Bidvest Bank führt E-Mail-Archivierung mit Mimecast ein

Mimecast bietet der Bidvest Bank eine zuverlässige E-Mail-Archivierung und sorgt gleichzeitig für ein hervorragendes E-Mail-Management.

Kontext

Bidvest Bank Limited ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft von The Bidvest Group Limited, einem an der JSE notierten internationalen Handels- und Dienstleistungsunternehmen, das auf drei Kontinenten tätig ist.

Die Bidvest Bank ist seit über 150 Jahren im Devisengeschäft im südlichen Afrika tätig und konzentriert sich über ein weltweites Korrespondentennetz auf alle wichtigen Währungen. Im Juli 2007 gab die Bidvest-Gruppe die Umbenennung ihres Spezialbankgeschäfts, der Rennies Bank Limited, in Bidvest Bank Limited bekannt.

Zusätzlich zu den Unternehmens- und Regionalbüros verfügt die Bidvest Bank über ein landesweites Netz von über 100 Filialen. In einer verteilten Unternehmensumgebung wie dieser sind eine konstante Betriebszeit und eine geringere Komplexität der IT-Substrukturen wie E-Mail-Dienste von entscheidender Bedeutung.

Die Herausforderung

Zuverlässige E-Mail-Systeme, die eine angemessene Archivierung und nahtlose Geschäftskontinuität gewährleisten, sind für alle Finanzdienstleister von größter Bedeutung. Für die Bidvest Bank waren ein robustes E-Mail-Archivierungssystem und ein garantierter Zugriff auf E-Mails wichtige Faktoren für die Entscheidung, Mimecast zu implementieren.

"Es gibt eine Reihe von Gründen, warum wir uns für Mimecast entschieden haben. Der wichtigste Grund ist die Tatsache, dass die Plattform eine bessere Verwaltung und größere Flexibilität bei der Verwaltung und Überwachung unserer E-Mails ermöglicht", sagt Russell Fogg, Chief Information Officer bei der Bidvest Bank.

In Südafrika wurde gerade die dritte Auflage des King-Berichts veröffentlicht, in dem die Pflichten aller Unternehmen zur Risikominderung und zur Einführung von Best-Practice-Kontrollen im gesamten Unternehmen festgelegt sind. Diese globale und lokale Entwicklung hin zu einer strengeren Regulierung und Einhaltung von Vorschriften bedeutet, dass die Bidvest Bank ein E-Mail-Umfeld schaffen muss, in dem die Risiken der Unternehmensführung zuverlässig gemindert werden.

Zusätzlich zu diesen strategischen Anforderungen an die E-Mail-Verwaltung auf höchster Ebene hatte die BidvestBank zahlreiche Richtlinien für die tägliche E-Mail-Nutzung, die von der Frage, wer Bilder senden und empfangen darf, bis hin zu Inhaltsfiltern und Beschränkungen von Dateierweiterungen reichten.

Das Unternehmen war sich von Anfang an bewusst, dass die Einhaltung der Vorschriften strenge Richtlinien erforderte, da Dateien und Anhänge Bandbreite verbrauchen und bestimmte Themen und Ausdrücke für Unternehmens-E-Mails unangemessen sind.

Die Lösung

Die bodenlose Archivierung von E-Mails über zehn Jahre war ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl der Mimecast-Lösung. Die Bidvest Bank benötigte eine konforme und unveränderliche E-Mail-Archivierungslösung, die einen sofortigen Zugriff auf die Daten ermöglicht, falls diese benötigt werden.

Darüber hinaus bietet das Cloud-basierte Bereitstellungsmodell von Mimecast der Bidvest Bank jederzeit verfügbare E-Mail-Dienste, ohne dass dafür eine komplexe Infrastruktur aufgebaut werden muss.

"E-Mail ist das wichtigste Instrument für die gesamte Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens, daher war die E-Mail-Verfügbarkeit für uns sehr wichtig. Außerdem wollten wir in der Lage sein, unsere E-Mails effektiver zu verwalten und besser zu kontrollieren", fügt Fogg hinzu.

Eine konstante Betriebszeit ist eines der Markenzeichen von Mimecast. Indem Mimecast den Zugriff auf E-Mails unabhängig davon ermöglicht, ob die Kommunikationsinfrastruktur vor Ort funktionsfähig ist, hat Mimecast sichergestellt, dass die Bidvest Bank keine unnötigen Ausfallzeiten oder Produktivitätseinbußen hinnehmen muss.

Während eines Kontinuitätsereignisses bietet Mimecast eine Fülle von Werkzeugen für den Zugriff auf neue E-Mails, die von einer Outlook-Schnittstelle über ein Webportal bis hin zu mobilen Diensten wie dem iPad reichen.

Die Vorteile

Auf die Frage, warum die Wahl auf Mimecast fiel, erklärte Fogg: "Wir haben uns unsere Optionen angesehen und festgestellt, dass Mimecast ein ausgefeilteres und weitaus ausgereifteres Angebot als alle anderen Anbieter auf dem Markt hat. Wir sind auch sehr beeindruckt von der Unterstützung, die wir vor und nach der Implementierung von Mimecast erhalten haben."

Die Entscheidung der Bidvest Bank, Mimecast auf ihre E-Mail-Infrastruktur anzuwenden, ermöglichte es ihr, ältere Mitteilungen jederzeit genau zu suchen und abzurufen, und stärkte so die Fähigkeit des Unternehmens, Geschäftsvorgänge zu überwachen.

"Wir sind sehr beeindruckt sowohl von der Technologie als auch von der Art und Weise, wie Mimecast die Lösung in einem schrittweisen Ansatz implementiert hat. Alles wurde Schritt für Schritt dokumentiert. Unsere Mitarbeiter haben nicht einmal gemerkt, dass wir beschäftigt waren", fasst Fogg zusammen.