Wie Sie Ihre Datenaufbewahrungsrichtlinie für Slack einrichten

Collaboration-Tools wie Slack haben die moderne Datennutzung und die Richtlinien für den Umgang mit diesen Daten revolutioniert. Vorbei sind die Lagerräume, die mit Bankkisten voller Papierdokumente gefüllt sind. Heute ist die Datenspeicherung digital, und Tools wie Slack verfügen über anpassbare Einstellungen, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Daten helfen.

Was ist eine Richtlinie zur Datenspeicherung?

Unter Vorratsdatenspeicherung versteht man die Speicherung und Aufbewahrung von Daten für einen bestimmten Zeitraum. Ordnungsgemäße Richtlinien zur Datenaufbewahrung stellen sicher, dass Unternehmen reibungslos und in Übereinstimmung mit den Standards ihrer Branche arbeiten und so das Vertrauen ihrer Kunden gewinnen.

Starke Richtlinien zur Datenaufbewahrung sind notwendig für:

• Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
• Geschäftskontinuität
• Kundenbeziehungen
• Audits und Rechenschaftspflicht
• Untersuchungen von Sicherheitsvorfällen
• Entscheidungsfindung und Analyse

Vorratsdatenspeicherung in kostenlosen Slack-Tarifen

Slack bietet mit seinem kostenlosen Abo-Service eine feste Datenspeicherung. Dies beinhaltet:

• Aufbewahrung aller Nachrichten und Dateien - einschließlich Audio/Video - für bis zu einem Jahr.
• Begrenzung der Sichtbarkeit von Nachrichten und Dateien auf die letzten 90 Tage. Um ältere Nachrichten einzusehen, müssen Sie den Slack-Support kontaktieren. Wenn Sie einen kostenpflichtigen Plan erwerben, erhalten Sie Einblick in den Nachrichtenverlauf, der älter als 90 Tage ist.
• Wenn eine Nachricht bearbeitet wird, ersetzt sie die vorherige Version der Nachricht. Frühere Versionen der Nachricht werden nicht gespeichert.
• Es gibt keine Option für die automatische Löschung von Nachrichten oder Dateien nach einem bestimmten Zeitraum im kostenlosen Tarif. Das Löschen von Daten muss manuell erfolgen.

Das Fehlen einer granularen Anpassung der Aufbewahrungszeiträume und die Unmöglichkeit, einen Änderungs- und Löschungsverlauf zu führen, könnte für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen an die Datenaufbewahrung einschränkend sein.

Was sind die Vorteile einer Richtlinie zur Datenspeicherung?

Die digitale Revolution hat die Art und Weise, wie Daten erstellt und verwaltet werden, verändert. Mit Richtlinien zur Datenaufbewahrung weisen Unternehmen ihren Daten einen Wert zu, indem sie den Beteiligten dabei helfen, zu bestimmen, was aufbewahrt werden muss und was gelöscht werden kann. Aufbewahrungsrichtlinien sind auch der erste Schritt zur Unterstützung anderer Funktionen, wie z.B. der Vermeidung von Datenverlusten, eDiscovery und mehr.

Hier sind die wichtigsten Vorteile einer Richtlinie zur Datenspeicherung:

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Eine solide Richtlinie zur Datenaufbewahrung stellt sicher, dass Unternehmen die Gesetze und Vorschriften einhalten, die vorschreiben, wie lange bestimmte Arten von Daten aufbewahrt werden müssen. Diese Richtlinien helfen Unternehmen, hohe Geldstrafen und rechtliche Konsequenzen bei Verstößen gegen die Compliance zu vermeiden.

Minimieren Sie die Kosten für die Datenspeicherung

Die Speicherung von Daten auf unbestimmte Zeit kann teuer sein, insbesondere für große Unternehmen. Eine solide Aufbewahrungsrichtlinie prüft, welche Daten wie lange aufbewahrt werden müssen, und löscht den Rest, was die Datenspeicherung optimiert und Kosten spart.

Vereinfachen Sie Audits und Rechtsstreitigkeiten

Auch Rechtsstreitigkeiten und Ermittlungen können schnell teuer werden, vor allem wenn es unnötig viel Zeit kostet, relevante Daten in einem Meer von fremden Unterlagen zu finden. Eine umfassende Richtlinie zur Datenaufbewahrung legt fest, welche Daten wo aufbewahrt werden. Dies erhöht die Transparenz bei Audits und Untersuchungen und ermöglicht es der Organisation, umgehend Beweise vorzulegen. Dies reduziert den Zeitaufwand, die Kosten und das Risiko von Strafen bei Nichteinhaltung.

Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung

Unternehmen, die wichtige Betriebsdaten aufbewahren, haben im Falle von Datenverlusten, Systemausfällen, Cyberangriffen oder anderen Katastrophen Zugriff auf die Backup-Dateien. Der Betrieb kann mit minimalen Ausfallzeiten fortgesetzt werden.

Datenschutz und Privatsphäre

Eine gute Richtlinie zur Datenaufbewahrung verwaltet Datensicherheitsrisiken, definiert sichere Methoden zur Datenvernichtung am Ende eines Aufbewahrungszeitraums und hält Standards zur Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA und GDPR aufrecht, während sie gleichzeitig das Risiko von Datenschutzverletzungen reduziert.

Verbessertes Datenmanagement

Eine gute Datenaufbewahrung bildet die Grundlage für eine hervorragende Datenverwaltung mit einer besser organisierten, zugänglichen Datenstruktur und einer besseren Sichtbarkeit der Daten. Durch die Beseitigung unnötiger Daten müssen insgesamt weniger Daten organisiert und überwacht werden.

Was sind die verschiedenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Nachrichten auf Slack?

Ihr Slack-Abonnement bestimmt die Möglichkeiten der Aufbewahrungseinstellungen.

ie Unterschiede zwischen dem Pro- und dem Business+ Slack-Abonnement werden deutlicher, wenn Sie das Kanalmanagement, die Bereitstellung von Benutzern und den Kundensupport vergleichen. Die Einstellungen für die Datenaufbewahrung zwischen den beiden Abonnements sind in der Regel nicht ausschlaggebend für die Entscheidung für ein Upgrade.

Wie erstellen Sie eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Nachrichten in Slack?

Slack Free Abonnenten

Für kostenlose Nutzer werden alle Slack-Nachrichten bis zu einem Jahr lang aufbewahrt und sind 90 Tage lang einsehbar. Um Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen, müssen Sie die Löschung manuell vornehmen. Um Nachrichten einzusehen, die älter als 90 Tage sind, wenden Sie sich bitte an den Slack-Support.

Benutzer von Slack Pro und Business+ Abonnements

1. Klicken Sie in der Slack-Desktop-App auf den Namen des Arbeitsbereichs in der oberen linken Ecke.
2. Klicken Sie auf "Einstellungen & Verwaltung" und dann auf "Arbeitsbereichseinstellungen".
3. Klicken Sie unter dem Abschnitt "Einstellungen" auf "Erweitern" neben "Aufbewahrung und Löschung von Nachrichten".
4. Wählen Sie Ihre bevorzugte Aufbewahrungsoption aus dem Dropdown-Menü.
5. Sobald Sie Ihre Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf "Speichern" und "Einstellungen bestätigen", um die neue Aufbewahrungsrichtlinie anzuwenden.

Slack Enterprise Grid Abonnenten

Enterprise Grid-Benutzer haben zusätzliche Optionen, da Aufbewahrungsrichtlinien auf der Ebene der Organisation, des Arbeitsbereichs und sogar auf der Ebene der Kanäle/Direktnachrichten festgelegt werden können.

So legen Sie Aufbewahrungsrichtlinien auf Orgebene fest:

1. Klicken Sie auf den Namen Ihres Arbeitsbereichs, dann auf "Einstellungen & Verwaltung" und schließlich auf "Organisationseinstellungen" in Ihrer Slack-Desktop-App.
2. Wählen Sie unter "Einstellungen" die Option "Nachrichten und Dateien" in der linken Seitenleiste.
3. Überprüfen und legen Sie die gewünschte Aufbewahrungsfrist für Nachrichten und Dateien in Ihren Slack-Daten fest.
4. Klicken Sie auf "Speichern" und "Einstellungen bestätigen", um die neue Aufbewahrungsrichtlinie anzuwenden.

So legen Sie Aufbewahrungsrichtlinien auf Arbeitsbereichsebene fest:

1. Klicken Sie auf den Namen Ihres Arbeitsbereichs und klicken Sie auf "Einstellungen & Verwaltung", dann wählen Sie "Arbeitsbereichseinstellungen".
2. Erweitern Sie "Aufbewahrung und Löschung von Nachrichten" und wählen Sie Ihre bevorzugten Optionen.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen und "Einstellungen bestätigen", um die neue Aufbewahrungsrichtlinie anzuwenden.

Bitte beachten Sie, dass eine Richtlinie auf Arbeitsplatzebene eine Richtlinie auf Organisationsebene nicht außer Kraft setzt.

Sie können die Richtlinien zur Aufbewahrung von Nachrichten auch in Slack bearbeiten, indem Sie dieselben Schritte ausführen und je nach Abonnementplan aus den verfügbaren Optionen wählen.

Um Aufbewahrungsrichtlinien auf Kanal-/Chat-Ebene mit Slack festzulegen, wenden Sie sich an den Slack-Support. Alternativ können Sie mit Tools zur Datenaufbewahrung wie Aware bidirektionale und stark anpassbare Richtlinien zur Datenaufbewahrung festlegen.

Wie erstellen Sie eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Dateien auf Slack?

Die Einstellungen zur Aufbewahrung von Dateien in Slack unterscheiden sich in einigen wichtigen Punkten von den Einstellungen zur Aufbewahrung von Nachrichten. Bei den kostenlosen Tarifen können Nachrichten nur bis zu einem Jahr aufbewahrt werden. Zu den Optionen für Nachrichten in den kostenpflichtigen Tarifen gehören die Aufbewahrung auf unbestimmte Zeit, die Aufbewahrung nur der endgültigen Versionen der Nachrichten unabhängig von den Bearbeitungen oder das Löschen der Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum.

Dateien haben weniger Aufbewahrungsoptionen als Nachrichten. Standardmäßig werden die Dateien auf unbestimmte Zeit aufbewahrt (bei kostenpflichtigen Tarifen bzw. bis zu einem Jahr bei kostenlosen Tarifen), oder Sie können einen eigenen Löschplan festlegen. Kostenpflichtige Abonnements können Kopien über den Export behalten, entweder nativ oder über die Discovery API.

Die Aufbewahrung von Dateien beginnt für alle Benutzer mit den gleichen Schritten.

1. Wählen Sie in der Desktop-Anwendung oben links den Namen Ihres Arbeitsbereichs.
2. Klicken Sie auf "Einstellungen & Verwaltung" und dann auf "Arbeitsbereichseinstellungen".
3. Klicken Sie unter dem Abschnitt "Einstellungen" auf "Erweitern" neben der Option "Nachrichten und Dateien". Die folgenden Optionen hängen von Ihrer Abonnementstufe ab.

Optionen für kostenlose Slack-Nutzer:

1. Bewahren Sie alle Akten ein Jahr lang auf. Dies ist die Standardeinstellung.
2. Bewahren Sie alle Akten 90 Tage lang auf. Dateien, die älter als 90 Tage sind, werden automatisch gelöscht.

5 verschiedene Einstellungen für die Aufbewahrung von Dateien für zahlende Benutzer

1. Bewahren Sie alle Dateien auf. Die Dateien werden für die Dauer des Arbeitsbereichs aufbewahrt, ohne dass Sie den Zeitrahmen anpassen oder löschen können.
2. Bewahren Sie alle Dateien für einen bestimmten Zeitraum auf. Admins können einen individuellen Aufbewahrungszeitraum festlegen, nach dem die Dateien endgültig gelöscht werden.
3. Bewahren Sie alle Dateien auf, auch die gelöschten. Neben den hochgeladenen Dateien bewahrt Slack auch Kopien von Dateien auf, die von Benutzern innerhalb der Aufbewahrungsfrist gelöscht wurden.
4. Bewahren Sie alle Dateien, auch die gelöschten, für einen bestimmten Zeitraum auf. Bewahrt alle Dateien auf, auch die vom Benutzer gelöschten, aber nur für die von den Administratoren festgelegte Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden alle Dateien bereinigt.
5. Legal Hold (nur für Enterprise Grid-Benutzer). Bewahrt alle Daten - einschließlich Nachrichten, Dateien, Bearbeitungen und Löschungen - für Verantwortliche, die für rechtliche Untersuchungen und eDiscovery außerhalb der Aufbewahrungseinstellungen des Arbeitsbereichs identifiziert wurden.

Maßgeschneiderte Aufbewahrungseinstellungen werden durch die Richtlinien eines Unternehmens zur Datenverwaltung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Speicherbeschränkungen und rechtliche Anforderungen bestimmt. Unternehmen müssen den Bedarf an Geschäftskontinuität, Compliance, Transparenz und eDiscovery mit Speicherkapazität und Kosten in Einklang bringen.

Wie ändern Sie die Einstellungen für die Leinwandaufbewahrung in Slack?

Canvases sind spezielle Bereiche, in denen Teams Informationen zu einem bestimmten Thema oder Projekt erstellen, kuratieren und teilen können. Sie können alles enthalten: Textideen, hochgeladene Dateien und Bilder, Rich Media wie Videos, Kommentar-Threads und vieles mehr. Ein Canvas ist ein Ressourcen-Repository, das mit Slack-Kanälen und DMs verbunden ist.

Benutzer des kostenlosen Abonnements von Slack haben nicht die Berechtigung, die Einstellungen zur Datenspeicherung für Canvas-Inhalte anzupassen. Alle Canvas-Inhalte des kostenlosen Abonnements bleiben bis zu einem Jahr lang erhalten und können nicht gelöscht werden.

Pro-, Business+- und Enterprise-Grid-Benutzer von Slack können die Einstellungen für die Canvas-Aufbewahrung in gewissem Umfang anpassen. Sie können mit den folgenden Schritten eingerichtet werden:

1. Klicken Sie in der Desktop-Anwendung oben links auf den Namen des Arbeitsbereichs.
2. Wählen Sie "Einstellungen & Verwaltung" und klicken Sie auf "Arbeitsbereichseinstellungen".
3. Klicken Sie unter "Einstellungen" auf "Erweitern" neben "Nachrichten und Dateien".
4. Blättern Sie zum Abschnitt "Canvas-spezifische Speicherung".
5. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Ihre Optionen für die Aufbewahrung der Leinwand:
   1. Bewahren Sie alle Leinwandinhalte auf unbestimmte Zeit auf.
   2. Löschen Sie Leinwandinhalte nach einem bestimmten Zeitraum.
6. Klicken Sie auf "Speichern", um die neue Aufbewahrungsrichtlinie für die Leinwand auf den Arbeitsbereich anzuwenden.

Grid-Administratoren in Unternehmen können auch unternehmensweite Aufbewahrungsrichtlinien für Canvas festlegen.

1. Folgen Sie den obigen Schritten. Sobald Sie den Bereich "Nachrichten und Dateien" "erweitern", wählen Sie "Organisationseinstellungen". Wählen Sie Ihre Optionen aus und speichern Sie, um die Leinwandeinbehalte organisationsweit anzuwenden.

Wichtig ist, dass Canvas-Inhalte, sobald sie durch eine Aufbewahrungseinstellung gelöscht wurden, nicht mehr wiederhergestellt werden können, außer durch genehmigte Datenexporte für das angegebene Aufbewahrungsfenster.

Was sind die Herausforderungen bei der Datenspeicherung auf Slack?

Die Lösungen von Slack zur Datenspeicherung decken viele der grundlegenden und einige der differenzierteren Anforderungen ab, die Unternehmen benötigen. Einige Einschränkungen bei den Einstellungen zur Datenspeicherung in Slack können jedoch dazu führen, dass Benutzer nach umfassenderen Lösungen suchen müssen.

Es gibt keine Möglichkeit, das Löschen von Kanälen zu verhindern

Egal, ob es sich um öffentliche oder private Kanäle handelt, es gibt nichts, was das Löschen von Kanälen in Slack verhindern könnte. Dabei werden alle Nachrichten, Dateien und Daten in diesem Kanal gelöscht, unabhängig von den konfigurierten Aufbewahrungseinstellungen. Die nativen Tools von Slack bieten keine Wiederherstellungsoption.

Keine automatischen Wiederherstellungsfunktionen

Die integrierten Funktionen von Slack bieten keine automatische Wiederherstellung von gelöschten oder bearbeiteten Nachrichten und Dateien. Die Benutzer müssen die Daten manuell exportieren, bevor sie von der Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht werden, wodurch der Zweck der Automatisierung zunichte gemacht wird.

Kostenpflichtige Abonnements sind erforderlich, um bearbeitete/gelöschte Nachrichten wiederherzustellen.

In kostenlosen Slack-Arbeitsbereichen können Benutzer frühere Versionen von bearbeiteten oder gelöschten Nachrichten nicht nachverfolgen oder wiederherstellen. Unternehmen müssen Pro-, Business+- oder Enterprise Grid-Tarife bezahlen, um Bearbeitungsverläufe zu erhalten und gelöschte Nachrichten wiederherzustellen.

Es können keine unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für verschiedene Datentypen festgelegt werden

Die Aufbewahrungsoptionen werden auf der Ebene des Slack-Arbeitsbereichs oder der Organisation festgelegt, sind aber nicht nach Datentyp anpassbar. Für Dateien und Rich Media können unabhängig von der Abonnementstufe keine anderen Aufbewahrungsfristen gelten als für Nachrichten.

Einschränkungen der Datenresidenz

Slack bietet die Möglichkeit, Daten in bestimmten Regionen zu speichern. Dies gilt jedoch für alle Daten und kann nicht weiter auf Inhaltstyp, Kanal oder Konversation zugeschnitten werden.

Keine zentralisierte Prüfung oder Überwachung

Slack verfügt über keine zentralisierten Prüf- oder Überwachungskapazitäten für die Richtlinien zur Datenaufbewahrung. Administratoren müssen die Aufbewahrungseinstellungen für Arbeitsbereiche und Konversationen manuell verfolgen. Je mehr Aufbewahrungsrichtlinien es gibt, desto komplexer wird dies.

Viele Unternehmen kompensieren diese Lücken, indem sie Tools von Drittanbietern wie Aware einsetzen, die für Datensicherung, eDiscovery und Archivierung zuständig sind, um ihnen eine umfassende Data Governance, eine verbesserte Aufbewahrung und eine genauere Kontrolle über die Aufbewahrung von Inhaltstypen und Konversationen zu ermöglichen.

Verstärken Sie die Datenspeicherung für Slack mit Aware

Aware hilft Unternehmen bei der Verwaltung komplexer Collaboration-Datensätze wie Slack. Administratoren können den Wert der Daten, über die sie verfügen, richtig einschätzen und das Risiko für das Unternehmen bewerten, während sie granulare Richtlinien zur Datenaufbewahrung erstellen, die den Best Practices und den Compliance-Vorschriften entsprechen.

Mithilfe nativer APIs, die eine mühelose Verbindung zu Slack herstellen, nimmt Aware Slack-Datensätze in Echtzeit auf, um eine Aufzeichnung aller Nachrichten - einschließlich Änderungen und Löschungen - sowie von Gifs, Videos, Screenshots und anderen Rich Media zu erhalten. Mit Aware können Unternehmen:

• Bewahren Sie eine vollständige Aufzeichnung der Aktivitäten innerhalb des digitalen Arbeitsbereichs auf.
• Halten Sie sich an Compliance-Anforderungen wie SEC 17a-4, GDPR und HIPAA.
• Passen Sie Aufbewahrungsrichtlinien an, die für verschiedene Plattformen und Datentypen auf der Grundlage der Data Governance-Anforderungen des Unternehmens festgelegt werden können.
• Machen Sie Daten durch eine föderierte Suche leicht auffindbar.
• Organisieren Sie Ihre Daten mit der bidirektionalen Bereinigungsfunktion von Aware, die Daten sowohl in Slack als auch im Datenspeicher löscht, sobald der festgelegte Löschplan erreicht ist.
• Automatisieren Sie die Datenaufbewahrung mit der zentralisierten Plattform von Aware.
• Verhindern Sie den unbefugten Zugriff auf Daten, indem Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) einrichten und Audit-Protokolle zur Überwachung der Datensichtbarkeit verwenden.

Als ein stark reguliertes Finanzdienstleistungsunternehmen eine einzigartige Lösung zur Datenspeicherung benötigte, wandte es sich an Aware. Eine Untergruppe von Mitarbeitern unterlag einem anderen Regulierungsstandard als die gesamte Belegschaft des Unternehmens. Mit der Hilfe von Aware richteten sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen ein, um die hochgradig regulierten Daten wie erforderlich aufzubewahren, und erstellten gleichzeitig eine andere Regel für nicht regulierte Mitarbeiter, damit deren Daten bei Bedarf gelöscht wurden. Die Anforderungen an die Datenaufbewahrung wurden mit einem Minimum an Kosten für die Datenspeicherung erfüllt, während gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und strenge Datenkontrollen gewährleistet wurden.

Die Flexibilität und die intelligenten Workflow-Automatisierungen von Aware helfen Ihnen, die Daten Ihres Unternehmens von einer zentralen Plattform aus zu verwalten und die Kontrolle und die Qualität der Datenverwaltung in Ihre Hände zu legen. Fordern Sie eine Demo an, um mehr zu erfahren.