10 Best Practices für die Verwendung von Slack im Gesundheitswesen

Slack ist ein beliebtes Tool, das von vielen Organisationen des Gesundheitswesens genutzt wird, um die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz über eine breite Palette von vielseitigen Anwendungen zu unterstützen. Aber ist es auch ein sicheres Repository für geschützte Gesundheitsinformationen (PHI)? In diesem Beitrag werden kritische Überlegungen und bewährte Verfahren für den Umgang mit sensiblen Patientendaten unter Einhaltung des HIPAA behandelt.

Wie wird Slack im Gesundheitswesen eingesetzt?

Die Nutzung von Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wie Slack nimmt in der Gesundheitsbranche immer mehr zu.

• Forderungsmanagement - Rationalisierung derKommunikation zur Verbesserung der Bearbeitungszeiten und der Patientenzufriedenheit
• Patientenversorgung– Ärzte und Krankenschwestern in einem unified Arbeitsbereich für schnellere Behandlungsentscheidungen
• Unterstützung von Forschungsteams - Koordination vonklinischen Studien und Erleichterung der nahtlosen Kommunikation für Forschungsteams

Während diese Anwendungsfälle die Ergebnisse für Patienten und medizinische Teams verbessern können, ist beim Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten Vorsicht geboten. Die Einhaltung der HIPAA-Bestimmungen ist zu jeder Zeit von größter Bedeutung, um die Sicherheit und den Schutz von Patientendaten zu gewährleisten.

Fällt Slack unter den HIPAA?

Gesundheitsdienstleister und andere betroffene Einrichtungen haben die gleiche Verpflichtung, PHI in Slack zu schützen wie in jedem anderen Datensatz. Der informelle, konversationelle Charakter von Slack-Chats kann dazu führen, dass Mitarbeiter denken, sie müssten nicht dieselben Vorsichtsmaßnahmen zum Schutz von Patientendaten treffen wie bei anderen Tools, z. B. E-Mail. Daher ist es wichtig, dass Gesundheitsorganisationen ihre Mitarbeiter in der sicheren Nutzung von Slack schulen, um die Bestimmungen des Health Insurance Portability and Accountability Act einzuhalten.

Zur Unterstützung des HIPAA bietet Slack eine Reihe von Sicherheits- und Compliance-Funktionen zum Schutz von Patientendaten. Die einfache Konfiguration dieser Einstellungen reicht jedoch nicht aus, um eine vollständige HIPAA-Konformität in Slack zu erreichen. Stattdessen müssen die Kontrollen der Informationssicherheit mit entsprechenden Schulungen und der Durchsetzung der Compliance gepaart werden.

Gibt es Herausforderungen bei der Verwendung von Slack im Gesundheitswesen?

Der schnelle, informelle Charakter von Slack-Konversationen kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass riskante oder eingeschränkte Informationen in den Kanälen ausgetauscht werden. Untersuchungen von Aware zeigen, dass 1 von 17 Slack-Nachrichten drei oder mehr sensible Daten wie z.B. PII oder PHI enthält.

Darüber hinaus können Administratoren von Arbeitsbereichen feststellen, dass ihre Sichtbarkeit von Slack-Nachrichten durch die komplexe Struktur von Slack mit öffentlichen Kanälen, privaten Kanälen und Direktnachrichten eingeschränkt ist. Je nach dem verwendeten Slack-Plan müssen Admins möglicherweise Kopien ihrer eigenen Datensätze bei Slack beantragen. Und selbst wenn Administratoren vollen Einblick in Slack-Nachrichten haben, können Benutzer immer noch bearbeiten oder löschen, was sie ursprünglich geschrieben haben, was die Durchführung von Untersuchungen zur Einhaltung des HIPAA erschwert.

Compliance-Bedenken bei der Verwendung von Slack im Gesundheitswesen

Abgesehen von den Herausforderungen des Nutzerverhaltens und der begrenzten Sichtbarkeit und Kontrolle über sensible Daten gibt es noch weitere Bedenken hinsichtlich der Einhaltung des HIPAA, die Gesundheitsorganisationen und andere betroffene Einrichtungen in Slack berücksichtigen müssen.

Schutz vor Datenverlust

Tools wie Slack bieten zahllose Möglichkeiten, wie Daten missbräuchlich abgerufen, exfiltriert oder verloren werden können. Viele dieser Fälle sind das Ergebnis von Unfällen oder Fahrlässigkeit, wie z.B. das Hochladen von vertraulichen Dokumenten in öffentliche Slack-Kanäle. Diese Fehler können sich noch verschlimmern, wenn Mitarbeiter beschließen, die Beweise für einen Verstoß zu vernichten, anstatt ihn zu melden. Böswillige Insider können Slack auch zur Tarnung nutzen, indem sie Unternehmensdateien mit persönlichen Geräten synchronisieren und Sicherheits-Firewalls im Handumdrehen umgehen.

Hacks und Verstöße

Externe böswillige Akteure können sich über Slack ebenfalls Zugang zu sensiblen Daten verschaffen. Selbst an Arbeitsplätzen, die eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) erzwingen, können Slack-Konten immer noch durch kompromittierte Anmeldedaten und MFA-Müdigkeitsangriffe gehackt werden, bei denen sie wiederholte Anmeldeanfragen senden, bis ein Benutzer sie schließlich genehmigt. Sobald sie sich in einer Slack-Umgebung befinden, können diese bösartigen Akteure alles aus den ihnen zur Verfügung stehenden Kanälen exfiltrieren, einschließlich uneingeschränkter Patientendaten.

Integrationen von Drittanbietern

Selbst wenn Slack selbst ordnungsgemäß konfiguriert und für die Einhaltung des HIPAA gesichert ist, können die damit verbundenen Drittanbieter-Apps und -Integrationen Hintertüren schaffen, durch die Daten kompromittiert werden können. Um dies zu verhindern, sollten Arbeitsbereichsadministratoren jede neue App und jede Integration vor der Verwendung gründlich prüfen und sie regelmäßig kontrollieren, um sicherzustellen, dass sie immer noch die erforderlichen Compliance-Standards erfüllen.

Sicherheit der Geräte

Eine der beliebtesten Funktionen von Slack ist die große Auswahl an Apps, die es ermöglichen, Slack auf verschiedenen Geräten und Gerätetypen zu nutzen. Wenn Mitarbeiter Slack jedoch auf ihren persönlichen Geräten verwenden, können sie ein Risiko eingehen, indem sie ihre Slack-App nicht auf dem neuesten Stand halten oder das Gerät sogar ganz verlegen.

10 Best Practices für Teams im Gesundheitswesen, die Slack nutzen

1. Nutzen Sie die nativen Datensicherheitsfunktionen
 

Beginnen Sie damit, die Kontrollen zu verstehen und zu nutzen, die Slack zum Schutz von Gesundheitsdaten bietet. Slack bietet eine Reihe von Sicherheits- und Compliance-Optionen, darunter Datenverschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, MFA und OAuth- oder SAML-basiertes Single Sign-On (SSO).

2. Nutzen Sie die Admin-Rollen in Enterprise Grid
 

Einrichtungen des Gesundheitswesens müssen Slack Enterprise Grid verwenden, um auf alle HIPAA-Compliance-Tools von Slack zugreifen zu können, und dies gibt Administratoren auch Zugang zu den Sicherheitskontrollen der Enterprise-Klasse. Mithilfe von Enterprise Grid-Rollen können Besitzer von Arbeitsbereichen genau festlegen, wer Zugriff auf sensible oder eingeschränkte Daten in Slack hat.

3. Unterzeichnen Sie eine Vereinbarung für Geschäftspartner (BAA)
 

Ein BAA ist ein verbindlicher Vertrag, der die Verantwortlichkeiten der betroffenen Einrichtungen und ihrer Partner beim Schutz von PHI festlegt. Slack ist unter dem HIPAA als Anbieter oder Dienstleistungspartner eingestuft und hat bestimmte Verpflichtungen, geschützte Gesundheitsdaten in seiner Software zu schützen. Benutzer müssen einen Enterprise Grid-Plan haben, um ein BAA mit Slack zu unterzeichnen.

4. Automatisieren Sie die Aufbewahrung und Löschung von Daten
 

Standardmäßig speichert Slack die Daten von bezahlten Arbeitsbereichen auf unbestimmte Zeit. Im Laufe der Zeit kann so eine riesige Bibliothek mit Daten entstehen, die mehr Risiko als Wert birgt. Kostenlose Nutzer könnten jedoch feststellen, dass die einjährige Aufbewahrungsfrist von Slack zum Verlust wichtiger Unternehmensdaten führt. Durch die Implementierung granularer Aufbewahrungsrichtlinien, die Bewertung des Wertes von Slack-Daten für die Organisation und die automatische Löschung alter Inhalte, wenn diese nicht mehr benötigt werden, können sich Gesundheitseinrichtungen schützen, indem sie ihre Haftung in Slack reduzieren.

5. Verwenden Sie ein DLP-Tool, das die Einhaltung des HIPAA in Slack unterstützt.
 

Slack bietet zwar viele Funktionen zur Verwaltung von Daten innerhalb der App, aber Administratoren von Arbeitsbereichen sollten in Erwägung ziehen, Integrationen von Drittanbietern zum Schutz vor Datenverlusten zu implementieren, um die Einhaltung des HIPAA in Slack zu unterstützen. Das richtige Tool sollte sich in Echtzeit verbinden, um Verstöße zu erkennen, Benachrichtigungen auszugeben, wenn es ein Risiko entdeckt, und die Mitarbeiter bei Verstößen über die Nutzungsrichtlinien zu informieren.

6. Implementieren Sie eine 2-Faktor-Authentifizierung
 

Slack kann Arbeitsbereich-Instanzen schützen, indem es Anmeldungen auf Teammitglieder aus einer bestimmten Domäne beschränkt. Allerdings können Benutzernamen und Kennwörter bei Phishing-Angriffen kompromittiert, gehackt oder gestohlen werden. Die Implementierung einer 2-Faktor-Authentifizierung oder einer single Anmeldung kann die Wahrscheinlichkeit verringern, dass sich ein Hacker Zugang zu einem Slack-Konto des Unternehmens verschafft.

7. Verwenden Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
 

Slack-Administratoren können die Benutzer, die sensible und vertrauliche Informationen einsehen können, weiter einschränken, indem sie in jeder Phase eine rollenbasierte Zugriffskontrolle einrichten. Damit können Sie die Sichtbarkeit innerhalb von Slack einschränken und festlegen, wer Kanäle erstellen, Benutzer hinzufügen oder Berechtigungen erteilen kann. RBAC sollte auch eine Funktion aller mit dem Arbeitsbereich verbundenen Drittanbieter-Tools sein, die Slack-Daten anzeigen oder verwalten können.

8. Implementieren Sie konforme Benennungskonventionen
 

Die Echtzeit-Compliance-Überwachung für Slack kann die Verbreitung von PHI und anderen sensiblen Daten mit Hilfe von Schlüsselwörtern und regulären Ausdrücken verhindern, um den nicht autorisierten Informationsaustausch zu erkennen. Es kann jedoch vorkommen, dass Benutzer Maßnahmen ergreifen, um diese Kontrollen zu umgehen, in dem Irrglauben, dass dies die Daten schützt, die sie weitergeben. Die Durchsetzung vordefinierter Namenskonventionen kann die Einhaltung des HIPAA unterstützen, indem PHI in Slack leicht identifizierbar gemacht wird.

9. Mitarbeiter regelmäßig schulen und weiterbilden
 

Ihre Mitarbeiter sind Ihre größte Risikoquelle und Ihre erste Verteidigungslinie, wenn es um die Nutzung von Slack im Gesundheitswesen geht. Die Schulung Ihrer Mitarbeiter über die Bedeutung des Schutzes von PHI, die regelmäßige Auffrischung dieser Schulung und die Bereitstellung geeigneter Hilfsmittel für die Weitergabe sensibler Informationen, damit sie ihre Arbeit erledigen können.

10. Vermeiden Sie die Kommunikation mit Patienten über Slack
 

Slack verbietet die Nutzung seiner App zum Austausch von Arzt-Patienten-Kommunikation. Wenn Sie dies tun, wird die BAA, die Ihr Unternehmen mit Slack unterzeichnet, ungültig und Sie setzen sich Verletzungen des HIPAA aus. Stattdessen sollte die Patientenkommunikation auf Tools wie MyChart beschränkt werden, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden.

Wenn Sie diese Best Practices befolgen, können Teams im Gesundheitswesen die Möglichkeiten von Slack für die Zusammenarbeit nutzen und gleichzeitig potenzielle Risiken minimieren und die Einhaltung des HIPAA sicherstellen.

Wie Aware die Einhaltung von Vorschriften für Teams im Gesundheitswesen unterstützt

Aware versetzt Teams im Gesundheitswesen in die Lage, das Potenzial von Slack auszuschöpfen und gleichzeitig die HIPAA-Vorschriften einzuhalten, indem es branchenführende KI- und NLP-Technologie einsetzt, um die Einhaltung des HIPAA in Echtzeit zu überwachen. Die Aware-Plattform lässt sich über native APIs nahtlos in Slack einbinden und bietet so die Sicherheit, die Unternehmen benötigen, ohne die Endbenutzererfahrung zu beeinträchtigen. Mit Aware können Gesundheitsdienstleister:

• Proaktive Identifizierung von nicht autorisiertem PHI-Austausch in Echtzeit
• Benutzer in Echtzeit über die akzeptable Nutzung informieren
• Tombstone schränkte den Inhalt ein, um eine weitere Sichtbarkeit zu verhindern
• Automatisieren Sie die Überwachung der HIPAA-Konformität 24/7
• Identifizieren Sie mehr Fälle von PHI mit weniger Fehlalarmen
• Verbinden Sie Slack-Einblicke mit rechtlichen, Compliance- und HR-Workflows

Aware unterstützt Unternehmen vom Gesundheitswesen bis hin zu internationalen Nichtregierungsorganisationen bei Datenschutz, Compliance und Cybersicherheit in Collaboration-Tools wie Slack.