Umstellung von Meta Workplace auf Slack

Im Mai 2024 kündigte Meta die unerwartete Schließung seiner Workplace-Plattform an. Die Kollaborationsschnittstelle soll bis August 2025 schreibgeschützt werden und bis Juni 2026 vollständig abgeschaltet werden. Workplace funktioniert ähnlich wie Facebook und wird von vielen Unternehmen genutzt, um ihre Mitarbeiter zu beschäftigen und intern zusammenzuarbeiten.

• Seit Jahren baut Meta Stellen ab und investiert massiv in KI und Metaverse-Technologien, die die Arbeitsweise von Unternehmen grundlegend verändern sollen. Für die Benutzer von Workplace bedeutet diese Einstellung, dass mehrere Entscheidungen getroffen werden müssen.
• Welche aktuellen Daten müssen aufbewahrt und gespeichert werden?
• Welche Arbeitsabläufe, die sich auf Workplace stützen, müssen neu überdacht werden?
• Erfordern die aktuellen Kommunikationsbedürfnisse der Unternehmen eine 1-zu-1-Übereinstimmung der Plattformen, oder gibt es bessere Tools, die Prozesse und Datenhaltung rationalisieren können?
• Sind die Kosten für eine neue Plattform vergleichbar oder gibt es eine Kostenersparnis zu erzielen?

Wie man von Meta Workplace zu Slack migriert

Nach dieser Ankündigung haben viele Unternehmen sofort damit begonnen, darüber nachzudenken, welche Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation für ihre Mitarbeiter geeignet sein könnten. Eines der beliebtesten Tools für die Zusammenarbeit auf dem Markt ist Slack. Es ist das Collaboration-Tool der Wahl für 77% der Fortune 100. Es handelt sich zwar nicht um eine 1:1-Migrationslösung von Workplace, aber es bietet viele der gleichen Funktionen für Messaging, Dateifreigabe, Workflow-Automatisierung und Integration, die Workplace bietet. Es lässt sich gut mit anderen Tools wie Zoom, Google, Microsoft 365 und anderen großen Namen der Geschäftswelt verbinden und ist für die Benutzer relativ leicht zu erlernen.

Die Skalierbarkeit von Slack macht es zu einer ersten Wahl, um die Lücke zu füllen, die Workplace hinterlassen wird. Die richtige Planung kann dazu beitragen, den Übergang zwischen den Plattformen zu erleichtern und den Wechsel so einfach wie möglich zu gestalten. Im Folgenden finden Sie die Schritte, die Sie bei der Migration von Meta Workplace zu Slack beachten sollten.

Evaluieren Sie Ihren Bedarf

Beurteilen Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens in Bezug auf Kommunikation und Zusammenarbeit. Welche Features und Funktionen nutzen Sie am häufigsten in Workplace? Erfüllt oder übertrifft Slack diese Anforderungen? Dies ist die Schlüsselfrage, die Sie beantworten müssen, wenn Sie wissen wollen, ob Slack für Ihr Unternehmen die richtige Wahl ist oder nicht. Slack bietet verschiedene Abo-Stufen von kostenlos bis Enterprise Grid, um Organisationen aller Größen und Anforderungen abzudecken.

Bereiten Sie Ihr Team vor

Die Migration von Collaboration-Tools ist ein Prozess für jede Belegschaft. Wenn Sie Ihrem Team Schulungsressourcen zur Verfügung stellen, damit es sich mit der Oberfläche und den Funktionen von Slack vertraut machen kann, haben Sie die Möglichkeit, schnell mit dem neuen Tool zu arbeiten. Der Schlüssel für eine nahtlose Integration liegt in der Förderung einer frühzeitigen Einführung.

Slack einrichten

Melden Sie sich für Slack mit der Abonnementstufe und Konfiguration an, die am besten zur Struktur Ihres Unternehmens passt. Erstellen Sie die Slack-Kanäle, die Sie benötigen, richten Sie Berechtigungen ein und integrieren Sie alle erforderlichen Apps oder Dienste von Drittanbietern. Derzeit gibt es kein Tool zum Importieren von Daten aus Workplace. Daher sollten Sie die Einrichtung der Benutzerdaten so effizient wie möglich gestalten.

Migrieren Sie Daten und Inhalte

Derzeit gibt es kein Migrationstool, mit dem Sie Daten nahtlos von Workplace auf eine andere Collaboration-Plattform übertragen können. Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich manuell. An dieser Stelle können Ihnen Lösungen von Drittanbietern, die teilweise API-Methoden verwenden, helfen, Daten wie Dateien und Dokumente, Onboarding-Daten, Integrationen und Projektinformationen nach Slack zu übertragen. Priorisieren Sie die wichtigsten Inhalte, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Test und Pilot

Bevor Sie Slack für Ihr gesamtes Unternehmen einführen, sollten Sie ein Pilotprogramm für eine lokal begrenzte Gruppe testen und durchführen. Die kleinere Gruppe kann alle Fragen, Bedenken oder Lücken in Slack identifizieren, bevor diese zu einem unternehmensweiten Problem werden. Sobald Sie bereit sind, beginnen Sie mit der umfassenden Einführung.

Einführung und Unterstützung

Gehen Sie live, sobald alle Fragen und Bedenken aus der Testphase geklärt sind. Stellen Sie, wo immer es möglich ist, Support und fortlaufende Schulungsressourcen bereit, um einen reibungslosen Übergang von Workplace zu Slack zu gewährleisten und die Benutzer zu ermutigen, die Funktionen von Slack zu nutzen, um ihre Zusammenarbeit und Produktivität zu erweitern.

Der Wechsel zu einer neuen Plattform kann jederzeit eine Herausforderung sein. Mit der richtigen Planung und Unterstützung kann die Umstellung auf Slack aufgrund der unerwarteten Schließung von Meta Workplace eine neue Chance sein.

Meta Workplace vs. Slack

Workplace und Slack haben einige Gemeinsamkeiten, die den Benutzern bekannt vorkommen werden. Beide Plattformen bieten diese zentralen Funktionen für die Zusammenarbeit:

• Messaging und Dateifreigabe
• Mobiler Zugang
• Video- und Audioanrufe
• Integrationen von Drittanbieter-Apps
• Organisationsverzeichnis und Benutzerprofile

Slack übertrifft Workplace jedoch in Bezug auf administrative Kontrollen und Compliance-Funktionen, wodurch es auf dem Markt im Vorteil ist, wenn Unternehmen nach der Ankündigung von Metas Schließung überlegen, wohin sie migrieren sollen.

Slack verfügt über die folgenden robusten administrativen Content Control:

1. Kontrollierter Zugriff auf Inhalte: Administratoren überwachen, welche öffentlichen Kanäle, Dateien und Konversationen von welchen Benutzergruppen aufgerufen werden können. Dies ist eine wichtige Funktion für Data Governance und Sicherheit.
2. Richtlinien zur Datenaufbewahrung: Administratoren können Richtlinien für die Datenaufbewahrung festlegen, um Nachrichten und Dateien nach einem bestimmten Zeitraum automatisch zu löschen und so die Speicherverwaltung und Compliance zu gewährleisten. Das hält nicht nur die Daten unter Kontrolle, sondern verhindert auch, dass die Kosten für die Datenspeicherung aus dem Ruder laufen.
3. Zentralisierte Verwaltungstools: Slack bietet zentralisierte Verwaltungstools, mit denen Sie die Bereitstellung von Benutzern, Berechtigungen, Integrationen und Arbeitsbereichseinstellungen von einem single Ort aus für das gesamte Unternehmen verwalten können.
4. Compliance-Exporte: Administratoren können alle Daten aus öffentlichen und privaten Kanälen, Direktnachrichten und Dateien für Audits, eDiscovery und Compliance-Zwecke exportieren.

Unternehmen, die nach der Arbeit mit Workplace zu Slack wechseln, werden diese robuste Kontrolle über ihre Inhalte und Daten als willkommene Veränderung empfinden.

Herausforderungen bei der Migration von Meta Workplace zu Slack

Bei der Umstellung von Meta Workplace auf Slack kann es für Unternehmen zu Herausforderungen kommen. Diese Herausforderungen lassen sich in drei Bereiche unterteilen: Einhaltung von Vorschriften, Sicherheit und Datenaufbewahrung.

Einhaltung der Vorschriften

• Die gesetzlichen Anforderungen variieren je nach Branche oder Region. Daher müssen Unternehmen, die eine bestimmte Data Governance einhalten müssen, wissen, wie die Compliance-Funktionen von Slack im Vergleich zu denen von Workplace aussehen. Diese Details können Änderungen an den Richtlinien und Verfahren eines Unternehmens erfordern.
• Die Kontrollen zur Aufbewahrung von Inhalten unterscheiden sich zwischen Slack und Workplace, so dass Administratoren unterschiedliche Zeiträume für die Speicherung und Löschung von Nachrichten und Dateien festlegen können. Administratoren sollten sicherstellen, dass diese Richtlinien mit ihren Compliance- und rechtlichen Verpflichtungen übereinstimmen.
• Die Compliance-Exporte in Slack unterscheiden sich im Format von denen in Workplace. Admins sollten die Arbeitsabläufe verstehen und anpassen, um sicherzustellen, dass die Exporte die gewünschten Informationen enthalten.

Sicherheit

• Zugriffskontrollen geben Administratoren die Möglichkeit, Berechtigungen und den Zugriff auf Inhalte auf granularer Ebene zu verwalten. Die Umstellung von Workplace auf Slack erfordert möglicherweise die Konfiguration von Benutzerrollen und -berechtigungen.
• Sowohl Slack als auch Meta Workplace verschlüsseln Daten während der Übertragung und im Ruhezustand. Sie ermöglichen auch BYOK, Slack über Enterprise Key Management (EKM) und Workplace über Schlüsselverwaltungssysteme von Drittanbietern wie AWS. Keiner der beiden Dienste bietet derzeit eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, obwohl die Verbraucherprodukte von Meta über diese Funktion verfügen. Administratoren sollten sich Gedanken über ihre Anforderungen an die Datenverschlüsselung machen, insbesondere wenn sie ihre eigenen Verschlüsselungsschlüssel verwenden möchten, da dies möglicherweise die Integration mit anderen Lösungen erfordert.
• Slack verfügt über ein umfangreiches Ökosystem zur Integration von Drittanbietern, das viele Möglichkeiten für Leistungs- und Verfahrensverbesserungen bietet. Unternehmen sollten jedoch alle Integrationen vollständig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie keine Sicherheitslücken verursachen.

Vorratsdatenspeicherung

• Wie bereits erwähnt, können sich die Aufbewahrungseinstellungen von Slack und Workplace unterscheiden. Daher müssen Unternehmen die Standardeinstellungen von Slack sorgfältig überprüfen, um sicherzustellen, dass die mit der Umstellung erstellten Richtlinien mit den rechtlichen und Compliance-Anforderungen übereinstimmen.
• Tools für die Datenmigration von Meta Workplace zu Slack (oder einer anderen Plattform für die Zusammenarbeit) sind derzeit nicht verfügbar, so dass das Verschieben von Daten zu Slack manuell erfolgen muss. Daher besteht das Risiko von Datenverlusten und Formatierungsproblemen. Unternehmen sollten mögliche Lücken einplanen und Probleme so gut wie möglich minimieren, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.
• Der Wechsel von Workplace zu Slack ist ein wichtiger Moment, um über Archivierungs- und Backup-Prozesse und -Verfahren für die Datenverwaltung nachzudenken. Sind sie effizient und umfassend? Haben sich die Anforderungen hinsichtlich der zu sichernden und zu archivierenden Daten geändert? Sind die Aufbewahrungsfristen angemessen? Gibt es Anpassungen, die den Prozess effizienter machen können?

Diese Herausforderungen müssen nicht frustrierend sein. Unternehmen können die Gelegenheit nutzen, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Daten für die richtige Zeitspanne aufbewahren. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Slack-Support und Drittanbietern für einen nahtlosen Übergang zwischen den Plattformen kann den Stress erheblich reduzieren und sicherstellen, dass Unternehmen die Compliance einhalten.

Wie Sie Daten sicher von Meta Workplace zu Slack verschieben

Da es kein 1-zu-1-Migrationstool für den Wechsel von Meta Workplace zu einer anderen Plattform, einschließlich Slack, gibt, ist der Prozess der Datenmigration nicht so einfach, wie Unternehmen es sich wünschen.

Verschieben von Daten von Workplace zu Slack

Slack hat eine Anleitung zum Verschieben von Daten mit Hilfe einer CSV- oder Textdatei bereitgestellt, die jedoch einige Herausforderungen mit sich bringt. Sobald die CSV- oder Textdatei erstellt ist, muss jemand die Daten durchgehen, um die Strukturen zwischen Workplace und der Slack-App abzugleichen, damit sie übereinstimmen.

• Der Haupt-Feed für Workplace kann mit dem #general-Kanal von Slack verbunden werden.
• Die Gruppen von Workplace können mit einzelnen Slack-Kanälen gleichgesetzt werden
• Dann können die Benutzer als Benutzer zu Slack migriert werden.

Es wird jedoch Lücken in den Daten geben und wie Nachrichten, Dateien und andere Arten von Daten zwischen den Plattformen fließen, die nicht nahtlos ineinander übergehen. So verfügt Slack beispielsweise nicht über eine Newsfeed-Funktion wie Workplace.

Überlegungen zur Sicherheit

Ein Teil der Sicherheitsprobleme liegt nicht bei der Plattform, sondern beim Nutzer und dem, was er teilt. Untersuchungen von Aware haben ergeben, dass in 1 von 3 Nachrichten sensible Informationen enthalten sind.

Sensible Informationen können sein:

• Persönliche Daten (PII), wie z.B. Führerscheinnummern, SSNs, Adressen, Geburtsdaten, etc.
• Daten der Zahlungskartenindustrie (PCI), wie Kreditkarten, Namen von Kontoinhabern, CVVs, usw.
• Geschützte Gesundheitsinformationen (PHI), einschließlich Details zu Terminen, Testergebnissen, Medikamenten, Diagnosen, usw.

Diese Arten von sensiblen Daten sind durch HIPAA, PCI DSS, die FTC und verschiedene staatliche Gesetze, GDPR und andere Aufsichtsbehörden stark reguliert. Die Bußgelder für Verstöße können recht hoch sein und werden pro Fall verhängt.

Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, wo diese sensiblen Informationen weitergegeben werden können und wo nicht. Arbeitnehmer halten die von ihren Arbeitgebern unterstützten Plattformen für einen sicheren Ort, um diese Daten zu teilen. Datenmissbrauch ist nicht immer ein böswilliger oder absichtlicher Versuch, die Sicherheit zu untergraben. Die meisten Vorfälle sind unbeabsichtigt, weil die Mitarbeiter dachten, dass die Daten, die sie austauschen, in dem von der Arbeit zur Verfügung gestellten Tool sicher seien.

Für Unternehmen, die von Workplace zu Slack migrieren, besteht die Herausforderung darin, Protokolle einzurichten, die sicherstellen, dass geschützte Informationen, die in Workplace sicher geteilt wurden, in Slack nicht gefährdet sind. IT- und Compliance-Teams sollten sich diese Frage stellen:

• Ist es möglich, sensible Informationen für eine bestimmte Gruppe von Benutzern zu sichern?
• Ermöglicht das Tool rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC)?
• Können granulare Aufbewahrungsrichtlinien für verschiedene Benutzergruppen auf der Grundlage gesetzlicher Vorgaben festgelegt werden?
• Sind Benachrichtigungen verfügbar, um Verstöße in Echtzeit aufzudecken und eine missbräuchliche Weitergabe zu verhindern?

Wie bei jeder neuen App ist die Schulung der Mitarbeiter ein entscheidender Schritt für die Integration und Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit.

Slack verfügt über robuste Funktionen zur Integration von Drittanbietern, die viele dieser Bedenken zerstreuen können.

Wie Mimecast Unternehmen hilft, sicher von Meta Workplace zu Slack zu migrieren

Als einer der zugelassenen Partner von Workplace verfügt Aware über das Wissen und die Erfahrung, um Ihnen bei der Bewertung Ihrer Migrationsanforderungen zu helfen und Ihre Daten nahtlos von Workplace in Slack oder eine andere Plattform für die Zusammenarbeit zu übertragen. Die meisten Workplace-Benutzer sind mit Aware vertraut, da wir bereits eine Integration für Datensicherheit, -erkennung und -verwaltung mit Aware haben. Wir sind ein wichtiger Partner, wenn es darum geht, Workplace-Kunden dabei zu helfen, einen Sicherheits- und Compliance-Standard aufrechtzuerhalten, damit sie zu anderen Plattformen wie Slack, Viva Engage, Workvivo oder Microsoft Teams wechseln können.

Aware kann:

• Helfen Sie Ihrem Unternehmen bei der Auswertung Ihrer Workplace-Daten und exportieren Sie sie in ein suchfähiges Archiv.
• Befähigen Sie Führungskräfte in Ihrem Unternehmen, die wichtigsten Daten von Workplace zu identifizieren und zu isolieren und das Wertvollste für den Umzug zu bewahren.
• Reduzieren Sie die Kosten, die mit der Speicherung und Verwaltung ganzer Archive verbunden sind, indem Sie diese Gelegenheit nutzen, um zu bewerten, was in Ihren Daten enthalten ist und was migriert werden muss.
• Bieten Sie einen zentralen Ort, an dem Aware-Kunden eine granulare Kontrolle über ihre Daten in ihrem gesamten Collaboration-Ökosystem verwalten können, um einen unified Ansatz für die Informationssicherheit zu erhalten.
• Erkennen Sie den Austausch sensibler Informationen, die Nichteinhaltung von Vorschriften und Vorfälle mit akzeptabler Nutzung mit weniger Fehlalarmen durch KI-gesteuerte Echtzeitwarnungen, die Administratoren die Kontrolle über die Datenverarbeitung geben.

Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie Mimecast Sie bei der Bewertung und dem Download Ihrer Daten, der Prüfung Ihrer Migrationsoptionen und dem Übergang zu Ihrer nächsten Collaboration-Plattform unterstützen kann.