Che cos'è una notifica di conservazione per contenzioso?

Una notifica di conservazione per contenzioso è una lettera inviata dal dipartimento legale di un'organizzazione ai dipendenti in caso di contenziosi nuovi o in corso che coinvolgono l'azienda. Questa notifica invita i dipendenti a conservare, e a non distruggere o eliminare, qualsiasi informazione fisica o archiviata elettronicamente (ESI) che possa essere rilevante per il caso legale. Ciò viene fatto per preservare le informazioni che semplificheranno il processo di discovery del team legale.

Come posso verificare se la mia casella di posta è soggetta a conservazione per contenzioso?

Gli utenti finali non sanno se la loro casella di posta è soggetta a conservazione per contenzioso, poiché questa funziona in modo trasparente in background senza interrompere le attività quotidiane. Se sei un amministratore e desideri verificare che la conservazione sia attiva: 1. Accedi all'interfaccia di amministrazione di Exchange e vai su Destinatari. 2. Seleziona Cassette postali, scegli quella da verificare e fai clic su Modifica. 3. Nella pagina delle proprietà, fai clic su Funzionalità cassetta postale. 4. In Conservazione per controversia legale, conferma che sia abilitata. 5. Fai clic su Visualizza dettagli per verificare quando e da chi è stata impostata la conservazione.

Qual è la differenza tra la conservazione per contenzioso e la conservazione sul posto?

Su Exchange Server esistono due tipi di conservazioni: una che mette in conservazione tutti gli elementi di una cassetta postale e una che conserva solo elementi specifici. Per conservare un'intera casella di posta, un amministratore attiva una conservazione per contenzioso tramite la proprietà LitigationHoldEnabled. Poiché viene preservato l'intero contenuto, può essere attiva una sola conservazione per contenzioso per cassetta postale alla volta. Per conservare solo gli elementi che corrispondono a criteri specifici, si utilizza una conservazione sul posto, di cui possono essere applicate più contemporaneamente a una stessa cassetta postale.

Perché la conservazione per contenzioso non è un'alternativa al backup?

La conservazione per contenzioso non è un'alternativa al backup perché riguarda solo gli elementi presenti nella casella di posta dell'utente finale e deve essere abilitata prima che gli elementi vengano eliminati affinché il ripristino sia possibile. La conservazione per contenzioso è utile per scopi di eDiscovery ed è un aspetto fondamentale della conformità normativa, ma non è concepita come soluzione completa per le pratiche di gestione dei documenti di un'organizzazione.

Che cos'è Litigation Hold in Office 365?

Un Litigation Hold in Office 365 conserva tutti i contenuti della casella di posta elettronica, comprese le versioni cancellate, originali e modificate degli elementi ai fini dell'eDiscovery per scopi legali.

I contenuti cancellati e modificati vengono salvaguardati per un periodo specifico, fino a quando il Litigation Hold non viene rimosso.

Sfide comuni di Office 365 Litigation Hold

Office 365 Litigation Hold può supportare solo le organizzazioni che hanno requisiti rudimentali di blocco legale.

Se la sua organizzazione gestisce abitualmente un grande volume di informazioni sensibili, Litigation Hold con Office 365 può presentare i seguenti difetti:

Integrazione limitata con le politiche di gestione dei record di base.
Gli utenti non IT non possono implementare le stive da soli. Hanno bisogno di assistenza informatica.
Le caselle di posta elettronica con trattenute devono essere gestite da un professionista IT utilizzando un'interfaccia a riga di comando o Exchange Administration Center.

Perché Office 365 Legal Hold è essenziale per le aziende?

Office 365 Litigation Hold è essenziale per le aziende per proteggersi in caso di cause legali. Poiché oggigiorno la maggior parte degli affari e delle comunicazioni avviene online, le organizzazioni devono fare attenzione a rimanere conformi ai vari enti normativi.

Il Litigation Hold consente alle organizzazioni di conservare copie di informazioni archiviate elettronicamente, anche se l'utente ha cancellato le informazioni.

Si tratta di un'importante misura di conformità che le organizzazioni devono adottare per proteggere le informazioni sensibili.

Come impostare Litigation Hold in Microsoft 365?

Per attuare un Litigation Hold:

Si rechi nel centro di amministrazione di Microsoft 365 e selezioni Utente
Clicchi su Utenti attivi.
Selezioni l'utente che desidera mettere in Litigation hold.
Nel menu delle proprietà, selezioni la scheda Posta.
Alla voce Altre azioni, faccia clic su Gestisci litigation hold.
Clicchi sulla casella di controllo Attiva controversie e inserisca i dettagli opzionali.
Clicchi su Salva modifiche per creare la stiva.

Le migliori pratiche per il litigation hold di Office 365

I Litigation Holds possono preservare solo le informazioni che sono state cancellate dopo la loro attivazione, pertanto si raccomanda alle organizzazioni di inserire i Litigation Holds in tutte le caselle di posta elettronica degli utenti finali come misura profilattica di conformità.

Se una casella di posta elettronica non dispone di un litigation hold quando l'utente finale elimina le informazioni, la documentazione eliminata non può essere recuperata.

Un amministratore può impostare il blocco del contenzioso sulle caselle di posta elettronica non appena un dipendente viene assunto e mantenerlo attivo per un determinato periodo di tempo desiderato dall'organizzazione.

Office365 consente il blocco del contenzioso fino a un anno (365 giorni).

La forza di Mimecast nell'archiviazione e nella governance supporta una migliore litigation hold con meno lavoro da parte dei team IT.

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Semplificare il Litigation Hold in Office 365

Per i team legali e IT incaricati di gestire i litigation hold in Office 365, gli strumenti integrati nella piattaforma Microsoft potrebbero non essere abbastanza robusti da soddisfare i requisiti di gestione delle e-mail in ogni azienda.

Oggi le e-mail vengono spesso utilizzate come prova nelle cause legali. In quanto forma dominante di comunicazione aziendale, i messaggi e-mail possono essere utilizzati per documentare la conoscenza, la motivazione, l'intenzione e la tempistica delle azioni. Di conseguenza, c'è un crescente numero di normative che regolano la conservazione delle e-mail e la possibilità di produrre messaggi e metadati per uso probatorio.

La sfida per le aziende è quella di ottimizzare la gestione del litigation hold per Office 365, al fine di ridurre i costi e minimizzare l'onere per i team legali e IT. Per molte organizzazioni, la conservazione legale nativa di Office 365 potrebbe non offrire la flessibilità, il controllo centralizzato e le funzionalità di risparmio di tempo necessarie per accelerare l'e-discovery e semplificare la litigation hold in Office 365. Ecco dove Mimecast può aiutare.

Gestire il Litigation Hold per Office 365 con Mimecast

La soluzione all-in-one di Mimecast per l'Email Archive La continuità e la sicurezza forniscono strumenti potenti per semplificare il litigation hold in Office 365. In quanto soluzione basata sul cloud, Mimecast può essere implementato in modo rapido e semplice senza spese di capitale e gli amministratori possono utilizzare una console centrale, basata sul web, per accedere alle soluzioni per la conservazione delle e-mail e il litigation hold per Office 365.

Per garantire la conformità alla sicurezza di Office 365, la conformità alla SEC 17a 4 e la conformità ad altre normative, Mimecast conserva tre copie crittografate e a prova di manomissione di ogni e-mail, archiviandole in centri dati geograficamente diversi. Poiché il litigation hold in Office 365 spesso richiede l'accesso non solo alle e-mail, ma anche alla prova di consegna e alle informazioni di non ripudio, Mimecast acquisisce tutti i metadati in aggiunta al contenuto delle e-mail. Gli amministratori possono utilizzare la ricerca rapida e gli strumenti di eDiscovery di Office 365 per accelerare il compito di produrre informazioni rilevanti. Inoltre, il litigation hold flessibile e granulare per Office 365 può essere applicato automaticamente in tutte le unità aziendali.

Vantaggi di Mimecast per Litigation Hold in Office 365

Con gli strumenti Mimecast per la gestione del litigation hold in Office 365, è possibile:

Fornisce ai team legali e IT strumenti facili da usare per semplificare l'e-discovery, la tenuta legale e la conformità.
Consentire un rapido processo decisionale nelle prime fasi del processo di valutazione del caso.
Fornisce la prova di consegna e i metadati di non ripudio.
Applica e gestisce simultaneamente molteplici litigation hold granulari.
Produrre tracce di audit per tutte le attività di e-discovery.
Semplifica la ricerca con un single repository online di e-mail sia in tempo reale che archiviate.

Oltre a semplificare la gestione del litigation hold in Office 365, Mimecast consente di essere pronti per il contenzioso in altre piattaforme e funge da servizio e-mail conforme a FINRA e HIPAA.

Per saperne di più sugli strumenti Mimecast per litigation hold per Office 365 e sulle soluzioni IT governative di Mimecast.

Che cos'è un avviso di Litigation Hold?

Un avviso di Litigation Hold è una lettera inviata dall'ufficio legale di un'organizzazione ai dipendenti in caso di controversie nuove o in corso che coinvolgono l'azienda.

Questo avviso consiglia ai dipendenti di conservare, e non distruggere o eliminare, qualsiasi informazione fisica o archiviata elettronicamente (ESI) che possa essere pertinente al caso legale. Questo viene fatto per preservare le informazioni che snelliranno il processo di scoperta del team legale.

Come posso verificare se la mia casella postale è in Litigation Hold?

Gli utenti finali non si accorgono se la loro casella di posta elettronica è in Litigation Hold, in quanto funziona senza problemi in background, senza interrompere le attività quotidiane dell'utente.

Se lei è un amministratore che ha l'autorità di collocare le caselle di posta elettronica in Litigation Hold, e vuole verificare che il blocco sia in atto e attivo:

Vada al centro di amministrazione di Exchange e vada su Destinatari.
Selezioni Caselle postali, e nell'elenco delle caselle postali degli utenti, scelga quella che desidera verificare abbia una trattenuta, e poi clicchi su Modifica.
Nella pagina delle proprietà della mailbox, faccia clic su Caratteristiche della mailbox.
Alla voce Litigation hold, confermi che la funzione hold è abilitata.
Clicchi su Visualizza dettagli per verificare quando la mailbox è stata messa in Litigation Hold e da chi.

Qual è la differenza tra Litigation Hold e Ritenuta in loco?

Esistono due diversi tipi di sospensione disponibili su Exchange Server: una che mette in sospensione tutti gli elementi di una casella postale e una che mette in sospensione solo elementi specifici di una casella postale.

Per mettere in attesa un'intera casella di posta, un amministratore deve attivare un Litigation Hold utilizzando la proprietà LitigationHoldEnabled di una casella di posta. Dal momento che l'intero contenuto di una casella di posta viene conservato, è possibile inserire un solo Litigation Hold in una casella di posta alla volta.

Per bloccare solo gli articoli che corrispondono a determinati criteri, l'amministratore deve creare un blocco InPlace. Su una cassetta postale possono essere effettuate più trattenute InPlace contemporaneamente.

Perché Litigation Hold non è un'alternativa al backup?

Il Litigation Hold non è un'alternativa al backup perché riguarda solo gli elementi che si trovano nella casella di posta dell'utente finale e deve essere attivato prima dell'eliminazione degli elementi affinché il ripristino abbia successo.

Il Litigation Hold è utile ai fini dell'eDiscovery ed è un aspetto critico del mantenimento della conformità, ma non deve essere utilizzato come soluzione completa per le pratiche di conservazione dei documenti di un'organizzazione.