupérer leurs courriels depuis n'importe quel endroit disposant d'un accès à l'internet.

Les solutions sur site peuvent intéresser les organisations dont les contrôles internes sont stricts. Par ailleurs, l'archivage en nuage est souvent préféré pour sa résilience, ses possibilités de recherche et sa gestion simplifiée des courriels.

Conformité des Email Archives

Un Email Archive efficace est essentiel pour maintenir la conformité avec les cadres juridiques et réglementaires qui régissent la messagerie électronique et les communications électroniques.

Les exigences de conformité imposent souvent la conservation des courriels archivés dans un format inviolable pendant une période déterminée. Cela signifie que les organisations doivent mettre en œuvre une politique claire de conservation des courriels afin de déterminer la durée de conservation des données, l'endroit où elles sont stockées et les personnes qui peuvent y accéder.

Les principales caractéristiques de conformité sont les suivantes

• Stockage à long terme et immuable des données archivées
• La possibilité de récupérer rapidement les courriels pour des audits, des enquêtes ou des recherches juridiques.
• Contrôles d'accès basés sur les rôles pour assurer le traitement sécurisé des communications sensibles
• Fonctionnalités de recherche et d'exportation pour faciliter les mises en suspens et l'archivage.

En l'absence d'un système d'archivage fiable, les organisations risquent de se voir imposer des pénalités, de perdre des données ou d'être exposées à des vulnérabilités en matière de sécurité. La mise en place d'un processus d'archivage conforme est une étape proactive vers une sécurité accrue du courrier électronique.

L'archivage des courriels est plus facile avec Mimecast

L'archivage des messages électroniques est un élément important des pratiques de conservation des données des entreprises, mais il devient de plus en plus compliqué et coûteux à mesure que le volume des données électroniques s'accélère. Pour simplifier l'email archive, vous avez besoin d'outils d'archivage des courriels et de solutions de stockage des archives qui soient abordables et faciles à utiliser, afin que votre service informatique puisse se concentrer sur des défis plus urgents.

Mimecast fournit un service de messagerie en nuage de premier plan avec des solutions de sécurisation et d'archivage des courriels, et assure l'email continuity même en cas de sinistre. Mimecast Cloud Archive for Email est une solution sécurisée et dynamiquement évolutive d'archivage des courriels pour un accès rapide aux courriels et une gestion centralisée des politiques de conservation. Il simplifie la sauvegarde du courrier électronique et répond aux besoins de conformité réglementaire.

Solutions Mimecast pour l'archivage des courriels

Cloud Archive for Email réduit le coût et la complexité de l'archivage des messages électroniques, de la recherche de contenu et de la gestion de la conservation. Cloud Archive for Email permet aux entreprises de maximiser la valeur des informations stockées dans les Email Archive, en offrant aux utilisateurs une boîte aux lettres sans fin et aux administrateurs des outils de gestion supérieurs pour les Email Archive.

L'archivage des messages électroniques avec Cloud Archive for Email est simple. Grâce à des technologies de journal, de passerelle et de synchronisation, Cloud Archive for Email regroupe les messages électroniques provenant de plusieurs points de collecte, en conservant le message original, les métadonnées détaillées et une copie du message s'il a été modifié par l'application de la politique de l'entreprise. Les administrateurs utilisent une console Web single pour définir des politiques de conservation, effectuer des recherches électroniques, gérer les utilisateurs et répondre aux demandes de litigation hold. Les utilisateurs effectuent des recherches dans leurs archives personnelles à partir de n'importe quel endroit et de n'importe quel appareil.

Avantages de l'archivage des courriels avec Mimecast

La solution d'archivage d'emails de Mimecast vous permet de :

• Réduisez le coût et la complexité de l'archivage des courriels. Mimecast élimine le besoin de matériel ou de Email Archive sur site, ce qui permet de réduire considérablement les dépenses liées à l'archivage du courrier électronique.
• Faciliter l'accès des utilisateurs à l'ensemble de leur courrier électronique. Les utilisateurs peuvent accéder au courrier électronique à l'aide d'outils qu'ils connaissent bien et travailler avec des structures de dossiers personnels familières.
• Permettez aux utilisateurs d'accéder à leur courrier électronique en déplacement. Avec Mimecast, les utilisateurs peuvent accéder à tous les courriels qu'ils ont envoyés ou reçus sur leur appareil mobile.
• Améliorez les performances en supprimant la nécessité de conserver de gros volumes de courrier électronique sur les serveurs de messagerie.
• Simplifiez la gestion grâce à des outils conviviaux d'archivage des courriels, y compris des capacités supérieures de gestion des boîtes aux lettres.