Zoom Backup und Archivierung: Ein vollständiger Leitfaden

Zoom ist eine cloudbasierte Videokonferenzplattform, die speziell für Video- und Audio-Meetings, Webinare, Live-Chats und Meeting-Aufzeichnungen entwickelt wurde. Als asynchrones Collaboration-Tool erfreut sich Zoom in der modernen Geschäftswelt zunehmender Beliebtheit, da es einfach ist, von jedem Gerät und von einer Vielzahl von Standorten aus an virtuellen Meetings und Webinaren teilzunehmen. Heute dient Zoom mit seinen vielseitigen Funktionen Fernarbeitern, Pädagogen, kleinen und großen Unternehmen sowie Regierungsorganisationen.

Warum ist es wichtig, Zoom zu sichern?

Datensicherungen sind wichtig, um ein Sicherheitsnetz zum Schutz wertvoller Informationen zu schaffen und den Zugriff auf wichtige Dateninhalte zu gewährleisten, wann immer dies erforderlich ist.

1. Schützen Sie sich vor Datenverlust: Backups schützen wichtige Meeting-Aufzeichnungen und Dateien vor versehentlicher Löschung oder Beschädigung. Sollte es jemals ein Problem mit Ihrem Cloud-Speicher geben, hält eine Sicherungskopie Ihre wichtigen Informationen intakt.
2. Gemeinsame Nutzung von Inhalten: Zoom-Aufnahme-Backups ermöglichen die Weitergabe von Inhalten an ein breiteres Publikum, das möglicherweise nicht an der ursprünglichen Besprechung teilgenommen hat. Dies ist nützlich für Schulungsmaterialien oder grundlegende Inhalte wie Sicherheitsrichtlinien oder Compliance-Vorschriften.
3. Leichtere eDiscovery: Die Zeitvorgaben für eDiscovery sind oft knapp bemessen, und Backups von Zoom-Daten verbessern die Effizienz beim Abrufen der für Gerichtsverfahren und Ermittlungen erforderlichen Aufzeichnungen.
4. Speicherverwaltung: Cloud-basierter Speicher hat seine Grenzen. Wenn Sie ältere Aufnahmen in einem sicheren Backup aufbewahren, können Sie in der Zoom Cloud Speicherplatz für neuere Daten - oder solche, auf die häufiger zugegriffen wird - freigeben.
5. Kontinuierlicher Zugriff: Wenn die Server von Zoom Probleme haben oder Ihre Dienste unterbrochen werden, stellen Backups Ihrer Zoom-Daten sicher, dass Ihre Meeting-Daten immer zu Ihrer Verfügung stehen.
6. Bearbeitung und Wiederverwendung: Gesicherte Aufnahmen können bearbeitet und für den immerwährenden Inhalt, den sie enthalten, wiederverwendet werden. Schulungsmaterialien, Highlight Reels und andere nützliche Medien können aus archivierten Aufnahmen abgerufen werden, um den Inhalten neues Leben einzuhauchen.
7. Compliance-Anforderungen: In stark regulierten Branchen gibt es oft Vorschriften zur Datenaufbewahrung, so dass die Sicherung von Zoom-Daten eine Frage der Einhaltung dieser Vorschriften ist.
8. Geschäftskontinuität: Sollte ein unerwartetes Ereignis wie eine Wetterkatastrophe oder ein Cyberangriff eintreten, können Backups der Zoom-Daten dazu beitragen, einen dauerhaften Datenverlust zu verhindern und die Geschäftskontinuität im Angesicht des Unglücks zu wahren.

Regelmäßige Backups können ebenfalls für Sicherheit sorgen. Wenn Sie wissen, dass Ihre Zoom-Daten geschützt sind, ist es einfacher, sich auf das Tagesgeschäft und neue Geschäfte zu konzentrieren, als das, was nicht mehr verfügbar ist, neu zu erstellen.

Welche Arten von Zoom-Daten können archiviert werden?

Abhängig von Ihrer Zoom-Archivierungslösung gibt es eine Vielzahl von Daten, die erfasst und aufbewahrt werden können. Hier sind die wichtigsten Arten:

• Metadaten der Sitzung: Besprechungstitel, Besprechungs-ID, Datum, Uhrzeit, Dauer, Gastgeber, Teilnehmer und andere relevante Details zur Sitzung sind in den Metadaten enthalten.
• Chats: Chat-Nachrichten zwischen Meeting-Teilnehmern können aufbewahrt werden. Öffentliche Chats und private Nachrichten zwischen einzelnen Benutzern sind enthalten.
• Audio: Am wichtigsten ist vielleicht, dass die Audioinhalte von Zoom-Meetings aufgezeichnet und archiviert werden können. Dabei handelt es sich um die Hauptaudiodatei des Meetings und einzelne Audiodateien für jeden regulierten Benutzer, um die Identifizierung der Sprecher zu erleichtern.
• Video: In Verbindung mit Audio sind Videoaufnahmen ein weiterer wichtiger Bestandteil der archivierbaren Zoom-Daten. So bleiben visuelle Elemente wie die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen, Präsentationen und Videoübertragungen der Teilnehmer erhalten.
• Untertitel: Wenn eine Live-Transkription für eine Zoom-Sitzung aktiviert ist, können die generierten Untertitel zusammen mit anderen Meeting-Inhalten aufbewahrt werden.
• Reaktionen: Besprechungsreaktionen von Teilnehmern können zusammen mit den Besprechungsdaten archiviert werden.
• Umfragen und Q& A: In der Zoom-Webinar-Archivierung können Umfrageergebnisse und Q&A-Interaktionen gespeichert werden.
• Inhalt der Pausenräume: Die Sitzungen in den Breakout Rooms von Zoom können in die archivierten Daten aufgenommen werden.

Die spezifischen Datentypen, die archiviert werden können, hängen von der Archivierungslösung eines Unternehmens und den Konfigurationseinstellungen ab, die sie implementieren. Einige Lösungen von Drittanbietern bieten möglicherweise umfassendere Archivierungsfunktionen über API-Ingestion.

Wie Sie die Zoom-Archivierung aktivieren

Zoom verfügt nicht über eine integrierte Archivierungsfunktion für Aufnahmen, bietet jedoch Optionen für die Speicherung und Verwaltung von aufgezeichneten Inhalten auf der Grundlage Ihres kostenpflichtigen Abonnementplans. Unternehmen benötigen mehrere Komponenten, die zusammenarbeiten, um Meeting-Daten zu erfassen, zu speichern und zu verwalten.

Archivierungsagent

Der Archivierungsagent von Zoom sammelt Informationen aus Meetings auf der Grundlage der Konfigurationen in Ihren Kontoeinstellungen. Wenn ein regulierter Benutzer einem Meeting beitritt, stellt das Archivierungs-Gateway eine Verbindung her und beginnt mit dem Archivierungsprozess. Der Agent speichert Zoom-Daten bis zu 30 Tage lang. In dieser Zeit können Sie über die Archivierungs-API von Zoom oder Webhooks darauf zugreifen und sie abrufen.

Marktplatz-App

Um die Archivierung zu aktivieren, müssen Administratoren eine Archivierungsanwendung eines Drittanbieters aus dem Zoom App Marketplace installieren und konfigurieren, die die Zoom-Daten extrahieren und an die von Ihnen ausgewählte Archivierungsplattform übertragen kann.

Plattform eines Drittanbieters

Die Archivierungsplattform eines Drittanbieters verarbeitet die Zoom-Informationen und wendet Geschäftslogik an, um die Daten zu verarbeiten. Zoom arbeitet mit mehreren Partnern zusammen, um Videodateien, Audiodateien, Live-Chats, Untertitel, Transkriptionsdateien und Webinare zu archivieren.

Um die Zoom-Archivierung zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie eine Archivierungslösung: Wählen Sie einen Anbieter für Compliance-Archivierung aus den Archivierungspartnern von Zoom Support oder erstellen Sie Ihre eigene Archivierungsanwendung.
2. Installieren Sie die Marketplace-App: Installieren und konfigurieren Sie die ausgewählte Archivierungs-App aus dem Zoom App Marketplace für Ihr Konto.
3. Konfigurieren Sie die Kontoeinstellungen: Legen Sie Ihre Präferenzen für die Archivierung in Ihren Zoom-Kontoeinstellungen fest, einschließlich der Aufbewahrungsfrist für archivierte Dateien (bis zu 30 Tage).
4. Aktivieren Sie die Archivierung: Aktivieren Sie die Option "Meetings und Webinare archivieren" auf der Kontoebene auf der Seite mit den Kontoeinstellungen.
5. Webhooks einrichten (optional): Konfigurieren Sie den Archivierungs-Webhook von Zoom, um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn archivierte Dateien zum Download zur Verfügung stehen.
6. API-Integration: Die Anwendung eines Drittanbieters kann die Archivierungs-APIs von Zoom nutzen, um archivierte Dateien für Ihr Konto abzurufen.
7. Benutzerverwaltung: Stellen Sie sicher, dass die Archivierung für die entsprechenden Benutzer von Ihrem Kontoverwalter aktiviert wurde. Dies ermöglicht die Aufnahme von Video- und Audioaufnahmen, Chats während der Sitzung und Live-Transkriptionen.

Sie können die Archivierung von Zoom für Ihr Unternehmen effektiv verwalten, indem Sie die folgenden Schritte befolgen. So stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher und erhalten ein unveränderliches Archiv Ihrer Zoom-Kommunikation.

Wo werden die Daten von Zoom gesichert?

Zoom-Aufnahmen können an zwei Hauptorten gespeichert werden: in der Cloud und auf einem lokalen Laufwerk. Jede Methode hat Vorteile und spezifische Verwaltungsprozesse.

Cloud-Aufnahmen

Die in der Cloud gespeicherten Zoom-Aufnahmen werden auf den Servern von Zoom gespeichert und können über das Webportal von Zoom abgerufen werden. Dies ist eine nützliche Methode für Benutzer, die von mehreren Geräten aus auf ihre Aufnahmen zugreifen oder sie häufig mit anderen teilen müssen.

Cloud-Aufnahmen sind mit dem Konto des Gastgebers verknüpft, auf das Sie zugreifen können, wenn Sie sich anmelden und zum Abschnitt "Aufnahmen" navigieren.

Um diese Cloud-Aufnahmen zu verwalten, müssen die Benutzer das Zoom-Webportal verwenden. Sie können Aufnahmen herunterladen, freigeben oder löschen, falls erforderlich. Zoom ermöglicht auch die Integration mit Cloud-Speicherdiensten von Drittanbietern wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive für mehr Speicherplatz oder weitere Sicherungsoptionen.

Lokale Aufnahmen

Auf dem Gerät eines Benutzers gespeicherte Zoom-Aufnahmen werden lokal gespeichert. Diese liegen vollständig unter der Kontrolle des Benutzers und werden unabhängig von den Servern von Zoom verwaltet. Benutzer, die diese Option wählen, tun dies möglicherweise aufgrund besonderer Speicheranforderungen.

Lokale Aufnahmen werden standardmäßig in den folgenden Verzeichnissen gespeichert:

• Windows: C:\Benutzer$$[Benutzername]\Dokumente\Zoom
• Mac: /Benutzer/[Benutzername]/Dokumente/Zoom

Um auf die lokalen Aufnahmen zuzugreifen und sie zu verwalten, können die Benutzer über den Datei-Explorer oder den Finder zu ihrem Speicherort navigieren. Manuelle Backups auf externen Laufwerken oder anderen Cloud-Speicherdiensten gewährleisten den Erhalt der Daten und die Zugänglichkeit für die gemeinsame Nutzung.

Wie lange archiviert Zoom die Aufnahmen?

Die Datenaufbewahrungsrichtlinie von Zoom für Aufnahmen hängt von den Kontoeinstellungen und den Richtlinien des Unternehmens ab. Die standardmäßige Aufbewahrungsfrist gilt jedoch für viele Zoom-Benutzer.

In der Regel bewahrt Zoom die Cloud-Aufnahmen 180 Tage (6 Monate) auf einer rollierenden Basis auf. Die Aufnahmen werden 180 Tage nach ihrer Erstellung automatisch gelöscht, es sei denn, es werden besondere Maßnahmen zu ihrer Erhaltung ergriffen.

Die Richtlinie von Zoom zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen enthält wichtige Punkte:

• Die Standardaufbewahrungsfrist beträgt 180 Kalendertage.
• Ein automatischer Prozess löscht täglich Aufnahmen, die älter als 180 Tage sind.
• Wenn eine Zoom Cloud-Aufnahme gelöscht wird, wird sie in den Ordner "Papierkorb" des Kontoinhabers verschoben.
• Aufnahmen, die sich im Zoom-Ordner "Papierkorb" eines Kontoinhabers befinden, werden für weitere 30 Tage aufbewahrt und können in dieser Zeit wiederhergestellt werden.
• Nach 30 Tagen im Ordner "Papierkorb" werden die Aufnahmen endgültig gelöscht. Eine Wiederherstellung ist nicht möglich.

Kontoverwalter können diese Aufbewahrungsrichtlinie auf folgende Weise anpassen:

1. Kürzere Aufbewahrungsfristen: Einige Institutionen möchten die Speicherung effizienter verwalten, indem sie die Aufnahmen schneller als 180 Tage löschen.
2. Akademische Trimester/Semester: Bildungseinrichtungen haben oft Richtlinien, die sich an Semesterzeiten orientieren und legen ihre Aufbewahrungsfristen entsprechend fest.
3. Compliance-Anforderungen: Unternehmen in regulierten Branchen können ihre Datenverwaltung anpassen, um die Einhaltung von Vorschriften effektiver zu überwachen, anstatt sich auf die Standardaufbewahrungsfrist von Zoom zu verlassen.

Um sicherzustellen, dass die Daten nicht verloren gehen, wenn Ihre Aufbewahrungsfrist länger als 180 Tage ist, sollten die Zoom-Daten auf einer zweiten Quelle gesichert werden, um sie zu erhalten. Überprüfen Sie Ihre Aufnahmen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie sicher und vollständig gesichert werden. Lokal gespeicherte Aufnahmen können unbegrenzt gespeichert werden, abhängig von Ihrer Speicherkapazität.

Integrieren Sie Zoom mit Aware für eine vereinfachte und sichere Datensicherung

Der virtuelle Konferenzraum von Zoom ist Millionen von Nutzern jeden Tag vertraut. Mit Meetings auf der ganzen Welt verbindet Zoom Teams, Partner und Institutionen unabhängig von Ort und Gerät. Bei einem solchen asynchronen Collaboration-Tool ist die Aufbewahrung der erzeugten Daten für die Kontinuität des Geschäftsbetriebs, die Einhaltung von Vorschriften, die Vermeidung von Datenverlusten und die alltägliche Hektik des modernen Geschäftslebens unerlässlich.

Die Funktionen von Aware zur Datensicherung geben Unternehmen die Flexibilität und Stabilität, die sie benötigen, um die Daten von Zoom Team Chat kontinuierlich zu sichern. Die Beteiligten können sich darauf verlassen, dass ihre Daten erhalten bleiben und jederzeit zur Verfügung stehen, wenn sie sie benötigen.

Mit Aware können Unternehmen:

• Erstellen Sie anpassbare und granulare Aufbewahrungsrichtlinien für verschiedene Datentypen und legen Sie sie für verschiedene Plattformen fest.
• Machen Sie Daten leicht auffindbar mit einer föderierten Suche, die durch mehrere Filteroptionen ermöglicht wird, um das Timing der Ergebnisse zu optimieren.
• Bewahren Sie alle Inhalte, einschließlich Inline-Bilder, Änderungen und Emoji-Reaktionen für die zukünftige Verwendung auf.
• Verhindern Sie unbefugten Zugriff mit rollenbasierten Zugriffskontrollen (RBAC) und überwachen Sie den Zugriff mit Prüfprotokollen.

Bei einem Versicherungsunternehmen mit 5.000 Mitarbeitern hinderte ein Mangel an Archivierungsfunktionen das Unternehmen daran, die Direktnachrichtenfunktion seines Collaboration-Tools zu nutzen. Jüngeren Mitarbeitern fiel es schwer, diese Art der Kommunikation zu unterbrechen. Sie gaben an, dass sie am liebsten über direkte Nachrichten kommunizieren, um ihre beste Arbeit zu leisten.

Das Unternehmen musste diese Inkompatibilität mit einem Tool lösen, das eine kontinuierliche Archivierung ermöglicht und gleichzeitig eine granulare Datenverwaltung bietet, um die Nachrichten zwischen regulierten und nicht regulierten Mitarbeitern im Hinblick auf die Einhaltung der Branchenvorschriften zu verwalten. Sie fanden Aware und konnten ihren Mitarbeitern Tools zur Verfügung stellen, die eine erfolgreiche Zusammenarbeit ermöglichten und gleichzeitig sicherstellten, dass die richtigen Daten für den richtigen Zeitraum aufbewahrt wurden.

Aware kann Ihr Unternehmen dabei unterstützen, Zoom-Chat-Daten zu sichern, so dass Sie sie bei Bedarf sofort zur Hand haben.