Die Herausforderung der Einhaltung von FINRA WORM
Für Finanzdienstleister ist die Einhaltung der FINRA WORM-Vorschriften entscheidend, um schwere Strafen und hohe Bußgelder zu vermeiden. Doch wenn es um E-Mail geht - die dominierende Kommunikationsform der meisten Broker-Dealer-Firmen - kann die Verwaltung von FINRA-Compliance-Anforderungen einen Berg von Arbeit für IT-Teams bedeuten. Die von der FINRA aufgestellten Vorschriften verlangen, dass die Daten ordnungsgemäß aufbewahrt, verschlüsselt und unveränderbar auf WORM-Medien (Write Once Read Many) gespeichert werden, dass der Zugriff auf die Daten im Falle einer Entdeckung leicht möglich ist und dass die Firmen Prüfprotokolle über die Nutzung und Vernichtung der Daten vorlegen können. Doch das schnell wachsende E-Mail-Aufkommen macht diese Aufgaben immer komplexer und zeitaufwändiger.
Um die FINRA WORM-Compliance - sowie die GDPR-Compliance und die MiFID-Compliance- zu erreichen, wenden sich immer mehr Finanzdienstleister den leistungsstarken Cloud-basierten Lösungen von Mimecast zu.
Erreichen der FINRA WORM-Konformität mit Mimecast
Mimecast bietet eine SaaS-basierte Komplettlösung für E-Mail-Sicherheit und Compliance, die es Unternehmen ermöglicht, ihre cyber resilience zu verbessern und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand für die Verwaltung von E-Mail-Assets zu minimieren. Die einfach zu bedienende Cloud-Plattform von Mimecast ermöglicht es Zehntausenden von Unternehmen, ihre cyber resilience zu erhöhen,die Einhaltung von E-Mail-Richtlinien zu optimieren(), die Aufbewahrung von Unterlagen zu vereinfachen und die Kontinuität zu gewährleisten, während die IT-Komplexität reduziert wird.
Mimecast Cloud Archive bietet eine umfassende Suite von Funktionen, die die Einhaltung von FINRA WORM,Dodd-Frank, E-Mail HIPAA, FIPS und anderen Vorschriften vereinfachen. Cloud Archive bietet ein zentrales Repository, in dem E-Mail-Daten aus dem gesamten Unternehmen zusammengefasst werden können, um die Archivierung, Suche und Compliance-Aktivitäten zu optimieren.
Cloud Archive verschlüsselt und speichert mehrere Kopien von E-Mails in einem WORM-Status in einem skalierbaren und manipulationssicheren Archiv mit garantierten 7-Sekunden-SLA-Suchfunktionen. Zusätzlich bietet Cloud Archive:
- Umfassende Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten, E-Discovery und Compliance-Aktivitäten.
- Fallprüfung mit automatischer Auslese zur Reduzierung der Kosten für Dritte.
- Detaillierte Protokollierung der Aktivitäten und validierte Unveränderlichkeit, um die Anforderungen von SEC 17a-4 zu erfüllen.
- Selbstbedienungsoptionen für Compliance-Teams, die den IT-Aufwand minimieren.
- Integration mit Mimecast-Sicherheitslösungen, die zum Schutz von E-Mail-Daten mit fortschrittlichen Cyber-Bedrohungsdaten und Technologien zur Abwehr von Angriffen wie Ransomware, Impersonation und Spear-Phishing beitragen.
Rationalisierung der FINRA WORM-Einhaltung mit Mimecast Supervision
Mimecast bietet einen zusätzlichen Service, Mimecast Supervision, mit dem Unternehmen die Einhaltung von FINRA WORM einfacher und effizienter überwachen können. Die Mitarbeiter der Aufsichtsbehörden müssen in der Regel große Mengen an Datensätzen sortieren, um potenzielle Risiken zu erkennen. Da das E-Mail-Aufkommen weiter wächst, müssen die Prüfer produktiver arbeiten und Engpässe vermeiden, die die Einhaltung der Vorschriften gefährden.
Mimecast Supervision bietet Tools für die intelligente Auswahl des zu prüfenden Materials, die es Finanzunternehmen ermöglichen, sich auf bestimmte Nachrichten und Endbenutzer zu konzentrieren und Daten mit gezielten Erkennungsregeln zu prüfen, die den Prozess beschleunigen. Mimecast Supervision bietet außerdem:
- Hervorhebungen, die den Prüfern helfen, potenziell anstößige Inhalte schnell zu erkennen, um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen.
- Tastaturkürzel, mit denen Prüfer schnell und einfach durch Warteschlangen navigieren und sich wiederholende Aktionen schnell ausführen können.
- Erweiterte Filterung, die es den Prüfern ermöglicht, sich zuerst auf die wichtigsten Artikel zu konzentrieren.
- Kommentarfunktionen, die es Überprüfern und Eskalationsmanagern ermöglichen, Kommentare zu überprüften Nachrichten zu hinterlassen, um den Kontext der Entscheidungsfindung zu verbessern.
- Mehrstufige Eskalation und anpassbare Workflows zur weiteren Beschleunigung des Überprüfungsprozesses.
FAQ: Was bedeutet FINRA WORM Compliance?
Was bedeutet FINRA WORM Compliance?
WORM ist ein Akronym für Write Once Read Many, eine unveränderliche Form der digitalen Speicherung. Die FINRA WORM-Compliance bezieht sich auf die FINRA-Vorschriften, die vorschreiben, dass digitale Aufzeichnungen und Kommunikation auf WORM-Medien gespeichert werden müssen und dass Unternehmen Daten für die Offenlegung zur Verfügung stellen und Prüfprotokolle über Datenzugriff, -nutzung und -vernichtung bereitstellen müssen.
Wie können Finanzunternehmen die WORM-Konformität für E-Mails erreichen?
Um die Einhaltung der WORM-Vorschriften zu gewährleisten, müssen Finanzunternehmen Lösungen einsetzen, die gewährleisten, dass die Daten in einem manipulationssicheren und überprüfbaren WORM-Zustand gespeichert werden, und die die Verwaltung komplexer Aufbewahrungsanforderungen vereinfachen können. Mimecast Cloud Archive bietet ein skalierbares, unveränderliches, SEC 17A-4-validiertes und manipulationssicheres Archiv, das die Einhaltung der FINRA WORM-Vorschriften vereinfacht und die Email Archive und das Records Management optimiert.
