Was ist eDiscovery für Google Workspace?

Die Produktivitätstools von Google Workspace erfüllen die Anforderungen von Unternehmen aller Größenordnungen, aber die Einführung von Tools für den digitalen Arbeitsplatz geht mit einer exponentiellen Zunahme elektronisch gespeicherter Informationen (ESI) einher. Die Auffindbarkeit von Workspace-Daten ist für die Sicherheit und Compliance eines modernen Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

In diesem Beitrag geht es um eDiscovery mit Google Workspace, die Herausforderungen bei der Durchführung von eDiscovery in diesem Datensatz und wie Sie eDiscovery-Anfragen in dieser komplexen Google Workspace-Geschäftsumgebung am besten verwalten können.

eDiscovery Definition

eDiscovery ist eine wichtige Komponente von Rechts- und Compliance-Prozessen, die es Benutzern ermöglicht, nach Benutzerdaten zu suchen, sie zu exportieren und zu analysieren. Diese Funktionen sind für die effiziente Verwaltung elektronischer Informationen bei Gerichtsverfahren unerlässlich. Bei eDiscovery-Untersuchungen ist es wichtig, dass die Daten mithilfe von granularen Benutzerzugriffsberechtigungen und rollenbasierten Kontrollen (RBAC) genau verwaltet werden und dass die im Rahmen von Legal Holds aufbewahrten Informationen in einem unveränderlichen Archiv gespeichert werden, das rechtlich vertretbar ist.

Was ist Google Workspace?

Google Workspace (früher G Suite) ist eine Reihe von Anwendungen, die es Geschäftsanwendern ermöglichen, von jedem Ort aus in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Die Produktivitätsplattform von Google Workspace, die ursprünglich 2006 als Google Apps for Your Domain eingeführt wurde, wird von Unternehmen aller Größenordnungen genutzt. 

Die wichtigsten Anwendungen von Workspace sind:

• Gmail für die E-Mail-Kommunikation
• Google Drive für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dateien
• Google Kalender zum Planen und Organisieren von Veranstaltungen
• Google Meet für virtuelle Meetings und Videokonferenzen

Google Workspace ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche, seine Skalierbarkeit und die Erleichterung einer effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Organisationseinheiten. Darüber hinaus bietet Google Workspace robuste Sicherheitsfunktionen, einschließlich Datenverschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und erweiterte Zugriffskontrollen.

Ihren Google Workspace-Plan verstehen

Alle Google Workspace-Tarife beinhalten die Kernsuite von Anwendungen, einschließlich Chat, Docs, Slides und mehr. Sie verfügen außerdem über individuelle, sichere business email, Videokonferenzfunktionen und unterschiedliche Speicherkapazitäten. Jedes Konto verfügt außerdem über Standardkontrollen für Sicherheit und Benutzerverwaltung. Allerdings bieten nicht alle Google Workspace-Tarife eDiscovery-Funktionen .

Google Workspace Sicherheitsfunktionen nach Plan

Alle vier Workspace-Pakete - einschließlich Business Starter und Business Standard - bieten Sicherheitskontrollen und Funktionen zur Benutzerverwaltung. Mit dem Business Plus-Tarif stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung*.

Business Plus Plan

Dieser Tarif enthält alle Funktionen des Business Standard-Tarifs und zusätzlich:

• Google Tresor
• Endpunkt-Management

Unternehmensplan

Beinhaltet alle Funktionen des Business Standard Plans, plus:

• Google Tresor
• Endpunkt-Management
• Prävention von Datenverlust
• Daten Regionen

*Ab Dez. 2023

Wie funktioniert die eDiscovery in Google Vault?

Nutzer von Google Business Plus- oder Enterprise-Konten können Google Vault nutzen, ein eDiscovery-Tool, das die Arbeitsabläufe für Google Workspace-Apps vereinfacht. Mit Google Vault können Rechtsteams Daten aus allen Google-Systemen und -Anwendungen finden und exportieren.

Eine Angelegenheit in Google Vault erstellen

In Google Vault ist eine Angelegenheit die Ermittlungsakte, in der Sie Suchen, Sperrungen und Exporte im Zusammenhang mit eDiscovery-Anforderungen organisieren. Vault-Benutzer können eine Untersuchung bei Bedarf mit anderen Vault-Benutzern teilen.

So erstellen Sie eine Angelegenheit in Google Vault:

• Klicken Sie auf Materie und dann auf "Erstellen".
• Geben Sie an der Eingabeaufforderung einen Namen für die Angelegenheit ein, der den Benennungskonventionen Ihres Unternehmens entspricht. Die Angabe einer Beschreibung ist optional, aber hilfreich, um zu unterscheiden, welche eDiscovery-Untersuchung die Angelegenheit umfasst.
• Klicken Sie auf "Erstellen", um die Einrichtung der Angelegenheit abzuschließen.

Zum Suchen und Exportieren von Daten in Google Vault:

• Klicken Sie in der neu erstellten Angelegenheit auf die Registerkarte "Suchen", um Ihre Untersuchung zu beginnen.
• Innerhalb von Workspace wird eine Liste von Google-Apps angezeigt, z. B. Gmail oder Drive. Wählen Sie Ihre App, um Ihre Suche zu steuern.
• Wählen Sie Ihre Parameter, z. B. Benutzerkonto(s), Dateitypen oder Phrasen. Boolesche Operatoren und andere erweiterte Suchtechniken helfen Ihnen, Ihre Suche einzugrenzen.
• In der Seitenleiste wird eine Vorschau angezeigt, damit Sie Ihre Suchergebnisse verfeinern können.
• Wenn Sie Ihre Suche wiederholen möchten, können Sie sie speichern, um sie erneut zu starten.

Auf der Registerkarte "Exporte" finden Sie die Exportfunktion, mit der Sie Ihre Ergebnisse weiter untersuchen können. Ihr Export enthält Metadaten für Kontoverbindungen. 

Google Vault spielt eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der Datenintegrität und -sicherheit, da es Administratoren ermöglicht, automatische Richtlinien für die Datenaufbewahrung festzulegen, Suchvorgänge durchzuführen und die Daten eines Unternehmens bei Bedarf rechtlich zu sichern. Darüber hinaus erstellt Vault Prüfberichte über alle Vorgänge in der Verwaltungskonsole. Google Vault ist zwar für seine Kernfunktionalität wertvoll, doch fehlen ihm bestimmte Funktionen wie erweiterte Suchmöglichkeiten und Anpassungsoptionen, so dass es für Unternehmen mit einfacheren eDiscovery-Anforderungen geeignet ist.

Was sind die Einschränkungen von Google Vault?

Obwohl Google Vault über eine Reihe nützlicher Funktionen zur Unterstützung von eDiscovery in Google Workspace verfügt, gibt es Einschränkungen, die Administratoren berücksichtigen sollten, insbesondere wenn sie in einer stark regulierten Branche tätig sind oder einen großen Workspace mit vielen Nutzern und vielen Daten verwalten. Einige wichtige Einschränkungen sind:

• Fehlender Einblick in den Dateiverlauf. Unabhängig von den geltenden Aufbewahrungsregeln speichert Google Vault nur die aktuellste Version der Workspace-Dateien, was zu einer Enteignung führen kann, wenn Nutzer deren Inhalt bearbeiten.
• Datenverlust durch inaktive Benutzerkonten. Wenn ein Google Workspace-Benutzerkonto gelöscht wird, werden die entsprechenden Informationen dieses Verwahrers auch aus Vault entfernt, selbst wenn eine Datensperre besteht.
• Benutzer können den Tresor für den Chat deaktivieren. In Google Chat haben Endnutzer weiterhin die Möglichkeit, den Chatverlauf zu deaktivieren, um zu verhindern, dass ein komplettes Archiv der Unterhaltungen im Vault gespeichert wird. Administratoren können zwar erzwingen, dass der Verlauf aktiviert bleibt, aber dies schließt Benutzer in einigen Regionen vom Zugriff auf den Chat aus.
• Wenige Exportoptionen. Google Vault exportiert Nachrichteninhalte in die Dateitypen PST oder mbox, je nach Quelle des Datenexports. Google empfiehlt,diese Datentypen in einem E-Mail-Programm oder Texteditor zu überprüfen.
• Hacker- und Korruptionsschwachstellen. Da Vault keine separate Kopie der Google Workspace-Daten speichert, ist es den gleichen Risiken ausgesetzt und jeder Datenverlust im primären Workspace überträgt sich auch auf Google Vault.
• Begrenzte Such- und Exportmöglichkeiten. Google Vault fehlt es an Funktionen wie Konzeptsuche, Fuzzy Matching und Clustering. Außerdem hat Vault Probleme mit umfangreichen Exporten und stößt bei Power-Usern möglicherweise an die Grenzen der Nutzung.

Warum Unternehmen Google mit Mimecast integrieren

Durch die Integration von Google mit Mimecast Aware können Unternehmen die Einschränkungen von Google Vault überwinden und erhalten eine umfassende Lösung für die Verwaltung von eDiscovery und Information Governance in der Google Cloud. Durch die Verwendung der Drive API für eine nahtlose Verbindung zu Google-Daten kann Aware eine Reihe von Anwendungsfällen unterstützen, darunter automatisierte DLP-Workflows, Funktionen zur Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und föderierte Such- und Erkennungsfunktionen, ohne den Endbenutzer zu beeinträchtigen.

Die KI- und maschinellen Lernmodelle von Aware basieren auf proprietären, erstklassigen Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), die für die einzigartige Komplexität digitaler Kooperationsdaten entwickelt wurden. Mit Aware können Administratoren die Einhaltung von Vorschriften verbessern, die Risikominderung erhöhen und eDiscovery-Prozesse für Google, Slack, Microsoft Teams, Zoom und mehr von einer single zentralen Plattform aus beschleunigen.

Die eDiscovery-Funktionen von Mimecast umfassen:

• Ein-Klick-Rechtsträger für ein unveränderliches Archiv aller Daten
• Sammeln von vollständigen Kontextinformationen zur Unterstützung von Ermittlungen mit allen Informationen an einem Ort
• Dateneingabe in Echtzeit und custodian-basierte Stapelsammlung zur Verkürzung der eDiscovery-Zeiten
• KI-gestützte Suchfilter, die Falschmeldungen bei minimalem manuellem Eingriff reduzieren
• Benutzerfreundliche Formate und Kompatibilität mit bestehenden Arbeitsabläufen
• RBAC und Sichtbarkeitskontrollen für Nachrichten, so dass die Datensätze von den Personen mit den richtigen Zugriffsrechten korrekt verwaltet werden