RSL Queensland

Auf einen Blick

Die Returned & Services League (RSL) Queensland ist die größte ehemalige Militärdienstorganisation des Bundesstaates mit über 240 Unterorganisationen in 10 Bezirken im zweitgrößten Bundesstaat Australiens. Die Organisation unterstützt Veteranen der australischen Streitkräfte mit einer Reihe von Dienstleistungen, darunter seelsorgerische Betreuung, soziale Unterstützung, Bewahrung und Würdigung der früheren Opfer der Soldaten und vieles mehr.

Herausforderung

Nachlassende Mitarbeiterproduktivität und Probleme mit einem veralteten, lokalen E-Mail-Verwaltungssystem veranlassten RSL Queensland zu einer umfassenden Überarbeitung der wichtigsten Produktivitätstools, einschließlich E-Mail.

Die vorhandenen E-Mail-Sicherheitstools reichten nicht aus, um Anforderungen wie den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) für die Übertragung von Kreditkartendaten zu erfüllen. Ein veraltetes, dateibasiertes Archivierungstool konnte keine einzelnen Nachrichten verarbeiten. Das bedeutete, dass RSL Queensland oft große Datenblöcke löschen musste, wenn sensible Daten unter Verletzung der PCI-Kontrollen identifiziert wurden.

Das alte System "verursachte viele Probleme, und wir hatten kein vernünftiges E-Mail-Archivierungssystem", so Barrie Russell, Technology & Innovation Operations Manager, RSL Queensland. "Das vor Ort installierte Archivierungssystem hatte mit ständig wachsenden Postfächern zu kämpfen. Außerdem wollten wir etwas, das uns im Falle eines Ausfalls Redundanz und Ausfallsicherheit bietet."

Lösung

Mit dem Ziel, die Produktivität zu verbessern, hat sich RSL Queensland verpflichtet, seine 180 Mitarbeiter auf die Cloud-basierte Microsoft Office 365-Plattform umzustellen. Die Organisation entschied sich auch für die Implementierung von Cloud-basierten E-Mail-Sicherheits- und Archivierungstools, um ihre neue Umgebung zu ergänzen. Nach einer Evaluierung von E-Mail-Lösungen wurde Mimecast sowohl für die E-Mail-Sicherheit als auch für die Archivierungsdienste ausgewählt.

Barries Team implementierte Office 365 in der gesamten Organisation, stellte die Benutzer auf die Nutzung von Microsoft One Drive als Cloud-Speicher für Dateien um und rüstete die Back-End-Infrastruktur auf, um die neue Cloud-basierte Arbeitsumgebung zu unterstützen.

Die Techniker von Mimecast arbeiteten mit dem Team von RSL Queensland zusammen, um Mimecast Email Security und Email Cloud Archive zu implementieren. Dazu gehörte ein umfangreiches Datenmigrationsprojekt, bei dem alle historischen E-Mails der Organisation in die neue Umgebung übertragen wurden. Im Rahmen des Projekts arbeiteten die beiden Teams auch zusammen, um E-Mail-Sicherheitsrichtlinien einzuführen, die die PCI DSS-Verpflichtungen von RSL Queensland widerspiegeln.

"Wir hatten eine Menge zu tun, um Kreditkartendaten, persönliche Informationen, medizinische Daten usw. zu sichern", so Barrie. "Das sind die Dinge, die wir verwalten und identifizieren können müssen. Mimecast erfüllte alle Anforderungen, die wir an unsere Umstellung stellten. Der Mimecast-Service war wirklich einfach und flexibel; es fühlt sich mehr wie eine Partnerschaft als eine Lieferantenbeziehung an.

Zusammenfassung

Die Implementierung der Sicherheits-, Archivierungs- und Kontinuitätsdienste von Mimecast zur Unterstützung der Umstellung auf Office 365 hat dazu beigetragen, die Betriebsumgebung von RSL Queensland zu modernisieren. Das Projekt hat auch die Information Governance gestärkt, die die Organisation benötigt, da sie zunehmend Cloud-Dienste einsetzt.

Das Cloud-basierte E-Mail-Archiv erhöht nicht nur die Sicherheit der E-Mails des Unternehmens, sondern bietet nun auch eine Kontrolle auf Nachrichtenebene über den Nachrichtenspeicher. So können z. B. einzelne Nachrichten mit Kreditkartendaten aus dem Archiv gezogen und gemäß den Compliance-Anforderungen gelöscht werden.

Mimecast hat auch die Business-Continuity-Fähigkeiten von RSL Queensland gestärkt, indem es Cyber-Resilience-Funktionen bereitstellt, die es ermöglichen, den E-Mail-Betrieb fortzusetzen, wenn die primären Office 365-Dienste unterbrochen werden.

"Mimecast hat uns die Möglichkeit gegeben, alle eingehenden E-Mails zu archivieren", so Russell, "und falls Office 365 einmal ausfallen sollte, konnten wir Mimecast nutzen, um ohne Unterbrechung weiterzuarbeiten. Es hat entscheidend dazu beigetragen, dass unsere Mitarbeiter arbeiten können, wo immer sie auch sind."

"Mimecast hat alle Anforderungen erfüllt, die wir an unsere Umstellung gestellt haben. Sie waren wirklich einfach und flexibel; es fühlt sich mehr wie eine Partnerschaft als eine Lieferantenbeziehung an.

Barrie Russell, Technologie & Infrastrukturmanager, RSL Queensland