Walter & Shuffain, P.C. meistert mit Mimecast die Herausforderungen im Bereich Spam und Archivierung

Kunden-Vision

Walter & Shuffain, P.C. (WSCPA) ist eine der 20 führenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Massachusetts. Das Unternehmen bietet umfassende Beratung, Steuer-, Nachlass- und Treuhandplanung sowie Buchhaltungs-, Prüfungs- und Treuhanddienstleistungen für Privatpersonen und Unternehmen aus den Bereichen Immobilien, professionelle Dienstleistungen, Gesundheitswesen, Technologie, Fertigung und Bauwesen.

In den letzten Jahren hat John LaTour, der IT-Manager von WSCPA, eine Unternehmensinitiative angeführt, die sich auf strategische Technologieinvestitionen konzentriert, die dem Unternehmen helfen, Kunden besser zu bedienen und eine hybride Arbeitsumgebung für Kunden und Mitarbeiter zu schaffen. Im Rahmen dieser Initiative machte sich LaTour auf die Suche nach einer Cloud-basierten E-Mail-Sicherheitslösung mit Spam-Schutz. Er wandte sich an Mimecast und erkannte schnell, dass das Unternehmen noch viel mehr bieten konnte.

Kundenstrategie

"Aufgrund der Art unseres Geschäfts sind wir auf E-Mails angewiesen, um unsere Kunden zu bedienen und unsere täglichen Aufgaben zu erfüllen, und wir sind für den Schutz der persönlichen und finanziellen Daten unserer Kunden in der E-Mail-Kommunikation verantwortlich", sagt LaTour. "Mit unserem vorherigen E-Mail-Sicherheitsanbieter hatten wir ein zweifaches Spam-Problem, das all diese Dinge zu einer großen Herausforderung machte."

Laut LaTour bestand das erste Problem darin, dass die alte Lösung legitime E-Mails als Spam kennzeichnete und unter Quarantäne stellte, was zu Verzögerungen in der Kommunikation und zu Geschäftsunterbrechungen führte. "Kunden riefen unsere Buchhalter und Unternehmensberater an und fragten, warum sie nicht auf eine E-Mail reagierten, und wir fanden die fragliche E-Mail im Spam-Filter. Unsere Mitarbeiter mussten dann auf den täglichen Spam-Filter des nächsten Tages warten, um auf die E-Mail zuzugreifen, oder mich anrufen - und ich bin der einzige IT-Mitarbeiter, der für die Verwaltung von etwa 100 Endbenutzern verantwortlich ist."

Das zweite Problem waren falsche Negativmeldungen: Spam gelangte in die Posteingänge der Endbenutzer und erhöhte das Sicherheitsrisiko für Mitarbeiter, Partner und Kunden.

"Wir brauchten eine neue E-Mail-Sicherheitslösung, die alle E-Mails genau durchsucht, allen Beteiligten legitime Mitteilungen zukommen lässt und Spam unter Quarantäne stellt", sagt LaTour. "Nachdem ich Mimecast evaluiert hatte, erkannte ich, dass das Unternehmen nicht nur eine stärkere Strategie zur Spam-Abwehr bieten konnte, sondern auch eine Vielzahl anderer Vorteile, wie z. B. vereinfachte Archivierung, Sensibilisierung der Mitarbeiter und Webfilterung."

Kundenergebnis

Mit Mimecast Email Security können Endanwender nun jederzeit selbst auf den Spam-Filter zugreifen und zurückgehaltene Nachrichten für ihren Posteingang freigeben. LaTour merkt an: "Diese Selbstbedienungsfunktion spart mir enorm viel Zeit, und - was noch wichtiger ist - mit Mimecast mache ich mir viel weniger Sorgen darüber, dass Spam-E-Mails bei Mitarbeitern, Partnern und Kunden ankommen."

Neben der Spam-Bekämpfung nutzt LaTour Mimecast Cloud Archive, um den Archivierungsprozess des Unternehmens zu verändern. WSCPA verwendet einen lokalen Microsoft Exchange Server. Bevor Mimecast zum Einsatz kam, exportierte LaTour E-Mails in PST-Dateien und speicherte sie intern. Angesichts der Compliance-Anforderungen, die eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren vorschreiben, wurde das Volumen der archivierten E-Mails so groß, dass der Mailserver zu groß wurde und dieser "Do-it-yourself"-Ansatz nicht mehr zu bewältigen war. Darüber hinaus war die Suche nach E-Mails extrem schwierig, und die Dateien waren oft beschädigt oder gingen verloren.

Mit Mimecast Cloud Archive konnte LaTour diesen manuellen Archivierungsaufwand vermeiden. Er konfigurierte den Mailserver mit einer Aufbewahrungsfrist von 600 Tagen, sodass alle E-Mails, die diesen Zeitraum überschreiten, automatisch archiviert werden. LaTour merkt an: "Mit Mimecast können wir alle gesendeten und empfangenen Mitteilungen verfolgen - was nicht nur für den Kundenservice, sondern auch für die Einhaltung von Vorschriften und für Audit-Zwecke äußerst wertvoll ist -, ohne dass wir uns Sorgen machen müssen, dass der Mailserver zu groß wird. Und unabhängig davon, wie viele E-Mails archiviert werden, ist die Suche sehr viel einfacher."

LaTour fährt fort: "Mimecast bietet auch die Möglichkeit, alte E-Mails zu übernehmen und zu archivieren, was mir bei unserer Übernahme von Russell, Brier & Co. im Jahr 2020 sehr geholfen hat. LLP. Ich habe einfach die E-Mails der letzten 600 Tage in unsere Mailbox exportiert und alles andere archiviert. Die Mitarbeiter konnten sofort dort weitermachen, wo sie aufgehört hatten, und ich konnte mich auf die tausenden anderen IT- und Sicherheitsfragen konzentrieren, die mit einer Übernahme einhergehen."

LaTour merkt an, dass er das Mimecast Security Awareness Training einsetzt und dass die Auswirkungen auf die Mitarbeiter völlig überraschend waren. "Jeden Monat verschicken wir die Schulungsvideos von Mimecast, und das hat die Art und Weise, wie unsere Mitarbeiter über Sicherheit denken, verändert. Sie betrachten das Training nicht mehr als Versuch der IT-Abteilung, sie bei einem Fehler zu erwischen. Sie sehen es jetzt als eine Gelegenheit, ihr Sicherheitsbewusstsein zu stärken. Ich hätte nie erwartet, dass die Mitarbeiter Sicherheitsschulungen mögen würden, aber das tun sie tatsächlich. Sie sind engagiert, bereit zu lernen und geben ihr Bestes, um die Schulungsfragen richtig zu beantworten und Spam- und Phishing-E-Mails zu erkennen. Infolgedessen ist die Zahl der ungewollten Klicks deutlich zurückgegangen."

LaTour setzt außerdem Mimecast Web Security ein, um die Internetnutzung der Mitarbeiter zu überwachen und abzusichern, unabhängig davon, ob sie im Büro oder per Fernzugriff arbeiten.

"Ich habe mich für Mimecast entschieden, um uns bei der Spam-Bekämpfung zu helfen, und wir haben so viel mehr erreicht. Die Archivierung ist einfach und doch fortschrittlich, das Surfen im Internet ist geschützt, und die Mitarbeiter nehmen tatsächlich an Schulungen zum Sicherheitsbewusstsein teil. Zusätzlich zu diesen Sicherheitsvorteilen hilft uns Mimecast, erstklassige Kommunikation und Kundenservice zu bieten."

John LaTour - IT-Manager, Walter & Shuffain, P.C.