Migration von Slack zu Microsoft Teams

Slack und Microsoft Teams sind zwei der beliebtesten Tools für die Zusammenarbeit, die Unternehmen nutzen. Unternehmen auf der ganzen Welt verlassen sich auf das eine oder das andere, um die Kommunikation zu rationalisieren und die Produktivität von verteilten Arbeitsgruppen und Mitarbeitern an entfernten Standorten zu steigern.

Im Zuge der fortlaufenden Vereinfachung des Tech-Stacks wechseln viele Unternehmen zu All-in-One-Apps für die Zusammenarbeit. Teams ist eine beliebte Wahl, insbesondere für diejenigen, die bereits die Microsoft Office 365-Suite mit anderen Programmen wie Excel, OneDrive und SharePoint verwenden. Es ist einfacher, innerhalb eines Ökosystems zu arbeiten, als für ein zusätzliches, eigenständiges Produkt wie Slack zu bezahlen.

Auch Slack hatte in letzter Zeit mit Vertrauensproblemen bei seinen Kunden zu kämpfen, und zwar aufgrund zweier wichtiger Entscheidungen. Erstens sind die Kunden verärgert darüber, dass ihre Slack-Nachrichten ohne ihre ausdrückliche Zustimmung zum Training von KI-Modellen verwendet wurden. Slack hat seine Opt-out-Option inzwischen klargestellt. Zweitens verlieren Slack-Benutzer mit dem kostenlosen Abonnementplan die Funktion zur unbegrenzten Datenspeicherung. Ab dem 26. August 2024 werden Nachrichten und Dateien, die älter als ein Jahr sind, nach und nach gelöscht. Kostenlose Abonnenten, die ihre älteren Nachrichten behalten möchten, müssen vor Ablauf der Frist ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif vornehmen.

Schritte für eine Migration von Slack zu Microsoft Teams

Der Übergang zwischen Slack und Teams kann ein heikler Prozess sein, da es kein Migrationstool für Teams gibt. Die folgenden Schritte können jedoch dazu beitragen, dass der Prozess reibungslos verläuft.

Bestimmen Sie, welche Slack-Arbeitsbereiche, Kanäle und Direktnachrichten Sie verschieben möchten

Es müssen nicht alle Daten in Slack migriert werden. Memes und Glückwünsche zum Geburtstag fördern die Sozialisierung, sind aber nicht entscheidend.

Identifizieren Sie die Kanäle, Arbeitsbereiche und DMs, die für die Geschäftskontinuität erforderlich sind, indem Sie die Slack-Nutzungsanalysen überprüfen. Sie werden herausfinden, welche Kanäle die meiste Aktivität und das meiste Engagement der Mitglieder aufweisen, indem Sie deren Relevanz, Bedeutung und aktuelle Arbeitsabläufe aufzeigen. Berücksichtigen Sie auch alle Schulungskanäle, Onboarding-Akten und anderes institutionelles Wissen, das Sie unbedingt beibehalten wollen.

Überprüfen Sie Daten in Kanälen und Nachrichten auf sensible Informationen

Um Ihre Daten während des Übergangsprozesses richtig zu schützen, müssen Sie wissen, wo sich Ihre sensibelsten Informationen befinden - nämlich im komplexen Netzwerk der Kanäle, Nachrichten und Dateien von Slack.

• Identifizieren und kennzeichnen Sie vertrauliche Informationen, persönliche Daten oder geistiges Eigentum.
• Stellen Sie die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen während der Umstellung sicher.

Aware kann den Umzug mit Hilfe des Migrationsdienstes unterstützen, um die Daten zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie während der Slack-Migration geschützt bleiben.

Kanäle und Direktnachrichten exportieren

Der Exportvorgang variiert je nach Slack-Abonnementstufe.

Kostenloser Plan und Pro-Plan:

Arbeitsbereichseigentümer und -administratoren können Daten aus öffentlichen Kanälen exportieren, die auf Dateien verweisen, aber die Dateien selbst werden nicht exportiert. Unter bestimmten Umständen können Sie bei Slack den Export von Inhalten aus allen Kanälen und Unterhaltungen, einschließlich privater Kanäle und DMs, beantragen. Diesen Anträgen wird stattgegeben:

• Für Gerichtsverfahren.
• Mit Zustimmung der Mitglieder.
• Wenn der Datenexport nach geltendem Recht erforderlich oder zulässig ist.

Business+ Plan:

Besitzer und Administratoren von Arbeitsbereichen können aus öffentlichen Kanälen exportieren. Besitzer von Arbeitsbereichen können auch den Zugang zu einem Selbstbedienungs-Datentool beantragen, das vollständige Exportfunktionen bietet.

Auch hier bieten die Exporte Links zu den Dateien, aber nicht die Dateien selbst.

Enterprise Grid Plan:

Eigentümer von Organisationen können sich für den Zugriff auf das Self-Service-Datenexport-Tool bewerben. Die Exporte unterliegen den entsprechenden Arbeitsverträgen und Unternehmensrichtlinien, und alle geschäftlichen Exporte müssen nach den geltenden Gesetzen zulässig sein.

Allgemeine Exporte, die auf dieser Abonnementstufe abgeschlossen werden, verweisen auf Dateien und enthalten nicht die Dateien selbst. Nur für die Konversation eines einzelnen Benutzers, wenn der Datenexport in einem TXT-Format erfolgt, ist die Datei selbst enthalten.

Bestimmen Sie, welche Anwendungen oder Integrationen Sie zu Microsoft Teams verschieben möchten

Nicht jede Slack-App oder -Integration hat eine Entsprechung in MS Teams. Es ist wichtig, Ihre aktuellen Integrationen zu überprüfen und zu bestimmen, wo in Teams sie am besten passen.

• Überprüfen Sie die aktuelle Nutzung der Slack-App und die Integrationen in Ihrem Unternehmen.
• Schauen Sie im Teams App Store nach, ob es Entsprechungen gibt.
• Identifizieren Sie die Arbeitsabläufe, die mit Power Automate oder anderen Microsoft Tools in Teams neu erstellt werden können.
• Identifizieren Sie die Lücken, in denen die Integrationen nicht gleichwertig sind.
• Planen Sie Alternativen ein, um die Lücken zu füllen, in denen ein Ersatz benötigt wird.

Dieser Prozess gewährleistet die Kontinuität des Arbeitsablaufs.

Sammeln Sie Benutzerdetails für den Migrationsprozess

Um einen möglichst nahtlosen Übergang zu gewährleisten, ist es am besten, die Daten aller Beteiligten im Voraus zu ermitteln und die Migration im Voraus zu planen.

• Erzeugen Sie eine Liste aller Mitglieder des Slack-Arbeitsbereichs.
• Sammeln Sie wichtige Informationen wie Rollen und E-Mail-Adressen.
• Ordnen Sie Slack-Benutzerkonten den entsprechenden Microsoft 365-Konten zu.
• Identifizieren Sie alle Diskrepanzen oder fehlenden Konten.
• Ziehen Sie in Erwägung, die Benutzer in der Reihenfolge ihrer Migration zu gruppieren.

Bevor Sie mit der Umstellung beginnen, geben Sie Ihren Mitarbeitern einen Zeitplan für die Migration bekannt, damit sie wissen, wann sie an der Reihe sind und was sie erwartet.

Legen Sie vor der Migration fest, wie Sie in Teams arbeiten möchten

Microsoft Teams ist anders strukturiert als Slack. Daher ist es wichtig, Verfahren zu implementieren, wie Ihre Mitarbeiter die neue Plattform nutzen werden. Ein Teil dieses Prozesses wird sein:

• Verstehen der Teams Kanalhierarchie.
• Planen Sie, wie Sie Teams strukturieren, sei es auf der Grundlage von Abteilungen, Projekten oder abteilungsübergreifenden Funktionen.
• Erstellen Sie neue Teams, Kanäle und Arbeitsbereiche, die mit der Struktur Ihres Unternehmens übereinstimmen.
• Einrichten der erforderlichen Integrationen und Anwendungen in Teams.
• Entwicklung einer Schulungsstrategie für die Teams, die an der Einführung beteiligt sind.

Führen Sie eine Testmigration für eine kleine Anzahl von Benutzern durch

Bestimmen Sie eine Testgruppe von Slack-Arbeitsbereich-Benutzern, die zu Teams migrieren und den Prozess studieren. Wie reibungslos verlief der Übergang? Wie ist die Resonanz in der Gruppe? Wie haben sie den Prozess erlebt? Stellen Sie sicher, dass bei Fragen ein Administrator zur Verfügung steht, um die Lernkurve für die neue Zusammenarbeit zu verkürzen.

Passen Sie den Migrationsprozess bei Bedarf an, und migrieren Sie dann die nächste Gruppe. Ziehen Sie in Erwägung, Ihre Mitarbeiter in Wellen zu migrieren und nicht alle als single Entität, um das System selbst oder Ihr IT-Team nicht zu überfordern. Erkundigen Sie sich auch nach der Migration bei den Endbenutzern, um zu sehen, wie sie sich an die neue Situation gewöhnen.

Slack vs. Microsoft Teams

Wie schneidet Slack im Vergleich zu Microsoft Teams ab? Benutzer, die neu in Teams sind, werden Unterschiede zu Slack feststellen. Wenn Sie verstehen, wie die Plattformen organisiert sind, wird Ihnen der Übergang erleichtert.

Kanäle

Sowohl Slack als auch Teams verwenden Kanäle als Kernbestandteil ihrer Organisationsstrukturen, aber es gibt entscheidende Unterschiede.

Slack-Kanäle sind flexible Container für Inhalte rund um ein bestimmtes Projekt oder Thema und können Benutzer aus dem gesamten Arbeitsbereich umfassen. Teams ist nach Benutzergruppen organisiert, von denen jede mehrere Kanäle mit unterschiedlichen Themen erstellen kann.

Ein single Slack-Arbeitsbereich mit vielen Kanälen kann in Microsoft Teams zu mehreren Teams mit jeweils eigenen Kanälen führen.

Anwendungsfälle

Slack und Microsoft Teams haben beide ihre Stärken und Herausforderungen.

Slack ist unkompliziert und einfach zu bedienen, was es bei Startups und kleineren Unternehmen beliebt macht. Es eignet sich hervorragend für schnelle, informelle Kommunikation, einschließlich Video- und Audioanrufe, Screensharing und Whiteboarding, und lässt sich mit einer Vielzahl von Drittanbieter-Apps integrieren.

Microsoft Teams floriert in großen Unternehmensumgebungen, insbesondere in solchen, die bereits Office 365 nutzen. Teams ist in Microsofts Produktivitätssuite integriert und verfügt über umfassende native Funktionen, darunter Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe und Dateizusammenarbeit.

Beide Plattformen lassen sich in gängige Tools integrieren, aber Slack bietet eine größere Anzahl von Apps, was eine weitere Überlegung bei der Migration zwischen den beiden Plattformen ist.

Warum von Slack zu Teams migrieren?

Es gibt einige Gründe, warum Unternehmen von Slack zu Microsoft Teams migrieren können.

1. Zentralisierte Kommunikation: Ein Unternehmen, das die Microsoft 365 Produktivitätssuite nutzt, hat bereits Zugang zu Teams, so dass es keinen Grund gibt, eine zusätzliche Anwendung zu verwenden. Wenn Ihr Unternehmen den kostenlosen Slack-Tarif genutzt hat, könnte die jüngste Nachricht, dass ihre Daten ab August 2024 nicht mehr auf unbestimmte Zeit gespeichert werden, der Auslöser für den Wechsel zur Migrationsplattform Teams sein.
2. Fusionen und Übernahmen: Unternehmensfusionen und -übernahmen erfordern oft eine Standardisierung der Plattformen zwischen zwei zu konsolidierenden Unternehmen. Dies gewährleistet die Kohärenz zwischen den Mitarbeitern und erleichtert die Kommunikation in den neu geschaffenen Ökosystemen. Außerdem wird die IT-Verwaltung vereinfacht, da nur noch eine statt zwei Plattformen überwacht werden müssen.
3. Verbesserte Sicherheitsfunktionen: Sicherheitsfunktionen können ein weiterer Grund für Unternehmen sein, auf Microsoft Teams zu migrieren. Die Plattform bietet eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für sensible Kommunikation, eine fortschrittliche Verhinderung von Datenverlusten (DLP) und Funktionen zur Einhaltung von Industriestandards.
4. Konsolidierung der technischen Infrastruktur: Unternehmen, die ihre technologische Infrastruktur rationalisieren möchten, können sich für Microsoft Teams entscheiden, um die Benutzererfahrung zu vereinfachen und die Lizenzverwaltung und den IT-Support zu reduzieren.

Herausforderungen bei der Migration von Slack zu Teams

Auch bei einer gut durchgeführten Migration gibt es Herausforderungen. Hier sind einige mögliche Fallstricke, auf die Sie achten und die Sie minimieren sollten.

Gastzugang

Wenn Ihr Unternehmen mit externen Anbietern oder Auftragnehmern in Ihrem Collaboration-Tool zusammenarbeitet, sollten Sie die Konfigurationseinstellungen während des Migrationsprozesses im Auge behalten, insbesondere wenn Sie Slack Connect-Kanäle verwenden. Die Aufrechterhaltung der Sicherheit in diesem Bereich ist eine potenzielle Komplikation, insbesondere für Unternehmen in stark regulierten Branchen.

Datenkomplexität, Kompatibilität und Verlust

Bei der Übertragung aller Daten von Slack zu Microsoft Teams kann es zu Problemen kommen, insbesondere bei historischen Daten, die zwischen den Plattformen inkompatibel sein können. Wichtige Metadaten wie Zeitstempel, Erwähnungen oder Emojis als Reaktionen werden möglicherweise nicht gut übertragen, und die Daten können an Kontext verlieren.

Das mag zum Teil daran liegen, dass es in Slack einige Integrationen gibt, die es in Teams nicht gibt. Die Hilfe eines Drittanbieters wie Aware bei der Migration kann einige dieser Probleme abmildern.

Leistungsprobleme und Datenbeschädigung

Die Migration selbst kann eine technische Herausforderung sein. Bei großen Migrationen kann es zu Unterbrechungen vor dem Abschluss kommen, was zu Teilübertragungen führt. Dies kann zu Datenbeschädigung und -verlust führen, den Übertragungsprozess verlangsamen und die Datenintegrität gefährden.

Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Sicherheit

Sensible Daten erfordern einen sorgfältigen Umgang. DMs und private Kanäle enthalten vertrauliche Informationen, die sicher migriert werden sollten, insbesondere wenn es sich um regulierte Daten handelt. Die Überwachung der Compliance und der Datenschutz sind während der gesamten Übertragung entscheidend und sollten von Administratoren mit den richtigen Berechtigungen überwacht werden.

Integration und Unterbrechung des Arbeitsablaufs

Da Slack mit mehr Tools von Drittanbietern integriert ist als Microsoft Teams, kann es Arbeitsabläufe geben, für die es nach der Migration keine direkte Entsprechung gibt. Umgehungslösungen zur Wiederherstellung dieser Arbeitsabläufe können weniger effizient und zeitaufwändiger sein. Benutzer können den Zugriff auf wichtige Tools und Daten verlieren, bis diese Arbeitsabläufe wiederhergestellt werden können.

Benutzererfahrung und Akzeptanz

Benutzer, die an Slack gewöhnt sind, werden die Umstellung vielleicht als unangenehm empfinden. Je besser die Schulung während der Einführungsphase ist, desto einfacher wird die Migration für die Teammitglieder sein, aber es wird immer Schmerzpunkte geben, die einige Benutzer erleben.

Unternehmen sollten während der Einführungsphase eines neuen Tools mit einer geringeren Produktivität rechnen. Ein proaktives Datenmapping, Benutzerschulungen und ein umfassendes Änderungsmanagement, das einen reibungslosen Übergang gewährleistet, können einige dieser Herausforderungen abmildern.

Die Beauftragung von Drittanbietern wie Aware kann bei Fragen der Datensicherheit, der Einhaltung von Vorschriften und der Vermeidung von Datenverlusten helfen.

Partnerschaft mit Mimecast Aware zur sicheren Übertragung von Daten von Slack zu Teams

Mimecast Aware kann Unternehmen dabei helfen, ihre Daten von Slack zu Microsoft Teams zu migrieren und dabei die Datenintegrität und -sicherheit zu wahren. Als vertrauenswürdiger Partner für beide Plattformen sind wir strategisch gut positioniert, um den Weg zwischen den Plattformen zu ebnen, so dass Unternehmen, die diese komplexe Migration in Angriff nehmen, sich auf den Übergang verlassen können.

Da Mimecast Aware bereits in beide Plattformen integriert ist, können wir das:

• Helfen Sie Unternehmen bei der Festlegung der besten Strategie für die Migration vorhandener Daten.
• Bereiten Sie die Daten vor und exportieren Sie sie in ein durchsuchbares Archiv mit einer normalisierten Metadatenarchitektur, um plattformübergreifende Kompatibilität zu unterstützen.
• Unterstützen Sie die Unternehmensführung während des Übergangs mit Echtzeit-Einblicken in aktuelle Themen und Stimmungen rund um den Umzug.
• Reduzieren Sie die Speicher- und Verwaltungskosten, indem Sie überlegen, welche Daten Sie aufbewahren müssen.
• Bieten Sie einen zentralen Knotenpunkt, von dem aus Sie Daten über den gesamten Tech-Stack hinweg kontrollieren können.
• Bieten Sie robuste Kontrollen für Datensicherheit, Compliance, Aufbewahrung und Verhinderung von Datenverlusten, wenn die neue Microsoft Teams-Plattform eingeführt wird.

Unternehmen, die einen Partner für den Übergang zwischen Slack und Microsoft Teams suchen, sind bei Mimecast Aware an der richtigen Adresse. Rufen Sie uns noch heute an, um Ihre Anforderungen für die Migration von Slack zu Teams zu besprechen.