Hill Dickinson

Während der Übernahme von Halliwells und der Migration der E-Mail von Novell GroupWise zu Outlook mit Exchange war die Geschäftskontinuität und insbesondere die E-Mail-Verfügbarkeit zu jeder Zeit von entscheidender Bedeutung.

Kontext

Hill Dickinson LLP ist eine führende und preisgekrönte Wirtschaftskanzlei mit Niederlassungen im Vereinigten Königreich, Griechenland und Singapur. Hill Dickinson hat in den letzten Jahren erheblich expandiert. Der IT-Direktor Keith Feeny und sein 26-köpfiges IT-Team haben das Unternehmen durch eine Reihe von Fusionen und Übernahmen unterstützt und gleichzeitig die IT-Systeme der Kanzlei erfolgreich gewartet und modernisiert.

"Mimecast bot eine unkomplizierte Möglichkeit, ein wichtiges Element einer komplexen Akquisition zu bewältigen und gleichzeitig die E-Mail-Kontinuität während des gesamten Prozesses sicherzustellen."

Keith Feeny - IT-Direktor, Hill Dickinson

Herausforderung

Im Jahr 2010 übernahm Hill Dickinson die Büros von Halliwells in Liverpool und Sheffield, was die Herausforderung mit sich brachte, weitere 175 Mitarbeiter in die Kanzlei zu integrieren. Weitere IT-Projekte zur Unterstützung des Wachstums der Kanzlei umfassten die Migration des E-Mail-Systems von Novell GroupWise zu Outlook mit Exchange und die Umstellung der Dokumentenverwaltung auf iManage. Die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität und insbesondere der E-Mail-Verfügbarkeit während dieser wichtigen Veränderungen war von entscheidender Bedeutung.

Lösung

Unmittelbar nach der Übernahme musste das IT-Team schnell arbeiten und übertrug 175 E-Mail-Konten an einem einzigen Wochenende. Obwohl Halliwells ebenfalls Mimecast nutzte, unterschieden sich die Richtlinien zur Aufbewahrung von E-Mail-Daten von denen von Hill Dickinson.

Keith Feeny erklärt: "Da Halliwells nur die Post von sechs Monaten in Mimecast aufbewahrte und nicht das von uns verwendete Zehn-Jahres-Archiv, mussten wir historische E-Mails in Mimecast importieren, um die Vorteile der Speicherung und Kontinuität zu nutzen. Dank Mimecasts schneller Umstellung an einem Wochenende konnten unsere neuen Mitarbeiter nach der Übernahme sofort loslegen, ohne dass die Anwälte oder ihre Mandanten gestört wurden. Und selbst während der Umstellung konnten die Nutzer beider Kanzleien direkt über Mimecast auf ihre E-Mails zugreifen."

Eine große Komplikation bestand darin, dass Hill Dickinson nur bestimmte Teile von Halliwells erwarb, so dass es wichtig war, die E-Mail-Konten der umziehenden Benutzer zu identifizieren und sie vom Rest zu trennen.

"Eine der größten Herausforderungen war die Übertragung aller Daten, die sich auf den von uns erworbenen Teil des Unternehmens bezogen, unter Wahrung der Kundenvertraulichkeit für die anderen Parteien", so Feeny weiter.

"Nachdem wir mit den betroffenen Parteien genau vereinbart hatten, welche Daten wir übertragen konnten, leitete Mimecast nur die spezifischen Konten um, die wir übernehmen wollten. Mimecast bot eine unkomplizierte Möglichkeit, ein wichtiges Element einer komplexen Übernahme zu bewältigen und gleichzeitig die E-Mail-Kontinuität während des gesamten Prozesses sicherzustellen", fügt er hinzu.

Mimecast unterstützt Hill Dickinson auch bei der Umstellung von GroupWise auf Outlook mit Exchange. Das Unternehmen hatte kürzlich einige Ausfälle mit GroupWise, einschließlich Abstürzen, Übertragungsverzögerungen und Unterbrechungen der BlackBerry-Schnittstelle.

"Diese Vorfälle hätten die Kanzlei möglicherweise in die Gefahr gebracht, die Kundenkommunikation nicht mehr bewältigen zu können", sagt Feeny. "Wir wussten jedoch, dass wir nicht völlig ohne E-Mail sein würden, da die Mitarbeiter den Mimecast-Webzugang nutzen konnten. Eine Überprüfung nach dem Vorfall ergab, dass das Risiko noch weiter gemindert worden wäre, wenn wir die ständig verfügbare Mimecast-Verbindung für Outlook genutzt hätten, wie wir es jetzt tun."

Da Halliwells bereits Exchange nutzte, unterstützte Mimecast die beschleunigte Implementierung einer Microsoft Exchange-Infrastruktur in Hill Dickinsons Büro in Liverpool nach der Übernahme.

"Auch dies wäre ohne Mimecast an einem Wochenende nicht zu schaffen gewesen", kommentiert Feeny.

Die Cloud-basierte E-Mail-Lösung von Mimecast entlastet die IT-Abteilung von Hill Dickinson und ermöglicht es Feeny und seinem Team, sich auf wichtige Projekte zu konzentrieren, die die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen.

"Wir müssen die Kapazität unseres Plattenspeichers oder SANs nicht überwachen und uns auch keine Gedanken über zusätzliche Arbeit für unseren Helpdesk machen", erklärt er und fügt hinzu, dass Mimecast die Flexibilität des Unternehmens erleichtert, insbesondere die Integration neuer Niederlassungen an verschiedenen Standorten.