Migration de Slack vers Microsoft Teams

Slack et Microsoft Teams sont deux des outils de collaboration les plus populaires utilisés par les entreprises. Les entreprises du monde entier s'appuient sur l'une ou l'autre de ces technologies pour rationaliser les communications et améliorer la productivité de leur personnel distribué et de leurs employés à distance.

Dans le cadre de la simplification continue de la pile technologique, de nombreuses entreprises adoptent des applications de collaboration tout-en-un et Teams est un choix populaire, en particulier pour ceux qui utilisent déjà la suite Office 365 de Microsoft avec d'autres programmes tels qu'Excel, OneDrive et SharePoint. Il est plus facile de travailler au sein d'un écosystème que de payer pour un produit autonome supplémentaire comme Slack.

Slack a également été confronté à des problèmes de confiance de la part de ses clients ces derniers temps en raison de deux décisions importantes. Tout d'abord, les clients sont mécontents que leurs messages Slack aient servi à entraîner des modèles d'IA sans leur autorisation explicite. Slack a depuis clarifié son option de retrait. Deuxièmement, les utilisateurs de Slack ayant souscrit à l'abonnement gratuit perdent la fonction de conservation indéfinie des données. À partir du 26 août 2024, les messages et les fichiers datant de plus d'un an seront supprimés au fur et à mesure. Les abonnés gratuits qui souhaitent conserver leurs anciens messages devront passer à un plan payant avant la date limite.

Étapes de la migration de Slack vers Microsoft Teams

La transition entre Slack et Teams peut être un processus délicat car il n'existe pas d'outil de migration pour Teams. Toutefois, les étapes suivantes peuvent contribuer à ce que le processus se déroule sans heurts.

Identifiez les espaces de travail Slack, les canaux et les messages directs que vous souhaitez déplacer.

Il n'est pas nécessaire de migrer toutes les données de Slack. Les mèmes de joyeux anniversaire et les félicitations favorisent la socialisation, mais ils ne sont pas essentiels.

Identifiez les canaux, les espaces de travail et les DM nécessaires à la continuité des activités en examinant les analyses d'utilisation de Slack. Vous découvrirez quels canaux ont le plus d'activité et d'engagement de la part des membres, en mettant en évidence leur pertinence, leur importance et les flux de travail actuels. Pensez également aux canaux de formation, aux dossiers d'intégration et aux autres connaissances institutionnelles qu'il est important de conserver.

Examiner les données contenues dans les canaux et les messages pour y déceler des informations sensibles

Pour sécuriser correctement les données pendant le processus de transition, vous devez connaître l'emplacement de vos informations les plus sensibles, où elles se trouvent dans le réseau complexe de canaux, de messages et de fichiers de Slack.

• Identifier et signaler les informations confidentielles, les données personnelles ou la propriété intellectuelle.
• Veiller au respect de la réglementation en matière de protection des données pendant la période de transition.

Aware peut soutenir le déménagement avec un service d'assistance à la migration pour examiner les données et s'assurer qu'elles restent protégées pendant la migration de Slack.

Canaux d'exportation et messages directs

Le processus d'exportation varie selon le niveau d'abonnement à Slack.

Plan gratuit et plan pro :

Les propriétaires et les administrateurs d'espaces de travail peuvent exporter des données à partir de canaux publics qui renvoient à des fichiers, mais ils n'exportent pas les fichiers eux-mêmes. Dans des circonstances limitées, vous pouvez demander à Slack d'exporter le contenu de tous les canaux et conversations, y compris les canaux privés et les DM. Ces demandes seront satisfaites :

• Pour les procédures judiciaires.
• Avec l'accord des membres.
• Si l'exportation de données est une obligation ou un droit en vertu des lois applicables.

Plan Business+ :

Les propriétaires et les administrateurs d'espaces de travail peuvent exporter à partir de canaux publics. Les propriétaires d'espaces de travail peuvent également demander à accéder à un outil de données en libre-service qui offre des possibilités d'exportation complètes.

Là encore, les exportations fournissent des liens vers les fichiers, mais pas les fichiers eux-mêmes.

Plan de quadrillage de l'entreprise :

Les propriétaires d'organisations peuvent demander à accéder à l'outil d'exportation de données en libre-service. Les exportations sont soumises à des accords de travail et à des politiques d'entreprise appropriés, et toutes les exportations commerciales doivent être autorisées par les lois applicables.

Les exportations générales réalisées à ce niveau d'abonnement renvoient à des fichiers et n'incluent pas les fichiers eux-mêmes. Le fichier lui-même n'est inclus que pour la conversation d'un single utilisateur, si l'exportation de données est au format TXT.

Identifiez les applications ou les intégrations que vous souhaitez transférer vers Microsoft Teams.

Toutes les applications ou intégrations de Slack n'ont pas d'équivalent dans MS Teams. Il est important d'examiner vos intégrations actuelles et de déterminer où elles s'intègrent le mieux dans Teams.

• Examinez l'utilisation actuelle de l'application Slack par votre organisation et ses intégrations.
• Consultez le magasin d'applications Teams pour connaître les équivalences.
• Identifiez les flux de travail qui peuvent être recréés dans Teams à l'aide de Power Automate ou d'autres outils Microsoft.
• Identifiez les lacunes où les intégrations ne sont pas équivalentes.
• Prévoyez des alternatives pour combler les lacunes là où des remplacements sont nécessaires.

Ce processus permettra d'assurer la continuité du flux de travail.

Recueillir les données de l'utilisateur pour le processus de migration

Pour que la transition se fasse en douceur, il est préférable d'identifier à l'avance les coordonnées de chacun et de planifier à l'avance leur migration.

• Générer une liste de tous les membres de l'espace de travail Slack.
• Recueillez des informations essentielles telles que les rôles et les adresses électroniques.
• Mettez en correspondance les comptes d'utilisateurs Slack avec les comptes Microsoft 365 correspondants.
• Identifiez les divergences ou les comptes manquants.
• Envisagez de regrouper les utilisateurs par ordre de migration.

Avant de commencer la transition, communiquez un calendrier de migration à vos employés afin qu'ils sachent à quel moment ils devront déménager et à quoi s'attendre.

Déterminez comment vous travaillerez dans Teams avant de migrer

Microsoft Teams est structuré différemment de Slack, il est donc important de mettre en place des procédures pour l'utilisation de la nouvelle plateforme par votre personnel. Une partie de ce processus consistera à

• Comprendre la hiérarchie des canaux des équipes.
• Planifier la structure des équipes, qu'elle soit basée sur les départements, les projets ou la fonctionnalité interdépartementale.
• Créer de nouvelles équipes, de nouveaux canaux et de nouveaux espaces de travail qui s'alignent sur la structure de votre organisation.
• Mettre en place les intégrations et les applications nécessaires dans Teams.
• Développer une stratégie de formation pour les équipes concernées par le déploiement.

Effectuez un test de migration pour un petit nombre d'utilisateurs

Désignez un groupe test d'utilisateurs de l'espace de travail Slack pour migrer vers Teams et étudier le processus. La transition s'est-elle déroulée sans heurts ? Quel est le retour d'information du groupe ? Comment ont-ils perçu le processus ? Veillez à ce qu'un administrateur soit disponible pour répondre à leurs questions, afin de réduire la courbe d'apprentissage de la nouvelle collaboration.

Ajustez le processus de migration si nécessaire, puis migrez le groupe suivant. Envisagez de déplacer votre personnel par vagues plutôt que de migrer tout le monde en une single fois afin de ne pas surcharger le système lui-même ou votre équipe informatique. Après la migration, continuez à vérifier auprès des utilisateurs finaux comment ils s'adaptent.

Slack vs Microsoft Teams

Comment Slack se positionne-t-il par rapport à Microsoft Teams ? Les utilisateurs qui découvrent Teams seront confrontés à des différences par rapport à Slack. Comprendre comment les plateformes sont organisées facilitera la transition.

Canaux

Slack et Teams utilisent tous deux des canaux comme élément central de leur structure organisationnelle, mais il existe des différences essentielles.

Les canaux Slack sont des conteneurs flexibles pour le contenu d'un projet ou d'un sujet particulier et peuvent inclure des utilisateurs de l'ensemble de l'espace de travail. Teams est organisé par groupes d'utilisateurs, chacun d'entre eux pouvant créer plusieurs canaux avec des sujets différents.

Un single espace de travail Slack avec de nombreux canaux peut se traduire par plusieurs équipes au sein de Microsoft Teams, chacune avec son propre ensemble de canaux.

Cas d'utilisation

Slack et Microsoft Teams ont chacun leurs points forts et leurs difficultés.

Slack est simple et facile à utiliser, ce qui le rend populaire auprès des startups et des petites organisations. Il excelle dans les types de communication rapides et informels, notamment les appels vidéo et audio, le partage d'écran et le tableau blanc, et s'intègre à un large éventail d'applications tierces.

Microsoft Teams prospère dans les environnements des grandes entreprises, en particulier celles qui utilisent déjà Office 365. Teams s'intègre à la suite de productivité de Microsoft et dispose de fonctionnalités natives complètes, notamment la vidéoconférence, le partage d'écran et la collaboration sur les fichiers.

Les deux plateformes s'intègrent à des outils populaires, mais Slack offre un plus grand nombre d'applications, ce qui est un autre élément à prendre en compte lors de la migration entre les deux.

Pourquoi migrer de Slack à Teams ?

Il y a quelques raisons pour lesquelles les organisations peuvent migrer de Slack à Microsoft Teams.

1. Communication centralisée : Une organisation qui utilise la suite de productivité Microsoft 365 a déjà accès à Teams, il n'y a donc aucune raison d'utiliser une application supplémentaire. Si leur organisation utilisait le plan gratuit de Slack, la dernière nouvelle selon laquelle leurs données ne seront plus conservées indéfiniment à partir d'août 2024 pourrait être le catalyseur de la transition vers la plateforme de migration Teams.
2. Fusions et acquisitions : Les fusions et acquisitions d'entreprises nécessitent souvent la normalisation des plates-formes entre les deux entreprises consolidées. Cela garantit la cohérence entre les collaborateurs et facilite la communication au sein des écosystèmes nouvellement engagés. Elle simplifie également la gestion informatique en permettant de superviser une seule plateforme au lieu de deux.
3. Fonctions de sécurité améliorées : Les fonctions de sécurité peuvent être une autre raison pour les organisations de migrer vers Microsoft Teams. La plateforme offre un cryptage de bout en bout pour les communications sensibles, une prévention avancée de la perte de données (DLP) et des fonctions de conformité aux normes réglementaires de l'industrie.
4. Consolidation de la pile technologique : Les entreprises qui cherchent à rationaliser leur infrastructure technologique peuvent choisir Microsoft Teams pour simplifier l'expérience des utilisateurs et réduire la gestion des licences et l'assistance informatique.

Défis lors de la migration de Slack vers Teams

Même une migration bien exécutée rencontrera des difficultés. Voici quelques pièges potentiels à surveiller et à minimiser.

Accès invité

Si votre entreprise collabore avec des fournisseurs ou des sous-traitants externes dans votre outil de collaboration, il est conseillé de surveiller les paramètres de configuration pendant le processus de migration, en particulier si vous utilisez les canaux Slack Connect. Le maintien de la sécurité dans cet espace est une complication potentielle, en particulier pour les entreprises actives dans des secteurs très réglementés.

Complexité, compatibilité et perte de données

Le transfert de toutes les données de Slack vers Microsoft Teams peut poser des problèmes, en particulier les données historiques qui peuvent être incompatibles entre les plateformes. Les métadonnées importantes telles que les horodatages, les mentions ou les émojis en guise de réactions peuvent ne pas être transférées correctement et les données peuvent perdre une partie de leur contexte.

Cela peut être dû en partie à certaines intégrations existant dans Slack qui n'existent pas dans Teams. L'aide d'un fournisseur tiers comme Aware pour la migration peut atténuer certains de ces problèmes.

Problèmes de performance et corruption de données

La migration elle-même peut être techniquement difficile. Les grandes migrations peuvent être interrompues avant d'être achevées, ce qui entraîne des transferts partiels. Cela peut entraîner la corruption et la perte de données, ralentir le processus de transfert et compromettre l'intégrité des données.

Préoccupations en matière de protection de la vie privée et de sécurité

Les données sensibles doivent être manipulées avec précaution. Les DM et les canaux privés contiennent des informations confidentielles qu'il convient de migrer en toute sécurité, en particulier s'il s'agit de données réglementées. Le contrôle de la conformité et la protection des données sont essentiels tout au long du transfert et doivent être contrôlés par des administrateurs disposant des autorisations nécessaires.

Intégration et perturbation du flux de travail

Étant donné que Slack s'intègre à davantage d'outils tiers que Microsoft Teams, il se peut que certains flux de travail n'aient pas d'équivalent direct une fois la migration terminée. Les solutions de rechange pour recréer ces flux de travail peuvent être moins efficaces et prendre plus de temps. Les utilisateurs peuvent perdre l'accès à des outils et des données importants jusqu'à ce que ces flux de travail puissent être rétablis.

Expérience de l'utilisateur et adoption

Les utilisateurs habitués à Slack peuvent trouver la transition déroutante. Plus la formation sera bonne pendant la phase de déploiement, plus la migration sera facile pour les membres de l'équipe, mais il y aura toujours des points douloureux pour certains utilisateurs.

Les entreprises doivent s'attendre à une baisse de productivité lors de l'intégration initiale d'un nouvel outil. Le fait d'être proactif en matière de cartographie des données, de formation des utilisateurs et de gestion complète du changement pour assurer une transition en douceur contribuera à atténuer certains de ces défis.

Le recours à des fournisseurs tiers comme Aware peut vous aider à résoudre les problèmes de sécurité des données, de conformité et de prévention des pertes de données.

Partenariat avec Mimecast Aware pour transférer en toute sécurité les données de Slack vers Teams

Mimecast Aware peut aider les organisations à migrer leurs données de Slack vers Microsoft Teams tout en les aidant à maintenir l'intégrité et la sécurité des données. En tant que partenaire de confiance des deux plateformes, nous sommes stratégiquement positionnés pour faciliter le passage d'une plateforme à l'autre, afin que les entreprises qui entreprennent cette migration complexe puissent être confiantes dans la transition.

Comme Mimecast Aware est déjà intégré aux deux plates-formes, nous pouvons le faire :

• Aider les organisations à déterminer la meilleure stratégie pour la migration des données existantes.
• Préparez les données et exportez-les dans une archive prête à être consultée, avec une architecture de métadonnées normalisée pour assurer la compatibilité entre les plates-formes.
• Soutenez la direction de l'organisation pendant la transition grâce à des informations en temps réel sur les tendances et les sentiments qui entourent le déménagement.
• Réduire les coûts de stockage et de gestion lorsque les entreprises examinent les données qu'il est nécessaire de conserver.
• Fournir une plate-forme centralisée à partir de laquelle contrôler les données dans l'ensemble de la pile technologique.
• Fournissez des contrôles solides en matière de sécurité des données, de conformité, de conservation et de prévention des pertes de données à mesure que la nouvelle plateforme Microsoft Teams progresse.

Les organisations qui ont besoin d'un partenaire pour les aider à faire la transition entre Slack et Microsoft Teams ne doivent pas chercher plus loin que Mimecast Aware. Appelez-nous dès aujourd'hui pour discuter de tous vos besoins de migration de Slack vers Teams.