Schließung von Meta Workplace: Wie sich das auf Ihr Geschäft auswirkt

Nach der Ankündigung von Meta, sein soziales Unternehmensnetzwerk Workplace am 31. August 2025 einzustellen, fragen sich viele Kunden, wie sich dies auf ihr Unternehmen auswirken wird, welche Technologie sie als Ersatz für Workplace evaluieren sollten und welche Faktoren sie bei der Vorbereitung auf den Wechsel berücksichtigen müssen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was wir über die Schließung von Meta Workplace wissen, bewerten die wichtigsten Workplace-Alternativen und erhalten Anleitungen für die Erstellung Ihres Übergangsplans.

Warum wird Workplace abgeschaltet?


In einer Erklärung, in der die Schließung angekündigt wurde,erklärte ein Meta-Sprecher, dass die Workplace-Plattform, die im Jahr 2021 7 Millionen zahlende Abonnenten hatte, geschlossen wird, "damit wir uns auf die Entwicklung von KI- und Metaverse-Technologien konzentrieren können, von denen wir glauben, dass sie die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verändern werden".

Workplace diente als "Facebook am Arbeitsplatz" und bot sozialen Netzwerken und internen Kommunikationsfunktionen für einige der weltweit führenden Unternehmen auf einer Plattform, die den Mitarbeitern aufgrund ihrer Ähnlichkeit mit der Social-Media-Website vertraut war. Workplace wird vor allem von Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern bevorzugt, da es ihnen eine bequeme und vertraute Möglichkeit bietet, sich über eine zentrale Plattform zu vernetzen, die die Kommunikation von oben nach unten ermöglicht und das Engagement fördert.

Die bevorstehende Abschaltung wird bei den derzeitigen Workplace-Kunden zu unsäglichen Unterbrechungen führen. Die IT- und Kommunikationsteams können die Unterbrechungen jedoch minimieren, indem sie den Übergang zu einer neuen, langfristigen Alternativlösung erleichtern.

Gibt es einen Zeitplan für die Schließung des Arbeitsplatzes?


Workplace wird seine volle Funktionalität bis zum 31. August 2025 beibehalten. Danach werden die Daten zum Herunterladen oder in einem Nur-Lese-Format zur Verfügung stehen. Nach dem 1. Juni 2026 wird Workplace vollständig stillgelegt und alle Daten werden gelöscht.

Dies mag zwar wie ein großzügiger Zeitrahmen erscheinen, aber für Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern, die derzeit Workplace nutzen, ist die Migration aller Mitarbeiter auf eine neue Plattform möglicherweise weder schnell noch einfach.

Nach dem aktuellen Zeitplan von Meta wird Workplace ab dem 1. September 2024 in eine Rabattperiode eintreten, in der der Preis der Plattform um 50% reduziert wird. Nach dem 31. August 2025 wird der Meta-Zugang bis zum endgültigen Abschaltdatum kostenlos sein. Kunden, die Workplace über einen Meta-Partner wie LineZero erworben haben, sollten sich bei Fragen zur Rechnungsstellung an diesen wenden.

Wie wirkt sich die Abschaltung auf die auf Workplace gespeicherten Daten aus?


Sowohl Nutzer als auch Administratoren von Workplace haben die Möglichkeit, ihre Daten von der Plattform herunterzuladen, bevor sie endgültig gelöscht werden.

Benutzer am Arbeitsplatz

Benutzer können ihre individuellen Daten herunterladen, einschließlich Profilinformationen, Beitragsverlauf und Chat-Nachrichten. Die Möglichkeit, diese Daten herunterzuladen, endet am 31. Mai 2026. Bis dahin steht in den Einstellungen Ihres Workplace-Kontos eine Schaltfläche Download Your Data zur Verfügung, es sei denn, diese Funktion wurde von Ihrem Workplace-Administrator nicht aktiviert.

Arbeitsplatz-Administratoren

Systemadministratoren können Daten aus ihrer Workplace-Instanz über die Workplace Graph API oder einen Drittanbieter wie Aware exportieren. Administratoren können auch die Möglichkeit aktivieren oder deaktivieren, dass einzelne Benutzer die Daten, die sie in Workplace erstellt haben, herunterladen können. Die Arbeitsplatzdaten stehen bis zum 31. Mai 2026 zum Download zur Verfügung, danach werden sie gelöscht. Admins können ihre Workplace-Daten auch vor diesem Datum löschen, indem sie das Konto ihrer Organisation löschen.

Was sind die Alternativen zu Workplace?

Die Entscheidung für die richtige Alternative zu Workplace hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Seit der Pandemie haben viele Unternehmen digitale Kollaborationstools wie Slack und Microsoft Teams eingeführt, um die Arbeit aus der Ferne zu ermöglichen, und es könnte sinnvoller sein, die Kommunikationstools der Mitarbeiter zu konsolidieren, anstatt einen gleichwertigen Ersatz zu suchen.

Für andere Unternehmen, vor allem für solche, die an der Front arbeiten, wird die Suche nach einer Alternative zu Workplace, die den Fähigkeiten und der Erfahrung der Endbenutzer entspricht, das dringendste Anliegen sein. Für diese Unternehmen gibt es derzeit zwei klare Kandidaten: Microsofts Viva Engage Plattform (ehemals Yammer) und das Produkt Workvivo von Zoom, dem bevorzugten Migrationspartner von Meta.

Wie Sie einen Übergangsplan erstellen

Ein erfolgreicher Wechsel zwischen Kommunikations- und Kollaborationstools setzt voraus, dass Sie Ihre Bedürfnisse und Erwartungen an die Umstellung kennen. Diese Schritte werden Ihnen bei der Vorbereitung helfen:

Bewertung der Nutzung von Workplace

Bevor Sie sich für eine Alternative zu Meta Workplace entscheiden, sollten Sie verstehen, wie Ihre Mitarbeiter die Plattform derzeit nutzen. Welche Funktionen sind für eine neue Kommunikationsplattform unverzichtbar, und welche bleiben ungenutzt? Wie engagieren sich die Mitarbeiter auf der Plattform und was ist nötig, um dieses Engagement nach einer Umstellung aufrechtzuerhalten?

Sicherung der Arbeitsplatzdaten

Unabhängig davon, ob Sie sich letztendlich für eine neue Plattform entscheiden oder nicht, ist eine Abkehr von Workplace unvermeidlich, und das bedeutet, dass Sie sich fragen müssen, was mit den Daten geschehen soll, die derzeit auf der Plattform gespeichert sind. Für viele Unternehmen ist Workplace viel mehr als nur ein Ort, um Mitarbeitern zum Geburtstag zu gratulieren. Es ist ein wichtiger Teil des Einführungsprozesses, ein Aufbewahrungsort für Unternehmensdokumente und eine lebendige Geschichte der wichtigsten Momente in der Unternehmensgeschichte.

Ein wichtiger Teil eines jeden Umstellungsplans ist es, diesen Daten einen Wert zuzuweisen, zu entscheiden, was behalten und was gelöscht werden soll, und sie dann in einem möglichst zugänglichen Format zu sichern.

Alternativen zum Arbeitsplatz bewerten

Sobald Sie wissen, wie Ihr Unternehmen Workplace derzeit nutzt und welche Funktionen Ihre Kommunikations- und Mitarbeitererfahrungsteams in der Plattform priorisieren, können Sie genauer beurteilen, welche Alternative für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Beteiligten konsultieren, um alle Funktionen und Möglichkeiten, die die neue Plattform benötigt, zu prüfen. Dies kann die Mitwirkung von Rechts-, Compliance-, Sicherheits- und anderen Abteilungen erfordern.

Erstellen Sie einen Zeitplan für den Übergang

Der Umzug von Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern auf eine neue Plattform ist keine kleine Aufgabe und erfordert eine sorgfältige Koordination. Skizzieren Sie jeden einzelnen Schritt der Umstellung, entscheiden Sie, wie er den Mitarbeitern mitgeteilt und durchgesetzt werden soll, und stellen Sie sicher, dass der Plan Zeit für unerwartete Schwierigkeiten vorsieht. Meta Workplace wird zwar noch bis Ende August 2025 verfügbar sein, aber es ist sinnvoll, die Umstellung schon früher vorzunehmen, damit Sie nicht aufgeschmissen sind.

Partnerschaft mit Mimecast zum Schutz Ihrer Workplace-Daten

Als anerkannter Partner von Meta, Zoom, Microsoft, Slack und anderen ist Mimecast gut positioniert, um Sie bei der Ablösung von Workplace und dem Wechsel zu einer neuen Plattform wie Workvivo, Viva Engage, Slack oder Teams zu unterstützen. Einige der führenden Workplace-Organisationen, von den kleinsten bis zu den größten, vertrauen uns. Die Mehrheit der Workplace-Benutzer integriert heute auch Aware für Datensicherheit, -management und -erkennung.

Mit Workplace from Meta haben wir einen wichtigen Knotenpunkt in der Community, an dem jeder eine Frage stellen kann und von der richtigen Person eine Antwort erhält, ohne dass er wissen muss, an wen er sich wenden muss. Ohne Aware wären wir nicht in der Lage, die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen, die für die Aufrechterhaltung des Arbeitsplatzes und den Schutz unserer Mitarbeiter erforderlich sind" - Vincent Trousseau, Manager für digitale Arbeitsplätze, Oxfam International  

Mimeacst kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, Ihre Arbeitsplatzdaten auszuwerten, herunterzuladen und in einem durchsuchbaren, vertretbaren Archiv zu speichern. So können Führungskräfte aus den Bereichen Personalwesen und Kommunikation bis hin zu Recht und Compliance den Wert der Daten steigern und gleichzeitig die Risiken minimieren. Mit Mimecast Aware können Unternehmen schnell die wichtigsten Daten von Workplace identifizieren und isolieren und so sicherstellen, dass wertvolle Informationen erhalten bleiben und gleichzeitig die Kosten für die Speicherung und Verwaltung des gesamten Archivs gesenkt werden.

Von einer intuitiven, zentralisierten Plattform aus können Mimecast-Kunden die gleichen granularen Kontrollen über Workplace-Daten auf Tools in ihrem gesamten Collaboration-Stack anwenden. Dabei verfolgen sie einen unified Ansatz für die Informationssicherheit mit Hilfe von branchenführendem NLP und KI, die auf diesem Datensatz aufgebaut und trainiert wurden. Das Sentiment Scoring von Aware übertrifft nachweislich alle führenden Konkurrenten, darunter Meta, Microsoft und Google, während proprietäre ML-Modelle die Daten in Echtzeit überwachen und mehr Fälle von sensibler Datenweitergabe, Nichteinhaltung von Vorschriften und Verstößen gegen die zulässige Nutzung mit weniger Fehlalarmen aufdecken.

Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie Aware Ihnen dabei helfen kann, Ihre Workplace-Daten herunterzuladen und zu archivieren, Ihren Übergang zu einer neuen Plattform zu unterstützen und Ihren gesamten Collaboration-Stack zu sichern.