Slack-Archivierung: Wie es funktioniert und was Sie wissen müssen

Plattformen wie Slack sind für eine effektive Zusammenarbeit zwischen verteilten Teams unerlässlich. Sie erzeugen jedoch riesige Datenmengen, die entsprechend verwaltet und gespeichert oder gelöscht werden müssen. Die native Archivierungsfunktion von Slack bietet Administratoren von Arbeitsbereichen eine bequeme Möglichkeit, ihre Slack-Umgebung zu rationalisieren, aber ist sie auch ein zuverlässiges Aufbewahrungstool? Dieser Beitrag befasst sich mit dem Nutzen und den Vorteilen der Slack-Archivierung für die Datenspeicherung und wie Sie diese effektiv nutzen können, um Datenverluste in Slack zu vermeiden.

Was ist die Slack-Archivierung?

Die Slack-Archivierung ist eine Funktion, die Teams dabei hilft, ihre Kommunikationshistorie zu verwalten, indem sie inaktive öffentliche und private Kanäle aus dem Slack-Arbeitsbereich ausblendet. Dies vereinfacht die Slack-Umgebung, indem die Anzahl der aktiven Kanäle auf ein überschaubares Volumen reduziert wird, während nicht mehr genutzte Kanäle, Nachrichten, DMs und Dateien erhalten bleiben und für zukünftige Referenzen zugänglich sind. Die Archivierung ist oft ein einfacher und effektiver Weg, um ein durchsuchbares Repository von Slack-Daten zu erhalten.

Wer kann Slack-Daten archivieren?

Slack ermöglicht es allen Mitgliedern des Arbeitsbereichs, standardmäßig Kanäle zu archivieren, ohne dass sie Mitglied eines Kanals sein müssen. Ebenso kann jeder single Benutzer einen Kanal aus dem Archiv nehmen und ihn in der Slack-Umgebung wiederherstellen. Eigentümer und Administratoren von Arbeitsbereichen können zusätzliche Optionen verwenden, um die Archivierungsfunktionen einzuschränken, und nur ein Eigentümer oder Administrator kann einen Slack-Kanal löschen, unabhängig davon, ob er aktiv oder archiviert ist.

So archivieren Sie einen Slack-Kanal

Standardmäßig kann jeder Benutzer jeden privaten oder öffentlichen Slack-Kanal archivieren, außer #general, der nicht archiviert werden kann. Um einen Slack-Kanal zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie auf den Kanalnamen
• Wählen Sie im Pop-up-Fenster die Registerkarte Einstellungen
• Scrollen Sie nach unten zum Kanal Archiv für alle
• Alle Benutzer innerhalb dieses Kanals werden benachrichtigt, dass Sie ihn archiviert haben.

Sobald ein Kanal archiviert ist, können keine neuen Nachrichten mehr in diesem Kanal versendet werden, und die in diesem Kanal installierten Apps werden deaktiviert. Der Chatverlauf und die Dateien sind weiterhin zugänglich und durchsuchbar. Die Möglichkeit, einen Kanal zu archivieren, kann von den Eigentümern oder Administratoren des Arbeitsbereichs eingeschränkt werden. Das Archivieren eines Channels ist umkehrbar; das Löschen eines Channels löscht den Inhalt dauerhaft.

Löscht Slack archivierte Kanäle?

Archivierte Slack-Kanäle werden entsprechend den Einstellungen des Arbeitsbereichs aufbewahrt. Je nach dem Grad Ihrer Slack-Mitgliedschaft sind einige der Inhalte des Kanals jedoch möglicherweise nicht sofort zugänglich. Nachrichten werden nur dann dauerhaft entfernt, wenn Arbeitsbereichsadministratoren Slack-Kanäle löschen oder wenn sie durch Aufbewahrungsrichtlinien gelöscht werden. Administratoren haben die Möglichkeit, sowohl Live- als auch archivierte Kanäle jederzeit zu löschen.

Administratoren können auch ändern, wie lange die Daten eines archivierten Channels aufbewahrt werden, indem sie die Aufbewahrungsrichtlinien für den Arbeitsbereich anpassen. Benutzerdefinierte Aufbewahrungszeiträume setzen die Standardeinstellungen außer Kraft und gelten für alle Kanäle, einschließlich der archivierten.

Slack-Archivierung vs. Slack-Backup - was ist der Unterschied?

• Slack-Archivierung: Versteckt Daten zur Speicherplatzverwaltung und für zukünftige Referenzen, bietet aber keine echte Datensicherheit.
• Slack-Backup: Erstellt eine separate, sichere Kopie der Daten für die Notfallwiederherstellung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Slack archivieren

Die Archivierungsfunktion von Slack erfüllt zwei Aufgaben:

1. Entfernt den Kanal aus der aktiven Liste in der Slack-Seitenleiste.
2. Hindert Benutzer daran, Nachrichten in archivierten Kanälen hinzuzufügen oder zu löschen.

Vorteile der Slack-Archivierung:

• Die Benutzer behalten eine gewisse Kontrolle über die Inhalte der archivierten Kanäle. Nachrichten können nicht hinzugefügt oder gelöscht werden, aber sie können weitergeleitet, aus dem Archiv entfernt, bearbeitet und erneut archiviert werden.
• Slack speichert Daten standardmäßig auf unbestimmte Zeit, so dass die Archivierung eines Slack-Kanals ebenfalls auf unbestimmte Zeit erfolgt.

Nachteile der Slack-Archivierung:

• Da archivierte Kanäle bearbeitet werden können, sind sie keine sichere Form der Datenaufbewahrung. Es besteht immer noch das Risiko des unbefugten Zugriffs, der Exfiltration oder des Verlusts.
• Es ist möglich, dass fahrlässige oder böswillige Akteure unbemerkt in Slack agieren - indem sie eine sensible Datei in die falschen Kanäle hochladen und löschen, ohne den Verstoß zu melden, oder indem sie Slack nutzen, um absichtlich vertrauliche Daten zu exfiltrieren, indem sie diese beispielsweise zwischen firmeneigenen und privaten Geräten synchronisieren.
• Slack speichert zwar die Daten des bezahlten Arbeitsbereichs auf unbestimmte Zeit, aber die Beschränkungen für Kanalnachrichten können dazu führen, dass nicht alle Daten in archivierten Kanälen für Administratoren sichtbar sind, ohne das Slack-Supportteam um die Freigabe der Informationen zu bitten.
• Inhalte in kostenlosen Slack-Konten werden nach einem Jahr automatisch gelöscht, was die Zeitspanne, in der Unternehmen Daten aufbewahren können, begrenzt.

Ein archivierter Slack-Kanal ist daher weder eine unveränderliche Aufzeichnung der Aktivitäten noch eine umfassende Backup-Lösung. Ohne eine robustere Alternative sind die in einem Slack-Archiv enthaltenen Daten dem Risiko des unbefugten Zugriffs, der Exfiltration und des Löschens ausgesetzt.

Slack-Backup

Ein Slack-Backup ist eine sicherere Speicherlösung als die Slack-Archivierung.

Vorteile des Slack-Backups:

• Das Slack-Backup erfasst und speichert Slack-Nachrichten in einem externen Repository, das unter der Kontrolle der Org-Eigentümer oder Administratoren und nicht von Slack steht.
• Idealerweise verbinden sich Slack-Backup-Lösungen nativ über eine API mit Slack, um eine vollständige Echtzeit-Aufzeichnung aller Nachrichten, einschließlich der Änderungen und Löschungen, zu erfassen.
• Das Slack-Backup speichert Schnappschüsse der Daten zu allen Zeitpunkten, nicht nur die endgültigen Versionen der Nachrichten und Dateien für den Fall einer Wiederherstellung im Katastrophenfall oder einer gerichtlichen Feststellung.

Nachteile von Slack-Backup:

• Die Sicherung von Slack-Daten, insbesondere für Unternehmen mit umfangreicher Kommunikation, kann erheblichen Speicherplatz mit zusätzlichen Kosten und Verwaltungsaufwand erfordern.
• Slack-Backups können sensible Informationen oder geschützte Daten enthalten, so dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass die Daten in ihren Backups sicher und datenschutzkonform sind.
• Slack-Backups können Schwierigkeiten haben, unternehmenseigene Daten von persönlichen Informationen zu trennen, die in Chats und Kanälen ausgetauscht werden. Ohne diese Unterscheidung sichern Unternehmen möglicherweise mehr Daten als nötig.

Archiviert Slack automatisch Daten?

Slack archiviert keine inaktiven Kanäle, es sei denn, die Administratoren des Arbeitsbereichs verwenden eine API-Anwendung, um diese Regel zu erstellen. Slack archiviert jedoch Daten in dem Sinne, dass es standardmäßig alle Nachrichten für bezahlte Arbeitsbereiche und bis zu einem Jahr für kostenlose Konten aufbewahrt. Es ist wichtig, dass Administratoren und Benutzer verstehen, dass diese Nachrichten je nach Slack-Tarifstufe nicht einmal für die Eigentümer des Arbeitsbereichs leicht zugänglich sind und dass alle benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinien diese Funktion außer Kraft setzen.

Warum das Slack-Archiv keine ideale Backup-Lösung ist

Plattformen für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wie Slack haben einen neuen Datensatz geschaffen, der die Aufmerksamkeit von Gerichten und Aufsichtsbehörden auf sich gezogen hat. Von Unternehmen, die diese Tools einsetzen, wird erwartet, dass sie eine vollständige Aufzeichnung ihrer Inhalte aufbewahren, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und den Anforderungen der Rechtsprechung zu entsprechen. Es reicht nicht aus, sich auf die native Archivfunktion von Slack zu verlassen, um diese Verpflichtungen zu erfüllen.

• Je nach Kontostufe sind archivierte Daten für Admins möglicherweise nicht zugänglich, ohne eine Petition an Slack zur Freigabe zu stellen.
• Slack speichert keine vollständige Aufzeichnung aller Änderungen und Löschungen von Nachrichten, was zu unvollständigen Datensätzen führt
• Standard-Aufbewahrungsrichtlinien erfüllen möglicherweise nicht die Compliance-Anforderungen für stark regulierte Branchen
• Benutzer können Kanäle zum Archiv hinzufügen und daraus entfernen, was zu einer möglichen Enteignung in eDiscovery-Fällenführt.
• Slack behält die Kontrolle über die Daten und kann seine Aufbewahrungs- und Zugriffsrichtlinien jederzeit ändern
• Bei der Archivierung eines Channels wird keine sichere Kopie der Daten erstellt, so dass sie anfällig für Korruption, Ransomware und Technologieausfälle sind.

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Mimecast Aware hilft Unternehmen, ihre Compliance-Verpflichtungen zur Sicherung von Slack-Konversationen zu erfüllen, indem es eine vollständige Aufzeichnung aller Nachrichten in einem durchsuchbaren Archiv erfasst und sichert, das die Such- und eDiscovery-Workflows beschleunigt.

Mit Mimecast Aware kann Ihr Unternehmen:

• Anpassen und Festlegen granularer Aufbewahrungsrichtlinien für Slack und andere Plattformen und Datentypen
• Erleichtern Sie die Auffindbarkeit von Daten mit föderierten Suchfunktionen
• Automatisieren Sie die Datenaufbewahrung und überwachen Sie sie von einem single Dashboard aus
• Aktivieren Sie Audit-Protokolle und rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC), um unbefugten Zugriff zu verhindern und den fahrlässigen oder böswilligen Umgang mit Daten abzuschwächen.

Die granularen Datenverwaltungsfunktionen von Aware geben Unternehmen die Flexibilität, die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter bei der Zusammenarbeit zu unterstützen und eine positive Compliance-Position zu wahren.

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FAQs zur Slack-Archivierung

Was ist die Funktion eines Slack-Archivs?

Ein Slack-Archiv ist einfach eine Möglichkeit, die Unordnung zu reduzieren und den Slack-Arbeitsbereich zu rationalisieren, indem ungenutzte und veraltete Kanäle entfernt werden, ohne dass die darin enthaltenen Nachrichten verloren gehen.

Was ist der Vorteil der Archivierung von Slack-Kanälen?

Die Möglichkeit, Kanäle zu archivieren, gibt Arbeitsbereichsadministratoren und -nutzern die Freiheit, die Zusammenarbeit in lang- und kurzfristigen Projekten zu organisieren, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass ihre Kanalliste über das Maß hinaus aufgebläht wird.

Können Sie einen archivierten Slack-Kanal abrufen?

Ja, Slack-Kanäle können aus dem Archiv wiederhergestellt und neu eingerichtet werden. Navigieren Sie dazu über die Suchleiste zu dem archivierten Kanal, klicken Sie auf den Namen des Kanals und dann im geöffneten Fenster auf Einstellungen und wählen Sie Diesen Kanal archivieren.

Wie kann ich archivierte Themen in Slack anzeigen?

Slack bettet Thread-Nachrichten in den Kanal ein, in dem die ursprüngliche Nachricht gepostet wurde. Der Status und die Sichtbarkeit von Threads in Slack ist abhängig vom Status des gesamten Kanals. Benutzer, die Zugriff auf den Kanal haben, können den gesamten Thread jederzeit erweitern und ansehen, es sei denn, er wurde aufgrund der Kontostufe und der Arbeitsplatzeinstellungen gelöscht oder versteckt.

Wie kann ich alte Nachrichten in Slack sehen?

Ob Sie alte Slack-Nachrichten sehen können, hängt von mehreren Faktoren ab:

• Die Ebene des Arbeitsbereichskontos
• Die Verwendung von benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinien
• Zugriff auf den Kanal, über den die Nachrichten gesendet wurden
• Direktnachrichten sind in einigen Fällen nur für Empfänger und Arbeitsbereichseigentümer sichtbar
• Auf einigen Slack-Ebenen können Benutzer nur die Nachrichten der letzten 90 Tage einsehen

Arbeitsbereichsadministratoren können auch benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien für höhere Ebenen festlegen, die Nachrichten innerhalb eines kürzeren Zeitraums löschen oder sie länger in einem sichtbaren Format aufbewahren. Selbst wenn Nachrichten in Slack zugänglich sind, sind sie nur für Benutzer sichtbar, die über die richtigen Kanalberechtigungen verfügen, um sie zu sehen.

Vorausgesetzt, die Nachrichten sind noch vorhanden und die Benutzer haben die richtigen Berechtigungen, können sie alte Nachrichten in Slack mithilfe der Standardsuchfunktion oder durch Durchsuchen ihres Nachrichtenverlaufs finden.

Können Sie Slack-Kanäle in großen Mengen archivieren?

Die Massenarchivierung von Slack-Kanälen ist nicht in Slack selbst möglich, sondern kann mit einer Slack-App eines Drittanbieters durchgeführt werden, die sich über eine API verbindet.

Werden gelöschte Nachrichten auf Slack archiviert?

Gelöschte Nachrichten werden auf Slack nicht archiviert, aber archivierte Nachrichten können dennoch durch benutzerdefinierte Datenaufbewahrungsrichtlinien gelöscht werden. Benutzer können auch die Archivierung von Kanälen aufheben, um Nachrichten zu löschen. Ohne ein DLP- oder Slack-Backup ist jede von einem Slack-Benutzer gelöschte Nachricht für immer verloren.

Erstmals veröffentlicht im Dez. 2023. Aktualisiert im Mai. 2024.