Was ist Compliance Monitoring? Ein vollständiger Leitfaden zur Überwachung der Einhaltung von Richtlinien für Microsoft Teams

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Collaboration-Tools wie Microsoft Teams ist nicht länger ein Nice-to-have. Angesichts der zunehmenden Fernarbeit und der Bußgelder für unsachgemäße Aufzeichnungen in diesen Tools, die sich seit 2021 auf über 1,7 Milliarden Dollar belaufen, ist die Sicherstellung der Compliance in diesem Datensatz jetzt ein wichtiger Aspekt der Unternehmensführung. Lesen Sie weiter, um mehr über die Feinheiten der Compliance-Überwachung in Microsoft Teams zu erfahren und warum sie für moderne Unternehmen unverzichtbar ist.

Was ist die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften?

Bei der Überwachung der Einhaltung von Vorschriften geht es um die Verfolgung und Durchsetzung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften innerhalb der Tools und Technologien eines Unternehmens. In der Regel hat ein Compliance-Team die Aufgabe, sicherzustellen, dass alle Aktivitäten mit den gesetzlichen und internen Anforderungen übereinstimmen. Ihre Aufgaben reichen von der Überwachung des Datenschutzes und der Abmilderung gesetzlicher Strafen bis hin zur Erteilung von Genehmigungen oder der Durchsetzung interner Richtlinien zur akzeptablen Nutzung.

Die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften ist mehr als nur ein Kontrollkästchen, um die Aufsichtsbehörden zufrieden zu stellen. Es ist ein proaktiver Prozess, der das reibungslose Funktionieren und die Integrität der Abläufe im gesamten Unternehmen gewährleistet. Richtig gemacht, spielt die Überwachung der Compliance eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung von Vertrauen, Sicherheit und Verantwortlichkeit.

Die zunehmende Beliebtheit von Microsoft Teams macht die ordnungsgemäße Verwaltung der unstrukturierten Daten zu einem wichtigen Bestandteil der Compliance-Risikostruktur eines jeden modernen Unternehmens.

Warum ist die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften so wichtig?

Compliance-Vorschriften verlangen von Unternehmen ein proaktives Risiko- und Sicherheitsmanagement für den digitalen Arbeitsplatz. Das bedeutet, dass Sie Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit sensiblen Daten und deren Speicherung und Übertragung festlegen müssen. Das können Finanzdaten sein, die von der SEC oder FINRA reguliert werden, geschützte Gesundheitsdaten (PHI), die unter den HIPAA fallen, oder die personenbezogenen Daten (PII) und Daten der Zahlungskartenindustrie (PCI), die in irgendeiner Form von jedem Unternehmen verarbeitet werden.

Neben der Zufriedenheit der Regulierungsbehörden bringt die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften eine Reihe weiterer Vorteile für das Unternehmen:

• Datenschutz - Die Überwachung der Compliance sichert sensible Daten und schützt die Privatsphäre des Einzelnen, was für die Aufrechterhaltung des Vertrauens bei Kunden und Stakeholdern entscheidend ist.
• Geringeres Cybersecurity-Risiko - Durch die aktive Überwachung der Einhaltung von Vorschriften können Unternehmen potenzielle Cybersecurity-Risiken erkennen und beheben und so unbefugte Zugriffe und Datenschutzverletzungen verhindern.
• Abmilderung von Bußgeldern und Strafen - Die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften dient als Schutzschild gegen Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften und hilft Unternehmen, hohe Bußgelder und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
• Verbesserte Unternehmenskultur - Eine Compliance-Kultur fördert die Transparenz, das ethische Verhalten und das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter und trägt so zu einem positiven und produktiven Arbeitsumfeld bei.

Es reicht jedoch nicht mehr aus, einfach eine Regel zu erstellen. Unternehmen müssen auch in der Lage sein, die kontinuierliche Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen. Die Herausforderung für die Compliance-Führungskräfte von heute besteht darin, in Datensätzen von Tools wie dem Teams-Chat, die selbst für die Administratoren von Arbeitsbereichen nicht vollständig einsehbar sind, einen Negativbeweis zu erbringen.

FAQs zur Überwachung der Einhaltung

Stellt Microsoft Teams ein Risiko für die Compliance dar?

Teams verbessert zwar die Zusammenarbeit, aber eine unsachgemäße Nutzung kann Risiken für die Einhaltung von Vorschriften mit sich bringen, wenn Mitarbeiter sensible oder eingeschränkte Informationen austauschen. Wenn Sie beispielsweise die falsche Datei in einen Gruppenchat hochladen, können die darin enthaltenen Daten gefährdet sein. Die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften trägt dazu bei, diese Risiken zu mindern.

Kann Microsoft Teams auf Einhaltung der Richtlinien überwacht werden?

Ja, Microsoft Teams kann im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften überwacht werden, und es ist ratsam für Unternehmen, Überwachungsmaßnahmen zu implementieren, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Die Überwachung der Einhaltung von Richtlinien für den Teams-Chat kann über die lizenzierten E3/E5-Tools von Microsoft oder über Drittanbieter erfolgen, die möglicherweise detailliertere, kostengünstigere Lösungen anbieten.

Welche Vorteile hat die Aufzeichnung der Einhaltung von Teams?

Die Aufzeichnung der Teams zur Einhaltung der Vorschriften bietet eine sichere und nachvollziehbare Aufzeichnung der Kommunikation, die bei Audits hilft und die Verantwortlichkeit sicherstellt. Die Aufzeichnung von Teamsitzungen kann die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von Behörden wie der SEC oder FINRA unterstützen und die interne Aktenführung erleichtern.

Welche Tools kann ich für die Einhaltung von Microsoft Teams verwenden?

Innerhalb der Microsoft-Suite gibt es Tools, mit denen Unternehmen Teams überwachen können.

Microsoft Teams Verwaltungszentrum

Das Teams Admin Center verfügt über ein zentrales Dashboard, auf dem Administratoren wichtige Metriken wie Mitglieder, Eigentümer, Gäste, Teams-Benutzerklassifizierungen, Teamstatus, Gruppenchats, private Chats, Teams-Kanäle, Teams-Räume und Meetings überwachen können. Nutzungsberichte zeigen die Nutzung von Teams-Apps und -Geräten, Audio- und Videokonferenzen, Live-Events, virtuelle Termine, SMS-Benachrichtigungen und mehr.

Bericht über die Nutzung der Teams

Dies ist ein integrierter Bericht im Teams Admin Center. Sie bietet einen Überblick darüber, wie Benutzer Teams nutzen, einschließlich Metriken zur Mitarbeiteraktivität wie die Anzahl der Benutzer pro Gerätetyp, die Anzahl der Benutzer pro Aktivitätstyp und die Anzahl der Aktivitäten.

Microsoft 365-Nutzungsanalyse

Dieses Tool überwacht auch Microsoft Teams-Nutzungsdaten sowie Leistungsmetriken, Alarme und den Microsoft Teams-Dienststatus. Administratoren können Adoptionstrends erkennen, die auf Leistungsprobleme hindeuten könnten.

Microsoft Purview Compliance Portal

Dieses Portal kann zur Überwachung von Microsoft Teams für Sicherheits- und Compliance-Zwecke verwendet werden. Purview sammelt Daten von Verwahrern aus dem gesamten Microsoft 365-Ökosystem und ist in erster Linie ein eDiscovery-Tool und weniger ein Tool zur Überwachung der Einhaltung von Vorschriften.

Audit-Protokoll

Das Audit-Protokoll zeichnet globale Admin- und Benutzeraktivitätsberichte auf. So können die Administratoren von Teams die durchgeführten Aktionen und Änderungen überwachen und mögliche Verstöße gegen die Compliance und interne Richtlinien erkennen.

Apps von Drittanbietern

Lösungen von Drittanbietern wie Mimecast Aware bieten fortschrittliche Überwachungsfunktionen für Teams, wie z.B. Nutzungsanalysen, Leistungsüberwachung, Ressourcenverfügbarkeit, Sicherheitsüberprüfung und anpassbare Dashboards. Solche Plattformen können die Überwachung der Compliance in Teams und anderen Plattformen, die Unternehmen für die Zusammenarbeit nutzen, ermöglichen.

Welche Compliance-Standards verwendet Microsoft Teams?

Microsoft Teams unterstützt verschiedene Compliance-Standards und hält diese ein, um eine sichere und konforme Umgebung für die Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Compliance-Standards für Teams

Microsoft Teams unterstützt viele Compliance-Standards, darunter:

• HIPAA
• ISO 27001
• ISO 27018
• SSAE16
• SOC 1 und SOC 2

Unternehmen können ihre Data Governance mit Microsoft Purview (ehemals Azure Purview, verfügbar mit einer aktiven Microsoft 365-Lizenz gegen Aufpreis) weiter verwalten. Mit Purview können Compliance-Beauftragte besser verstehen, wie sich Daten durch ihr Unternehmen bewegen, wo Risiken bestehen und Kontrollen einrichten, die Best Practices und akzeptable Nutzung durchsetzen.

Compliance-Herausforderungen bei der Verwendung von Teams

Trotz seiner vielen Vorteile stellt die Verwendung von Microsoft Teams für die Zusammenarbeit eine besondere Herausforderung in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften dar:

• Komplexe Dateispeicherung und Durchsuchbarkeit - In Teams-Chats verknüpfte Dateien können in der komplexen Umgebung von öffentlichen und privaten Kanälen, Direktnachrichten und cloudbasierten Speicherorten wie SharePoint, OneDrive und OneNote schwer zu finden sein, wodurch es schwieriger wird zu verstehen, wo sich sensible oder regulierte Daten befinden.
• Gemeinsame Nutzung sensibler Daten - Die Tatsache, dass Mitarbeiter überhaupt sensible Daten innerhalb von Teams gemeinsam nutzen, ist sowohl eine unbestreitbare Tatsache als auch ein großes Problem für die Informationssicherheit, das sich nicht nur auf die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch auf die Suche und eDiscovery, die interne forensische Analyse und die frühzeitige Beurteilung von Fällen, das Wissensmanagement und die Vermeidung von Datenverlusten auswirkt.
• Exfiltration und Änderung von Nachrichten - Teams können Mitarbeitern eine attraktive Lösung bieten, um herkömmliche Kontrollen und Prüfpunkte zu umgehen, z. B. indem sie eingeschränkte Inhalte weitergeben und die Nachricht löschen, um Beweise dafür zu verbergen. Dieser sich ständig ändernde, in Echtzeit ablaufende Strom unstrukturierter Daten erfordert einen neuen Ansatz für Compliance-Teams zur Verwaltung
• Lücken in der Compliance von Drittanbietern - Teams bietet Tausende von Integrationen mit benutzerdefinierten Anwendungen und Tools von Drittanbietern, wobei jede einzelne eine potenzielle Hintertür darstellt, durch die Daten kompromittiert werden können.

Schritte zur Reduzierung von Compliance-Risiken in Teams

Um die mit Teams verbundenen Compliance-Risiken zu verringern, können Unternehmen einige einfache, aber wirksame Maßnahmen ergreifen, darunter:

• Klare Richtlinien zur akzeptablen Nutzung für Teams erstellen
• Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zu Compliance-Risiken und bewährten Praktiken
• Festlegung angemessener Aufbewahrungsfristen für alle Daten des Teams
• Verwendung von Überwachungstools zur Verfolgung der Aktivitäten der Teams und zur Gewährleistung der Einhaltung der Vorschriften

Kollaborationstools wie Microsoft Teams bieten Mitarbeitern leistungsstarke neue Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, um Geschäftsziele zu erreichen und Arbeitsabläufe zu beschleunigen. Aber der gesprächige, informelle Charakter der kollaborativen Arbeit kann die Versuchung erhöhen, Regeln zu umgehen. Unsere Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter viel eher bereit sind, sensible Informationen wie Kreditkartennummern in Collaboration-Tools weiterzugeben, als dies bei herkömmlichen Systemen wie E-Mail der Fall wäre.

Die Aufklärung der Mitarbeiter über die mit diesen Verhaltensweisen verbundenen Risiken und die Bereitstellung sicherer Kanäle, über die die Mitarbeiter sensible Unternehmensdaten austauschen können, sind entscheidend für die Eindämmung dieser Gefahr in Teams. Die Kombination von routinemäßiger Mitarbeiterschulung und -training mit einem Tool wie Aware, das die Einhaltung der Vorschriften überwacht und Mitarbeiter in Echtzeit korrigieren kann, kann die Einhaltung der Vorschriften und die Datensicherheit für Microsoft Teams weiter unterstützen.

Aktivieren Sie die Compliance-Überwachung für Microsoft Teams mit Mimecast Aware

Mimecast Aware hilft Unternehmen, ihre Risikosituation zu verbessern und die Abmilderung von Compliance-Vorfällen mit KI/Maschinenlernen-fähigen Compliance-Lösungen zu vereinfachen, die Echtzeit-Benachrichtigungen liefern, wenn sensible Informationen ausgetauscht werden. Verbinden Sie die Aware-Plattform einfach über native APIs und Webhooks mit Teams und anderen Kollaborationsplattformen, um sofort mit der Überwachung der Einhaltung von Richtlinien zu beginnen, ohne die Erfahrung der Endbenutzer zu beeinträchtigen.

Die Compliance-Lösungen von Mimecast wurden für Compliance-Teams entwickelt und bieten die Möglichkeit, Ihre Microsoft Teams-Umgebung zu überwachen, zu untersuchen und zu steuern. Es handelt sich dabei nicht nur um eDiscovery, das für die Einhaltung von Vorschriften entwickelt wurde, sondern um einen Compliance-Service, der Unternehmen dabei hilft, proaktiv mit der Datenüberwachung und Informationssicherheit umzugehen.

• Nehmen Sie Daten in Echtzeit auf, um Verstöße gegen die Vorschriften schnell zu erkennen und Probleme mit sensiblen Daten mit der Aware-Funktion Signal einzudämmen, sobald sie auftreten.
• Untersuchen Sie riskante Kommunikationen mit den umfassenden Such- und detaillierten Berichtsfunktionen von Aware.
• Kontrollieren Sie die Daten präzise mit Hilfe von granularer Information Governance und speichern Sie sie in einem unveränderlichen Archiv, das eine föderierte Suche in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen ermöglicht.

Mit Mimecast Aware können Compliance-Verantwortliche ganz einfach die zulässige Nutzung mehrerer Collaboration-Tools definieren und granulare Richtlinien und Automatisierungen erstellen, die die Einhaltung von Richtlinien für den gesamten Collaboration-Tech-Stack von einer single, zentralisierten Plattform aus durchsetzen, aufklären und verbessern.

• Ein Unternehmen des Gesundheitswesens wandte sich an Aware, um eine umfassende Lösung zur Verwaltung von Collaboration-Daten und zur Einhaltung des HIPAA zu erhalten, die den unangemessenen Datenaustausch von Außendienstmitarbeitern über Collaboration-Tools während der weltweiten Pandemie reduziert. Sie waren in der Lage, potenzielle HIPAA-Verstöße zu begrenzen und letztlich das Risiko der Gefährdung der Privatsphäre von Patienten und rechtlicher Konsequenzen zu verringern.
• Ein europäischer Getränkehersteller entdeckte die mögliche Weitergabe von personenbezogenen Daten (PII) und Verstöße gegen interne Richtlinien in seinen Collaboration-Tools. Aware half ihnen dabei, diese Nachrichten im Kontext zu markieren, um Verstöße zu überprüfen und zu beheben und Richtlinien zur akzeptablen Nutzung sowie Tools zur Datenverwaltung zu implementieren.

Zu den Funktionen von Aware gehören regelbasierte Workflows, die den gängigen Compliance-Vorschriften entsprechen, darunter HIPAA, HITRUST, FINRA, PCI und GDPR, CCPA/CPRA. Darüber hinaus unterstützt Aware die Einhaltung interner Richtlinien durch eine Überwachung, die unternehmensspezifische Daten, Codes, Passwörter und mehr aufspürt.