Che cos'è la regola 17a-4 della SEC?
La regola 17a-4 della SEC stabilisce le linee guida per la gestione dei dati nelle società di intermediazione di titoli finanziari, tra cui azioni, obbligazioni e futures. La norma stabilisce che le aziende devono conservare i registri di determinate transazioni e garantire l'accesso immediato per sei mesi, con accesso differito per almeno due anni. Le aziende devono anche conservare i documenti duplicati in una sede esterna per lo stesso periodo.
Quali sono i requisiti della norma SEC 17a-4?
L'emendamento alla norma SEC 17a-4 definisce il modo in cui i broker-dealer e altri servizi finanziari devono gestire le loro informazioni archiviate elettronicamente (ESI). Questo include quali informazioni sono e non sono coperte dalla Regola 17a-4 e quali sono le misure che i broker devono adottare per essere conformi.
- Tipi di record: Comprese le e-mail, le transazioni finanziarie e le comunicazioni.
- Periodi di conservazione: In genere 3-6 anni, a seconda del tipo di record.
- Accessibilità: Per facilitare una rapida revisione normativa.
- Conformità WORM: Formato non cancellabile Write Once, Read Many (WORM).
Queste disposizioni assicurano che tutti i registri originali siano conservati in un formato facilmente accessibile che possa essere fornito alla SEC su richiesta. Questo porta i requisiti per le informazioni archiviate elettronicamente al passo con le moderne tecnologie di registrazione e tiene conto delle nuove forme di ESI che vengono create, come i sistemi di messaggistica interna.
Inoltre, allineano più strettamente i requisiti delle Regole 17a-4 e 18a-6, che si applicano ai broker-dealer, compresi quelli registrati come security-based swap dealer (SBSD) o major security-based swap participants (MSBSP); e SBSD e MSBSP che non sono registrati come broker-dealer, rispettivamente.
I rischi di non conformità alla norma SEC 17a-4
Il mancato rispetto della non conformità alla norma SEC 17a-4 comporta rischi finanziari e di reputazione significativi. La SEC può multare i broker dealer per le violazioni o sospendere o revocare la loro registrazione. Inoltre, la mancata osservanza dei regolamenti della SEC può esporre i broker-dealer ad azioni legali da parte degli investitori.
Multe della SEC per la conservazione impropria dei registri
- Nel settembre 2023, 10 aziende sono state multate per un totale di 79 milioni di dollari.
- Nell'agosto 2023, 11 aziende hanno accettato di pagare un totale di 289 milioni di dollari in sanzioni.
- Nel maggio 2023, due banche hanno ricevuto multe per un totale di 22,5 milioni di dollari.
La pandemia ha accelerato l'adozione di sistemi di messaggistica elettronica come Slack, Microsoft Teams e l'applicazione di messaggistica WhatsApp, e la SEC ha risposto con una serie di azioni normative che hanno affermato definitivamente che questo set di dati è incluso nella Rule 17a-4 modificata.
Inoltre, le aziende non conformi rischiano la reputazione a causa della pubblicità negativa che circonda le azioni della SEC e possono essere maggiormente esposte al rischio di violazione dei dati e di altri incidenti di sicurezza. Questo perché i broker dealer che non sono conformi alla norma SEC 17a-4 potrebbero non disporre di controlli di sicurezza adeguati per proteggere i dati sensibili dei loro clienti.
Ottenere la conformità al regolamento SEC 17a 4
Per le aziende del settore finanziario interessate dalla Regola 17a 4 del Securities Exchange Act (SEA), il raggiungimento della conformità alla 17a 4 richiede soluzioni sofisticate per la protezione, l'archiviazione e la gestione dell'accesso ai documenti finanziari, comprese le e-mail.
In particolare, la conformità alla SEC 17a 4 richiede ai broker, ai dealer e alle altre società regolamentate di conservare gli originali e le copie di tutte le comunicazioni relative all'attività per un massimo di sei anni. Le comunicazioni possono includere documenti scritti, nonché e-mail, messaggi istantanei, fax e altre comunicazioni. I dati possono essere archiviati elettronicamente, ma devono essere conservati in un formato non riscrivibile e non cancellabile, con copie duplicate archiviate in luoghi separati, e tutti i dati devono essere indicizzati e resi disponibili per l'esame da parte della SEC.
Poiché l'e-mail è diventata la forma principale di comunicazione per la maggior parte delle aziende, comprese quelle finanziarie, la conformità alla 17a 4 richiede necessariamente soluzioni per conservare, proteggere e controllare l'accesso a grandi quantità di dati e-mail. Per le società finanziarie che desiderano una soluzione semplice e facile da usare per ottenere la conformità alla normativa 17a 4, Mimecast offre un servizio in abbonamento basato sul cloud.
Soluzioni Mimecast per la conformità alla 17a 4
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Per semplificare le richieste di conformità e la preparazione al contenzioso, Mimecast offre funzionalità di ricerca fulminee, oltre a strumenti di case management e di eDiscovery che riducono in modo significativo il carico amministrativo dei team IT incaricati di gestire i requisiti legali e di conformità. Inoltre, offrendo agli amministratori strumenti potenti e facili da usare per la gestione della conservazione delle e-mail, Mimecast aiuta a semplificare la conformità alla 17a 4, nonché la conformità a un'ampia gamma di altri quadri normativi.
Vantaggi della gestione della conformità 17a 4 con Mimecast
Quando utilizza Mimecast per gestire la conformità alla 17a 4, può:
- Riduce drasticamente i tempi e i costi della conservazione delle e-mail e delle attività legate alla conformità, oltre a gestire i litigation hold in Office 365.
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- Migliori la sicurezza e la continuità delle e-mail con la soluzione all-in-one di Mimecast.
Oltre alla conformità alla 17a 4, Mimecast è una tecnologia e-mail conforme alla HIPAA.
Per saperne di più sulla gestione della conformità 17a 4 con Mimecast e sulle soluzioni Mimecast per la sicurezza informatica del governo.
FAQ SEC 17a-4
Quali tipi di registrazioni sono coperte dalla norma SEC 17a-4?
Esempi di tipi di registrazioni coperte dalla norma SEC 17a-4 includono:
- Ordini i biglietti
- Estratti conto
- Conferme degli scambi
- Corrispondenza con i clienti
- Messaggi di collaborazione interna
Quali sono le necessità di base per la regola 17a-4?
I requisiti per la conformità alla regola 17-a4 includono:
- Lavorare con un consulente di terza parte designato (D3P).
- Politiche di conservazione documentate e applicabili.
- Dati che vengono archiviati in un indice ricercabile, facilmente recuperabile e visualizzabile.
- I dati che vengono archiviati su supporti elettronici write once read many (WORM).
- Dati che vengono archiviati fuori sede.
In definitiva, i broker-dealer dovrebbero disporre di sistemi per l'archiviazione di contenuti digitali protetti da manomissioni e perdite.
Quali sono le principali conseguenze della non conformità alla SEC 17a-4?
Le aziende che non si conformano alla SEC 17a-4 dovranno affrontare sanzioni finanziarie che aumentano a seconda della gravità dell'evento. Le aziende devono anche essere consapevoli delle sanzioni non finanziarie, che potrebbero includere la sospensione delle attività aziendali o di alcuni individui.
